Cómo las hojas de Excel generadas por IA superaron mis expectativas

Excel x IA se puede usar para el trabajo. Un diagrama de Gantt de 100 tareas x 26 semanas. Se mueve suavemente cuando lo tocas. Esto se creó al instante con un solo prompt. Primero, mira este video de 30 segundos 👇

Todo se mueve suavemente cuando interactúas con él.

(¡Hay un enlace a una nota al final donde puedes descargar el archivo de Excel!)

Cuando cambias el menú desplegable en la esquina superior izquierda de "Plan Estándar" a "Recuperación de Retrasos", miles de celdas se repintan a la vez, las barras se desplazan a la derecha, los costos aumentan en 190 millones de yenes y el gráfico de personal crece. Si adelantas "Hoy" una semana, las tareas retrasadas se vuelven rojas.

Esto ya no es solo una tabla.

Apoya la toma de decisiones desde varios ángulos.

Por cierto, no hay macros ni VBA. Se hizo con solo un prompt.

¿Por qué se puede dibujar esto solo con fórmulas?

El mecanismo es simple. Cada cuadrado en el diagrama de Gantt no es una forma; es solo una celda. Contiene una fórmula que determina "¿Esta fecha está dentro del período de la tarea?" y el formato condicional simplemente pinta el color.

En otras palabras, las barras no se dibujan; se calculan.

Por lo tanto, si cambias de escenario, miles de celdas se recalculan y la imagen se redibuja sola. Por eso no se necesitan macros.

Prompt que puedes usar con solo copiar y pegar

Este es el prompt real que usé. Funciona tal cual en cualquier entorno que pueda generar archivos de Excel, como ChatGPT o Claude (lo ejecuté en Claude Code).

1# Tarea
2Construye un "Tablero de Proyecto Integrado" en un solo archivo de Excel.
3No uses macros ni VBA; usa solo fórmulas y formato condicional.
4El éxito se define como que todo el tablero se redibuje al cambiar de escenario.
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6## Premisas (Reemplaza esto con tu propio proyecto)
7- Proyecto: Renovación del Sistema Central (Implementación de ERP) *Ejemplo: Lanzamiento de nueva fábrica / Lanzamiento de producto
8- Período: 26 semanas (182 días) *Pueden ser 12 o 52 semanas
9- Equipos: PMO / Negocios / Desarrollo / Migración de Datos / Infraestructura / Capacitación *Tus departamentos
10- Escenarios: Plan Estándar / Recuperación de Retrasos / Acelerado *Planes que quieras comparar
11- Tareas: Genera automáticamente alrededor de 100 tareas asignadas a los equipos anteriores *Pega tareas reales si las tienes
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13## Hojas a Crear
141. Gantt del Proyecto (Principal): 1 fila por tarea x cuadrícula diaria. Codificado por colores por equipo, sombreado para completado/restante, ◆ hitos, línea roja vertical para la fecha de referencia.
152. Datos de Tareas: Fecha de inicio, duración, personal y progreso para cada escenario.
163. Carga de Recursos: Mapa de calor que agrega el personal concurrente diario.
174. Resumen de Costos: Precio unitario del equipo x días-hombre comparado por escenario.
185. Retraso/Riesgo: Juicio de "Retraso" si lo real está 10 puntos por detrás del plan, extraer automáticamente el Top 10.
196. Análisis de Sensibilidad: Matriz que muestra cómo se mueve la fecha de finalización con la tasa de personal x la tasa de compresión de duración.
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21## Mecanismo de Operación (La parte clave)
22- 3 menús desplegables en la parte superior del Gantt: Escenario / Filtro de Equipo / Semana de Referencia.
23- Cambiar cualquiera de estos actualiza las barras, KPI, gráficos y juicios de retraso a través de fórmulas.
24- Las barras del Gantt se dibujan usando fórmulas de celda + formato condicional (sin formas ni imágenes).
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26## Restricciones
27- Sin macros, VBA ni complementos externos. Solo fórmulas.
28- Tarjetas KPI en el encabezado: Días laborables / Horas-hombre totales / Costo total / Personal máximo / Progreso / Número de retrasos.
29- Los datos de muestra están bien, pero los números deben estar vinculados de manera consistente.
30- Finalmente, recalcula todas las fórmulas y confirma cero errores antes de la entrega.
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32## Salida
33- Un archivo .xlsx (listo para funcionar cuando se toquen los menús desplegables).

Cuando quieras hacerlo para otras tareas

Este prompt parece específico para cronogramas de proyectos, pero en realidad funciona para otras tareas si solo intercambias el contenido. Solo necesitas tocar las 5 líneas debajo de "## Premisas".

Para el lanzamiento de una nueva fábrica, establece el período en 52 semanas y los equipos en Equipo / Tecnología de Producción / QA / Contratación.

Para el lanzamiento de un nuevo producto, 20 semanas con Desarrollo de Producto / Marketing / Ventas / SCM. Para un plan de contratación, 26 semanas con RRHH / cada departamento.

Solo reemplaza los escenarios con planes que quieras comparar, como "Estándar / Candidatos Reducidos / Mayor Apoyo de Agencia".

No necesitas tocar nada debajo de "## Hojas a Crear".

Esa parte describe cómo construir la hoja de Excel, por lo que funciona incluso si el tema cambia.

3 consejos para una generación exitosa

**1. Indica explícitamente "Sin macros"

**Si no lo haces, intentará usar VBA. Los archivos habilitados para macros activan advertencias al compartirse y la gente no los abre. Al restringirlo a "solo fórmulas y formato condicional", la IA comienza a ser creativa con el formato condicional.

**2. Proporciona la condición de éxito en una oración

**"El éxito se define como que todo el tablero se redibuje al cambiar de escenario." Que esta oración exista o no marca una gran diferencia. Escribe cómo debería verse cuando "ganes", no solo qué hacer. Este es el consejo más efectivo.

**3. Escribe "Recalcula y verifica que no haya errores" al final

**Sin esto, las fórmulas podrían entregarse rotas. Puedes incluir el proceso de inspección en solo una línea.

Aplicando la misma lógica a otras tareas

La parte interesante no es el diagrama de Gantt en sí, sino el marco donde todo se redibuja cuando cambian las premisas.

Por lo tanto, usando el mismo marco, lo probé para tareas completamente diferentes.

**Tablero de Turnos de 24 Horas

**Una tabla de turnos para 42 personas x 28 días. Cuando cambias el escenario a "Temporada Alta (1.4x volumen)", los días con escasez de personal se vuelven rojos, y las violaciones del límite de 6 días de trabajo o los intervalos de descanso se marcan automáticamente. La tarea de mirar fijamente una tabla de turnos para encontrar violaciones legales se convierte en solo mirar colores.

**Tablero de Pérdida de Equipos y Efecto de Mejora

**15 máquinas x 3 turnos x 42 días codificados por color por tipo de pérdida. Cambiar el escenario a "Mantenimiento Preventivo Mejorado" vuelve las barras verdes, el OEE aumenta del 64.0% al 72.9%, y se calcula un efecto anual de "73.41 millones de yenes". Los números necesarios para una propuesta de mejora se recopilan todos en esta sola hoja.

Conclusión

Excel ha cambiado de algo que "haces" a algo que "haces que la IA haga". Nuestro trabajo restante es solo determinar la dirección y ver cómo se ve el éxito.

Para más información, consulta la nota.

• Dos prompts para el tablero de turnos y el tablero de pérdida de equipos
• Datos de Excel para las tres tablas (quiero que las toques y las muevas)

Míralo aquí ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

Gracias por leer hasta el final.