Cómo hacer propuestas que tu jefe aprueba al instante

El consejo de "primero da la conclusión" solo es correcto a medias. A menudo sospecho que la otra mitad depende de si preparaste "opciones", y no solo de cómo hablas.

Por ejemplo, imagina a un empleado junior del departamento de Atención al Cliente encargado de gestionar consultas.

Las consultas aumentaron de 300 a 450 por mes, y va al escritorio de su jefe para consultarlo. Aunque ya había comparado seguir igual frente a tercerizar el servicio, lo que suele salir de su boca es algo como:

"Últimamente, las consultas han aumentado bastante".

"Creo que deberíamos implementar un chatbot con IA".

"¿Qué hacemos?"

Todas estas son formas normales de iniciar una consulta, ¿verdad?

Pero la respuesta suele ser: "Hablemos de esto más tarde".

Las propuestas fluidas hacen pensar al jefe

¿Por qué se estanca? Porque las tres frases obligan al jefe a pensar. La mente del jefe se llena de "Entonces, ¿qué quieres hacer?", "¿Por qué eso?" y "¿Qué otras opciones hay?", sin dejar espacio para armar una respuesta en el momento.

El marco Conclusión-Razón-Opciones

Existe un marco para hacer propuestas que lleva el "primero da la conclusión" un paso más allá.

Conclusión (Lo que quieres hacer)

Razón (Por qué esa opción)

Opciones (Cómo se compara con otras ideas)

Es un marco en el que expresas estas tres partes por separado.

Además, este marco tiene otro "truco". Jeff Bezos, fundador de Amazon, prohibió PowerPoint en las reuniones de dirección y lo cambió por memorandos escritos de seis páginas (en su carta a los accionistas de 2017, señaló que todos leen el memorando en silencio al inicio de la reunión).

En otras palabras, al imponer un formato donde las viñetas no pueden ocultar vacíos, logró que quienes escribían pensaran a fondo en "por qué esa opción" y "cuáles son las alternativas".

Creo que exactamente así se ve una propuesta que no obliga al jefe a pensar.

No se trata de pensar rápido ni de títulos académicos; se trata del "orden", así que cualquiera puede imitarlo a partir de hoy.

Reformulando las tres frases iniciales

A cada una de las tres frases iniciales solo le falta una línea.

① "Últimamente, las consultas han aumentado bastante" = Solo hechos

→ "Quiero implementar un chatbot con IA para atender las consultas. Las consultas pasaron de 300 a 450 por mes, y las horas extra superan las 20 por persona al mes".

El jefe solo necesita decidir "si lo implementamos o no".

② "Creo que deberíamos implementar un chatbot con IA" = Solo conclusión

→ "Quiero implementar un chatbot con IA. Alrededor del 60 % de las 450 consultas son restablecimientos de contraseña y confirmaciones de envío, que se pueden responder automáticamente".

Aquí resulta útil el experimento de la fotocopiadora publicado por la psicóloga Ellen Langer y su equipo en 1978.

Al pedir colarse en la fila para sacar una copia, la tasa de aceptación sin dar una razón fue del 60 % (unas 60 de cada 100 personas).

Con solo agregar una razón como "porque tengo prisa", la aceptación subió al 94 %.

Con apenas una línea de justificación, la otra persona no tiene que deducir por sí misma el "¿por qué?".

③ "¿Qué hacemos?" = Solo pregunta

→ "Comparé tres opciones. Seguir igual genera horas extra constantes, tercerizar cuesta 400,000 yenes al mes y un chatbot con IA cuesta 50,000 yenes al mes. ¿Puedo avanzar con el chatbot con IA?".

La otra persona solo necesita responder "sí" o "no" a la última frase.

Como dato adicional, incluye siempre la opción de "seguir igual" entre tus alternativas. Esto crea una base de comparación y hace que las ventajas de las demás opciones queden claras de inmediato.

Lo que tienen en común las tres reformulaciones es: no hagas pensar al jefe.

Primero prepara las opciones

Incluso si organizas todo de esta manera, algunas personas se bloquean cuando les preguntan "¿Consideraste otras opciones?" o "¿Qué pasa si falla?". Yo también solía estar en ese grupo.

La conclusión es el orden en el que hablas, no el orden en el que te preparas.

Pasas de "decidir la conclusión y luego hablar" a "listar opciones y después elegir la conclusión".

El hecho de que el empleado junior mencionado antes hubiera comparado seguir igual con tercerizar era precisamente esa preparación. Poder responder a "¿Qué pasa si falla?" con "Si la tasa de resolución automática no llega al 20 % en tres meses, cambiaremos a tercerizar" es posible porque ya tienes las opciones comparadas a la mano.

Habla primero de la conclusión, pero prepara primero las opciones.

Por lo tanto, las propuestas se aprueban al instante no porque diste la conclusión primero, sino porque te preparaste desde las opciones.

・Preparar y decir solo la conclusión

→ Se estanca en "¿Consideraste otras opciones?" y termina en "Hablemos más tarde".

・Preparar y hablar desde las opciones

→ Termina con un "Bien, hagámoslo".

Un memo de tres líneas antes de proponer

Así que, antes de proponer algo, escribo un memo de tres líneas con "Conclusión, Razón, Opciones", enumerando tres alternativas, incluida la opción de "seguir igual".

Escribirlo toma unos cinco minutos, pero siento que las idas y vueltas con mi jefe disminuyeron muchísimo.

Incluso ahora, si me relajo, hay días en los que mando solo la conclusión y me preguntan "¿Y las otras opciones?".

Bueno, la habilidad para hablar es difícil de mejorar rápido, pero el orden al hablar se puede practicar a partir de tu próxima propuesta.

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Referencias

・Jeff Bezos, "Carta a los accionistas de 2017", Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "La irreflexividad de acciones aparentemente reflexivas: el papel de la información 'placebica' en la interacción interpersonal", Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978