Економія 39 000 годин із Copilot: 20 кейсів використання від світових компаній

Багато компаній дозволяють використовувати AI-інструменти, як-от "Copilot" та "Gemini". Чи використовуєте ви їх ефективно?

Особисто я в основному використовую ChatGPT та Claude Code у приватному житті, і, чесно кажучи, на роботі я не дуже активно користувався Copilot. Однак останніми роками Copilot значно еволюціонував, і результати для корпоративних документів і чатів кардинально змінилися.

Це спонукало мене дізнатися, як закордонні компанії його використовують, тому я ретельно дослідив світові кейси.

По-перше, банк у Дубаї оголосив, що заощадив 39 000 годин на рік за допомогою Copilot: Commercial Bank of Dubai. Якщо порахувати, виходячи з 2 000 робочих годин на рік на одну людину, це приблизно робочий час 19 осіб.

Дивлячись на цифри, можна подумати, що масштаби просто інші. Але якщо зазирнути всередину, вони не робили нічого особливого. Читання аудиторських документів, агрегування даних Excel, порівняння контрактів, ведення нотаток на зустрічах — завдання, які є в будь-якій компанії.

Різниця полягала в тому, як вони "передавали" завдання Copilot.

Наприклад, підготовка до зустрічі. Більшість людей шукають електронні листи безпосередньо перед зустріччю, відкривають минулі протоколи та шукають матеріали. Якщо передати це Copilot, це виглядає так:

1Будь ласка, підготуйся до сьогоднішньої зустрічі з Компанією XX.
2Звернись до відповідних електронних листів за останні 30 днів, минулих зустрічей у Teams та пов'язаних документів у межах мого доступу.
3
4Будь ласка, підсумуй наступне:
5
6Прогрес на сьогодні
7- Рішення, прийняті минулого разу
8- Запити від іншої сторони
9- Що ми обіцяли
10- Питання, які ще не вирішені
11- 5 запитань для підтвердження сьогодні
12- Що потрібно вирішити сьогодні
13
14Будь ласка, зроби це таким, щоб можна було прочитати менш ніж за 3 хвилини.
15Не вигадуй вміст, який не можна підтвердити; напиши "Немає інформації."

Ось що означає "передати". Це не просто "підсумуй" або "напиши листа". Ви довіряєте цілий блок роботи. У цій статті я наведу 20 способів, якими закордонні компанії насправді передають роботу у форматі, який можна скопіювати. Я також напишу про розбивку 39 000 годин і про те, як вирішити, які з ваших завдань передати.

Для ясності, всі цифри в цій статті є самостійно заявленими значеннями компаній, перерахованих у Microsoft Customer Stories. Вони не перевірені третіми сторонами. Будь ласка, читайте з огляду на це.

Розбивка 39 000 годин

Розбивка, опублікована Commercial Bank of Dubai, розділена за відділами.

Відділ аудиту: 56 зекономлених годин на місяць. Вони доручають Copilot читати нормативні документи, щоб знаходити суперечності та складати списки ризиків.

Бухгалтерія: До 12 зекономлених годин на тиждень на ручному створенні звітів. Вони доручають йому аналізувати тенденції з даних Excel і навіть створювати структуру для презентацій PowerPoint.

Відділ кадрів: 20 зекономлених годин на місяць.

Секретаріат правління: 15 зекономлених годин на місяць. Вони обробляють великий обсяг підсумків зустрічей та витягів завдань.

Юридичний відділ: Вони доручають йому порівнювати контракти зі стандартними шаблонами компанії та витягувати лише відмінності.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Коли вишикуєш їх у ряд, бачиш, що жодне з них не є "завданням, яке створює щось нове". Це лише чотири речі: читання, порівняння, пошук та підсумовування.

І найефективнішим, що зробив цей банк, насправді були не налаштування інструменту. Вони провели три "Prompt-a-thon". Кожен відділ приносив ідеї, що змусити Copilot робити в їхній роботі, і ділився успішними стилями написання як "Супер-промпти" всередині компанії. Рівень використання серед початкових учасників становив 85%.

Іншими словами, 39 000 годин — це не години, створені автоматично розумним AI, а результат того, що співробітники розклали свою роботу на складові та передали її.

Подібне відбувається і в інших компаніях.

XP Inc., бразильська фінансова компанія, оголосила про сукупне скорочення понад 9 000 годин на зустрічах та протоколах. Вони заявили, що ефективність внутрішнього аудиту покращилася на 30%.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

У Somerset Council у Великобританії 87% користувачів відчули ефект, повідомивши про середнє підвищення ефективності на 10 годин на місяць.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

Поки ви думаєте про це як про "AI, якому можна ставити запитання", його використання не зросте

Це найважливіша частина, тому давайте спочатку систематизуємо це. Якщо ви думаєте про Copilot як про "AI, якого можна запитати про що завгодно", ви швидко вичерпаєте способи його використання. Підсумуй це. Напиши листа. Дай 10 ідей. Зазвичай це зупиняється на цих трьох.

Те, що відрізняє Copilot від інших генеративних AI, — це не його інтелект. Це здатність використовувати інформацію всередині компанії як матеріал.

Microsoft 365 Copilot створює відповіді, посилаючись на електронні листи, чати, зустрічі та документи у вашому початковому діапазоні доступу через Microsoft Graph.

Джерело: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

Іншими словами, Copilot — це "AI, який може знайти інформацію, розміщену всередині компанії, яку вам дозволено бачити".

Пам'ятаючи про це, ви змінюєте спосіб передачі завдань.

Використання через запитання: "Розкажи, як писати протоколи зустрічей."

Використання через передачу: "З вмісту сьогоднішньої зустрічі витягни рішення, невирішені питання, відповідальних осіб та терміни, а також створи подальший лист для учасників."

Перше — це запит знань у AI. Друге — це довіра самій роботі.

Якщо розкласти щоденну роботу, вона здебільшого складається з цих 7 дій: Пошук, Читання, Підсумовування, Порівняння, Написання, Введення та Поширення. Copilot сильний у цих 7. І навпаки, "прийняття рішень" та "взяття на себе відповідальності" залишаються на стороні людини.

Зверніть увагу на один момент, який часто неправильно розуміють щодо дозволів: встановлення Copilot не означає, що співробітники можуть бачити всю інформацію в компанії. Він використовує лише ту інформацію, до якої вони спочатку мали доступ. І навпаки, для компаній, де налаштування дозволів SharePoint спочатку занадто широкі, виправлення цього є пріоритетом.

Мапа 20 методів передачі

Далі я представлю 20 пунктів, розділених на 4 групи.

Зустрічі та електронні листи (1-6): Місця, де можна почати сьогодні і побачити ефект найшвидше.

Excel та створення документів (7-11): Робота з числами. Сфера з найбільшим потенціалом для скорочення часу.

Продажі та підтримка клієнтів (12-15): Інтеграція Copilot у "бізнес-системи". Рівень складності тут підвищується.

Внутрішні запитання та систематизація (16-20): Заміна завдань, де одні й ті ж запитання задаються повторно, на спеціалізовані AI. Це мета для закордонних компаній.

Якщо у вас немає часу, просто подивіться на 1, 2 та 7. Ці три повністю змінять зустрічі та Excel.

Передача зустрічей та електронних листів (1-6)

1. Доручіть підсумувати контекст за 3 хвилини до зустрічі

До цього: Шукати електронні листи безпосередньо перед зустріччю, відкривати минулі протоколи, гортати Teams і панікувати, думаючи "Про що ми домовилися минулого разу?"

Передача: Доручіть підсумувати відповідні листи, зустрічі та документи в контекст, пункти для обговорення та запропоновані запитання. Промпт на початку саме цей.

Закордонний приклад: Hargreaves Lansdown використовує Copilot для підготовки до зустрічей з клієнтами та створення документів після них. Вони прагнуть скоротити роботу з документацією з 4 годин до 1 години, причому ранні оцінки показують економію 2-3 годин на тиждень.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Припиніть відчайдушно вести нотатки під час зустрічей

До цього: Слухати, робити нотатки та думати про наступне запитання одночасно. Робити три справи одночасно, і всі вони виходять напівзробленими.

Передача: Доручіть витягти ключові моменти, рішення та наступні дії з вмісту зустрічі в Teams. Ключовим є чітко вказати "Не створюй речі, які не обговорювалися на зустрічі".

▼ Скопіюйте звідси
``text
Будь ласка, організуй цю зустріч за наступними 5 пунктами:

1. Висновок
2. Прийняті рішення
3. Ще не вирішені питання
4. Хто що робить
5. Що потрібно зробити до наступного разу

Не вигадуй відповідальних осіб або терміни, не згадані на зустрічі.
Для невирішених питань напиши "Не встановлено".
``

▲ До сюди

3. Не зупиняйтеся на протоколах; доручіть написати подальший лист

Передача: Довірте весь цей потік в одному промпті.
``text
На основі цієї зустрічі, будь ласка, організуй наступне:

1. Рішення
2. Невирішені питання
3. Дії за відповідальними
4. Терміни
5. Підготовка до наступного разу

Нарешті, створи подальший лист учасникам обсягом до 300 символів.
Не доповнюй вміст, якого не було на зустрічі.
``

Закордонний приклад: Unifonic на Близькому Сході доручає торговим представникам використовувати Copilot для підсумків та витягу завдань, надсилаючи листи з наступними кроками одразу після зустрічей. Вони повідомляють про економію 2-3 годин на людину на день.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Перетворіть довгі листи лише на "що мені потрібно зробити"

Передача: Замість підсумку доручіть вивести вашу наступну дію.
``text
Будь ласка, організуй цю гілку листування.

1. Що відбувається
2. Поточні пункти обговорення
3. Запити до мене
4. Терміни
5. Що я маю підтвердити у відповіді

Нарешті, створи проект відповіді обсягом близько 150 символів.
``

Закордонний приклад: Zurich Insurance у Швейцарії використовує його для підсумовування довгих гілок та створення відповідей. Вони оцінюють скорочення приблизно на 14 000 годин наступного року.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Доручіть підсумувати роботу за день зранку
``text
Будь ласка, організуй сьогоднішній розклад та важливу роботу, пов'язану зі мною.

1. Сьогоднішні зустрічі
2. Що потрібно підготувати до зустрічей
3. Важливі листи, що потребують відповіді
4. Робота з наближенням термінів
5. Що потрібно зробити сьогодні

Будь ласка, визнач пріоритет кожного як Високий, Середній або Низький.
``

Закордонний приклад: HELLENiQ ENERGY у Греції доручає створювати щоденний брифінг з календаря. 70% користувачів повідомили про підвищення продуктивності.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Відсортуйте "що сталося?" після відпустки за важливістю
``text
Щодо періоду, коли мене не було з [Дата] по [Дата], будь ласка, організуй інформацію з листів, Teams та зустрічей, до яких я маю доступ.

1. Важливі рішення
2. Запити, що стосуються мене
3. Речі з термінами
4. Проблеми, що виникають
5. Речі, що потребують відповіді

Будь ласка, перерахуй їх у порядку важливості.
``

Передача Excel та створення документів (7-11)

7. Перетворіть Excel з "інструменту для агрегації" на "інструмент для мислення"

Передача: Вкажіть порядок перегляду. Це робить вирішальну різницю.
``text
Будь ласка, досліди наступне щодо цих даних Excel:

1. Зміна за місяць
2. Зміна за рік
3. Пункти, які значно зросли
4. Пункти, які значно зменшилися
5. Аномальні значення
6. Топ-3 хороших пунктів
7. Топ-3 поганих пунктів

Потім підсумуй у такому порядку:
Факти → Гіпотеза причини → Дані для подальшого підтвердження → Наступна дія
Показуй цифри так, щоб їх можна було звірити з вихідними даними.
``

8. Не зупиняйтеся на аналізі; доручіть створити структуру PowerPoint
``text
Я буду пояснювати ці результати аналізу на нараді керівництва.
Будь ласка, створи структуру презентації з 5 слайдів.

Слайд 1: Висновок Слайд 2: Важливі цифри Слайд 3: Значні зміни Слайд 4: Гіпотеза причини Слайд 5: Наступні кроки

Для кожної сторінки створи заголовок та вміст. Не змінюй цифри з вихідних даних.
``

9. Стандартизуйте звірки та звіти, які майже однакові щомісяця

Закордонний приклад: U.S. Venture впровадила Copilot for Finance для регулярної звірки кредитних карток та банківських виписок. Вони заощадили понад 30 годин на місяць у бухгалтерії.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Доручіть організувати довгі документи із запитами перед тим, як їх прочитає людина
``text
Будь ласка, прочитай цей RFP (Запит на пропозицію).
Організуй наступне за пунктами:

1. Обов'язкові умови
2. Результати роботи
3. Кінцевий термін подання
4. Пункти, які, ймовірно, будуть оцінюватися
5. Відсутня інформація

Речі, які нам потрібно підготувати
Додай, де в документі було написано кожен пункт. Нарешті, створи проект структури пропозиції.
``

Закордонний приклад: Petrochemical Industries Company у Кувейті скоротила роботу, пов'язану з RFP, з понад тижня до менш ніж дня.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Створіть проект нової пропозиції на основі минулих успішних пропозицій

Закордонний приклад: Industrialized Construction Group у США скоротила час відповіді на пропозицію на 80%, створюючи нові пропозиції на основі минулих та шаблонів.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Передача продажів та підтримки клієнтів (12-15)

12. Передайте збір інформації перед діловою зустріччю
``text
Будь ласка, підготуйся до наступної зустрічі з Компанією XX.

1. Поточний статус транзакції
2. Проблеми, що фігурують у минулих листах
3. Попередні обіцянки
4. Ще не вирішені питання
5. Запитання, які варто поставити цього разу
6. Що можна запропонувати цього разу

Напиши "Немає інформації" для пунктів, які не можна підтвердити.
``

13. Не робіть введення даних у CRM "завданням на потім"

Передача: Перестаньте відкривати CRM; оновлюйте його з Outlook та Teams, де ви завжди працюєте. Зокрема, прив'язуйте одержувачів листів до справ і записуйте нотатки з зустрічей безпосередньо в CRM за допомогою Copilot for Sales.

Закордонний приклад: KPN у Нідерландах підключила Salesforce до Outlook/Teams. 69% торгових представників повідомили про покращення якості пропозицій.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. Не класифікуйте 100 голосів клієнтів лише людьми
``text
Будь ласка, класифікуй ці опитування клієнтів на групи подібних думок.
Для кожної групи організуй наступне:

1. Кількість випадків
2. Типові думки
3. Чи є це позитивною чи негативною думкою
4. Можливі причини
5. Заходи для покращення

Не видаляй думки з невеликою кількістю випадків; залиш їх в окремому розділі.
``

15. Контракти призначені для "пошуку відмінностей", а не для "прийняття рішень"
``text
Будь ласка, порівняй цей контракт з нашим стандартним контрактом.
Класифікуй за пунктами на:
- Однакові
- Відрізняються
- Відсутні

Для "Відрізняються" або "Відсутні" вкажи, в чому різниця, ризик для нас та запитання до відповідальної особи. Не приймай остаточних юридичних рішень. Завжди показуй обґрунтування.
``

Закордонний приклад: Vodafone у Великобританії використовує це в юридичному відділі. Користувачі повідомляють про економію в середньому 4 годин на тиждень.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

Передача внутрішніх запитань та систематизація (16-20)

16. Доручіть спеціалізованому AI відповідати на "однакові запитання" до HR

Закордонний приклад: Marlabs створив Agent у кількох HR-системах, обробляючи близько 80% запитів та скорочуючи час відповіді більш ніж на 60%.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Усуньте "де це написано?" для новачків

Закордонний приклад: Banco Ciudad в Аргентині створив Agent для підтримки внутрішніх процедур, таких як картки та кредити, доступний з Teams. Вони перенаправили 2 400 годин щорічно на високоцінну роботу.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Зробіть паперові інструкції доступними для пошуку за 3 секунди

Закордонний приклад: У Rumo, бразильської залізничної логістичної компанії, водії раніше носили 4 кг паперових інструкцій. Пошук процедур займав понад 4 хвилини. Вони створили Agent для пошуку за 3 секунди, заощадивши 7 644 години щорічно.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Перетворіть промпти, які використовуються більше 3 разів на тиждень, на Agent

Закордонний приклад: State Farm у США має систему, де співробітники можуть створювати Agent. Було створено понад 3 000 Agent, 41 з яких пройшов перевірку ризиків для виробничого використання.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Зберіть інформацію в одному місці. Якщо цього не зробити, інші 19 не спрацюють

Закордонний приклад: Hyundai Glovis у Кореї зосередилася на консолідації інформації в OneDrive та SharePoint, вважаючи, що Copilot неможливо використовувати, якщо дані залишаються на локальних дисках.

Джерело: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Визначення, яку роботу передати, за допомогою оцінки

Вам не потрібно робити всі 20. Використовуйте цю формулу для прийняття рішення:

Пріоритет = Частота + Необхідний час + Рівень рутинності + Готовність даних - Ризик

(Оцініть кожен пункт від 1 до 5)

Наприклад, щотижневі протоколи зустрічей: Частота 5, Час 4, Рутинність 5, Дані 5, Ризик 1 = Загалом 18 балів. Високий пріоритет.

6 загальних термінів для обміну в компанії

Якщо ви хочете узгодити мову всередині компанії, цих 6 достатньо:

• MTG: Організовуйте зустрічі на "Вирішено, Невирішено, Відповідальний, Термін, Наступна дія."
• MAIL: Перетворюйте листи на "Ключові моменти, Запит, Термін, Проект відповіді."
• DOC: Розкладайте документи на "Підсумок, Пункти, Ризик, Дія, Обґрунтування."
• LEGAL: Порівнюйте контракти/нормативи за "Відмінність, Ризик, Відсутнє, Потребує підтвердження."
• SALES: Організовуйте інформацію про клієнта за "Статус, Попередня обіцянка, Проблема, Наступний крок."
• DATA: Переглядайте числа в порядку "Аномалія, Зміна, Гіпотеза, Візуалізація."

Нарешті, єдина річ, яку потрібно зробити завтра

Вам не потрібно робити всі 20 з завтрашнього дня. Відкрийте свій розклад на завтра, виберіть одну зустріч і спробуйте перший промпт з цієї статті хоча б один раз. Цього достатньо. Якщо ви відчуєте, що це корисніше, ніж очікувалося, розширюйте до 2-го (нотатки) та 7-го (Excel).

Якщо у вас є Copilot, але ви не знаєте, як ним користуватися, це не проблема AI — це проблема декомпозиції роботи. Замість того, щоб запитувати "Що може Copilot?", запитайте: "Яка нудна робота займає більше 2 годин щотижня?" Частини, які ви можете передати Copilot, зазвичай знаходяться саме там.