Wie Sie ein Unternehmen mit KI transformieren

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Varick leitet KI-Transformationen und hilft Unternehmen, Effizienzgewinne im neunstelligen Bereich zu erzielen, indem Arbeitsabläufe neu gestaltet werden. Am Ende dieses Artikels sollten Sie verstehen, wie ein Unternehmen von Grund auf rund um KI neu aufgebaut werden kann, um Wert in dieser Größenordnung zu erschließen.

Sie erfahren, wie Sie erkennen, welche Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen eine Automatisierung lohnen, und wie Sie sie so umgestalten, dass der Betrieb nicht gestört wird.

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Einführung in Transformationen

Sie werden Ihr Unternehmen nicht transformieren, ohne die Abläufe von Grund auf neu aufzubauen.

Die industrielle Revolution hat uns gelehrt, dass Produktivitätssteigerungen ausbleiben, wenn man dies nicht tut. 30 Jahre lang tauschten Fabriken die Dampfmaschine gegen Elektromotoren aus und sahen kaum finanzielle Vorteile. Alte Fabriken wurden um eine zentrale Dampfmaschine im Keller herum gebaut, die jede Maschine im Gebäude antrieb.

Als die Elektrizität kam, ersetzten die Fabriken einfach diese Maschine durch einen Motor und änderten sonst nichts. Sie behielten das gleiche Gebäude, das gleiche Layout und arbeiteten auf die gleiche Weise weiter.

Was den Ausschlag gab, war eine vollständige betriebliche Neugestaltung von Grund auf rund um die Elektrizität. Der eigentliche Durchbruch war, dass Elektromotoren klein und billig sein konnten, sodass jede Maschine ihren eigenen haben konnte. Das bedeutete, dass Fabriken nicht mehr um eine einzige Energiequelle herum gebaut werden mussten und sich ausbreiten konnten, um die Maschinen in der Reihenfolge des tatsächlichen Arbeitsflusses anzuordnen. Dies führte zum Fließband, das große Produktivitätssteigerungen brachte.

Henry Ford erkannte Anfang des 1900. Jahrhunderts, dass man die Technologie neu aufbauen muss, um Wert zu schaffen – und genau dieses Playbook der betrieblichen Neugestaltung verwenden wir heute.

Software zu kaufen bringt Sie nicht ans Ziel

Damit zurück zur Gegenwart. Die meisten Unternehmen, die mit KI transformieren wollen, hoffen, sich den Weg freizukaufen, indem sie ihren SaaS-Stack gegen KI-Tools austauschen. Agentic-Software-Lizenzen, Copilot-Lizenzen und No-Code-Workflow-Builder bewegen selten von allein den Hebel, denn Transformation ist keine Software, die man kaufen kann. Es ist eine strukturelle Veränderung der Art und Weise, wie das Unternehmen arbeitet, und sie beginnt mit den Menschen und den Prozessen, die es betreiben.

Wenn die KI den zugrunde liegenden Prozess nicht versteht, wird sie keinen sinnvollen Wert schaffen. Und wenn die Menschen, die diesen Prozess besitzen, nicht mitgenommen werden, wird die Akzeptanz schwach sein, selbst wenn die Technologie funktioniert.

Deshalb müssen Sie einige Wochen mit Teams im gesamten Unternehmen verbringen – von der Kreditorenbuchhaltung über den Einkauf bis hin zum Betrieb – und verstehen, wie ihre Arbeit tatsächlich von Anfang bis Ende erledigt wird.

Sie sollten jeden Workflow abbilden, herausfinden, wie der ROI eines Agenten in diesem speziellen Workflow wäre und wie man ihn aus technischer Sicht angeht, und dann entscheiden, wo die Agenten eingesetzt werden sollen, wo sie gut passen (darauf kommen wir später zurück).

Erfassen Sie von dort aus das Unternehmenswissen (implizites Wissen) und wandeln Sie es in Regeln, Anweisungen und Entscheidungslogiken um, denen die Agenten folgen können.

Dies mit jedem Team zu tun, ist der einzige Weg, um den Kontext zu erhalten, der für die Neugestaltung des Unternehmens rund um KI erforderlich ist, und das Engagement, damit die Transformation tatsächlich Bestand hat.

Die betriebliche Neugestaltung

Sobald jeder Prozess Ende-zu-Ende abgebildet ist, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, welche Workflows tatsächlich rund um KI neu gestaltet werden sollen. Das ist die betriebliche Neugestaltung.

Nehmen Sie es von einem Agenten-Unternehmen: Bitte setzen Sie nicht in jedem Workflow Agenten ein. Es gibt einen Punkt, an dem Agenten mehr Probleme schaffen als sie lösen.

In diesem Abschnitt behandeln wir, wie man aus einer KI-Transformation Wert schöpft und wie man das Unternehmen dabei nicht stört.

Wie man Wert schafft

Eine Transformation zielt darauf ab, jeden Workflow so neu zu gestalten, dass deterministische Arbeit automatisiert wird, Beurteilungsarbeit wo sinnvoll von KI erledigt wird und risikoreiche Entscheidungen mit hohem Ermessensspielraum beim Menschen bleiben.

Richtig gemacht, senkt dies nicht nur Kosten. Die Agenten sollten daran arbeiten, den Menschen einen besseren Kontext zu geben, und ein besserer Kontext hilft Menschen, bessere Entscheidungen zu treffen – und das schneller. Durchgängig bessere Entscheidungen erschließen Umsatzwachstum. Das bedeutet, dass eine ordentliche Transformation sowohl Top-Line-Wachstum als auch Effizienzgewinne bringen sollte.

Wir haben das deutlich bei einer Vertriebstransformation für ein milliardenschweres Enterprise-Softwareunternehmen gesehen. Zu viel des Verkaufsprozesses steckte in Fleißarbeit fest, und große Deals durchliefen sechs Teams an elf Übergabepunkten. Also durchliefen wir den gesamten in diesem Artikel beschriebenen Prozess, fanden die richtigen Workflows zur Automatisierung (entweder mit Agenten oder mit Skripten) und erzielten im ersten Jahr einen Wert von 25 Millionen Dollar durch Margenausweitung (Umsatzwachstum + Einsparungen). Eine echte Transformation ist nicht nur eine Kostensenkungsinitiative.

Wie man den richtigen Workflow auswählt

Einer der wichtigsten Teile einer KI-Transformation ist die Wahl des richtigen Workflows für die erste Neugestaltung. Nicht jeder Prozess ist eine Automatisierung wert, und nicht jeder Prozess ist für Agenten geeignet.

Die besten Workflows haben meist einige Gemeinsamkeiten: hohes Volumen, viel manueller Aufwand, fragmentierte Systeme, wiederholte Übergaben, implizites Wissen und klare finanzielle Auswirkungen.

Sie suchen nach Stellen, an denen Arbeit immer und immer wieder erledigt wird, der Prozess aber unübersichtlich genug ist, dass herkömmliche Automatisierung ihn nicht gelöst hat. Denken Sie an Daten, die durch E-Mail, Slack, Tabellenkalkulationen, Portale und ERP-Systeme wandern.

Ein guter Workflow zur Neugestaltung hat meist vier Merkmale:

1. Er tritt oft genug auf, um relevant zu sein. Der Prozess sollte hunderte oder tausende Male im Monat laufen oder genug Umsatz oder Kosten berühren, dass eine Verbesserung echten Wert schafft.
2. Er enthält wiederholbare Entscheidungen. Die Arbeit muss nicht jedes Mal identisch sein, sollte aber Mustern folgen. Agenten sind am nützlichsten, wenn sie aus vergangenen Entscheidungen lernen, Geschäftsregeln anwenden und Ausnahmen weiterleiten können.
3. Er hängt von Kontext ab, der über Systeme verteilt ist. Je mehr Menschen zwischen Tools suchen müssen, um Informationen zu sammeln, desto wertvoller kann ein Agent sein. KI ist besonders nützlich, wenn die Arbeit erfordert, Kontext aus Verträgen, E-Mails, CRM-Datensätzen, ERPs, Dokumenten und internen Regeln zu ziehen.
4. Er hat messbaren Schmerz. Sie sollten in der Lage sein, die aktuellen Kosten des Workflows (Zykluszeit, Fehlerrate, manuelle Stunden, verzögerte Einnahmen, doppelte Zahlungen, Verzögerungen bei Genehmigungen usw.) vor und nach dem Einsatz zu messen.

Das Ziel ist es, die Arbeit in drei Kategorien zu unterteilen: was mit deterministischer Automatisierung erledigt werden kann, was von Agenten erledigt werden sollte und was beim Menschen bleiben muss.

Agenten müssen sich selbst verbessern

Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an Mensch-im-Kreis-Rückmeldungen in das System einbauen. Während des Trainings und des Schattenmodus können Menschen die Aktionen eines Agenten genehmigen, ablehnen oder korrigieren. Protokollieren Sie immer die Ausgabe des Agenten, die Antwort des Menschen und den umgebenden Kontext, damit das System im Laufe der Zeit besser werden kann.

Dies macht Agenten nach dem Einsatz deutlich genauer. Im selben Vertriebsfall stieg die Genauigkeit innerhalb weniger Wochen um 10 %, und das Ergebnis war eine Zunahme des Arbeitsvolumens, das Agenten autonom bewältigen können, was zu einem höheren Nettowert in Dollar führte.

Wie man das Unternehmen bei der Transformation nicht stört

Sie müssen sicherstellen, dass die Transformation keine Komplikationen verursacht und so kosteneffizient wie möglich ist. Einige Schritte, nach denen wir leben:

Erzwingen Sie keine massiven Migrationen. Die meisten Unternehmen haben bereits Jahre damit verbracht, auf Systeme wie Salesforce und NetSuite umzusteigen. Unternehmen zu zwingen, ihre Software herauszureißen und zu ersetzen, nur um KI einzuführen, verlangsamt die Transformation und zwingt Teams, die Software, auf die sie angewiesen sind, neu zu erlernen. Bei Varick empfehlen wir nachdrücklich, auf den bereits vorhandenen Systemen aufzubauen, sei es über APIs oder Computer-Use-Agenten. Dies vermeidet teure Datenmigrationen, bewahrt die Arbeitsabläufe, die das Unternehmen bereits nutzt, und ermöglicht es der betrieblichen Neugestaltung, zu überleben, selbst wenn sich die zugrunde liegende Software später ändert.

Kennen Sie die Daten und halten Sie sie getrennt. In den meisten Workflows fallen die Daten, die die Transformation antreiben, in vier Kategorien: das Quellsystem, die Geschäftsregeln, die Rohdaten und das Feedback oder das Gedächtnis, das der Agent im Laufe der Zeit aufbaut. Diese Schichten getrennt zu halten, ist sehr wichtig. Es bedeutet, dass eine Betriebsperson eine Regel aktualisieren kann, ohne einen Ingenieur zu rufen, und es macht das System nach dem Einsatz leichter zu warten und zu skalieren. Ihr Ziel ist es, eine Transformation so zu gestalten, dass sie nach dem Einsatz mit minimalen Eingriffen reibungslos weiterläuft.

Mit der Zeit beginnt sich die Organisation rund um KI neu zu formen

In den ersten Wochen nach dem Einsatz laufen Agenten in Sandboxen, dann im Schattenmodus neben Menschen und erst später in überwachten Produktionsanwendungsfällen. Mit wachsendem Vertrauen werden Workflows nicht nur automatisiert, sondern oft auch neu gestaltet und verbessert.

Das Ziel ist es, Abläufe dort neu zu gestalten, wo es dem Unternehmen hilft, schneller zu arbeiten und mehr Wert zu schaffen.

Wenn wir mit einem neuen Unternehmen beginnen, sind die ersten Workflows, die wir abgrenzen, in der Regel:

• Kreditorenbuchhaltung – Rechnungsautomatisierung, Kontenrahmen-Codierung, Bestellabgleich usw.
• Beschaffung – Lieferanten-Onboarding, Lieferanten-Scorecards, Vertragseinhaltung usw.
• Vertrieb – Deal-Desk-Routing, CRM-Anreicherung, Prognose-Intelligenz, Provisionsberechnung usw.
• Betrieb – Erkennung und Weiterleitung von Ausnahmen, Optimierung von Zuteilungen, Retourenabwicklung usw.

Das Unternehmen gewöhnt sich daran, Fleißarbeit an KI zu delegieren und echte Arbeit zu besitzen, und Effizienzgewinne zeigen sich innerhalb weniger Wochen in der Gewinn- und Verlustrechnung.

So sollte das Ergebnis Ihrer Transformation aussehen, wenn sie richtig durchgeführt wird. Der Prozess braucht seine Zeit, weil er die Grundlage dafür ist, ein KI-natives Unternehmen zu werden, aber wenn das passiert, stellt sich der finanzielle Auftrieb recht schnell ein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich Workflow für Workflow, Funktion für Funktion dorthin vorarbeiten. Es wird seine Zeit dauern, aber gute Transformationen sind die Investition allemal wert.

Jede Lektion in diesem Leitfaden wurde aus Dutzenden von groß angelegten Transformationen gewonnen, die wir für Kunden durchgeführt haben. Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Milliarde Dollar Umsatz erwirtschaftet und die Ergebnisse sehen möchte, die unsere Kunden erzielen, nehmen wir jetzt Engagements für Juli an. Besuchen Sie uns unter varickagents.com.