El Copilot de hoy ya no es solo una IA para crear texto.
Busca información interna de la empresa. Utiliza documentos específicos que tú designas. Ayuda con tareas de Excel y PowerPoint. Organiza el contenido de reuniones y crea borradores de correos electrónicos. Además, también han aparecido funciones que te permiten procesar varias tareas juntas.
En este artículo, presentaré 30 formas de usarlo que los oficinistas deberían conocer, en el orden de "Qué puede hacer → Dónde usarlo → Con qué tener cuidado".
Sin embargo, incluso con el mismo Copilot, las funciones disponibles difieren según el contrato, la configuración del administrador, el dispositivo y el estado de actualización. Primero, verifica el contrato que se muestra debajo de tu nombre.
C: Copilot Chat (Básico)
B: M365 Copilot (Básico)
P: M365 Copilot (Premium)
Para C, Copilot Chat se centra en búsquedas web y en usar archivos que tú mismo especifiques. Sin embargo, dentro de Outlook, si tienes un contrato objetivo de Microsoft 365, es posible que puedas usar algunas preguntas y operaciones para tu bandeja de entrada y calendario incluso sin una licencia adicional de Copilot.
Para B, también puedes usar Copilot en aplicaciones objetivo como Word, Excel y PowerPoint.
Para P, puedes usar Work IQ para buscar en correos electrónicos, reuniones, chats, archivos, etc. También puedes usar funciones para investigación y análisis detallados, como Researcher y Analyst.
○: Disponible
△: Solo funciones condicionales o parciales
×: No disponible
Cómo verificar el nombre de tu contrato:
Si no encuentras una función, verifica no solo el contrato, sino también la configuración del administrador, el estado de actualización de las aplicaciones de Microsoft 365 y si eres elegible para la implementación por fases.
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Funciones básicas de Copilot que debes aprender primero
1. Especificar materiales directamente usando "/"
Objetivo: C△ / B△ / P○
*C y B son solo para archivos. P también puede especificar personas, correos electrónicos y reuniones.
Qué puede hacer: Puedes especificar los materiales que se usarán para la respuesta dentro del prompt. Es conveniente cuando quieres resumir usando solo materiales del mismo proyecto.
Cómo usar: En C y B, escribe "/" en el campo de entrada de Copilot Chat y selecciona el archivo que quieras usar. En P, si activas Work IQ, puedes especificar no solo archivos, sino también personas, reuniones y correos electrónicos.
Nota: Si hay varios archivos con el mismo nombre, verifica la ubicación de almacenamiento y la fecha de actualización.
Prompt para C/B:
▼ Copia desde aquí
Organiza las decisiones, los elementos pendientes, el responsable y las fechas límite basándote únicamente en /[Nombre del Documento]. No complementes contenido que no esté escrito en el documento; muéstralo como "No mencionado".
▲ Hasta aquí
Información oficial:
2. Buscar en información interna con Work IQ
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes buscar en correos electrónicos, reuniones, chats, archivos, etc., a los que tengas acceso.
Cómo usar: Activa Work IQ en Copilot Chat antes de hacer una pregunta. Desactívalo cuando quieras buscar principalmente en la Web.
Nota: Copilot no obtiene nuevos permisos de visualización. Sin embargo, como los archivos compartidos demasiado ampliamente dentro de la empresa se vuelven más fáciles de encontrar, verifica también los derechos de acceso originales.
3. Elegir materiales para usar en las respuestas
Objetivo: C△ / B△ / P○
Qué puede hacer: Puedes elegir los materiales que Copilot usa al crear una respuesta. Esto es útil cuando quieres evitar que se mezclen materiales no relacionados o información web.
Cómo usar: Abre "Cambiar fuentes de datos" desde "Agregar y administrar fuentes" y selecciona las fuentes de información a usar.
Nota: C y B se centran en la Web y los archivos que tú mismo agregaste. Se requiere P para seleccionar información interna como correos electrónicos, reuniones y chats.
4. Agregar o editar respuestas de Copilot como una página
Objetivo: C○ / B○ / P○
Qué puede hacer: Usando Copilot Pages, puedes convertir una respuesta en una página que se puede agregar o editar, en lugar de ser solo una respuesta única.
Cómo usar: Selecciona "Editar en Pages" debajo de la respuesta. Agrega antecedentes, decisiones, elementos pendientes, próximas acciones, etc.
Nota: Antes de compartir, verifica los permisos de visualización del documento original y el alcance de uso compartido de la página.
5. Usar Notebooks como un espacio de consulta dedicado para proyectos
Objetivo: C△ / B△ / P○
Qué puede hacer: Puedes agrupar archivos, páginas, sitios web, etc., relacionados con un proyecto y hacer preguntas a Copilot centradas en esos materiales.
En C y B, puedes agregar hasta 50 materiales. En P, puedes agregar más de 300, pero solo los primeros 300 se usan como base para las respuestas.
En P, también puedes agregar información interna de reuniones de Teams, SharePoint y OneDrive. Los tipos de materiales disponibles dependen del contrato y la disponibilidad.
Cómo usar: Crea un nuevo Notebook en Microsoft 365 Copilot Notebooks y agrega los materiales necesarios para el proyecto.
Nota: Agregar materiales a un Notebook compartido puede requerir que la otra parte tenga derechos de acceso a esos materiales. Verifica los permisos antes de compartir.
Información oficial:
6. Ejecutar periódicamente solicitudes de uso frecuente
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes repetir la misma pregunta en una fecha y hora fijas, como para informes semanales o revisiones de proyectos.
Cómo usar: Ejecuta un prompt una vez y selecciona "Programar este prompt" en el menú. Establece la frecuencia, la fecha y hora, y el método de notificación.
Nota: Especifica el período objetivo y el nombre del proyecto para que no siga resumiendo información antigua cada vez. Puede que no se muestre dependiendo de la configuración del administrador o la disponibilidad.
Prompt para P:
▼ Copia desde aquí
Cada lunes a las 8:30 AM, revisa las personas, reuniones, correos electrónicos y archivos relacionados con [Nombre del Proyecto] de la semana pasada, y organiza las decisiones, cambios y fechas límite para esta semana.
▲ Hasta aquí
Trucos de Outlook que puedes usar a diario
7. Operar Outlook con lenguaje cotidiano
Objetivo: C○ / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes pedir buscar/resumir correos electrónicos, redactar, marcar correos no leídos y verificar horarios en formato conversacional.
Cómo usar: Abre Copilot Chat en Outlook y escribe algo como "Resume los correos electrónicos de la Empresa A que llegaron la semana pasada".
Nota: C y B se centran en algunas preguntas y operaciones para la bandeja de entrada y el calendario dentro de Outlook. P también puede hacer referencias cruzadas con chats y archivos. Verifica el contenido antes de enviar o confirmar un horario.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. Resumir buzones compartidos/delegados juntos
Objetivo: C○ / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes resumir el contenido de buzones compartidos o delegados a los que tengas acceso, como los de ventas o consultas.
Cómo usar: Abre el buzón objetivo y especifica el período, el remitente y el contenido que quieres saber.
Nota: El uso requiere permisos para el buzón objetivo. Copilot no agrega permisos.
9. Convertir una serie de intercambios de correos electrónicos en una invitación a reunión
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes crear una invitación a reunión que herede los participantes, el asunto y la agenda de una serie de intercambios de correos electrónicos.
Cómo usar: Selecciona "Programar con Copilot" en el correo electrónico objetivo y verifica los candidatos.
Nota: Confirma los participantes, la fecha y hora, la zona horaria y la agenda antes de finalizar la programación.
10. Registrar reglas de procesamiento de invitaciones a reuniones en texto
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Usando Calendar Instructions, puedes registrar reglas de respuesta para invitaciones a reuniones que cumplan condiciones específicas.
Cómo usar: Abre Calendar Instructions en el nuevo Outlook o la versión web de Outlook y especifica algo como "Aceptar invitaciones de mi jefe si la agenda está libre".
Nota: Verifica los resultados del procesamiento automático en los primeros casos. Incluye condiciones para no confirmar automáticamente reuniones importantes o superposiciones.
11. Reunir correos electrónicos y materiales relacionados antes de una reunión
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes resumir correos electrónicos, materiales y contenido de reuniones pasadas relacionados con un horario, reduciendo el tiempo de preparación antes de una reunión.
Cómo usar: Abre un horario en Outlook y selecciona "Prepararse para esta reunión".
Nota: Verifica la ubicación de almacenamiento y la fecha para asegurarte de que no se mezclen proyectos con el mismo nombre o materiales antiguos.
12. Hacer que los correos electrónicos sean más fáciles de leer antes de enviarlos
Objetivo: C△ / B○ / P○
*Puede que no se muestre dependiendo del contrato objetivo o la disponibilidad.
Qué puede hacer: Puedes verificar la redacción, la claridad y la impresión que el destinatario recibirá del correo electrónico.
Cómo usar: Escribe un correo electrónico en Outlook y abre "Coaching by Copilot". Revisa las sugerencias y refleja solo las partes necesarias.
Nota: Verifica que los hechos y los números no hayan cambiado debido a las sugerencias de Copilot, y confirma el destinatario antes de enviar.
Trucos de Teams para reducir descuidos en las reuniones
13. Ponerse al día en una reunión a la que llegaste tarde
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes verificar rápidamente lo que se discutió antes de que te unieras, las decisiones tomadas y las tareas o fechas límite relacionadas contigo.
Cómo usar: Abre Copilot dentro de una reunión de Teams y pregunta: "Dime qué se decidió antes de que me uniera".
Nota: La disponibilidad y el alcance del almacenamiento cambian según la configuración de transcripción y las políticas de la reunión. Confirma los asuntos importantes con las declaraciones originales.
14. Enviar respuestas de Teams a Word o Excel
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes enviar un resumen extenso del contenido de la reunión a Word, y una lista de responsables y fechas límite a Excel.
Cómo usar: Crea una respuesta con Copilot en Teams y selecciona "Abrir en Word" para texto o "Abrir en Excel" para tablas.
Nota: Puede que no esté disponible dependiendo de las etiquetas de confidencialidad o la configuración de copia/salida de la reunión.
15. Escuchar resúmenes de hasta 8 reuniones por voz
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes seleccionar hasta 8 reuniones transcritas y crear un resumen de audio que puedas escuchar mientras te desplazas.
Cómo usar: Abre Audio recaps desde Meeting Recaps o Meet en Teams y selecciona el período, las reuniones, el estilo y el idioma.
Nota: Solo son elegibles las reuniones con transcripciones. Verifica que los temas de múltiples reuniones no se confundan.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. Que Facilitator ayude con las notas y el progreso de la reunión
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Facilitator deja notas de reunión creadas por IA durante la reunión y organiza decisiones, preguntas sin resolver, agenda, tiempo y tareas.
Cómo usar: Activa Facilitator desde la invitación a la reunión de Teams o el menú durante la reunión.
Nota: Algunas funciones son versiones de prueba antes del lanzamiento oficial. Los participantes deben verificar las notas de la reunión y las tareas creadas por IA después de la reunión.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
Trucos para que Excel te ayude directamente
17. Usar Editar, Planificar y Chatear adecuadamente
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Usa tres modos: Editar (cambiar la hoja directamente), Planificar (crear solo el procedimiento de trabajo) y Chatear (responder sin cambiar la hoja).
Cómo usar: Abre Copilot en Excel y elige el modo según la solicitud. Comienza con Planificar o Chatear cuando no quieras que se cambie de repente.
Nota: Después de usar Editar, verifica las celdas, fórmulas y rangos de gráficos cambiados.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. Importar datos desde otro archivo de Excel
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes encontrar otro archivo de Excel e importar directamente los datos necesarios al archivo actual.
Cómo usar: Explica los datos necesarios a Copilot, selecciona el archivo y el rango a importar de los candidatos, y ejecuta "Importar a una nueva hoja".
Nota: Si se muestran varios candidatos, verifica no solo el nombre del archivo, sino también la ubicación de almacenamiento y el contenido de los datos. La guía oficial actual está dirigida a Windows y Mac.
Información oficial:
19. Ejecutar análisis de Python desde Copilot
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes analizar tendencias, valores atípicos, tasas de crecimiento, gráficos, etc., con Python sin escribir código especializado.
Cómo usar: Dile a Copilot en Excel específicamente las columnas objetivo y lo que quieres saber. Elige el modo de análisis avanzado si es necesario.
Nota: Requiere un contrato objetivo de Microsoft 365, un dispositivo compatible y conexión a Internet. Las funciones de Python que incurren en cargos adicionales se limitan a casos como el uso de entornos informáticos de alto rendimiento. Verifica los resultados del análisis con datos originales o fórmulas normales también.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. Preguntar quién cambió qué
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes verificar los cambios en un archivo de Excel filtrando por condiciones como persona, período y celda.
Cómo usar: Pregunta: "Organiza las celdas importantes cambiadas después de las 3 PM de ayer por responsable, contenido y hora".
Nota: Esto no sustituye a los registros de auditoría. Verifica los cambios importantes en el historial de versiones o los datos originales también.
21. Registrar reglas para cada archivo de Excel
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes guardar reglas a seguir en ese archivo de Excel, como formato, métodos de cálculo y manejo de columnas, en una hoja .Rules.
Cómo usar: Selecciona "Crear reglas del libro" desde "Agregar contenido de trabajo" en Copilot y escribe una regla por celda.
Nota: Workbook Rules es actualmente más estable cuando se usa en inglés. En japonés, las instrucciones pueden no reflejarse correctamente. Además, si ocultas la hoja .Rules, Copilot no usará las reglas.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. Guardar tareas repetitivas de Excel como procedimientos
Objetivo: C× / B○ / P○
Se requiere visualización en inglés
Qué puede hacer: Puedes guardar procedimientos de trabajo repetitivos como una Custom Skill y llamarlos cualquier número de veces.
Cómo usar: Abre "Manage skills" → "Custom skills" desde la configuración de Copilot y agrega el procedimiento a una carpeta dedicada creada en OneDrive.
Nota: Las Custom Skills de Excel solo están disponibles actualmente cuando el idioma de visualización de Office está configurado en inglés. No se pueden usar en Excel con visualización en japonés.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
Trucos para llevar Word y PowerPoint a productos terminados
23. Crear un borrador en Word haciendo referencia a múltiples materiales
Objetivo: C× / B△ / P○
*B se centra en archivos. P también puede hacer referencia a correos electrónicos y reuniones.
Qué puede hacer: Puedes usar múltiples materiales para crear borradores de documentos de aprobación, propuestas, informes, etc., todo a la vez.
Cómo usar: Inicia un nuevo borrador en Copilot de Word y especifica los materiales a los que quieras hacer referencia.
Nota: B puede hacer referencia principalmente a archivos. Además de archivos, P también puede especificar correos electrónicos y reuniones. Verifica que no se mezclen versiones antiguas de los materiales.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. Convertir texto de Word en una tabla
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes convertir puntos o responsables enumerados en texto en una tabla que sea fácil de comparar.
Cómo usar: Selecciona el texto objetivo y elige "Visualizar como tabla" en Copilot.
Nota: Verifica cada celda para asegurarte de que no haya complementado información que no esté en el texto original.
25. Hacer preguntas por voz durante la lectura en voz alta de Word
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Mientras escuchas un documento largo, puedes hacer preguntas por voz a Copilot en los lugares que te causen curiosidad.
Cómo usar: Abre "Revisar → Leer en voz alta" en Word y activa el micrófono en el lugar donde quieras hacer una pregunta. Una vez terminada la pregunta, puedes reanudar la lectura en voz alta.
Nota: Se requiere P. Dado que el reconocimiento de voz puede ser incorrecto, verifica también los números y nombres propios en el texto.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. Crear notas del orador para todas las diapositivas a la vez
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes agregar contenido para ser hablado durante la presentación a todas las diapositivas en PowerPoint a la vez.
Cómo usar: Selecciona "Generar notas del orador para todas las diapositivas" desde "Ver → Notas" y verifica los resultados de la generación.
Nota: Verifica los números, las fuentes y los nombres propios con el contenido de cada diapositiva. Los humanos también ajustan el tiempo para cada diapositiva.
Información oficial:
27. Guardar tareas repetitivas de PowerPoint como procedimientos
Objetivo: C× / B○ / P○
Qué puede hacer: Puedes guardar procedimientos de trabajo repetitivos como una Custom Skill, como elementos de verificación para ejecutivos, unificación de notación y creación de diapositivas de resumen.
Cómo usar: Abre Skills en Copilot de PowerPoint y agrega una Custom Skill. Llámala especificando el nombre cuando sea necesario.
Nota: Compartir dentro de una organización implica la configuración del administrador. Verifica los resultados de la ejecución con los materiales originales y las reglas internas.
Información oficial:
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
Trucos para encomendar investigaciones detalladas y múltiples tareas
28. Usar Researcher y Analyst adecuadamente
Objetivo: C× / B× / P○
Researcher es una función que busca información interna y en la Web para crear informes con fuentes.
Analyst es una función que resume datos como Excel y CSV y analiza tendencias, valores atípicos, gráficos, etc.
Cómo usar: Abre ambos desde "Agents (IA Dedicada)" en Microsoft Copilot. Se requieren P y permiso de administrador.
Nota: Siempre abre las fuentes de Researcher y verifica los resultados de cálculo de Analyst con los datos originales.
Información oficial:
29. Encomendar múltiples tareas a Cowork juntas
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes proceder con una serie de tareas, desde buscar correos electrónicos y reuniones, crear materiales, encontrar candidatos de horarios, hasta preparar borradores para enviar.
Cómo usar: Abre Cowork en Microsoft Copilot y dile el resultado final y la información que puede usar. Verifica el plan en la pantalla de confirmación antes de la ejecución.
Nota: Además de P, el uso requiere que el administrador de la empresa habilite el pago según el uso y registre al usuario objetivo como usuario de Cowork. Incluso si tienes P, no puedes usarlo sin la configuración del lado de la empresa.
Las operaciones que son difíciles de deshacer, como enviar, eliminar y finalizar horarios, deben ser verificadas por una persona antes de la ejecución.
Información oficial:
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. Crear un plan de organización de la bandeja de entrada con Cowork
Objetivo: C× / B× / P○
Qué puede hacer: Puedes clasificar una gran cantidad de correos electrónicos por condiciones como boletines informativos, notificaciones internas, acción requerida y clientes importantes, y crear un plan de organización.
Cómo usar: Especifica el período objetivo y las condiciones de clasificación, y haz que primero genere solo una lista.
Nota: Además de P, el uso requiere que el administrador de la empresa habilite el pago según el uso y registre al usuario objetivo como usuario de Cowork. Incluso si tienes P, no puedes usarlo sin la configuración del lado de la empresa.
Las operaciones que son difíciles de deshacer, como enviar, eliminar y finalizar horarios, deben ser verificadas por una persona antes de la ejecución.
Prompt para P:
▼ Copia desde aquí
Primero, muestra una lista de qué correos electrónicos planeas organizar y cómo. No ejecutes eliminar, mover, responder o enviar todavía; espera mi confirmación.
▲ Hasta aquí
Si empiezas hoy, este es el orden
Primero, resume los correos electrónicos con Outlook en el número 7, y especifica los archivos a usar con "/" en el número 1. Si puedes usar B, expande a Excel en el número 17, y si puedes usar P, expande a Work IQ en el número 2, y Copilot se convertirá en una herramienta de trabajo en lugar de solo alguien a quien hacerle preguntas.
Y para cualquier función, la confirmación final la realiza una persona. En particular, no finalices destinatarios, números, responsables, fechas límite, envío, eliminación y confirmación de horarios como procesamiento automático.
Gracias por leer hasta aquí.
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