Warum Multitasking die Ergebnisse verschlechtert, je härter Sie arbeiten

Zuerst das Wichtigste.

„Beschäftigt sein“ und „Ergebnisse erzielen“ sind zwei verschiedene Dinge.

Auf E-Mails antworten, auf Slack reagieren, kleine Fortschritte bei Dokumenten machen … Ständig in Bewegung zu sein, gibt dir das Gefühl: „Ich habe heute viel geschafft.“ Aber dieses Gefühl und die tatsächliche Menge an Fortschritt decken sich überhaupt nicht.

Tatsächlich könnten deine Ergebnisse umso mehr sinken, je mehr du dich bewegst. Heute erkläre ich den Grund anhand von Analogien.

Und am Ende werde ich klar auf das Gegenargument antworten, das viele haben: „Aber erfolgreiche Menschen schaffen es doch durch Multitasking, oder?“

1. Der Scheinwerfer des Gehirns kann nur eine Sache beleuchten.

Zuerst die Grundlage. Stell dir die menschliche Konzentration wie einen einzelnen Scheinwerfer auf einer dunklen Bühne vor.

Du kannst immer nur eine Stelle gleichzeitig beleuchten. Wenn du das Gefühl hast, „zwei Dinge gleichzeitig zu tun“, passiert in Wirklichkeit Folgendes: Der Scheinwerfer bewegt sich nur mit hoher Geschwindigkeit zwischen zwei Stellen hin und her. Es ist nicht gleichzeitig, sondern blitzschnelles Umschalten. Das ist der Ausgangspunkt.

Und dieses „Hin und Her“ ist mit einer unsichtbaren Gebühr verbunden.

1. Die „unsichtbare Gebühr“, die du bei jedem Wechsel zahlst.

Stell dir vor, du erstellst ein Dokument. Eine E-Mail kommt herein, und du antwortest kurz darauf. Dann kehrst du zum Dokument zurück.

In diesem Moment laufen zwei Vorgänge in deinem Gehirn ab:

① Die Arbeit des Suchens: „Moment, wo war ich?“

② Die Arbeit, dein Gehirn vom „E-Mail-Modus“ in den „Dokumenten-Modus“ zu schalten.

Das Gehirn für das Schreiben von E-Mails und das Gehirn für das Nachdenken über Dokumente verwenden unterschiedliche Modi. Bei jedem Wechsel räumst du den vorherigen Modus weg und startest den nächsten neu. Dieses „Be- und Entladen“ braucht eine subtile Zeitspanne.

Um eine Analogie zu verwenden: Es ist wie das Kochen von Badewasser. Die Konzentration ist kalt, wenn du einsteigst, und wird erst nach etwa 15 Minuten warm. Aber jedes Mal, wenn eine Benachrichtigung kommt, kühlt das Wasser ab, und du musst es wieder aufkochen. Den ganzen Tag damit zu verbringen, „wieder aufzukochen“, und am Ende nur lauwarmes Wasser zu haben – das ist die wahre Natur von Multitasking.

Forschungsergebnisse belegen genau, wie viel du verlierst:

• Laut einer Studie von Professorin Gloria Mark von der UC Irvine dauert es nach einer Unterbrechung durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden, um vollständig zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.

• Eine Studie der University of Michigan zeigt, dass diese Anhäufung von Wechseln dazu führen kann, dass bis zu 40 % der produktiven Zeit eines Tages verloren gehen.

Mit anderen Worten: Selbst wenn du denkst, du hast 8 Stunden gearbeitet, sind nur 4,8 Stunden Arbeit tatsächlich vorangekommen. Die restlichen 3,2 Stunden sind im „Wiederaufkochen“ verschwunden.

1. „Ich bin gut im Multitasking“ – das ist die gefährlichste Einstellung.

Hier kommt eine etwas beunruhigende Geschichte.

Menschen, die ständig gleichzeitig E-Mails und soziale Medien checken, trainieren ihr Gehirn darauf, „immer nach der nächsten neuen Sache Ausschau zu halten“. Die Folge: Die Fähigkeit, sich auf die eine Sache vor ihnen zu konzentrieren (die Fähigkeit, unwichtige Informationen zu ignorieren), wird schwächer.

Es ist, als würde man in einem Raum aufwachsen, in dem ständig der Fernseher läuft; man fühlt sich an ruhigen Orten unwohl. Ein Gehirn, das an Reize gewöhnt ist, wird zu einer Konstitution, die sich ohne Reize nicht konzentrieren kann.

Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2009 hat dies gezeigt. Menschen, die regelmäßig Multitasking betreiben, schnitten in allen drei Bereichen schlechter ab: „Fähigkeit, Informationen zu ignorieren“, „Fähigkeit, das Gedächtnis aufrechtzuerhalten“ und „Geschwindigkeit des Umschaltens“.

Und das ist der Satz, der am meisten trifft:

„Menschen, die glauben, gut im Multitasking zu sein, waren tatsächlich am schlechtesten darin“ (Professor Nass).

Weil sie denken, sie seien gut darin, versuchen sie nicht, es zu beheben. Also wird die Kluft immer größer. Das ist der problematischste Teil dieses Problems.

1. Warum können wir nicht aufhören? (Benachrichtigungen = Gacha)

„Ich verstehe es im Kopf. Aber ich schaue doch auf die Benachrichtigungen.“ Natürlich. Es liegt nicht an deinem schwachen Willen.

Benachrichtigungen sind nach dem gleichen Mechanismus aufgebaut wie Gacha (Spielautomaten).

Du weißt nicht, ob es ein „Gewinn“ (Like, erfreulicher Kontakt) oder ein „Verlust“ ist, bis du es öffnest. Dieses „Vielleicht ist es ein Gewinn“ ist für das Gehirn die süchtig machendste Form. Jedes Mal, wenn du gewinnst, schüttet das Gehirn eine kleine Belohnung (Dopamin) aus, was einen Zustand der „Vorfreude auf die nächste Benachrichtigung“ erzeugt.

Der Neurowissenschaftler Daniel Levitin erklärt dies als „Multitasking erzeugt eine Dopamin-Schleife“. Mit anderen Worten: Du wirst von deinem Smartphone nur dazu gebracht, „Gacha zu drehen“. Wenn du den Mechanismus kennst, kannst du damit umgehen.

1. Die „Ausnahmen“ von Nozomi Tsuji (Mutter von 4 Kindern) und Elon Musk – zwei gegensätzliche erfolgreiche Menschen.

Kommen wir nun zum ersten Gegenargument. Das ist der interessanteste Teil dieses Artikels.

Elon Musk scheint der „ultimative Multitasking-Mensch“ zu sein, der mehrere Unternehmen wie Tesla, SpaceX und X gleichzeitig betreibt.

Allerdings kam Isaacson, der seine Biografie geschrieben hat, zum genau gegenteiligen Ergebnis. Musks wahre Natur war nicht Multitasking, sondern ein „Mensch, der Dinge nacheinander erledigt (Serial Tasker)“.

Er unterteilt seinen Tag in 5-Minuten-Blöcke und konzentriert sich pro Tag auf ein Unternehmen, wie „Heute ist SpaceX-Tag, morgen ist Tesla-Tag“. Während er sich auf ein Unternehmen konzentriert, packt er die anderen Unternehmen vorübergehend in verschiedene „Schachteln“ in seinem Kopf. Es sieht so aus, als würde er sie gleichzeitig erledigen, aber in Wirklichkeit „öffnet er nur nacheinander Schachteln“. Das ist das genaue Gegenteil von Multitasking.

Was ist mit Nozomi Tsuji? Von ihrem Auftreten, während sie vier Kinder großzieht und arbeitet, wird sie als „Meisterin des Multitasking“ bezeichnet, und sie selbst spricht davon, „während der Arbeit andere Dinge zu tun“.

Allerdings sind die Zeitspartipps, die sie tatsächlich auflistet, „Werkzeuge, die die Arbeit selbst reduzieren“. Kochutensilien, die das Hacken im Handumdrehen erledigen, Trockner, die das Aufhängen von Wäsche überflüssig machen. Mit anderen Worten: Sie macht sie nicht gleichzeitig, sondern lässt Maschinen die Aufgaben erledigen. Und „währenddessen“ ist nur möglich, wenn eine Seite eine „Aufgabe ist, die kein Nachdenken erfordert“ (Falten, Tragen).

Darüber hinaus gibt es einen entscheidenden Faktor. Eine Studie der University of Utah zeigt, dass spezielle Gehirne, die wirklich Multitasking beherrschen (Supertasker), nur etwa 2,5 % der Bevölkerung ausmachen. Für die restlichen 97,5 % werden die Ergebnisse definitiv sinken, wenn sie es versuchen. Und wie bereits erwähnt: Je mehr Menschen denken, „ich bin gut darin“, desto schlechter sind sie.

Daher ist es am gefährlichsten zu denken: „Ich könnte zu diesen 2,5 % Ausnahme gehören.“

Zusammenfassend: Je erstaunlicher der Mensch, desto weniger Multitasking betreibt er tatsächlich. Sie konzentrieren sich auf eine Sache (Musk) und reduzieren, was sie tun (Tsuji). Die beiden „Ausnahmen“ unterstützen die Behauptung dieses Artikels perfekt, anstatt sie zu widerlegen.

1. Fünf Methoden, die du noch heute starten kannst.

Was zu tun ist, ist einfach. Halte den Scheinwerfer nur auf eine Sache gerichtet.

① Schalte einmal am Tag für 90 Minuten alle Benachrichtigungen aus

Schaffe Zeit, das Badewasser richtig einmal aufkochen zu lassen. Schalte dein Handy in den Flugmodus und schließe E-Mail und Slack. Wenn es schwierig ist, reichen 45 Minuten. Schreibe „Konzentrationszeit“ in deinen Kalender und setze dort keine Meetings hinein. Das allein wird die Leichtigkeit deines Kopfes am Nachmittag verändern.

② Checke E-Mails nur 3 Mal am Tag

Festgelegt auf drei Mal: morgens, am frühen Nachmittag und vor Feierabend. Der Grund ist, das Umschalten auf das „E-Mail-Gehirn“ von 50 Mal am Tag auf 3 Mal zu reduzieren. „Was ist, wenn es ein Notfall ist?“ – Wirklich dringende Angelegenheiten führen zu einem Anruf.

③ Wenn es 2 Minuten dauert, erledige es sofort

Kleine unerledigte Aufgaben zerren ständig am Rande deines Kopfes und sagen: „Es ist noch nicht erledigt“ (das zehrt auch an der Konzentration). Wenn es 2 Minuten dauert, mach es sofort. Die Kosten, es auf eine „To-do-für-später-Liste“ zu setzen und sich daran zu erinnern, sind höher. Wenn es jedoch 2 Minuten überschreitet, gruppiere es in die Konzentrationszeit.

④ Erledige gleiche Aufgabenarten zusammen

Das ist genau Musks Methode. Die Kosten für das Umschalten des Gehirnmodus sind am höchsten, wenn man zwischen „unterschiedlichen“ Arten von Arbeit hin und her wechselt. Daher solltest du „Dokumentenerstellung“, „E-Mail“ und „Besprechungen“ nach Art bündeln und sie nicht abwechselnd dazwischenschieben. Jedes Mal, wenn du zwischen E-Mail und konzentrierter Arbeit hin und her wechselst, verschwinden diese 23 Minuten.

⑤ Bemerke: „Oh, ich mache gerade Multitasking.“

Die grundlegendste Gegenmaßnahme. Du wirst Multitasking nicht bemerken, solange du glaubst, du seist „gut darin“. Nimm dir am Ende des Tages nur 5 Minuten Zeit zum Nachdenken: „In welchen Momenten habe ich heute zwei Dinge gleichzeitig gemacht?“ Hast du während eines Meetings auf E-Mails geschaut? In dem Moment, in dem du es bemerkst, kehre zu einer Sache zurück. Diese Wiederholung verändert Gewohnheiten.

Zusammenfassung

Das heutige Gespräch lässt sich in diesen drei Punkten zusammenfassen:

• Konzentration ist ein einzelner Scheinwerfer. „Gleichzeitig“ ist in Wirklichkeit schnelles Umschalten, und jedes Mal wird eine „Wiederaufkochen“-Gebühr fällig (bis zu 40 % verschwinden)

• „Menschen, die glauben, gut darin zu sein“, sind schlechter darin. Deshalb können sie es nicht beheben

• Erfolgreiche Menschen (Musk, Tsuji) betreiben weniger Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Sache und reduzieren, was sie tun

Wenn du das Gefühl hast: „Ich bin beschäftigt, aber erziele keine Ergebnisse“, liegt es nicht an mangelnder Fähigkeit. Dein Scheinwerfer ist nur gestreut.

Versuche zuerst, heute für nur 90 Minuten die Benachrichtigungen auszuschalten. Das ist der einfachste und effektivste erste Schritt.

Schließlich

Zu spezifischen Geschäftsmethoden und nützlichen Informationen werde ich sie in Zukunft nur denjenigen vorstellen, die sich über den Profil-Link registrieren. Du wirst sie nicht erhalten können, wenn du zu diesem Zeitpunkt nicht registriert bist, also registriere dich bitte, bevor du es vergisst.