Wenn du deinem Chef Ärger machst, wirkt es aufrichtig, wenn du dich sofort entschuldigen kannst.
Überraschend viele Menschen entschuldigen sich jedoch nur, ohne dem anderen tatsächlich Arbeit abzunehmen. Der Chef, der die Entschuldigung entgegennimmt, fühlt sich dann oft verpflichtet, Rücksicht zu nehmen – und erledigt die Aufgabe am Ende selbst.
In meinem früheren Unternehmen war ich Protokollführer für die Geschäftsführungssitzungen. Auch wenn die Rolle „Protokollführer" hieß, umfasste sie alles: von der Vorbereitung der Agenda über die Moderation und das Zeitmanagement bis hin zum Schreiben des Protokolls. Weil ich direkt neben der Geschäftsführung saß, konnte ich aus nächster Nähe beobachten, was diejenigen unterschied, deren Karriere durch die Decke ging, von denen, bei denen nichts passierte.
Die gemeinsame Eigenschaft, die mir dabei auffiel, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Top-Performer sind Menschen, die „ihrem Chef die Arbeit stehlen".
Solange du die Arbeitslast deines Chefs vergrößerst, wirst du – egal wie sehr du dich anstrengst – keine gute Bewertung bekommen. Es ist ein Spiel, bei dem du ihm so lange Aufgaben abnimmst, bis er denkt: „Wenn ich dieser Person alles überlasse, wird mein Leben unglaublich viel leichter."
Allerdings scheitert man meistens, wenn man versucht, dem Chef sofort auch noch die Entscheidungsgewalt zu stehlen. Beim Arbeitsklauen gibt es eine Reihenfolge.
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Die 5 Stufen, um Arbeit zu stehlen (von unten nach oben)
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Der Bereich, der dir anvertraut wird, wächst Schritt für Schritt – immer von unten beginnend. Hier ist ein Vergleich zwischen typischen Fehlern und dem, was Top-Performer auf jeder Stufe tun.
① Organisation
Typischer Fehler … Erst mit der Terminabstimmung beginnen, wenn man darum gebeten wird.
Top-Performer … Sichert Termine und Agendapunkte, bevor jemand danach fragt.
Das ist die Stufe, auf der du die kleinen, manuellen Aufgaben übernimmst, die dein Chef sonst selbst erledigt.
② Informationsbeschaffung
Typischer Fehler … Den Chef jedes Mal fragen, wenn man etwas nicht weiß.
Top-Performer … Liefert vorab eine Liste, „wen man fragen kann".
Diese Stufe eliminiert die Zeit, die dein Chef mit der Suche nach Informationen verbringt.
③ Entwürfe
Typischer Fehler … Mit leeren Händen beraten und fragen: „Was sollen wir tun?"
Top-Performer … Bringt zuerst einen groben Entwurf mit, selbst wenn er falsch sein könnte.
Ab hier fängst du an, deinem Chef die „Denkzeit" zu stehlen.
④ Sortieren
Typischer Fehler … Alles eskalieren, auch Dinge, die gar nicht eskaliert werden müssen.
Top-Performer … Trennt Themen, die eskaliert werden müssen, von solchen, die man selbst löst, und reduziert so allein schon die Menge.
Da die Arbeit, die dein Chef erledigen muss, sinkt, wird sein Tag spürbar leichter.
⑤ Einen entscheidungsreifen Zustand schaffen
Typischer Fehler … Unterlagen mit vagen Hintergründen einreichen wie „Es scheint, dass …"
Top-Performer … Untermauert Hintergrund und Problemstellung mit Fakten und präsentiert einen Zustand, in dem der Chef nur noch entscheiden muss.
Als Protokollführer war das der Punkt, auf den ich am meisten geachtet habe. Indem ich Formulierungen wie „es scheint" oder „ich denke" im Hintergrund und bei den Problemen der Agenda vermieden und mich strikt an Zahlen und Fakten gehalten habe, wurden die Meetings zu reinen Entscheidungsmeetings.
Die Stufen ① und ② machen dich zu einer „hilfreichen Person", aber ab Stufe ③ wirst du zu einer „Person, der man vertraut". Genau hier ändert sich deine Bewertungskurve.
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Du kannst nur die Arbeit stehlen, nicht die Entscheidung
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Es gibt einen wichtigen Vorbehalt.
Du kannst nur die Umsetzung und die Vorbereitung stehlen; die Rolle des Entscheiders bleibt beim Chef. Wenn du Stufe ⑤ erreichst, bist du vielleicht versucht, die Entscheidung selbst zu treffen – aber das erhöht die Arbeit deines Chefs durch Prüfungen und Nacharbeit, statt sie zu verringern.
Bereite alles bis zum Punkt der Entscheidung vor und lass deinen Chef sagen: „Machen wir so." Nur dann hast du die Arbeit wirklich gestohlen.
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Auf welcher Stufe stehst du gerade?
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Dein aktuelles Level findest du heraus, indem du diese fünf Punkte von oben nach unten prüfst:
① Hast du aufgehört, deinen Chef Meeting-Termine abstimmen zu lassen?
② Lieferst du Informationen, bevor dein Chef überhaupt anfängt zu suchen?
③ Bringst du bei Abstimmungen einen Entwurf mit?
④ Triffst du eine Auswahl, welche Themen du an deinen Chef eskalierst?
⑤ Reichst du Unterlagen ein, die reif für eine einfache Entscheidung sind?
Die erste Nummer, bei der du „Nein" antwortest, zeigt dir die nächste Stufe, die du als Ziel ansteuern solltest.
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Rückblickend war meine Rolle als Protokollführer der Geschäftsführung im Grunde ein Job, bei dem ich den Führungskräften kontinuierlich von unten nach oben Arbeit gestohlen habe. Termine sichern, Unterlagen strukturieren, einen entscheidungsreifen Zustand herstellen und präsentieren. Das war alles, was ich jedes Mal tat; es war kein Job, der besonderes Talent erforderte.
Wenn du deinem Chef eine einzige Aufgabe vom Tisch nimmst, kann er diese Zeit für Arbeit nutzen, die nur er erledigen kann. Erledige morgen still und heimlich eine einzige Aufgabe, die auf dem Schreibtisch deines Chefs liegt – einfach bevor er es tut.
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Ich leite die Pakishino Inc. mit der Mission: „Eine Welt schaffen, in der die Distanz zu den Kunden in jedem Unternehmen weltweit Schritt für Schritt schrumpft."
Wir gehen in andere Unternehmen – ähnlich wie Vorstandsmitglieder – und übernehmen dort stellvertretend Marketing, Entwicklung und neue Geschäftsinitiativen.
・Stellvertretender CMO … Umsetzung der Kundengewinnung von der Strategie bis zur Implementierung (SEO/Landingpages + Ads/YouTube/SNS)
・Stellvertretender CTO … Umsetzung der Entwicklung von der Strategie bis zur Implementierung
・Stellvertretender COO … Alles tun, was nötig ist, um den Umsatz zu steigern
Mehr darüber, wer diesen Text schreibt, findest du hier:
„Ich bin nie jemand geworden, der nur Punkte sammelt"
https://x.com/masudak/status/2104511612552130583
Name: Kenichi Masuda
Rolle: CEO der Pakishino Inc.
Nach Stationen bei Fan Communications und CyberAgent wechselte er 2016 zu Mercari. Als Engineer, PMO und Mitglied des Strategic Planning Office der Holding verantwortete er Geschäftsführungsmeetings, den PDCA-Zyklus für mittel- bis langfristige Pläne sowie Organisationsentwicklung auf Basis von Interviews mit 200 Mitarbeitern. 2022 gründete er sein eigenes Unternehmen.
Ich veröffentliche Inhalte für alle, die in Unternehmen mit „Stillstand" und „Untätigkeit" kämpfen.
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