Copilot ile 39.000 Saat Tasarruf: Küresel Şirketlerden 20 Kullanım Senaryosu

Birçok şirket, "Copilot" ve "Gemini" gibi yapay zeka araçlarının kullanımına izin veriyor. Peki siz bunları etkili bir şekilde kullanıyor musunuz?

Şahsen ben, özel hayatımda çoğunlukla ChatGPT ve Claude Code kullanıyorum ve itiraf etmek gerekirse işte Copilot'u pek fazla kullanmıyordum. Ancak son yıllarda Copilot dikkat çekici bir şekilde gelişti ve şirket belgeleri ile sohbetler için ürettiği çıktılar tamamen değişti.

Bu durum, beni yurtdışındaki şirketlerin bunu nasıl kullandığını araştırmaya itti ve küresel örnek olayları derinlemesine inceledim.

İlk olarak, Dubai'deki bir banka, Copilot'u kullanarak yılda 39.000 saat tasarruf ettiğini duyurdu: Commercial Bank of Dubai. Bir kişinin yılda 2.000 saat çalıştığını varsayarsak, bu kabaca 19 kişinin çalışma süresine denk geliyor.

Rakamlara bakınca, ölçeğin sadece farklı olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak işin içine girdiğinizde, olağanüstü bir şey yapmadıklarını görürsünüz. Denetim belgelerini okumak, Excel verilerini birleştirmek, sözleşmeleri karşılaştırmak, toplantı notları almak... Her şirkette bulunan görevler.

Fark, görevleri Copilot'a nasıl "devrettikleriydi".

Örneğin, toplantı hazırlığı. Çoğu insan toplantıdan hemen önce e-postaları arar, geçmiş tutanakları açar ve materyalleri arar. Bunu Copilot'a devrederseniz, şöyle görünür:

1Lütfen bugünkü XX Şirketi ile toplantısına hazırlan.
2Son 30 gündeki ilgili e-postalara, geçmiş Teams toplantılarına ve erişim iznim dahilindeki ilgili belgelere başvur.
3
4Lütfen aşağıdakileri özetle:
5
6Şu ana kadarki ilerleme
7- Geçen sefer alınan kararlar
8- Karşı taraftan gelen talepler
9- Bizim verdiğimiz sözler
10- Henüz çözülmemiş sorunlar
11- Bugün teyit edilecek 5 soru
12- Bugün karar verilecek şeyler
13
14Lütfen 3 dakikadan kısa sürede okunabilecek bir uzunlukta tut.
15Teyit edilemeyen içerikler hakkında tahmin yürütme; "Bilgi yok" yaz.

İşte "devretmek" budur. Sadece "özetle" veya "e-posta yaz" değildir. Bir iş parçasının tamamını emanet ediyorsunuz. Bu makalede, yurtdışındaki şirketlerin işleri fiilen nasıl devrettiğine dair, kopyalanıp yapıştırılabilecek 20 yöntem sunacağım. Ayrıca 39.000 saatin dökümünü ve hangi görevlerinizi devredeceğinize nasıl karar vereceğinizi de yazacağım.

Açık olmak gerekirse, bu makaledeki tüm rakamlar, Microsoft'un Müşteri Hikayeleri'nde listelenen şirketlerin kendi bildirdiği değerlerdir. Üçüncü taraflarca denetlenmemiştir. Lütfen bunu aklınızda bulundurarak okuyun.

39.000 Saatin Dökümü

Commercial Bank of Dubai tarafından yayınlanan döküm, departmanlara göre ayrılmıştır.

Denetim Departmanı: Ayda 56 saat tasarruf. Copilot'a mevzuat belgelerini okutarak çelişkileri bulduruyor ve risk listeleri hazırlatıyorlar.

Muhasebe Departmanı: Manuel rapor oluşturmada haftada 12 saate kadar tasarruf. Excel verilerinden trend analizi yaptırıyor ve hatta PowerPoint sunumlarının yapısını oluşturuyorlar.

İK Departmanı: Ayda 20 saat tasarruf.

Yönetim Kurulu Sekreterliği: Ayda 15 saat tasarruf. Büyük miktarda toplantı özeti ve görev çıkarımı işliyorlar.

Hukuk Departmanı: Sözleşmeleri şirketin standart şablonlarıyla karşılaştırıp sadece farklılıkları çıkartıyorlar.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Bunları sıraladığınızda, hiçbirinin "yeni bir şey yaratan görevler" olmadığını görürsünüz. Sadece dört şey: okumak, karşılaştırmak, aramak ve özetlemek.

Ve bu bankanın yaptığı en etkili şey aslında araç ayarları değildi. Üç tane "Prompt-a-thon" düzenlediler. Her departman, Copilot'a kendi işlerinde ne yaptıracaklarına dair fikirler getirdi ve başarılı yazım stillerini şirket içinde "Süper Promptlar" olarak paylaştı. İlk katılımcılar arasında kullanım oranı %85'ti.

Başka bir deyişle, 39.000 saat, akıllı bir yapay zeka tarafından otomatik olarak yaratılan saatler değil, çalışanların işlerini parçalara ayırıp devretmelerinin bir sonucuydu.

Benzer şeyler diğer şirketlerde de oluyor.

Brezilyalı bir finansal hizmetler firması olan XP Inc., toplantı ve tutanaklarda kümülatif olarak 9.000 saatten fazla azalma olduğunu duyurdu. İç denetim verimliliğinin %30 arttığını belirttiler.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

Birleşik Krallık'taki Somerset Council'de kullanıcıların %87'si etkileri hissetti ve ayda ortalama 10 saat verimlilik artışı bildirdi.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

"Soru sorulacak bir yapay zeka" olarak düşündüğünüz sürece kullanım alanları artmaz

Bu en önemli kısım, o yüzden önce bunu netleştirelim. Copilot'u "her şeyi sorabileceğiniz bir yapay zeka" olarak düşünürseniz, kullanım alanlarınız hızla tükenir. Bunu özetle. Bir e-posta yaz. Bana 10 fikir ver. Genellikle bu üçünde kalır.

Copilot'u diğer üretken yapay zekalardan ayıran şey zekası değildir. Şirket içindeki bilgileri malzeme olarak kullanabilme yeteneğidir.

Microsoft 365 Copilot, Microsoft Graph aracılığıyla orijinal erişim aralığınızdaki e-postalara, sohbetlere, toplantılara ve belgelere başvurarak yanıtlar oluşturur.

Kaynak: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

Başka bir deyişle Copilot, "şirket içine yerleştirilmiş ve görmenize izin verilen bilgileri bulmaya gidebilen bir yapay zekadır."

Bunu akılda tutmak, görevleri devretme şeklinizi değiştirir.

Sorarak kullanım: "Toplantı tutanaklarını nasıl yazacağımı söyle."

Devrederek kullanım: "Bugünkü toplantı içeriğinden kararları, bekleyen maddeleri, sorumluları ve son teslim tarihlerini çıkar ve hatta katılımcılar için bir takip e-postası oluştur."

Birincisi, yapay zekadan bilgi istemektir. İkincisi, işin kendisini emanet etmektir.

Günlük işleri parçalara ayırırsanız, çoğunlukla şu 7 eylemden oluşur: Aramak, Okumak, Özetlemek, Karşılaştırmak, Yazmak, Girmek ve Paylaşmak. Copilot bu 7 alanda güçlüdür. Tersine, "karar vermek" ve "sorumluluk almak" insan tarafında kalır.

İzinlerle ilgili sıklıkla yanlış anlaşılan bir noktaya dikkat edin: Copilot'u kurmak, çalışanların şirketteki tüm bilgileri görebileceği anlamına gelmez. Yalnızca başlangıçta erişim iznine sahip oldukları bilgileri kullanır. Tersine, SharePoint izin ayarlarının baştan çok geniş olduğu şirketler için bunu düzeltmek önceliktir.

20 Devretme Yönteminin Haritası

Buradan itibaren, 4 gruba ayrılmış 20 madde sunacağım.

Toplantılar ve E-postalar (1-6): Bugün başlayıp en hızlı şekilde etkisini görebileceğiniz alanlar.

Excel ve Belge Oluşturma (7-11): Sayıları içeren işler. Zaman tasarrufu potansiyelinin en yüksek olduğu alan.

Satış ve Müşteri Desteği (12-15): Copilot'u "iş sistemlerine" entegre etmek. Burada zorluk seviyesi bir tık artıyor.

İç Sorular ve Sistematikleştirme (16-20): Aynı soruların tekrar tekrar sorulduğu görevleri özel yapay zekalarla değiştirmek. Yurtdışı şirketler için hedef budur.

Vaktiniz yoksa sadece 1, 2 ve 7'ye bakın. Bu üçü, toplantıları ve Excel'i tamamen değiştirecek.

Toplantıları ve E-postaları Devretmek (1-6)

1. Toplantıdan 3 dakika önce arka planı özetletin

Şimdiye kadar: Toplantıdan hemen önce e-postaları aramak, geçmiş tutanakları açmak, Teams'de gezinmek ve "Geçen sefer neye karar vermiştik?" diye paniklemek.

Devretme: İlgili e-postaları, toplantıları ve belgeleri arka plan, tartışma noktaları ve önerilen sorular halinde özetletin. Başlangıçtaki prompt budur.

Yurtdışı Örneği: Hargreaves Lansdown, müşteri toplantıları öncesi hazırlık ve sonrası belge oluşturma için Copilot'u kullanıyor. Belgeleme çalışmasını 4 saatten 1 saate düşürmeyi hedefliyorlar ve ilk tahminler haftada 2-3 saat tasarruf edildiğini gösteriyor.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Toplantı sırasında çaresizce not almaktan vazgeçin

Şimdiye kadar: Dinlemek, not almak ve bir sonraki soruyu düşünmek aynı anda. Üç şeyi aynı anda yapmak ve hepsi yarım kalır.

Devretme: Teams toplantı içeriğinden kilit noktaları, kararları ve sonraki adımları çıkarttırın. Anahtar nokta, "Toplantıda konuşulmayan şeyleri oluşturma" talimatını açıkça vermektir.

▼ Buradan kopyala
``text
Lütfen bu toplantıyı aşağıdaki 5 madde halinde düzenle:

1. Sonuç
2. Alınan kararlar
3. Henüz kararlaştırılmamış şeyler
4. Kim ne yapacak
5. Bir dahaki sefere kadar yapılacaklar

Toplantıda belirtilmeyen sorumlular veya son teslim tarihleri icat etme.
Kararlaştırılmamış şeyler için "Belirtilmedi" yaz.
``

▲ Buraya kadar

3. Sadece tutanakla kalmayın, takip e-postasını da yazdırın

Devretme: Tüm bu akışı tek bir promptta emanet edin.
``text
Bu toplantıya dayanarak, lütfen aşağıdakileri düzenle:

1. Kararlar
2. Bekleyen maddeler
3. Sorumluya göre eylemler
4. Son teslim tarihleri
5. Bir sonraki sefer için hazırlık

Son olarak, katılımcılara 300 karakter içinde bir takip e-postası oluştur.
Toplantıda olmayan içerikleri ekleme.
``

Yurtdışı Örneği: Orta Doğu'daki Unifonic, satış temsilcilerinin özetler ve görev çıkarımı için Copilot'u kullanmasını sağlıyor ve toplantıların hemen ardından sonraki adım e-postalarını gönderiyor. Kişi başı günde 2-3 saat tasarruf ettiklerini bildiriyorlar.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Uzun e-postaları sadece "yapmam gerekenlere" dönüştürün

Devretme: Bir özet yerine, bir sonraki eyleminizi çıktı olarak vermesini sağlayın.
``text
Lütfen bu e-posta dizisini düzenle.

1. Ne oluyor
2. Mevcut tartışma noktaları
3. Bana yönelik talepler
4. Son teslim tarihleri
5. Yanıtımda neyi teyit etmeliyim

Son olarak, yaklaşık 150 karakterlik bir taslak yanıt oluştur.
``

Yurtdışı Örneği: İsviçre'deki Zurich Insurance, uzun e-posta dizilerini özetlemek ve yanıtlar oluşturmak için kullanıyor. Ertesi yıl yaklaşık 14.000 saatlik bir azalma tahmin ediyorlar.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Sabah ilk iş olarak günün işini özetletin
``text
Lütfen bugünkü programımı ve benimle ilgili önemli işleri düzenle.

1. Bugünkü toplantılar
2. Toplantılardan önce hazırlanması gerekenler
3. Yanıt gerektiren önemli e-postalar
4. Son teslim tarihi yaklaşan işler
5. Bugün yapılacaklar

Lütfen her birini Yüksek, Orta veya Düşük olarak önceliklendir.
``

Yurtdışı Örneği: Yunanistan'daki HELLENiQ ENERGY, takvimden günlük bir brifing oluşturuyor. Kullanıcıların %70'i verimlilik artışı bildirdi.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Tatil sonrası "ne oldu?"yu önem sırasına göre sıralayın
``text
[Tarih] ile [Tarih] arasında izinli olduğum dönemle ilgili olarak, erişebildiğim e-postalardan, Teams'den ve toplantılardan bilgileri düzenle.

1. Önemli kararlar
2. Benimle ilgili talepler
3. Son teslim tarihi olan şeyler
4. Ortaya çıkan sorunlar
5. Yanıt gerektiren şeyler

Lütfen bunları önem sırasına göre listele.
``

Excel ve Belge Oluşturmayı Devretmek (7-11)

7. Excel'i "birleştirme aracı"ndan "düşünme aracına" dönüştürün

Devretme: Görüntüleme sırasını belirtin. Bu kesin bir fark yaratır.
``text
Lütfen bu Excel verileriyle ilgili aşağıdakileri araştır:

1. Aylık değişim
2. Yıllık değişim
3. Önemli ölçüde artan kalemler
4. Önemli ölçüde azalan kalemler
5. Anormal değerler
6. En iyi 3 kalem
7. En kötü 3 kalem

Ardından, şu sırayla özetle:
Gerçekler → Neden hipotezi → Daha fazla teyit edilecek veri → Sonraki eylem
Kaynak verilerle çapraz referans yapılabilecek şekilde sayıları göster.
``

8. Sadece analizle kalmayın, PowerPoint yapısını da oluşturtun
``text
Bu analiz sonuçlarını yönetim toplantısında açıklayacağım.
Lütfen 5 slaytlık bir PowerPoint yapısı oluştur.

Slayt 1: Sonuç Slayt 2: Önemli rakamlar Slayt 3: Önemli değişiklikler Slayt 4: Neden hipotezi Slayt 5: Sonraki adımlar

Her sayfa için bir başlık ve içerik oluştur. Kaynak verilerdeki sayıları değiştirme.
``

9. Hemen hemen her ay aynı olan mutabakatları ve raporları standartlaştırın

Yurtdışı Örneği: U.S. Venture, düzenli kredi kartı ve banka hesap özeti mutabakatı için Copilot for Finance'ı kullanmaya başladı. Muhasebe departmanında ayda 30 saatten fazla tasarruf sağladılar.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Uzun teklif talebi belgelerini bir insan okumadan önce düzenletin
``text
Lütfen bu RFP'yi (Teklif Talebi) oku.
Aşağıdakileri madde madde düzenle:

1. Zorunlu koşullar
2. Teslimatlar (Çıktılar)
3. Teslim tarihi
4. Değerlendirilmesi muhtemel noktalar
5. Eksik bilgiler

Hazırlamamız gerekenler
Her maddenin belgede nerede yazdığını ekle. Son olarak, bir teklif yapısı taslağı oluştur.
``

Yurtdışı Örneği: Kuveyt'teki Petrochemical Industries Company, RFP ile ilgili çalışmaları bir haftadan fazla bir süreden bir günden kısa bir süreye indirdi.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Geçmiş başarılı tekliflerden yeni bir teklif için taslak oluşturun

Yurtdışı Örneği: ABD'deki Industrialized Construction Group, geçmiş tekliflerden ve şablonlardan yeni teklifler oluşturarak teklif yanıtlama süresini %80 kısalttı.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Satış ve Müşteri Desteğini Devretmek (12-15)

12. İş toplantısı öncesi bilgi toplamadan devredin
``text
Lütfen XX Şirketi ile bir sonraki toplantıya hazırlan.

1. Mevcut işlem durumu
2. Geçmiş e-postalarda görünen sorunlar
3. Önceki vaatler
4. Henüz çözülmemiş şeyler
5. Bu sefer sorulacak sorular
6. Bu sefer teklif edilebilecek şeyler

Teyit edilemeyen maddeler için "Bilgi yok" yaz.
``

13. CRM girişini "sonra yapılacak bir görev" haline getirmeyin

Devretme: CRM'i açmak için uğraşmayı bırakın; her zaman çalıştığınız Outlook ve Teams üzerinden güncelleyin. Spesifik olarak, e-posta alıcılarını vakalarla ilişkilendirin ve toplantı notlarını doğrudan CRM'e kaydetmek için Copilot for Sales'ı kullanın.

Yurtdışı Örneği: Hollanda'daki KPN, Salesforce'u Outlook/Teams'e bağladı. Satış temsilcilerinin %69'u teklif kalitesinin arttığını bildirdi.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. 100 müşteri sesini sadece insanlarla sınıflandırmayın
``text
Lütfen bu müşteri anketlerini benzer görüşlere sahip gruplara ayır.
Her grup için aşağıdakileri düzenle:

1. Vaka sayısı
2. Temsili görüşler
3. Olumlu mu olumsuz mu olduğu
4. Olası nedenler
5. İyileştirme önlemleri

Az sayıda vakası olan görüşleri silme; ayrı bir bölümde bırak.
``

15. Sözleşmeler "farklılıkları bulmak" içindir, "karar vermek" için değil
``text
Lütfen bu sözleşmeyi standart sözleşmemizle karşılaştır.
Maddelere göre şu şekilde sınıflandır:
- Aynı
- Farklı
- Eksik

"Farklı" veya "Eksik" olanlar için, neyin farklı olduğunu, bizim tarafımızdaki riski ve sorumlu kişiye sorulacak soruları belirt. Nihai yasal kararlar verme. Her zaman dayanağı göster.
``

Yurtdışı Örneği: Birleşik Krallık'taki Vodafone, hukuk departmanında bu şekilde kullanıyor. Kullanıcılar haftada ortalama 4 saat tasarruf ettiklerini bildiriyor.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

İç Soruları ve Sistematikleştirmeyi Devretmek (16-20)

16. İK'ya "aynı soruları" özel bir yapay zeka yanıtlasın

Yurtdışı Örneği: Marlabs, birden fazla İK sistemi üzerinde bir Ajan (Agent) oluşturdu, sorguların yaklaşık %80'ini işledi ve yanıt süresini %60'tan fazla kısalttı.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Yeni başlayanlar için "nerede yazıyor?" sorusunu ortadan kaldırın

Yurtdışı Örneği: Arjantin'deki Banco Ciudad, kartlar ve krediler gibi dahili prosedürleri desteklemek için Teams'ten erişilebilen bir Ajan oluşturdu. Yıllık 2.400 saati yüksek değerli işlere yönlendirdiler.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Kağıt kılavuzları 3 saniyede aranabilir hale getirin

Yurtdışı Örneği: Brezilyalı bir demiryolu lojistik şirketi olan Rumo'da, sürücüler eskiden 4 kg ağırlığında kağıt kılavuzlar taşıyordu. Prosedürleri aramak 4 dakikadan fazla sürüyordu. 3 saniyede arama yapmak için bir Ajan oluşturdular ve yıllık 7.644 saat tasarruf ettiler.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Haftada 3'ten fazla kullanılan promptları bir Ajan'a dönüştürün

Yurtdışı Örneği: ABD'deki State Farm, çalışanların Ajanlar oluşturabildiği bir sisteme sahip. 3.000'den fazla Ajan oluşturuldu ve 41'i üretim kullanımı için risk incelemesini geçti.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Bilgileri tek bir yerde toplayın. Toplamazsanız, diğer 19'u çalışmaz

Yurtdışı Örneği: Kore'deki Hyundai Glovis, veriler yerel disklerde kalırsa Copilot'un kullanılamayacağına karar vererek bilgileri OneDrive ve SharePoint'te birleştirmeye odaklandı.

Kaynak: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Hangi İşin Devredileceğine Puanla Karar Vermek

20'sini de yapmanıza gerek yok. Karar vermek için bu formülü kullanın:

Öncelik = Sıklık + Gereken Süre + Rutinlik Seviyesi + Veri Hazırlığı - Risk

(Her birini 1-5 puan arası değerlendirin)

Örneğin, haftalık toplantı tutanakları: Sıklık 5, Süre 4, Rutin 5, Veri 5, Risk 1 = Toplam 18 puan. Yüksek öncelik.

Şirket Paylaşımı için 6 Ortak Terim

Şirket içinde dili birleştirmek istiyorsanız, bu 6 terim yeterlidir:

• MTG: Toplantıları "Kararlaştırılan, Bekleyen, Sorumlu, Teslim Tarihi, Sonraki Eylem" olarak düzenleyin.
• MAIL: E-postaları "Kilit Noktalar, Talep, Teslim Tarihi, Yanıt Taslağı"na dönüştürün.
• DOC: Belgeleri "Özet, Noktalar, Risk, Eylem, Dayanak" olarak ayrıştırın.
• LEGAL: Sözleşmeleri/yönetmelikleri "Fark, Risk, Eksik, Teyit Edilecek"e göre karşılaştırın.
• SALES: Müşteri bilgilerini "Durum, Önceki Vaat, Sorun, Sonraki Hamle" olarak düzenleyin.
• DATA: Sayıları "Anormallik, Değişim, Hipotez, Görselleştirme" sırasıyla görüntüleyin.

Son Olarak, Yarın Yapılacak Tek Bir Şey

20'sini de yarından itibaren yapmanıza gerek yok. Yarınki programınızı açın, bir toplantı seçin ve bu makaledeki ilk promptu sadece bir kez deneyin. Bu yeterli. Beklediğinizden daha kullanışlı olduğunu düşünüyorsanız, 2. (tutanaklar) ve 7. (Excel) maddelere geçin.

Copilot'unuz var ama nasıl kullanacağınızı bilmiyorsanız, bu bir yapay zeka sorunu değil, bir iş ayrıştırma sorunudur. "Copilot ne yapabilir?" diye sormak yerine, şunu sorun: "Hangi sıkıcı iş her hafta 2 saatten fazla zamanımı alıyor?" Copilot'a devredebileceğiniz kısımlar genellikle tam da oradadır.