Para ser honesto, yo era completamente inútil en esto hasta que me uní a una firma de consultoría.
Incluso cuando me asignaban un tema fuera de mi experiencia, no sabía cómo investigarlo ni por dónde empezar. Pensaba que eso era normal. Por eso, me sorprendió ver que todos en la firma manejaban esas tareas con facilidad. La situación de "no puedo avanzar porque está fuera de mi especialidad" casi nunca ocurría.
Por ejemplo, solían aparecer temas como estos con normalidad:
- En el "problema de 2024" de la industria logística, ¿dónde debemos romper la estructura donde la carga se concentra en el eslabón con menor poder de negociación de fletes entre los embarcadores, los contratistas principales y los subcontratistas?
- A medida que la energía eólica marina pasa de la demostración flotante a la comercialización, ¿en qué orden debemos resolver el estancamiento triple entre los titulares de derechos de pesca, los gobiernos locales y la capacidad de conexión a la red?
- En paralelo a la renovación del sistema central de un banco regional, ¿cómo se deben redistribuir las redes de sucursales y el personal después de una fusión, a medida que la función principal del banco se vacía debido al cambio generacional de los depositantes?
- En la reducción de la pérdida de alimentos para los fabricantes de alimentos, ¿cómo desenredamos el problema de coordinación donde la "regla del tercio" entre la fabricación, la venta al por mayor y la venta al por menor distorsiona los pronósticos de oferta y demanda, y moverse solo resulta en asumir el riesgo de inventario?
Estos temas no tenían ninguna continuidad con mi experiencia. Sin embargo, una vez asignados, algo ya estaba avanzando para la semana siguiente. Al principio, me preguntaba cómo podían lograr tal hazaña.
Una vez que te acostumbras, esta es una habilidad increíblemente útil. Puedes hacer que las cosas avancen incluso si están fuera de tu experiencia. Empiezas a parecer alguien que puede hacer cualquier cosa. (En realidad, hay muchas cosas que no puedo hacer).
Para revelar el secreto, solo hay 4 pasos. Es tan obvio que puede ser decepcionante, y probablemente pensarás "ya sé eso" cuando lo leas. El verdadero problema es que la mayoría de las personas se detienen incluso si lo saben.
Cómo proceder cuando no sabes cómo proceder
PASO 1 | Verbaliza lo que no sabes
Decir "no sé nada" es una señal de que has dejado de pensar.
En realidad, es raro que no sepas nada. ¿El propósito no está claro? ¿El alcance? ¿El procedimiento? El contenido de lo "desconocido" siempre se puede descomponer.
Primero, divide "lo que es desconocido" en elementos. La ansiedad vaga mantiene su tamaño mientras la sostengas. En el momento en que la verbalizas en elementos, la ansiedad se convierte en "tareas que solo necesitan ser completadas".
PASO 2 | Formula una hipótesis dentro del rango de lo que sabes
No esperes a que se recopile toda la información.
Coloca una respuesta tentativa como "Probablemente es así" usando solo los materiales que tienes a mano. Dibuja una imagen de la situación actual y el estado deseado por ahora. Si esperas a que todas las premisas estén perfectamente alineadas, nunca empezarás.
Sin embargo, tus manos se detendrán rápidamente si solo está en tu cabeza. Esto se debe a que hay demasiadas incógnitas para siquiera formar una hipótesis. No te detengas; sal y pon a prueba tus suposiciones en todas partes. Como se muestra en la siguiente figura, si aumentas tu repertorio de cómo investigar y preguntar, no te quedarás atascado aquí.
Los métodos para investigar y preguntar se dividen aproximadamente en cuatro direcciones. El truco es combinarlos en lugar de apoyarte solo en uno.
1. Toma prestadas personas y conocimientos
- Pregunta a expertos internos o personas con conocimiento (ve con una hipótesis)
- Haz una lluvia de ideas con tu jefe
- Confirma directamente con el cliente
- Consulta con expertos externos o asesores
- Busca en el conocimiento interno o documentos pasados
(Con respecto al punto 1, ten cuidado: tú eres el líder. "Dejárselo a otros y esperar instrucciones" es completamente diferente).
2. Consulta fuentes de información
- Investiga con herramientas de IA (Claude, ChatGPT, Gemini, etc.)
- Lee informes de la industria
- Revisa datos gubernamentales y estadísticos
- Busca publicaciones de profesionales en medios especializados o SNS
- Consulta libros especializados, artículos académicos y colecciones de bibliotecas
3. Captura información primaria
- Visita el sitio del cliente y observa
- Organiza entrevistas con usuarios o personal a cargo
- Prueba realmente los servicios de la competencia
- Participa en eventos y ferias de la industria
4. Piensa de manera estructurada
- Organiza aplicando marcos de trabajo
- Descompón los problemas con un árbol lógico
- Infiere comparando con casos similares o proyectos pasados
Investigar con IA, hacer una lluvia de ideas con un jefe y visitar el sitio son todos el mismo "movimiento para llenar la hipótesis".
PASO 3 | Muévete a partir de la hipótesis
La clave no es obtener una respuesta, sino ir a verificar la hipótesis.
Cambia "¿Cómo debo moverme?" por "Probablemente es así, así que me moveré de esta manera. Por favor, permíteme confirmar solo esta parte". La primera es esperar instrucciones; la segunda es verificación. La forma en que se recibe es completamente diferente.
Tampoco necesitas cargar con todo tú mismo. Usa IA o investigación de escritorio, o sigue una pista hasta una persona con conocimientos a través de las conexiones de tu jefe. El movimiento de "ir a obtener" información en sí mismo es este paso.
PASO 4 | Mejora la precisión mientras te mueves
No esperes la perfección; muévete en pequeño y corrige. La acción trae la siguiente pieza de información.
Un borrador aproximado está bien al principio. Si lo presentas, la otra parte devolverá la diferencia, diciendo "esta parte está mal" o "esta parte está bien". Si llenas esa diferencia, la precisión mejorará por sí sola.
A medida que avanzas, inevitablemente, alguna información será imposible de obtener. En ese caso, decide una forma de proceder sin ella y corrige el rumbo. Toma decisiones como: "Como no hay datos para la misma escala en la fabricación, lo sustituiremos enfatizando la industria bancaria, que tiene una estructura similar". En lugar de detenerte, cambia a otra ruta.
Aplicación a escenas específicas
Como la teoría abstracta es difícil de entender, veamos una situación común.
"Al final de una reunión, te pidieron que buscaras ejemplos de otras empresas para la próxima semana."
Buen ejemplo / Mal ejemplo
El mal ejemplo es este: Te detienes porque no sabes qué hacer. Empiezas a investigar sin rumbo. Te sientes perdido. Te quedas detenido y eventualmente te regañan.
El buen ejemplo comienza escribiendo "lo que no sabes". ¿Es el propósito del documento, el alcance de la investigación, el procedimiento o la estructura? A partir de ahí, formula una hipótesis dentro del rango de lo que sabes. "Si el objetivo es la reducción de costos, probablemente quieran conocer las medidas, no solo los ejemplos". "Parecen interesados en otras industrias, no solo en la misma industria".
Luego, ve a obtenerlo tú mismo, y si aparece información imposible de obtener, corrige el rumbo. Incluso para la misma solicitud, la diferencia en si puedes proceder no es la capacidad, sino si seguiste esta secuencia.
La dificultad no es el conocimiento, sino el movimiento inicial
Al leer hasta aquí, probablemente pensaste: "Eso es obvio ahora que lo mencionas". Exactamente; no hay nada nuevo en los 4 pasos en sí mismos. Aun así, la razón por la que muchas personas se detienen es que el lugar donde tropiezan no está en la capa del conocimiento.
Las razones son aproximadamente tres.
Primero.
Lo "desconocido" viene como un gran bloque al principio. Las tareas después de la descomposición son pequeñas, pero el bloque antes de dividirse parece enorme. Por eso, muchas personas se detienen antes de entrar al PASO 1. No es que no sepan; están perdiendo contra el peso del bloque antes de dividirlo.
Segundo.
Casos en los que las personas piensan que "es correcto moverse después de entender". Recopilar información antes de tomar una decisión parece una actitud sincera y cautelosa. Por lo tanto, "esperar" está justificado. Los 4 pasos invierten este orden. Muévete, luego entiende. Como se trata de sobrescribir la configuración inicial que creías correcta, tu cintura se siente pesada incluso si lo sabes.
Tercero.
Cada paso tiene una trampa de "saber pero no hacer". No puedes comprometerte con una hipótesis porque tienes miedo de equivocarte. No puedes empezar una pregunta porque tienes miedo de que tu ignorancia quede expuesta si preguntas sin una hipótesis. Retienes un borrador hasta que sea perfecto porque no quieres mostrar algo inacabado. Ninguno de estos son problemas de capacidad, sino problemas de miedo.
Por el contrario, no necesitas talento para superar esto. Divide el bloque, colócalo sin esperar y preséntalo inacabado. Solo con acostumbrarte un poco a estos tres, el tiempo que pasas detenido casi desaparecerá.
Detenerse ante un tema desconocido no es porque "no sepas". Es porque aún no has dividido lo desconocido. El conocimiento especializado vendrá después a medida que roten los 4 pasos. Esta es la "forma de entrar en lo desconocido" que funciona incluso si la industria cambia.
La próxima vez que tus manos se detengan, solo recuerda esta secuencia.
- Verbaliza lo que no sabes (divide lo desconocido en elementos)
- Formula una hipótesis dentro del rango de lo que sabes (coloca "Probablemente es así")
- Muévete a partir de la hipótesis (no obtengas una respuesta, ve a verificar)
- Mejora la precisión mientras te mueves (presenta un borrador y llena la diferencia)
Además, piensa en un proyecto en el que estés actualmente atascado. Para ese caso, escribe solo tres cosas para el PASO 1: "lo que no sabes". Ese es el primer paso más pequeño y más seguro.
Si no puedes escribir bien tres cosas, esa es una señal de que el bloque todavía es demasiado grande. En ese caso, por favor, abre este artículo de nuevo.
