Ein Dokument anzuhängen und einfach „Bitte prüf das“ zu sagen, ist eine Handlung, bei der man dem anderen auf einmal eine Vielzahl von Lasten aufbürdet. Ich bin aus tiefstem Herzen überzeugt, dass du damit aufhören solltest.
Was bedeutet „prüfen“ eigentlich bei „Bitte prüf das“?
- Suchst du nach Tippfehlern und überprüfst jedes einzelne Wort?
- Prüfst du, ob die logische Struktur stimmig ist?
- Betrachtest du es aus Compliance-Perspektive auf rechtliche Risiken?
- Prüfst du, ob die Designfarben den Richtlinien entsprechen?
- Prüfst du einfach, ob die Datei sich öffnen lässt?
- Soll ich prüfen, ob der Abteilungsleiter wahrscheinlich grünes Licht gibt, Plan A vor Plan B und C zu pushen?
Aus diesen unendlichen Möglichkeiten muss die angefragte Person für sich selbst definieren, was „prüfen“ bedeutet, während sie rät:
„Es ist noch Zeit bis zur Deadline, also sollte ich wohl nur den groben logischen Ablauf prüfen?“
„Die Qualität ist schrecklich, aber die Deadline ist morgen – will er/sie, dass ich alles übernehme?“
… und so weiter.
Ich finde, man sollte dies am besten als eine Handlung betrachten, bei der man dem anderen eine massive kognitive Last zuwirft.
In Gedanken nenne ich solche schlampigen Leute, die nur „Bitte prüf das“ schreiben, „Affenwerfer“.
Verwende „Bitte prüf das“ nicht, um Verantwortung abzuschieben
Noch schlimmer ist die „Verantwortungsvermeidungs“-Psychologie, die durch diese Worte sichtbar wird.
Du weißt, dass die Qualität der Arbeit schlecht ist.
Aber darüber weiter nachzudenken ist dir zu aufwändig.
Oder dir fehlt das Selbstvertrauen.
Also sagst du erst einmal „Bitte prüf das“ und wirfst es deinem Chef oder einem Senior hin.
Was passiert dann?
Falls später ein Fehler entdeckt wird, hast du eine Ausrede: „Naja, ich habe es damals mit ‚Bitte prüf das‘ geschickt, und da nichts gesagt wurde, dachte ich, es sei in Ordnung.“
Du wirfst ein unfertiges Produkt jemand anderem hin, um das Epizentrum jeder möglichen Katastrophe von dir wegzuverlagern. Dieser grundlegende Überlebensinstinkt ist in diesen einen Satz „Bitte prüf das“ hineinkondensiert.
Es ist auf einem Niveau, das sogar gegenüber den „Affenwerfern“ respektlos ist; du solltest dich bei ihnen entschuldigen.
Wie solltest du also „Bitte prüf das“ kommunizieren?
- Wozu das Dokument dient
- Wie der aktuelle Stand ist
- Worauf sie schauen sollen (+ wo sie nicht schauen müssen)
Ich finde, es ist gut, diese drei Dinge anzugeben.
1. Wozu das Dokument dient
Zuerst: Wozu dient das Dokument?
- Ist es für interne Überlegungen?
- Ist es zur Erklärung gegenüber einem Chef?
- Ist es etwas, das nach außerhalb des Unternehmens geschickt wird?
Wenn du dies angibst, weiß der Empfänger, welche Priorität das Dokument hat und aus welcher Perspektive (Kundenperspektive, Chefperspektive usw.) er es prüfen soll.
2. Wie der aktuelle Stand ist
Als nächstes teile mit, in welchem Stadium sich die Arbeit befindet.
- Es ist nur ein grobes Memo, das ich schnell notiert habe.
- Es ist ein Entwurf, der etwa zu 70 % fertig ist.
- Es ist die endgültige Version kurz vor der Einreichung.
Allein das Vorhandensein dieser Information ermöglicht es dem Empfänger, seinen „Ernsthaftigkeitsgang“ für das Lesen anzupassen.
3. Worauf sie schauen sollen (+ wo sie nicht schauen müssen)
Dies ist der wichtigste Teil.
Grenze die zu prüfenden Punkte ein.
- Bitte suche nur nach Tippfehlern.
- Bitte gib mir deine Meinung zur Machbarkeit des Zeitplans.
- Bitte überprüfe, ob die letztes Mal beanstandeten Teile behoben wurden.
- Umgekehrt musst du hier nicht hinschauen.
Es ist besonders wichtig anzugeben, „wo sie nicht hinschauen müssen“.
Darüber nachzudenken zwingt dich zu verbalisieren, „was bestätigt werden muss und in welchem Zustand“.
Durch die Kombination dieser drei Dinge, so dachte ich, könnte die gedankenlose Phrase „Bitte prüf das“ zu einer ordentlichen, anständigen Bitte wiedergeboren werden.
