Das menschliche Gehirn ist grundsätzlich schlecht im Multitasking. Selbst wenn es so aussieht, als würde es mehrere Dinge gleichzeitig verarbeiten, wechselt es in Wirklichkeit nur mit hoher Geschwindigkeit die Aufmerksamkeit. Jedes Mal, wenn du die Aufmerksamkeit wechselst, belastet das das Gehirn.
Zuerst solltest du Multitasking in Single-Tasking umwandeln.
- Die 1. Priorität sollten Aufgaben sein, die Anfragen an andere erfordern. Solange du den Ball hältst, kommt nichts voran.
- Die 2. Priorität sollten Aufgaben sein, die innerhalb von 10 Minuten erledigt werden können. Wenn sich unerledigte Aufgaben anhäufen, wird dein Gehirn voll und die Konzentration lässt nach. Daher ist es besser, die Anzahl der unerledigten Zustände so weit wie möglich zu reduzieren.
- Die 3. Priorität ist die Aufteilung von Aufgaben, die mehr als 3 Arbeitstage dauern. Bei großen Aufgaben, die mehr als 3 Arbeitstage in Anspruch nehmen, versuche, sie anzufangen und in Aufgabengrößen zu unterteilen, die innerhalb von 3 Arbeitstagen abgeschlossen werden können. So behältst du den Überblick über die Aufgabe und kannst Verzögerungen leicht vermeiden.
- Aufgaben, die nicht in die Kategorien 1–3 fallen, sollten in der Reihenfolge ihrer Fristen bearbeitet werden.
Als nächstes konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe und ignoriere andere völlig. Vermeide Ablenkungen, indem du (1) Chat- und E-Mail-Benachrichtigungen ausschaltest, (2) dein Smartphone außer Sichtweite legst und (3) nichts außer deinem PC auf dem Schreibtisch lässt.
Indem ich dieses Verfahren mechanisch befolgte, hat sich meine Arbeitsproduktivität deutlich verändert.
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