Экономия 39 000 часов с Copilot: 20 сценариев использования в международных компаниях

Многие компании разрешают использование ИИ-инструментов, таких как "Copilot" и "Gemini". Эффективно ли вы их используете?

Лично я в основном использую ChatGPT и Claude Code в личной жизни и, честно говоря, не особо применял Copilot на работе. Однако в последние годы Copilot значительно эволюционировал, и результаты его работы для корпоративных документов и чатов кардинально изменились.

Это побудило меня изучить, как зарубежные компании используют его, поэтому я тщательно исследовал мировые кейсы.

Во-первых, банк в Дубае объявил, что сэкономил 39 000 часов в год с помощью Copilot: Commercial Bank of Dubai. Если пересчитать, исходя из 2 000 рабочих часов на одного человека в год, это примерно рабочее время 19 человек.

Глядя на цифры, можно подумать, что масштаб просто другой. Но если заглянуть внутрь, они не делали ничего особенного. Чтение аудиторских документов, агрегация данных в Excel, сравнение контрактов, ведение заметок на встречах — задачи, которые есть в любой компании.

Разница заключалась в том, как они «передавали» задачи Copilot.

Например, подготовка к встрече. Большинство людей прямо перед встречей ищут электронные письма, открывают прошлые протоколы и ищут материалы. Если передать это Copilot, это выглядит так:

1Пожалуйста, подготовься к сегодняшней встрече с Компанией XX.
2Ссылайся на соответствующие электронные письма за последние 30 дней, прошлые встречи в Teams и связанные документы, к которым у меня есть доступ.
3
4Пожалуйста, обобщи следующее:
5
6Прогресс на данный момент
7- Решения, принятые в прошлый раз
8- Запросы от другой стороны
9- Что мы обещали
10- Нерешенные вопросы
11- 5 вопросов для подтверждения сегодня
12- Что нужно решить сегодня
13
14Пожалуйста, уложись в объем, который можно прочитать менее чем за 3 минуты.
15Не додумывай содержание, которое нельзя подтвердить; пиши «Нет информации».

Вот что значит «передать». Это не просто «обобщи» или «напиши письмо». Вы доверяете целый блок работы. В этой статье я приведу 20 способов, которыми зарубежные компании на самом деле передают работу в формате, готовом для копирования. Я также расскажу о разбивке 39 000 часов и о том, как решить, какие из ваших задач стоит передать.

Чтобы было понятно, все цифры в этой статье являются самостоятельно заявленными значениями компаний, перечисленных в историях успеха клиентов Microsoft. Они не проверены третьими сторонами. Пожалуйста, читайте с учетом этого.

Разбивка 39 000 часов

Опубликованная Commercial Bank of Dubai разбивка разделена по отделам.

Отдел аудита: Экономия 56 часов в месяц. Они поручают Copilot читать нормативные документы, чтобы находить противоречия и составлять списки рисков.

Бухгалтерия: Экономия до 12 часов в неделю на ручном создании отчетов. Они поручают ему анализировать тренды на основе данных Excel и даже создавать структуру для презентаций PowerPoint.

Отдел кадров: Экономия 20 часов в месяц.

Секретариат совета директоров: Экономия 15 часов в месяц. Они обрабатывают большой объем сводок совещаний и извлечения задач.

Юридический отдел: Они поручают ему сравнивать контракты со стандартными шаблонами компании и извлекать только различия.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Когда выстраиваешь их в ряд, видно, что ни одна из этих задач не является «задачей по созданию чего-то нового». Это всего четыре вещи: чтение, сравнение, поиск и обобщение.

И самое эффективное, что сделал этот банк, на самом деле было не в настройках инструмента. Они провели три «Prompt-a-thon'а». Каждый отдел приносил идеи о том, что заставить Copilot делать в их работе, и делился успешными стилями написания запросов как «Супер-промптами» внутри компании. Уровень использования среди первоначальных участников составил 85%.

Другими словами, 39 000 часов — это не часы, созданные автоматически умным ИИ, а результат того, что сотрудники декомпозировали свою работу и передавали ее.

Подобное происходит и в других компаниях.

XP Inc., бразильская финансовая компания, объявила о совокупном сокращении более чем на 9 000 часов, затрачиваемых на встречи и протоколы. Они заявили, что эффективность внутреннего аудита повысилась на 30%.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

В Somerset Council в Великобритании 87% пользователей ощутили эффект, сообщив о среднем повышении эффективности на 10 часов в месяц.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

Пока вы думаете о нем как об «ИИ, которому можно задавать вопросы», его применение не расширится

Это самая важная часть, поэтому давайте сначала проясним это. Если вы думаете о Copilot как об «ИИ, у которого можно спросить что угодно», вы быстро исчерпаете возможности его применения. Обобщи это. Напиши письмо. Дай 10 идей. Обычно все ограничивается этими тремя.

То, что отличает Copilot от других генеративных ИИ, — это не его интеллект. Это способность использовать информацию внутри компании в качестве материала.

Microsoft 365 Copilot создает ответы, ссылаясь на электронные письма, чаты, встречи и документы в пределах вашего исходного доступа через Microsoft Graph.

Источник: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

Другими словами, Copilot — это «ИИ, который может найти информацию, размещенную внутри компании, которую вам разрешено видеть».

Помня об этом, вы меняете способ передачи задач.

Использование через запрос: «Расскажи, как писать протоколы встреч».

Использование через передачу: «Из содержания сегодняшней встречи извлеки решения, ожидающие вопросы, ответственных и сроки, а также создай последующее письмо для участников».

Первое — это запрос знаний у ИИ. Второе — это доверие самой работы.

Если разложить повседневную работу, она в основном состоит из этих 7 действий: Поиск, Чтение, Обобщение, Сравнение, Написание, Ввод и Обмен. Copilot силен в этих 7. И наоборот, «принятие решений» и «взятие на себя ответственности» остаются на стороне человека.

Отметьте один момент, который часто неправильно понимают в отношении разрешений: установка Copilot не означает, что сотрудники могут видеть всю информацию в компании. Он использует только ту информацию, к которой у них изначально есть доступ. И наоборот, для компаний, где настройки разрешений SharePoint изначально слишком широки, исправление этого является приоритетом.

Карта 20 методов передачи задач

Далее я представлю 20 пунктов, разделенных на 4 группы.

Встречи и электронные письма (1-6): Места, где можно начать сегодня и увидеть эффект быстрее всего.

Excel и создание документов (7-11): Работа с цифрами. Область с наибольшим потенциалом сокращения времени.

Продажи и поддержка клиентов (12-15): Интеграция Copilot в «бизнес-системы». Здесь уровень сложности повышается на ступеньку.

Внутренние вопросы и систематизация (16-20): Замена задач, где одни и те же вопросы задаются repeatedly, на специализированные ИИ. Это цель для зарубежных компаний.

Если у вас нет времени, просто посмотрите на 1, 2 и 7. Эти три полностью изменят встречи и Excel.

Передача встреч и электронных писем (1-6)

1. Попросите его обобщить контекст за 3 минуты до встречи

До сих пор: Искать электронные письма прямо перед встречей, открывать прошлые протоколы, листать Teams и паниковать, думая «О чем мы договорились в прошлый раз?»

Передача: Попросите его обобщить соответствующие электронные письма, встречи и документы в контекст, пункты для обсуждения и предлагаемые вопросы. Промпт в начале — это он.

Пример из-за рубежа: Hargreaves Lansdown использует Copilot для подготовки к встречам с клиентами и создания документов после них. Они стремятся сократить работу с документацией с 4 часов до 1 часа, при этом ранние оценки показывают экономию 2-3 часов в неделю.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Перестаньте отчаянно делать заметки во время встреч

До сих пор: Слушать, делать заметки и одновременно думать о следующем вопросе. Делать три дела одновременно, и все получаются наполовину.

Передача: Попросите его извлечь ключевые моменты, решения и следующие действия из содержания встречи в Teams. Ключевой момент — явно указать «Не создавай то, что не обсуждалось на встрече».

▼ Скопируйте отсюда
``text
Пожалуйста, организуй эту встречу по следующим 5 пунктам:

1. Заключение
2. Принятые решения
3. Что еще не решено
4. Кто что делает
5. Что нужно сделать к следующему разу

Не выдумывай ответственных или сроки, не упомянутые на встрече.
Пиши «Не установлено» для того, что не решено.
``

▲ До сюда

3. Не останавливайтесь на протоколах; попросите его написать последующее письмо

Передача: Доверьте весь этот поток в одном промпте.
``text
На основе этой встречи, пожалуйста, организуй следующее:

1. Решения
2. Ожидающие вопросы
3. Действия по исполнителям
4. Сроки
5. Подготовка к следующему разу

Наконец, создай последующее письмо участникам объемом не более 300 символов.
Не дополняй содержание, отсутствующее на встрече.
``

Пример из-за рубежа: Unifonic на Ближнем Востоке поручает торговым представителям использовать Copilot для обобщения и извлечения задач, отправляя письма со следующими шагами сразу после встреч. Они сообщают об экономии 2-3 часов на человека в день.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Превратите длинные письма только в «то, что мне нужно сделать»

Передача: Вместо резюме попросите его вывести ваше следующее действие.
``text
Пожалуйста, организуй эту переписку.

1. Что происходит
2. Текущие пункты обсуждения
3. Запросы ко мне
4. Сроки
5. Что я должен подтвердить в ответе

Наконец, создай проект ответа объемом около 150 символов.
``

Пример из-за рубежа: Zurich Insurance в Швейцарии использует его для обобщения длинных переписок и создания ответов. Они оценивают сокращение примерно на 14 000 часов в следующем году.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Попросите его обобщить работу на день первым делом с утра
``text
Пожалуйста, организуй сегодняшнее расписание и важную работу, связанную со мной.

1. Сегодняшние встречи
2. Что нужно подготовить до встреч
3. Важные письма, требующие ответа
4. Работа с приближающимися сроками
5. Что нужно сделать сегодня

Пожалуйста, расставь приоритеты для каждого как Высокий, Средний или Низкий.
``

Пример из-за рубежа: HELLENiQ ENERGY в Греции поручает ему создавать ежедневную сводку из календаря. 70% пользователей сообщили о повышении производительности.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Отсортируйте «что случилось?» после отпуска по важности
``text
Касательно периода, когда меня не было с [Дата] по [Дата], организуй информацию из писем, Teams и встреч, к которым у меня есть доступ.

1. Важные решения
2. Запросы, связанные со мной
3. То, что имеет сроки
4. Возникшие проблемы
5. То, что требует ответа

Пожалуйста, перечисли их в порядке важности.
``

Передача Excel и создания документов (7-11)

7. Превратите Excel из «инструмента для агрегации» в «инструмент для размышлений»

Передача: Укажите порядок просмотра. Это имеет решающее значение.
``text
Пожалуйста, исследуй следующее относительно этих данных Excel:

1. Изменение месяц к месяцу
2. Изменение год к году
3. Пункты, которые значительно увеличились
4. Пункты, которые значительно уменьшились
5. Аномальные значения
6. Топ-3 хороших пункта
7. Топ-3 плохих пункта

Затем обобщи в таком порядке:
Факты → Гипотеза причины → Данные для дальнейшего подтверждения → Следующее действие
Показывай цифры так, чтобы их можно было сверить с исходными данными.
``

8. Не останавливайтесь на анализе; попросите его создать структуру PowerPoint
``text
Я буду объяснять эти результаты анализа на совещании руководства.
Пожалуйста, создай структуру презентации из 5 слайдов.

Слайд 1: Вывод Слайд 2: Важные цифры Слайд 3: Значительные изменения Слайд 4: Гипотеза причины Слайд 5: Следующие шаги

Для каждой страницы создай заголовок и содержание. Не меняй цифры из исходных данных.
``

9. Стандартизируйте сверки и отчеты, которые почти одинаковы каждый месяц

Пример из-за рубежа: U.S. Venture внедрила Copilot for Finance для регулярной сверки кредитных карт и банковских выписок. Они сэкономили более 30 часов в месяц в бухгалтерии.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Попросите его организовать длинные документы с требованиями, прежде чем их прочитает человек
``text
Пожалуйста, прочитай этот RFP (Запрос предложений).
Организуй следующее по пунктам:

1. Обязательные условия
2. Результаты работы
3. Крайний срок подачи
4. Пункты, которые, вероятно, будут оцениваться
5. Отсутствующая информация

Что нам нужно подготовить
Приложи, где в документе был написан каждый пункт. Наконец, создай проект структуры предложения.
``

Пример из-за рубежа: Petrochemical Industries Company в Кувейте сократила время работы, связанной с RFP, с более чем недели до менее чем дня.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Создайте проект нового предложения на основе прошлых успешных предложений

Пример из-за рубежа: Industrialized Construction Group в США сократила время ответа на запросы предложений на 80%, создавая новые предложения на основе прошлых и шаблонов.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Передача продаж и поддержки клиентов (12-15)

12. Передача от сбора информации перед деловой встречей
``text
Пожалуйста, подготовься к следующей встрече с Компанией XX.

1. Текущий статус сделки
2. Вопросы, возникающие в прошлых письмах
3. Предыдущие обещания
4. Что еще не решено
5. Вопросы, которые нужно задать на этот раз
6. Что можно было бы предложить на этот раз

Пиши «Нет информации» для пунктов, которые нельзя подтвердить.
``

13. Не превращайте ввод данных в CRM в «задачу на потом»

Передача: Перестаньте открывать CRM; обновляйте ее из Outlook и Teams, где вы всегда работаете. В частности, связывайте получателей писем с кейсами и записывайте заметки о встречах непосредственно в CRM с помощью Copilot for Sales.

Пример из-за рубежа: KPN в Нидерландах подключила Salesforce к Outlook/Teams. 69% торговых представителей сообщили об улучшении качества предложений.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. Не классифицируйте 100 голосов клиентов вручную
``text
Пожалуйста, классифицируй эти опросы клиентов на группы схожих мнений.
Для каждой группы организуй следующее:

1. Количество случаев
2. Типичные мнения
3. Положительное это или отрицательное мнение
4. Возможные причины
5. Меры по улучшению

Не удаляй мнения с малым количеством случаев; оставь их в отдельном разделе.
``

15. Контракты нужны для «поиска различий», а не для «вынесения суждений»
``text
Пожалуйста, сравни этот контракт с нашим стандартным контрактом.
Классифицируй по пунктам как:
- То же самое
- Отличается
- Отсутствует

Для «Отличается» или «Отсутствует» укажи, в чем разница, риск с нашей стороны и вопросы для ответственного лица. Не делай окончательных юридических заключений. Всегда показывай основание.
``

Пример из-за рубежа: Vodafone в Великобритании использует его таким образом в юридическом отделе. Пользователи сообщают об экономии в среднем 4 часов в неделю.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

Передача внутренних вопросов и систематизация (16-20)

16. Пусть специализированный ИИ отвечает на «одни и те же вопросы» в HR

Пример из-за рубежа: Marlabs создала Агента, интегрированного с несколькими HR-системами, который обрабатывает около 80% запросов и сокращает время ответа более чем на 60%.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Устраните вопрос «где это написано?» для новичков

Пример из-за рубежа: Banco Ciudad в Аргентине создала Агента для поддержки внутренних процедур, таких как карты и кредиты, доступного из Teams. Они перенаправили 2 400 часов в год на высокоценную работу.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Сделайте бумажные руководства доступными для поиска за 3 секунды

Пример из-за рубежа: В Rumo, бразильской железнодорожной логистической компании, водители раньше носили с собой 4-килограммовые бумажные руководства. Поиск процедур занимал более 4 минут. Они создали Агента для поиска за 3 секунды, сэкономив 7 644 часа в год.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Превращайте промпты, используемые более 3 раз в неделю, в Агента

Пример из-за рубежа: В State Farm в США существует система, позволяющая сотрудникам создавать Агентов. Было создано более 3 000 Агентов, 41 из которых прошел проверку рисков для использования в производстве.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Соберите информацию в одном месте. Если этого не сделать, остальные 19 не сработают

Пример из-за рубежа: Hyundai Glovis в Корее сосредоточилась на консолидации информации в OneDrive и SharePoint, решив, что Copilot нельзя использовать, если данные остаются на локальных дисках.

Источник: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Определение, какую работу передать, по баллам

Вам не нужно делать все 20. Используйте эту формулу для принятия решения:

Приоритет = Частота + Требуемое время + Уровень рутины + Готовность данных - Риск

(Оцените каждый пункт от 1 до 5)

Например, еженедельные протоколы встреч: Частота 5, Время 4, Рутина 5, Данные 5, Риск 1 = Итого 18 баллов. Высокий приоритет.

6 общих терминов для обмена внутри компании

Если вы хотите согласовать язык внутри компании, этих 6 достаточно:

• MTG: Организуйте встречи в «Решено, Ожидает, Ответственный, Срок, Следующее действие».
• MAIL: Превращайте письма в «Ключевые моменты, Запрос, Срок, Проект ответа».
• DOC: Разлагайте документы на «Резюме, Пункты, Риск, Действие, Основание».
• LEGAL: Сравнивайте контракты/нормативы по «Различие, Риск, Отсутствует, К подтверждению».
• SALES: Организуйте информацию о клиенте в «Статус, Предыдущее обещание, Вопрос, Следующий шаг».
• DATA: Просматривайте цифры в порядке «Аномалия, Изменение, Гипотеза, Визуализация».

Наконец, единственное, что нужно сделать завтра

Вам не нужно делать все 20 с завтрашнего дня. Откройте свое расписание на завтра, выберите одну встречу и попробуйте первый промпт из этой статьи хотя бы один раз. Этого достаточно. Если вы почувствуете, что это полезнее, чем ожидалось, расширьте до 2-го (заметки) и 7-го (Excel).

Если у вас есть Copilot, но вы не знаете, как его использовать, это не проблема ИИ — это проблема декомпозиции работы. Вместо того чтобы спрашивать «Что может Copilot?», спросите: «Какая нудная работа занимает более 2 часов каждую неделю?» Части, которые можно передать Copilot, обычно находятся прямо здесь.