Trabajas ajetreadamente todos los días.
Respondes correos desde la mañana, creas documentos y asistes a reuniones. Sin darte cuenta, el día se ha terminado.
Sin embargo, no ves tanto progreso como esperabas.
Por otro lado, hay personas que logran resultados masivos a pesar de tener la misma cantidad de tiempo.
¿Esta diferencia nace únicamente de la velocidad de trabajo o de la cantidad de esfuerzo?
Quizás lo que importa no es cuánto trabajas, sino "en qué usas" tu tiempo y atención limitados.
Los grandes triunfadores no están aumentando su tiempo.
Están asignando su tiempo a lugares que conducen a resultados.
Basándome en la investigación sobre la "Habilidad de Asignación", que se ha reportado que se correlaciona con los ingresos, presentaré cinco preguntas para mejorar tus resultados.
¿Qué es la "Habilidad de Asignación" Vinculada a los Ingresos?
En un artículo de investigación publicado como documento de trabajo de la Escuela Kennedy de Harvard, existe un concepto llamado "Habilidad de Asignación" (Allocative Skill).
En español, esto se traduce aproximadamente como "capacidad de asignación".
La habilidad de asignación es la capacidad de distribuir el tiempo, la atención y los recursos humanos limitados a áreas que conducen a mayores resultados.
Por ejemplo, incluye juicios como:
- Qué tareas priorizar
- Qué posponer para más tarde
- A quién asignar cada tarea
- A qué información prestar atención
- Qué decidir NO hacer
Esto es ligeramente diferente de la capacidad de realizar tareas rápidamente.
Si la capacidad de tarea es "qué tan bien puedes hacer un trabajo asignado", entonces la habilidad de asignación es "el poder de decidir qué trabajo debería hacerse en primer lugar. "
Los investigadores definen la habilidad de asignación como la "productividad marginal de la atención".
Suena un poco complejo, pero en pocas palabras:
¿Cuánto buen juicio y resultados puedes generar usando tu atención limitada?
¿Qué Investigó el Estudio?
El estudio involucró a más de 1,000 trabajadores a tiempo completo en los Estados Unidos, de entre 25 y 55 años.
Los participantes realizaron una tarea llamada el "Juego de Asignación".
En esta tarea, los participantes actuaban como gerentes y asignaban trabajadores hipotéticos con diferentes niveles de productividad a varios trabajos.
Una persona podría ser buena en la Tarea A pero tener un rendimiento inferior en la Tarea B. Otra podría ser lo contrario.
Los participantes tenían que juzgar a quién colocar en qué trabajo para maximizar los resultados generales mientras revisaban información limitada.
Lo que se midió aquí no fue la velocidad de tarea del propio participante.
Era la capacidad de juzgar dónde colocar a quién para obtener los mayores resultados dentro del tiempo y la información limitados.
El estudio comparó esta habilidad de asignación con los ingresos, la ocupación y otros datos de los participantes.
Las Personas con Mayor Habilidad de Asignación Tendían a Tener Ingresos Más Altos
Los resultados mostraron que la habilidad de asignación estaba fuertemente asociada con los ingresos de los trabajadores a tiempo completo.
Esta relación se mantuvo incluso después de tener en cuenta las diferencias en inteligencia, capacidad numérica, educación y ocupación.
El estudio reportó que las personas con una habilidad de asignación una desviación estándar más alta tenían aproximadamente un 7% más de ingresos, incluso después de ajustar por varias condiciones.
Además, la correlación era aún mayor en trabajos con muchas oportunidades de toma de decisiones, como roles gerenciales y profesionales.
En otras palabras, el trabajo puede ser evaluado no solo por "cuánto puedes procesar", sino por "si puedes juzgar correctamente lo que se debe hacer".
Sin embargo, hay una advertencia importante.
Este estudio no prueba que:
Aumentar la habilidad de asignación definitivamente aumentará tus ingresos.
Es un estudio que confirmó una correlación entre la habilidad de asignación y los ingresos, no uno que probara directamente una relación causal. Además, en esta etapa, es un documento de trabajo publicado para solicitar discusión y opiniones, en lugar de un artículo formalmente revisado por pares y aprobado.
Aun así, centrarse en la capacidad de "en qué usar tu atención" proporciona una gran pista para revisar el trabajo diario.
3 Trampas para las Personas que Están Ocupadas pero No Obtienen Resultados
Mirando a través del lente de la habilidad de asignación, se revela por qué estar ocupado no siempre conduce a resultados.
1. Tratar todas las tareas con la misma importancia
Resolver las tareas en el orden en que aparecen frente a ti.
A primera vista, esto parece una forma diligente de trabajar, pero las tareas varían en su impacto en los resultados.
Si tratas todo con la misma importancia, no puedes dedicar suficiente tiempo a las tareas que realmente importan.
2. Hacer todo tú mismo lo que eres capaz de hacer
Hacerlo tú mismo porque puedes.
Sin embargo, "las tareas que puedes hacer" y "las tareas que deberías hacer" no son lo mismo.
Si te aferras a tareas que podrían dejarse a otros, a la IA o a los sistemas, pierdes el tiempo necesario para los juicios que solo tú puedes hacer.
3. Hacer de "terminar el trabajo" el objetivo
Hice el documento. Respondí al correo. Terminé la reunión.
Hay una sensación de logro cuando el trabajo está terminado.
Sin embargo, lo que importa no es "lo que terminaste", sino "lo que se creó con ese trabajo".
El volumen de trabajo y los resultados no son necesariamente lo mismo.
Por lo tanto, antes de comenzar a trabajar, hazte estas cinco preguntas.
Pregunta 1 | ¿Es realmente necesaria esta tarea?
Antes de optimizar una tarea, considera si la tarea en sí es necesaria.
Terminar una tarea innecesaria rápidamente no conduce a grandes resultados.
Por ejemplo, ¿existen tareas como estas?
- Informes que nadie lee
- Documentos que no se utilizan
- Reuniones con propósitos ambiguos
- Tareas donde ingresas el mismo contenido repetidamente
- Publicar contenido que continúa sin ninguna respuesta
Cuanto más tiempo lleves haciendo un trabajo, más se vuelve "algo dado por sentado".
En esos casos, pregúntate esto:
Si dejara de hacer esta tarea durante un mes, ¿quién se vería afectado y cómo?
Si no hay una respuesta clara, esa tarea es candidata para detenerla, reducirla o disminuir su frecuencia.
En lugar de comenzar una nueva tarea, detener una tarea que no conduce a resultados a veces puede crear más tiempo.
Pregunta 2 | ¿Debería hacerse esta tarea ahora?
Incluso si una tarea es necesaria, no significa que deba hacerse en este momento.
Tendemos a elegir tareas que son fáciles de terminar sobre las importantes.
Responder correos, correcciones menores, revisar notificaciones. Porque se resuelven rápidamente, sientes que has trabajado.
Por otro lado, tareas como pensar en un nuevo proyecto, analizar comentarios de clientes o decidir la dirección futura no terminan rápidamente.
Por lo tanto, se posponen fácilmente.
En caso de duda, piensa así:
Si no hago esta tarea hoy, ¿qué impacto tendrá en los resultados dentro de una semana?
Elige "tareas con un gran impacto en los resultados" sobre "tareas que terminan rápidamente".
Es necesario decidir el orden basándose en la importancia, no solo en la urgencia.
Pregunta 3 | ¿Debería ser yo quien haga esto?
No debes acaparar todas las tareas que eres capaz de hacer.
Hay un límite en el tiempo y la atención que un ser humano puede usar.
Específicamente, las tareas que debes manejar son:
- Decidir el propósito
- Elegir la política
- Entender los sentimientos de la otra persona
- Tomar el juicio final
- Asumir la responsabilidad de los resultados
Por otro lado, tareas como organizar información, entrada de datos, redactar textos y unificar formatos pueden potencialmente dejarse a otros, a la IA o a los sistemas.
Al juzgar, pregúntate esto:
¿Realmente mejorará el resultado porque soy yo quien lo hace?
Si el resultado no cambia ya sea que lo hagas tú u otra persona/sistema, es posible que no necesites usar tu tiempo para ello.
"Puedo hacerlo" no es una razón para acapararlo.
Pregunta 4 | ¿Puedo dejarlo en manos de personas, IA o sistemas?
Incluso si es difícil delegar una tarea por completo, puedes delegar partes de ella.
Por ejemplo, si piensas en una tarea como una unidad desde la recopilación de información hasta el juicio final, sientes que tienes que hacerlo todo tú mismo.
Sin embargo, si la desglosas, puedes compartir los roles.
- Dejar la recopilación inicial de información a la IA
- Pedir a la IA que organice la información recopilada
- Hacer que la IA cree un borrador del texto
- Automatizar tareas rutinarias
- Solicitar trabajo especializado a personas que son buenas en ello
- Realizar la verificación final y el juicio tú mismo
Lo importante aquí es no confundir delegar con deshacerse de las tareas.
Los humanos son quienes comunican el propósito, verifican los resultados y asumen la responsabilidad final.
Cuando te enfrentes a una tarea, piensa de la siguiente manera:
¿Qué parte de esta tarea no requiere juicio?
Si separas el trabajo del juicio, encontrarás partes que se pueden delegar.
No se trata solo de proteger tu propio tiempo. A veces, dejarlo en manos de una persona o sistema que sobresale en ello aumenta el resultado general.
Pregunta 5 | ¿Qué quiero crear con este tiempo?
Incluso si reduces el trabajo y delegas en otros para liberar tiempo, si llenas ese tiempo con otras tareas simples, los resultados no cambiarán.
El verdadero valor de ahorrar tiempo radica en dónde usas el tiempo liberado.
Por ejemplo, puedes usar el tiempo para cosas como:
- Pensar en nuevos proyectos
- Analizar las reacciones de los clientes o lectores
- Mejorar productos o servicios
- Aprender conocimientos necesarios
- Construir relaciones con personas importantes
- Descansar lo suficiente para recuperar la capacidad de juicio
Descansar tampoco es una pérdida de tiempo.
Esto se debe a que en un estado de cansancio, solo terminas procesando las tareas que tienes delante, lo que dificulta el juicio a largo plazo.
Al pensar en cómo usar el tiempo liberado, pregúntate esto:
Después de usar esta hora, ¿qué quiero haber dejado atrás?
Piensa en lo que queda después del tiempo, no el hecho de que respondiste 10 correos, sino un nuevo proyecto, un producto mejorado, conocimiento profundizado o fuerza física recuperada.
Liberar tiempo no es el objetivo.
El objetivo es reasignar el tiempo recién creado a algo más valioso.
Con respecto a este margen de tiempo recién creado, también he escrito sobre ello en este artículo, así que espero que puedas consultarlo también.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Usa las 5 Preguntas en 3 Minutos Cada Mañana
He organizado estas cinco preguntas en una lista de verificación. Espero que te sea útil.
La habilidad de asignación puede sonar como un talento especial.
Sin embargo, puedes comenzar simplemente dividiendo tu trabajo diario en tres categorías.
- Trabajo en el que pienso
Tareas por las que asumes responsabilidad, como propósito, planificación, política, verificación y juicio final.
- Trabajo para dejar a personas, IA o sistemas
Recopilación de información, organización, redacción, entrada de datos, tareas repetitivas, etc.
- Trabajo que no hay que hacer
Tareas con poco impacto en los resultados, tareas con propósitos ambiguos o tareas continuadas solo por costumbre.
Luego, elige la única tarea que te llevará a obtener más resultados hoy.
Y usa tu tiempo para esa tarea antes de abrir correos electrónicos o notificaciones.
No necesitas aumentar lo que haces.
Solo decides en qué enfocar tu atención primero.
En la Era de la IA, la "Habilidad de Asignación" se Vuelve Más Importante que la "Capacidad de Tarea"
Con la IA, puedes crear texto, imágenes, planes de proyectos y borradores de documentos en poco tiempo.
Ahora podemos crear más cosas que nunca.
Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad que podemos crear, surge un problema diferente.
- Qué crear
- Para quién crearlo
- Qué plan elegir
- Cuánto dejar a la IA
- Qué no publicar
Estos juicios se vuelven más importantes que antes.
Usar la IA en sí mismo no es el resultado.
Los resultados se logran solo cuando la IA se utiliza para un trabajo valioso y la atención humana se asigna a juicios importantes.
En la era de la IA, la persona valiosa no es la que puede realizar la mayor cantidad de tareas.
Es la persona que puede usar su atención limitada para el trabajo más valioso.
Resumen | Lo que Cambia los Resultados es el Uso del Tiempo, no la Duración
Para resumir las cinco preguntas para mejorar los resultados una vez más:
- ¿Es realmente necesaria esta tarea?
- ¿Debería hacerse esta tarea ahora?
- ¿Debería ser yo quien haga esto?
- ¿Puedo dejarlo en manos de personas, IA o sistemas?
- ¿Qué quiero crear con este tiempo?
Los ingresos y los resultados no están determinados solo por la cantidad de esfuerzo.
Existen varios factores como la capacidad, la experiencia, el entorno y la oportunidad.
Por eso no debemos pensar simplemente que "cambiar la forma en que usas el tiempo aumentará definitivamente tus ingresos".
Aun así, puedes revisar dónde usas tu tiempo y atención.
Estar ocupado no es una prueba de resultados.
Lo que importa es en qué usaste tu tiempo limitado y qué creaste a partir de ese tiempo.
Antes de aumentar lo que haces, prueba a cambiar tu asignación de tiempo primero.
Acerca de la Redacción de Este Artículo
Este artículo se refiere al documento de trabajo de la Escuela Kennedy de Harvard "Allocative Skill".
El estudio investiga la relación entre la capacidad de asignar apropiadamente recursos como el capital humano utilizando la atención limitada y los ingresos de los trabajadores a tiempo completo.
Sin embargo, no es un estudio que verificara directamente cómo usar la IA o las técnicas de gestión del tiempo. Las cinco preguntas introducidas en este artículo están organizadas de forma independiente para que el concepto de "habilidad de asignación" presentado por la investigación pueda aplicarse al trabajo diario.
Además, este documento es un documento de trabajo destinado a solicitar opiniones y discusión y no representa las opiniones oficiales de la Universidad de Harvard o la Escuela Kennedy de Harvard.
Referencias
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
