Cómo transformar una empresa con IA

Varick lidera transformaciones con IA que ayudan a las empresas a desbloquear ganancias de eficiencia de nueve cifras al rediseñar cómo se realiza el trabajo. Al final de este artículo, deberías entender cómo se debe reconstruir un negocio desde cero alrededor de la IA para desbloquear valor a esta escala.

Sabrás identificar qué flujos de trabajo en tu negocio vale la pena automatizar y cómo rediseñarlos sin interrumpir las operaciones.

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Introducción a las Transformaciones

No transformarás tu empresa sin reconstruir las operaciones desde cero.

La revolución industrial nos enseñó que las ganancias de productividad no aparecen si no haces esto. Durante 30 años, las fábricas reemplazaron la máquina de vapor por motores eléctricos y vieron pocos beneficios financieros. Las fábricas antiguas se construían alrededor de una máquina de vapor central en el sótano que alimentaba cada máquina del edificio.

Cuando llegó la electricidad, las fábricas simplemente reemplazaron ese motor por un motor eléctrico y no cambiaron nada más. Mantuvieron el mismo edificio, la misma distribución y continuaron trabajando de la misma manera.

Lo que realmente marcó la diferencia fue un rediseño operativo completo desde cero alrededor de la electricidad. El verdadero avance fue que los motores eléctricos podían ser pequeños y baratos, por lo que cada máquina podía tener el suyo. Eso significó que las fábricas ya no tenían que construirse alrededor de una única fuente de energía y podían expandirse y colocar las máquinas en el orden en que realmente fluía el trabajo. Esto llevó a la línea de ensamblaje, que generó importantes ganancias de productividad.

A principios del siglo XX, Henry Ford descubrió que era necesario reconstruir alrededor de la tecnología para crear valor, y hoy estamos usando ese mismo manual de rediseño operativo.

Comprar software no te lleva allí

Lo que nos trae de vuelta al presente. La mayoría de las empresas que intentan transformarse con IA esperan comprar el camino reemplazando su stack de SaaS por herramientas de IA. Los asientos de software agéntico, las licencias de Copilot y los creadores de flujos de trabajo sin código rara vez marcan la diferencia por sí solos, porque la transformación no es un software que se pueda comprar. Es un cambio estructural en cómo opera el negocio, y comienza con las personas y los procesos que lo dirigen.

Si la IA no entiende el proceso subyacente, no creará valor significativo. Y si las personas dueñas de ese proceso no se involucran, la adopción será débil incluso si la tecnología funciona.

Por eso necesitas pasar algunas semanas con equipos de toda la empresa — desde cuentas por pagar, hasta adquisiciones y operaciones — y entender cómo se realiza realmente su trabajo de principio a fin.

Debes mapear cada flujo de trabajo, determinar cuál sería el ROI de un agente en cada flujo particular y cómo abordarlo desde una perspectiva de ingeniería, luego elegir dónde desplegar los agentes donde encajen bien (lo que veremos más adelante).

A partir de ahí, captura el contexto de la empresa (conocimiento tribal) y conviértelo en reglas, instrucciones y lógica de decisión que los agentes puedan seguir.

Hacer esto con cada equipo es la única manera de obtener el contexto necesario para rediseñar el negocio alrededor de la IA y la aceptación necesaria para que la transformación realmente perdure.

El Rediseño Operativo

Una vez que cada proceso está mapeado de principio a fin, el siguiente paso es decidir qué flujos de trabajo deben rediseñarse realmente alrededor de la IA. Esto es el rediseño operativo.

Tómalo de una empresa de agentes — por favor, no pongas agentes en cada flujo de trabajo. Llega un punto en que los agentes crean más problemas de los que resuelven.

En esta sección, cubriremos cómo crear valor a partir de una transformación con IA y cómo no interrumpir el negocio mientras lo haces.

Cómo crear valor

Una transformación consiste en rediseñar cada flujo de trabajo para que el trabajo determinista se automatice, el trabajo de juicio sea manejado por IA cuando sea apropiado, y las decisiones de alto riesgo y alto juicio permanezcan en manos humanas.

Hecho correctamente, esto hace más que reducir costos. Los agentes deben trabajar para dar a las personas un mejor contexto, y un mejor contexto ayuda a las personas a tomar mejores decisiones, más rápido. Decisiones consistentemente mejores desbloquean el crecimiento de ingresos. Esto significa que una transformación adecuada debería generar tanto crecimiento en ingresos como ganancias de eficiencia.

Vimos esto claramente en una transformación de ventas para una empresa de software empresarial con ingresos multimillonarios. Demasiado del proceso de ventas estaba atrapado en trabajo administrativo, y los grandes acuerdos involucraban a seis equipos a través de once puntos de transferencia. Así que recorrimos todo el proceso descrito en este artículo, encontramos los flujos de trabajo adecuados para automatizar (ya sea con agentes o con scripts) y generamos $25 millones en valor en el primer año mediante expansión de márgenes (crecimiento de ingresos + ahorros). La transformación adecuada no es solo una iniciativa de reducción de costos.

Cómo elegir el flujo de trabajo correcto

Una de las partes más importantes de una transformación con IA es elegir el flujo de trabajo correcto para rediseñar primero. No todos los procesos vale la pena automatizarlos, y no todos son adecuados para agentes.

Los mejores flujos de trabajo suelen tener algunas cosas en común: alto volumen, mucho esfuerzo manual, sistemas fragmentados, transferencias repetidas, conocimiento tribal e impacto financiero claro.

Estás buscando lugares donde el trabajo ya ocurre una y otra vez, pero el proceso es lo suficientemente desordenado como para que la automatización tradicional no lo haya resuelto. Piensa en datos moviéndose a través de correo electrónico, Slack, hojas de cálculo, portales y sistemas ERP.

Un buen flujo de trabajo para rediseñar generalmente tiene cuatro características:

1. Ocurre con suficiente frecuencia para importar. El proceso debe ejecutarse cientos o miles de veces al mes, o afectar suficientes ingresos o costos como para que mejorarlo cree valor real.
2. Tiene decisiones repetibles. El trabajo no necesita ser idéntico cada vez, pero debe seguir patrones. Los agentes son más útiles cuando pueden aprender de decisiones pasadas, aplicar reglas de negocio y enrutar excepciones.
3. Depende del contexto distribuido entre sistemas. Cuanto más buscan los humanos entre herramientas para recopilar información, más valioso puede ser un agente. La IA es especialmente útil cuando el trabajo requiere extraer contexto de contratos, correos electrónicos, registros CRM, ERP, documentos y reglas internas.
4. Tiene un dolor medible. Debes poder medir el costo actual del flujo de trabajo (tiempo de ciclo, tasa de error, horas manuales, ingresos retrasados, pagos duplicados, demoras en aprobaciones, etc.) antes y después del despliegue.

El objetivo es separar el trabajo en tres categorías: lo que se puede manejar con automatización determinista, lo que debe ser manejado por agentes y lo que debe permanecer con humanos.

Los agentes necesitan auto-mejorarse

Asegúrate de incorporar retroalimentación humana en el ciclo desde el principio. Durante el entrenamiento y el modo de sombra, los humanos pueden aprobar, rechazar o corregir las acciones de un agente. Siempre registra la salida del agente, la respuesta humana y el contexto circundante para que el sistema pueda mejorar con el tiempo.

Esto hace que los agentes sean significativamente más precisos después del despliegue. En el mismo caso de ventas, la precisión aumentó un 10% en unas pocas semanas, y el resultado fue un aumento en la cantidad de trabajo que los agentes pueden manejar de forma autónoma, lo que generó un mayor valor neto en dólares creado.

Cómo no interrumpir el negocio al transformar

Debes asegurarte de que la transformación no cree complicaciones y sea lo más rentable posible. Un par de pasos que seguimos:

No fuerces migraciones masivas. La mayoría de las empresas ya han pasado años migrando a sistemas como Salesforce y NetSuite. Forzar a las empresas a arrancar y reemplazar su software solo para adoptar IA ralentiza la transformación y obliga a los equipos a reaprender el software del que dependen. En Varick, recomendamos encarecidamente construir sobre los sistemas ya existentes, ya sea a través de APIs o agentes de uso de computadora. Esto evita costosas migraciones de datos, mantiene los flujos de trabajo en los que ya opera el negocio y permite que el rediseño operativo sobreviva incluso si el software subyacente cambia más adelante.

Conoce los datos y mantenlos segmentados. En la mayoría de los flujos de trabajo, los datos que impulsan la transformación se dividen en cuatro categorías: el sistema de registro, las reglas de negocio, los datos de entrada brutos y la retroalimentación o memoria que el agente acumula con el tiempo. Mantener esas capas separadas es muy importante. Significa que una persona de operaciones puede actualizar una regla sin llamar a un ingeniero, y hace que el sistema sea más fácil de mantener y escalar después del despliegue. Tu objetivo es diseñar una transformación que pueda seguir funcionando sin problemas con una intervención mínima después del despliegue.

Con el tiempo, la organización comienza a reconfigurarse alrededor de la IA

En las primeras semanas después del despliegue, los agentes se ejecutan en entornos de prueba, luego en modo sombra junto a humanos, y solo más tarde en casos de uso de producción supervisados. A medida que crece la confianza, los flujos de trabajo no solo se automatizan, sino que a menudo se rediseñan y mejoran.

El objetivo es rediseñar operaciones donde ayude al negocio a moverse más rápido y crear más valor.

Cuando comenzamos con una nueva empresa, los primeros flujos de trabajo que evaluamos son típicamente:

• Cuentas por pagar — Automatización de facturas, codificación de contabilidad general, conciliación de órdenes de compra, etc.
• Adquisiciones — Incorporación de proveedores, tarjetas de puntuación de proveedores, cumplimiento de contratos, etc.
• Ventas — Enrutamiento de mesa de acuerdos, enriquecimiento de CRM, inteligencia de pronósticos, cálculo de comisiones, etc.
• Operaciones — Detección y enrutamiento de excepciones, optimización de asignaciones, disposición de devoluciones, etc.

La empresa se acostumbra a delegar el trabajo administrativo a la IA y a asumir el trabajo real, y las ganancias de eficiencia comienzan a aparecer en el P&L en semanas.

Así es como debería verse el resultado de tu transformación si se hace correctamente. El proceso toma su tiempo porque es la base para convertirse en una empresa nativa de IA, pero cuando eso sucede, el impulso financiero aparece bastante rápido. Asegúrate de construir tu camino hacia allí flujo de trabajo por flujo de trabajo, función por función. Tomará su tiempo, pero las buenas transformaciones valen la inversión.

Cada lección en esta guía se ha aprendido a lo largo de decenas de transformaciones a gran escala que hemos realizado para clientes. Si tu negocio genera más de mil millones de dólares en ingresos y quieres ver los resultados que nuestros clientes están viendo, ahora aceptamos compromisos para julio. Encuéntranos en varickagents.com