Сегодняшний Copilot — это уже не просто ИИ для создания текста.
Он ищет внутреннюю информацию компании. Он использует указанные вами документы. Он помогает с задачами в Excel и PowerPoint. Он организует содержимое встреч и создает черновики писем. Более того, появились функции, позволяющие обрабатывать несколько задач одновременно.
В этой статье я представлю 30 способов использования, которые должны знать офисные работники, в порядке: «Что он может → Где использовать → На что обратить внимание».
Однако даже в одном Copilot доступные функции различаются в зависимости от контракта, настроек администратора, устройства и статуса обновления. Сначала проверьте контракт, указанный под вашим именем.
C: Copilot Chat (Базовый)
B: M365 Copilot (Базовый)
P: M365 Copilot (Премиум)
Для C Copilot Chat фокусируется на веб-поиске и использовании файлов, которые вы указываете сами. Однако в Outlook, если у вас есть целевой контракт Microsoft 365, вы можете использовать некоторые вопросы и операции для своего почтового ящика и календаря даже без дополнительной лицензии Copilot.
Для B вы также можете использовать Copilot в целевых приложениях, таких как Word, Excel и PowerPoint.
Для P вы можете использовать Work IQ для поиска по электронным письмам, встречам, чатам, файлам и т. д. Вы также можете использовать функции для детального исследования и анализа, такие как Researcher и Analyst.
○: Доступно
△: Только условные или частичные функции
×: Недоступно
Как проверить название вашего контракта:
Если вы не можете найти функцию, проверьте не только контракт, но и настройки администратора, статус обновления приложений Microsoft 365 и то, подходите ли вы для поэтапного развертывания.
Краткое объявление перед основной темой.
Простое знание того, как использовать ChatGPT, Claude и Copilot, значительно меняет скорость вашей работы.
В моем бесплатном открытом чате я буду делиться тем, о чем сложно написать в социальных сетях:
- Сокращение рабочего времени с помощью ИИ
- Конкретные примеры использования для работы
- Практические примеры побочного заработка и монетизации с помощью ИИ
Если вы из тех, кто остановился на простом «задавании вопросов», рекомендую присоединиться сейчас.
Теперь переходим к основному содержанию ↓↓↓
Основные функции Copilot, которые нужно освоить в первую очередь
1. Прямое указание материалов с помощью "/"
Цель: C△ / B△ / P○
*C и B — только для файлов. P также может указывать людей, электронные письма и встречи.
Что он может: Вы можете указать материалы, которые будут использоваться для ответа в подсказке. Это удобно, когда нужно обобщить информацию, используя только материалы одного проекта.
Как использовать: В C и B введите "/" в поле ввода Copilot Chat и выберите нужный файл. В P, если включен Work IQ, вы можете указать не только файлы, но и людей, встречи и электронные письма.
Примечание: Если есть несколько файлов с одинаковыми именами, проверьте место хранения и дату обновления.
Подсказка для C/B:
▼ Скопируйте отсюда
На основе только /[Имя документа] систематизируйте решения, нерешенные вопросы, ответственное лицо и сроки. Не дополняйте информацию, отсутствующую в документе; отображайте ее как «Не упомянуто».
▲ До сюда
Официальная информация:
2. Поиск по внутренней информации с помощью Work IQ
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете искать по электронным письмам, встречам, чатам, файлам и т. д., к которым у вас есть доступ.
Как использовать: Включите Work IQ в Copilot Chat перед тем, как задать вопрос. Выключите его, когда хотите искать в основном в Интернете.
Примечание: Copilot не получает новые права на просмотр. Однако, поскольку файлы, доступные слишком широко внутри компании, становится легче найти, также проверьте исходные права доступа.
3. Выбор материалов для ответов
Цель: C△ / B△ / P○
Что он может: Вы можете выбирать материалы, которые Copilot использует при создании ответа. Это полезно, когда нужно предотвратить смешивание несвязанных материалов или веб-информации.
Как использовать: Откройте «Изменить источники данных» в разделе «Добавить источники и управлять ими» и выберите источники информации для использования.
Примечание: C и B фокусируются на веб-сайтах и файлах, которые вы добавили сами. Для выбора внутренней информации, такой как электронные письма, встречи и чаты, требуется P.
4. Добавление или редактирование ответов Copilot в виде страницы
Цель: C○ / B○ / P○
Что он может: Используя Copilot Pages, вы можете превратить ответ в страницу, которую можно дополнять или редактировать, а не просто в одноразовый ответ.
Как использовать: Выберите «Редактировать в Pages» под ответом. Добавьте предысторию, решения, нерешенные вопросы, следующие действия и т. д.
Примечание: Перед публикацией проверьте права на просмотр исходного документа и область распространения страницы.
5. Использование Notebooks как выделенного пространства для консультаций по проектам
Цель: C△ / B△ / P○
Что он может: Вы можете группировать файлы, страницы, веб-сайты и т. д., связанные с проектом, и задавать Copilot вопросы, сосредоточенные на этих материалах.
В C и B можно добавить до 50 материалов. В P можно добавить более 300, но только первые 300 используются в качестве основы для ответов.
В P вы также можете добавлять внутреннюю информацию из собраний Teams, SharePoint и OneDrive. Типы доступных материалов зависят от контракта и доступности.
Как использовать: Создайте новую записную книжку в Microsoft 365 Copilot Notebooks и добавьте материалы, необходимые для проекта.
Примечание: Добавление материалов в общую записную книжку может потребовать, чтобы другая сторона имела права доступа к этим материалам. Проверьте разрешения перед публикацией.
Официальная информация:
6. Периодическое выполнение часто используемых запросов
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете повторять один и тот же вопрос в определенное время и дату, например, для еженедельных отчетов или проверок проекта.
Как использовать: Выполните подсказку один раз и выберите «Запланировать эту подсказку» из меню. Установите частоту, дату и время, а также способ уведомления.
Примечание: Укажите целевой период и название проекта, чтобы он каждый раз не обобщал старую информацию. Может не отображаться в зависимости от настроек администратора или доступности.
Подсказка для P:
▼ Скопируйте отсюда
Каждый понедельник в 8:30 утра проверяйте людей, встречи, электронные письма и файлы, связанные с [Название проекта], за прошлую неделю и систематизируйте решения, изменения и сроки на эту неделю.
▲ До сюда
Хитрости Outlook, которые можно использовать каждый день
7. Управление Outlook с помощью повседневного языка
Цель: C○ / B○ / P○
Что он может: Вы можете попросить найти/обобщить электронные письма, создать черновик, пометить непрочитанные письма флагом и проверить расписание в формате диалога.
Как использовать: Откройте Copilot Chat в Outlook и введите что-то вроде «Обобщи письма от компании А, которые пришли на прошлой неделе».
Примечание: C и B фокусируются на некоторых вопросах и операциях с почтовым ящиком и календарем в Outlook. P также может перекрестно ссылаться на чаты и файлы. Проверяйте содержимое перед отправкой или подтверждением расписания.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. Обобщение общих/делегированных почтовых ящиков вместе
Цель: C○ / B○ / P○
Что он может: Вы можете обобщать содержимое общих или делегированных почтовых ящиков, к которым у вас есть доступ, например, отделов продаж или поддержки.
Как использовать: Откройте целевой почтовый ящик и укажите период, отправителя и содержание, которое хотите узнать.
Примечание: Для использования требуются разрешения для целевого почтового ящика. Copilot не добавляет разрешения.
9. Превращение серии обмена электронными письмами в приглашение на встречу
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете создать приглашение на встречу, которое переносит участников, тему и повестку дня из серии обмена электронными письмами.
Как использовать: Выберите «Запланировать с Copilot» из целевого письма и проверьте кандидатов.
Примечание: Подтвердите участников, дату и время, часовой пояс и повестку дня перед окончательным согласованием расписания.
10. Регистрация правил обработки приглашений на встречи в текстовом виде
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Используя Calendar Instructions, вы можете зарегистрировать правила ответа на приглашения на встречи, соответствующие определенным условиям.
Как использовать: Откройте Calendar Instructions в новом Outlook или веб-версии Outlook и укажите что-то вроде «Принимать приглашения от моего руководителя, если расписание свободно».
Примечание: Проверьте результаты автоматической обработки для первых нескольких случаев. Включите условия, чтобы не подтверждать автоматически важные встречи или наложения.
11. Сбор связанных писем и материалов перед встречей
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете обобщить электронные письма, материалы и содержимое прошлых встреч, связанных с расписанием, сокращая время подготовки к встрече.
Как использовать: Откройте расписание в Outlook и выберите «Подготовиться к этой встрече».
Примечание: Проверьте место хранения и дату, чтобы убедиться, что проекты с одинаковыми именами или старые материалы не были случайно включены.
12. Улучшение читаемости писем перед отправкой
Цель: C△ / B○ / P○
*Может не отображаться в зависимости от целевого контракта или доступности.
Что он может: Вы можете проверить формулировку, ясность и впечатление, которое получит получатель от письма.
Как использовать: Напишите письмо в Outlook и откройте «Коучинг от Copilot». Проверьте предложения и отразите только необходимые части.
Примечание: Убедитесь, что факты и цифры не изменились из-за предложений Copilot, и подтвердите получателя перед отправкой.
Хитрости Teams для уменьшения упущений на встречах
13. Наверстать упущенное на встрече, к которой вы присоединились с опозданием
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете быстро проверить, что обсуждалось до вашего присоединения, принятые решения, а также задачи или сроки, относящиеся к вам.
Как использовать: Откройте Copilot в собрании Teams и спросите: «Расскажи, что было решено до того, как я присоединился».
Примечание: Доступность и объем хранения меняются в зависимости от настроек расшифровки и политик собраний. Подтверждайте важные вопросы по исходным высказываниям.
14. Отправка ответов Teams в Word или Excel
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете отправить длинное резюме содержимого встречи в Word, а список ответственных лиц и сроков — в Excel.
Как использовать: Создайте ответ с помощью Copilot в Teams и выберите «Открыть в Word» для текста или «Открыть в Excel» для таблиц.
Примечание: Может быть недоступно в зависимости от меток конфиденциальности или настроек копирования/вывода встречи.
15. Прослушивание резюме до 8 встреч голосом
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете выбрать до 8 встреч с расшифровкой и создать аудио-резюме, которое можно слушать в дороге.
Как использовать: Откройте Audio recaps из Meeting Recaps или Meet в Teams и выберите период, встречи, стиль и язык.
Примечание: Подходят только встречи с расшифровкой. Убедитесь, что темы из разных встреч не перепутаны.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. Помощь Facilitator в ведении заметок и отслеживании прогресса встречи
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Facilitator оставляет заметки о встрече, созданные ИИ во время встречи, и систематизирует решения, нерешенные вопросы, повестку дня, время и задачи.
Как использовать: Включите Facilitator из приглашения на собрание Teams или из меню во время собрания.
Примечание: Некоторые функции являются пробными версиями до официального выпуска. Участники должны проверить заметки о встрече и задачи, созданные ИИ, после встречи.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
Хитрости, чтобы Excel помогал вам напрямую
17. Правильное использование Edit, Plan и Chat
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Используйте три режима: Edit (непосредственное изменение листа), Plan (создание только процедуры работы) и Chat (ответ без изменения листа).
Как использовать: Откройте Copilot в Excel и выберите режим в соответствии с запросом. Начните с Plan или Chat, когда не хотите, чтобы что-то менялось внезапно.
Примечание: После использования Edit проверьте измененные ячейки, формулы и диапазоны графиков.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. Импорт данных из другого файла Excel
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете найти другой файл Excel и напрямую импортировать необходимые данные в текущий файл.
Как использовать: Объясните Copilot необходимые данные, выберите файл и диапазон для импорта из предложенных вариантов и выполните «Импортировать на новый лист».
Примечание: Если отображается несколько кандидатов, проверьте не только имя файла, но и место хранения и содержимое данных. Текущие официальные инструкции ориентированы на Windows и Mac.
Официальная информация:
19. Выполнение анализа на Python из Copilot
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете анализировать тренды, выбросы, темпы роста, графики и т. д. с помощью Python, не написав ни строчки специализированного кода.
Как использовать: Четко укажите Copilot в Excel целевые столбцы и то, что вы хотите узнать. При необходимости выберите расширенный режим анализа.
Примечание: Требуется целевой контракт Microsoft 365, совместимое устройство и подключение к Интернету. Функции Python, которые влекут за собой дополнительные расходы, ограничены случаями, например, использования высокопроизводительных вычислительных сред. Проверяйте результаты анализа также с помощью исходных данных или обычных формул.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. Спросить, кто и что изменил
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете проверить изменения в файле Excel, отфильтровав их по таким условиям, как человек, период и ячейка.
Как использовать: Спросите: «Систематизируй важные ячейки, измененные после 15:00 вчера, по изменившему, содержанию и времени».
Примечание: Это не замена аудиторским записям. Проверяйте важные изменения также в истории версий или исходных данных.
21. Регистрация правил для каждого файла Excel
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете сохранить правила, которым нужно следовать в этом файле Excel, такие как форматирование, методы расчета и обработка столбцов, на листе .Rules.
Как использовать: Выберите «Создать правила книги» в разделе «Добавить содержимое работы» в Copilot и напишите по одному правилу в каждой ячейке.
Примечание: Workbook Rules в настоящее время наиболее стабильны при использовании на английском языке. На японском языке инструкции могут отражаться некорректно. Кроме того, если вы скроете лист .Rules, Copilot не будет использовать правила.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. Сохранение повторяющихся задач Excel в виде процедур
Цель: C× / B○ / P○
Требуется отображение на английском языке
Что он может: Вы можете сохранить повторяющиеся рабочие процедуры как Custom Skill и вызывать их любое количество раз.
Как использовать: Откройте «Управление навыками» → «Пользовательские навыки» в настройках Copilot и добавьте процедуру в специальную папку, созданную в OneDrive.
Примечание: Excel Custom Skills в настоящее время доступны только в том случае, если язык отображения Office установлен на английский. Их нельзя использовать в Excel с японским интерфейсом.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
Хитрости для доведения Word и PowerPoint до готового продукта
23. Создание черновика в Word со ссылкой на несколько материалов
Цель: C× / B△ / P○
*B ориентирован на файлы. P также может ссылаться на электронные письма и встречи.
Что он может: Вы можете использовать несколько материалов для создания черновиков документов на утверждение, предложений, отчетов и т. д. за один раз.
Как использовать: Начните новый черновик в Copilot в Word и укажите материалы, на которые хотите сослаться.
Примечание: B может в основном ссылаться на файлы. В дополнение к файлам, P также может указывать электронные письма и встречи. Убедитесь, что старые версии материалов не были случайно включены.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. Превращение текста Word в таблицу
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете превратить пункты или ответственных лиц, перечисленных в тексте, в таблицу, которую легко сравнивать.
Как использовать: Выделите целевой текст и выберите «Визуализировать как таблицу» в Copilot.
Примечание: Проверьте каждую ячейку, чтобы убедиться, что она не дополнила информацию, отсутствующую в исходном тексте.
25. Задавание вопросов голосом во время чтения вслух в Word
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Слушая длинный документ, вы можете задавать Copilot вопросы голосом в тех местах, которые вам интересны.
Как использовать: Откройте «Рецензирование → Читать вслух» в Word и включите микрофон в том месте, где хотите задать вопрос. После того, как вопрос будет задан, вы можете возобновить чтение вслух.
Примечание: Требуется P. Поскольку распознавание голоса может быть неточным, проверяйте числа и имена собственные также в тексте.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. Создание заметок докладчика для всех слайдов сразу
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете добавить содержимое для произнесения во время презентации ко всем слайдам в PowerPoint одновременно.
Как использовать: Выберите «Создать заметки докладчика для всех слайдов» в разделе «Вид → Заметки» и проверьте результаты создания.
Примечание: Сверяйте числа, источники и имена собственные с содержимым каждого слайда. Люди также корректируют время для каждого слайда.
Официальная информация:
27. Сохранение повторяющихся задач PowerPoint в виде процедур
Цель: C× / B○ / P○
Что он может: Вы можете сохранить повторяющиеся рабочие процедуры как Custom Skill, такие как пункты проверки для руководителей, унификация обозначений и создание итоговых слайдов.
Как использовать: Откройте Skills в Copilot в PowerPoint и добавьте Custom Skill. Вызывайте его, указывая имя при необходимости.
Примечание: Совместное использование внутри организации включает настройки администратора. Проверяйте результаты выполнения на соответствие исходным материалам и внутренним правилам.
Официальная информация:
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
Хитрости для поручения детального исследования и нескольких задач
28. Правильное использование Researcher и Analyst
Цель: C× / B× / P○
Researcher — это функция, которая ищет внутреннюю информацию и Интернет для создания отчетов с источниками.
Analyst — это функция, которая обобщает данные, такие как Excel и CSV, и анализирует тренды, выбросы, графики и т. д.
Как использовать: Откройте оба раздела в «Агенты (Выделенный ИИ)» в Microsoft Copilot. Требуются P и разрешение администратора.
Примечание: Всегда открывайте источники Researcher и проверяйте результаты расчетов Analyst с помощью исходных данных.
Официальная информация:
29. Поручение нескольких задач Cowork вместе
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете выполнять серию задач: от поиска электронных писем и встреч, создания материалов, поиска кандидатов в расписании до подготовки черновиков для отправки.
Как использовать: Откройте Cowork в Microsoft Copilot и сообщите ему конечный результат и информацию, которую можно использовать. Проверьте план на экране подтверждения перед выполнением.
Примечание: В дополнение к P, для использования требуется, чтобы администратор компании включил оплату в соответствии с использованием и зарегистрировал целевого пользователя как пользователя Cowork. Даже если у вас есть P, вы не сможете использовать его без настроек со стороны компании.
Операции, которые трудно отменить, такие как отправка, удаление и согласование расписания, должны быть проверены человеком перед выполнением.
Официальная информация:
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. Создание плана организации почтового ящика с помощью Cowork
Цель: C× / B× / P○
Что он может: Вы можете классифицировать большое количество электронных писем по таким условиям, как новостные рассылки, внутренние уведомления, требующие действий и важные клиенты, и создать план организации.
Как использовать: Укажите целевой период и условия классификации, и сначала выведите только список.
Примечание: В дополнение к P, для использования требуется, чтобы администратор компании включил оплату в соответствии с использованием и зарегистрировал целевого пользователя как пользователя Cowork. Даже если у вас есть P, вы не сможете использовать его без настроек со стороны компании.
Операции, которые трудно отменить, такие как отправка, удаление и согласование расписания, должны быть проверены человеком перед выполнением.
Подсказка для P:
▼ Скопируйте отсюда
Сначала покажи список того, какие письма и как ты планируешь организовать. Не выполняй удаление, перемещение, ответ или отправку; дождись моего подтверждения.
▲ До сюда
Если вы начинаете сегодня, вот порядок действий
Сначала обобщайте электронные письма с помощью Outlook в пункте 7 и указывайте файлы для использования с помощью "/" в пункте 1. Если вы можете использовать B, переходите к Excel в пункте 17, а если вы можете использовать P, переходите к Work IQ в пункте 2, и Copilot станет рабочим инструментом, а не просто тем, кому можно задавать вопросы.
И для любой функции окончательное подтверждение делает человек. В частности, не доводите до автоматической обработки подтверждение получателей, чисел, ответственных лиц, сроков, отправку, удаление и согласование расписания.
Спасибо, что дочитали до конца.
Я делюсь конкретными примерами сокращения рабочего времени и побочного заработка с помощью ИИ, используя ChatGPT, Claude и Copilot, в бесплатном открытом чате.
Если вы хотите быть на «стороне, умеющей использовать ИИ», присоединяйтесь сейчас.
