Wie KI-generierte Excel-Tabellen meine Erwartungen bei weitem übertroffen haben

Excel x KI kann für die Arbeit genutzt werden. Ein Gantt-Diagramm für ein Projekt mit 100 Aufgaben über 26 Wochen. Es bewegt sich flüssig, wenn man es berührt. Das wurde mit einem einzigen Prompt sofort erstellt. Sehen Sie sich zuerst dieses 30-Sekunden-Video an 👇

Alles bewegt sich flüssig, wenn Sie damit interagieren.

(Unten gibt es einen Notiz-Link, wo Sie die Excel-Datei herunterladen können!)

Wenn Sie das Dropdown-Menü oben links von „Standardplan" auf „Verzögerungsbehebung" ändern, werden Tausende von Zellen auf einmal neu eingefärbt, Balken verschieben sich nach rechts, die Kosten steigen um 190 Millionen Yen und das Personalauslastungsdiagramm wächst. Wenn Sie „Heute" um eine Woche vorrücken, werden verspätete Aufgaben rot.

Das ist nicht mehr nur eine Tabelle.

Es unterstützt die Entscheidungsfindung aus verschiedenen Blickwinkeln.

Übrigens gibt es keine Makros oder VBA. Es wurde mit nur einem Prompt erstellt.

Warum kann das nur mit Formeln gezeichnet werden?

Der Mechanismus ist einfach. Jedes Kästchen im Gantt-Diagramm ist keine Form, sondern nur eine Zelle. Sie enthält eine Formel, die bestimmt: „Liegt dieses Datum innerhalb des Aufgabenzeitraums?" und die bedingte Formatierung färbt die Farbe einfach ein.

Mit anderen Worten: Die Balken werden nicht gezeichnet, sondern berechnet.

Wenn Sie also Szenarien wechseln, werden Tausende von Zellen neu berechnet und das Bild zeichnet sich neu. Deshalb werden keine Makros benötigt.

Prompt, den Sie einfach kopieren und einfügen können

Dies ist der tatsächliche Prompt, den ich verwendet habe. Er funktioniert sofort in jeder Umgebung, die Excel-Dateien erstellen kann, wie ChatGPT oder Claude (ich habe ihn in Claude Code ausgeführt).

1# Aufgabe
2Erstellen Sie ein „Integriertes Projektboard" in einer einzigen Excel-Datei.
3Verwenden Sie keine Makros oder VBA; verwenden Sie nur Formeln und bedingte Formatierung.
4Erfolg ist definiert als das vollständige Neuzeichnen des Boards beim Wechseln der Szenarien.
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6## Prämissen (Ersetzen Sie dies durch Ihr eigenes Projekt)
7- Projekt: Kernsystemerneuerung (ERP-Einführung) *Beispiel: Neuer Fabrikstart / Produkteinführung
8- Zeitraum: 26 Wochen (182 Tage) *Kann 12 oder 52 Wochen sein
9- Teams: PMO / Fachbereich / Entwicklung / Datenmigration / Infrastruktur / Schulung *Ihre Abteilungen
10- Szenarien: Standardplan / Verzögerungsbehebung / Beschleunigt *Pläne, die Sie vergleichen möchten
11- Aufgaben: Automatisch ca. 100 Aufgaben generieren, die den obigen Teams zugewiesen sind *Fügen Sie echte Aufgaben ein, falls vorhanden
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13## Zu erstellende Blätter
141. Projekt-Gantt (Haupt): 1 Zeile pro Aufgabe x tägliches Raster. Nach Team farbcodiert, Schattierung für erledigt/verbleibend, ◆ Meilensteine, rote vertikale Linie für Referenzdatum.
152. Aufgabendaten: Startdatum, Dauer, Personal und Fortschritt für jedes Szenario.
163. Ressourcenauslastung: Heatmap, die tägliches gleichzeitiges Personal aggregiert.
174. Kostenübersicht: Team-Stundensatz x Manntage, verglichen nach Szenario.
185. Verzögerung/Risiko: „Verzögerungs"-Urteil, wenn Ist 10 Punkte hinter Plan, automatische Extraktion der Top 10.
196. Sensitivitätsanalyse: Matrix, die zeigt, wie sich das Fertigstellungsdatum mit Personalauslastungsrate x Dauerreduktionsrate bewegt.
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21## Betriebsmechanismus (Der Schlüsselteil)
22- 3 Dropdowns oben im Gantt: Szenario / Team-Filter / Referenzwoche.
23- Das Ändern eines dieser Werte aktualisiert Balken, KPIs, Diagramme und Verzögerungsurteile über Formeln.
24- Gantt-Balken werden mit Zellformeln + bedingter Formatierung gezeichnet (keine Formen oder Bilder).
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26## Einschränkungen
27- Keine Makros, VBA oder externe Add-Ins. Nur Formeln.
28- KPI-Karten im Kopfbereich: Arbeitstage / Gesamtmannstunden / Gesamtkosten / Spitzenpersonal / Fortschritt / Anzahl Verzögerungen.
29- Beispieldaten sind in Ordnung, aber Zahlen müssen konsistent verknüpft sein.
30- Abschließend alle Formeln neu berechnen und vor der Auslieferung null Fehler bestätigen.
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32## Ausgabe
33- Eine .xlsx-Datei (einsatzbereit, wenn die Dropdowns berührt werden).

Wenn Sie es für andere Aufgaben erstellen möchten

Dieser Prompt sieht spezifisch für Projektzeitpläne aus, aber er funktioniert tatsächlich für andere Aufgaben, wenn Sie einfach den Inhalt austauschen. Sie müssen nur die 5 Zeilen unter „## Prämissen" anpassen.

Für einen neuen Fabrikstart setzen Sie den Zeitraum auf 52 Wochen und die Teams auf Ausrüstung / Produktionstechnik / Qualitätssicherung / Einstellung.

Für eine neue Produkteinführung, 20 Wochen mit Produktentwicklung / Marketing / Vertrieb / Lieferkette. Für einen Einstellungsplan, 26 Wochen mit Personalabteilung / jeder Abteilung.

Ersetzen Sie einfach die Szenarien durch Pläne, die Sie vergleichen möchten, wie „Standard / Weniger Bewerber / Erhöhte Agenturunterstützung".

Sie müssen nichts unterhalb von „## Zu erstellende Blätter" anpassen.

Dieser Teil beschreibt, wie das Excel-Blatt aufgebaut wird, sodass es auch bei Themenwechsel funktioniert.

3 Tipps für eine erfolgreiche Generierung

1. Geben Sie explizit „Keine Makros" an

**Wenn Sie das nicht tun, wird es versuchen, VBA zu verwenden. Makroaktivierte Dateien lösen beim Teilen Warnungen aus, und Leute öffnen sie nicht. Indem Sie es auf „nur Formeln und bedingte Formatierung" beschränken, wird die KI kreativ mit der bedingten Formatierung.

2. Geben Sie die Erfolgsbedingung in einem Satz an

**„Erfolg ist definiert als das vollständige Neuzeichnen des Boards beim Wechseln der Szenarien." Ob dieser Satz existiert oder nicht, macht einen enormen Unterschied. Beschreiben Sie, wie es aussehen soll, wenn Sie „gewinnen", nicht nur, was erstellt werden soll. Dies ist der effektivste Tipp.

3. Schreiben Sie am Ende „Neu berechnen und auf null Fehler prüfen"

**Ohne dies könnten Formeln defekt ausgeliefert werden. Sie können den Prüfprozess in nur einer Zeile einfügen.

Anwendung derselben Logik auf andere Aufgaben

Der interessante Teil ist nicht das Gantt-Diagramm selbst, sondern das Framework, bei dem alles neu gezeichnet wird, wenn sich die Prämissen ändern.

Also habe ich mit demselben Framework für völlig andere Aufgaben experimentiert.

24-Stunden-Schichtplan

Ein Schichtplan für 42 Personen x 28 Tage. Wenn Sie das Szenario auf „Hochsaison (1,4-faches Volumen)" umstellen, werden Tage mit Personalknappheit rot markiert, und Verstöße gegen die 6-Tage-Arbeitsgrenze oder Ruhezeiten werden automatisch gekennzeichnet. Die Aufgabe, einen Schichtplan nach Gesetzesverstößen zu durchforsten, wird zum reinen Farbenanschauen.

Anlagenausfall- & Verbesserungseffekt-Tafel

15 Maschinen x 3 Schichten x 42 Tage, nach Ausfallart farbcodiert. Wenn Sie das Szenario auf „Erweiterte vorbeugende Wartung" umstellen, werden die Balken grün, der OEE steigt von 64,0 % auf 72,9 %, und ein jährlicher Effekt von „73,41 Millionen Yen" wird berechnet. Die Zahlen, die für einen Verbesserungsvorschlag benötigt werden, sind alle auf diesem einen Blatt versammelt.

Fazit

Excel hat sich von etwas, das man „erstellt", zu etwas entwickelt, das man „von KI erstellen lässt". Unsere verbleibende Aufgabe ist es nur noch, die Richtung zu bestimmen und zu erkennen, wie Erfolg aussieht.

Für mehr Details sehen Sie bitte in der Notiz nach.

• Zwei Prompts für den Schichtplan und die Anlagenausfall-Tafel
• Excel-Daten für die drei Tabellen (ich möchte, dass Sie sie anfassen und bewegen)

Schauen Sie hier vorbei ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

Vielen Dank, dass Sie bis zum Ende gelesen haben.