Cuando le causas un problema a tu jefe, ser capaz de disculparte de inmediato te hace ver sincero.
Sin embargo, sorprendentemente, muchas personas solo se disculpan sin reducir en nada la carga de trabajo del otro. El jefe que recibe la disculpa suele sentirse obligado a ser comprensivo y termina haciendo el trabajo él mismo.
En mi empresa anterior, fui secretario de las reuniones ejecutivas. Aunque el puesto se llamaba "secretario", el rol abarcaba de todo: desde preparar las agendas y moderar la reunión, hasta controlar los tiempos y redactar las minutas. Como trabajaba justo al lado de los directivos, pude ver de cerca la diferencia entre aquellos cuyas evaluaciones se disparaban y los que no.
El rasgo común que observé se puede resumir en una frase: los empleados de alto rendimiento son personas que "le roban el trabajo a su jefe".
Mientras sigas sumándole tareas a tu jefe, por más que te esfuerces, no vas a recibir buenas evaluaciones. Es un juego en el que debes ir reduciendo sus pendientes hasta que piense: "Si le dejo todo a esta persona, mi vida va a ser increíblemente fácil".
Eso sí, intentar robarle de golpe incluso la autoridad para tomar decisiones casi siempre fracasa. Hay un orden para robar trabajo.
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Los 5 pasos para robar trabajo (de abajo hacia arriba)
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El alcance de lo que te pueden delegar se expande paso a paso, empezando desde abajo. Aquí tienes una comparación entre los errores comunes y lo que hacen los empleados de alto rendimiento en cada nivel.
① Logística
Error común… Empezar a cuadrar horarios solo después de que te lo piden.
Empleado de alto rendimiento… Asegura fechas y temas de la agenda antes de que se lo pidan.
Esta es la etapa donde asumes las tareas pequeñas y manuales que tu jefe hace por su cuenta.
② Recopilación de información
Error común… Preguntarle a tu jefe cada vez que no sabes algo.
Empleado de alto rendimiento… Entregar por adelantado una lista de "a quién preguntarle".
Esta etapa elimina el tiempo que tu jefe pierde buscando información.
③ Borradores
Error común… Consultar con la mente en blanco preguntando "¿Qué hacemos?".
Empleado de alto rendimiento… Llevar primero un borrador, aunque pueda estar equivocado.
A partir de aquí, empiezas a robarle a tu jefe su "tiempo para pensar".
④ Filtrado
Error común… Escalar todo, incluyendo cosas que no necesitan escalarse.
Empleado de alto rendimiento… Separar los temas que hay que escalar de los que puedes resolver tú mismo, reduciendo el volumen total.
Como la cantidad de trabajo que tu jefe tiene que hacer disminuye, su día se vuelve visiblemente más ligero.
⑤ Crear un estado listo para decidir
Error común… Entregar materiales con antecedentes vagos como "Parece que...".
Empleado de alto rendimiento… Consolidar el contexto y los problemas con datos concretos, presentando una situación donde el jefe solo tenga que decidir.
Cuando era secretario, esto era a lo que más atención le prestaba. Al evitar frases como "parece que" o "yo creo" en el contexto y los problemas de la agenda, y ceñirme estrictamente a números y hechos, las reuniones se convertían puramente en espacios para tomar decisiones.
Los niveles ① y ② te convierten en una "persona útil", pero llegar al nivel ③ o superior te convierte en una "persona de confianza". Ahí es donde cambia la trayectoria de tus evaluaciones.
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Solo puedes robar el trabajo, no la decisión
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Hay una advertencia importante.
Solo puedes robar la ejecución y la preparación; el rol de tomar decisiones déjaselo a tu jefe. Una vez que llegas al nivel ⑤, podrías sentir la tentación de decidir tú mismo, pero hacerlo aumenta el trabajo de tu jefe por las validaciones y retrabajos, en lugar de disminuirlo.
Prepara todo hasta el punto de la decisión y deja que tu jefe diga "Vamos con esto". Solo entonces habrás robado el trabajo de verdad.
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¿En qué nivel estás ahora?
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Puedes determinar tu nivel actual revisando estos cinco puntos de arriba hacia abajo:
① ¿Dejaste de permitir que tu jefe cuadre los horarios de las reuniones?
② ¿Entregas información antes de que tu jefe empiece a buscarla?
③ ¿Llevas un borrador cuando vas a consultar algo?
④ ¿Filtras qué temas escalarle a tu jefe?
⑤ ¿Entregas materiales listos para una decisión sencilla?
El primer número donde respondas "No" indica el siguiente nivel que deberías apuntar a robar.
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Viéndolo en retrospectiva, ser secretario de las reuniones ejecutivas era básicamente un trabajo de robarle tareas continuamente a los directivos, de abajo hacia arriba. Cuadrar agendas, organizar materiales, crear un estado listo para decidir y presentarlo. Eso era todo lo que hacía cada vez; no era un trabajo que requiriera un talento especial.
Cuando le quitas una tarea del plato a tu jefe, él puede usar ese tiempo para el trabajo que solo él puede hacer. Mañana, resuelve en silencio y por adelantado una sola de las tareas que están sobre el escritorio de tu jefe.
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Dirijo Pakishino Inc. con la misión: "Crear un mundo donde la distancia con los clientes se acorte paso a paso en todas las empresas del planeta".
Nos integramos a otras empresas con un rol similar al de miembros de la junta directiva, encargándonos de su marketing, desarrollo y proyectos de nuevos negocios.
・CMO delegado… Ejecutando la adquisición de clientes desde la estrategia hasta la implementación (SEO/Landing Pages + Ads/YouTube/SNS)
・CTO delegado… Ejecutando el desarrollo desde la estrategia hasta la implementación
・COO delegado… Haciendo lo que sea necesario para aumentar las ventas
Para saber más sobre quién escribe esto, mira aquí:
"Nunca me convertí en alguien que solo suma puntos"
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Nombre: Kenichi Masuda
Rol: CEO de Pakishino Inc.
Después de pasar por Fan Communications y CyberAgent, se unió a Mercari en 2016. Como ingeniero, PMO y miembro de la Oficina de Planificación Estratégica de la empresa matriz, gestionó reuniones ejecutivas, el ciclo PDCA para planes a mediano y largo plazo, y la mejora organizacional basada en entrevistas con 200 empleados. Fundó su propia empresa en 2022.
Publico contenido para quienes lidian con el "estancamiento" y la "inacción" dentro de las empresas.
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