Ahorrando 39,000 horas con Copilot: 20 casos de uso de empresas globales

Muchas empresas permiten el uso de herramientas de IA como "Copilot" y "Gemini". ¿Las estás utilizando de manera efectiva?

Personalmente, uso principalmente ChatGPT y Claude Code en mi vida privada y, para ser honesto, no le estaba dando mucho uso a Copilot en el trabajo. Sin embargo, en los últimos años, Copilot ha evolucionado notablemente y el resultado para documentos y chats de la empresa ha cambiado drásticamente.

Esto me impulsó a investigar cómo lo están utilizando las empresas en el extranjero, así que estudié a fondo casos de uso globales.

En primer lugar, un banco de Dubái anunció que ahorró 39 000 horas al año usando Copilot: Commercial Bank of Dubai. Si calculamos basándonos en una persona que trabaja 2000 horas al año, eso es aproximadamente el tiempo de trabajo de 19 personas.

Al ver las cifras, podrías pensar que la escala es simplemente diferente. Pero cuando miras en su interior, no estaban haciendo nada extraordinario. Leer documentos de auditoría, agregar datos de Excel, comparar contratos, tomar notas de reuniones: tareas que se encuentran en cualquier empresa.

La diferencia estaba en cómo "delegaban" las tareas a Copilot.

Por ejemplo, la preparación de reuniones. La mayoría de la gente busca correos electrónicos justo antes de una reunión, abre actas anteriores y busca materiales. Si delegas esto a Copilot, se ve así:

1Por favor, prepárate para la reunión de hoy con la Empresa XX.
2Consulta los correos electrónicos relevantes de los últimos 30 días, las reuniones pasadas de Teams y los documentos relacionados dentro de mi rango de acceso.
3
4Por favor, resume lo siguiente:
5
6Progreso hasta ahora
7- Decisiones tomadas la última vez
8- Solicitudes de la otra parte
9- Lo que hemos prometido
10- Problemas aún no resueltos
11- 5 preguntas para confirmar hoy
12- Cosas a decidir hoy
13
14Por favor, mantenlo en una extensión que se pueda leer en menos de 3 minutos.
15No adivines contenido que no se pueda confirmar; escribe "Sin información".

A esto se le llama "delegar". No es solo "resumir" o "escribir un correo". Estás confiando un bloque completo de trabajo. En este artículo, proporcionaré 20 formas en que las empresas extranjeras están delegando trabajo en un formato listo para copiar y pegar. También escribiré sobre el desglose de las 39 000 horas y cómo decidir cuáles de tus tareas delegar.

Para ser claros, todas las cifras de este artículo son valores auto-reportados por empresas que aparecen en las Historias de Clientes de Microsoft. No están auditadas por terceros. Por favor, léelo teniendo eso en cuenta.

Desglosando las 39 000 Horas

El desglose publicado por Commercial Bank of Dubai se divide por departamento.

Departamento de Auditoría: 56 horas ahorradas al mes. Hacen que Copilot lea documentos regulatorios para encontrar contradicciones y redactar listas de riesgos.

Departamento de Contabilidad: Hasta 12 horas ahorradas por semana en la creación manual de informes. Le piden que analice tendencias a partir de datos de Excel e incluso que cree la estructura para presentaciones de PowerPoint.

Departamento de RR.HH.: 20 horas ahorradas al mes.

Secretaría del Consejo: 15 horas ahorradas al mes. Procesan un gran volumen de resúmenes de reuniones y extracción de tareas.

Departamento Legal: Le piden que compare contratos con las plantillas estándar de la empresa y extraiga solo las diferencias.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

Cuando los pones en fila, ves que ninguna de estas son "tareas que crean algo nuevo". Son solo cuatro cosas: leer, comparar, buscar y resumir.

Y lo más efectivo que hizo este banco no fueron en realidad los ajustes de la herramienta. Realizaron tres "Prompt-a-thons". Cada departamento trajo ideas sobre qué hacer hacer a Copilot en su trabajo y compartieron estilos de escritura exitosos como "Super Prompts" dentro de la empresa. La tasa de uso entre los participantes iniciales fue del 85%.

En otras palabras, 39 000 horas no fueron horas creadas automáticamente por una IA inteligente, sino el resultado de que los empleados descompusieran su trabajo y lo delegaran.

Cosas similares están sucediendo en otras empresas.

XP Inc., una empresa de servicios financieros brasileña, anunció una reducción acumulada de más de 9000 horas en reuniones y actas. Afirmaron que la eficiencia de la auditoría interna mejoró en un 30%.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

En Somerset Council del Reino Unido, el 87% de los usuarios sintieron los efectos, reportando una ganancia promedio de eficiencia de 10 horas al mes.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

Mientras pienses en ello como una "IA para hacer preguntas", sus usos no aumentarán

Esta es la parte más importante, así que organicémosla primero. Si piensas en Copilot como una "IA a la que puedes preguntarle cualquier cosa", te quedarás sin usos rápidamente. Resume esto. Escribe un correo. Dame 10 ideas. Por lo general, se detiene en estas tres.

Lo que hace diferente a Copilot de otras IAs generativas no es su inteligencia. Es la capacidad de usar información dentro de la empresa como material.

Microsoft 365 Copilot crea respuestas haciendo referencia a correos electrónicos, chats, reuniones y documentos dentro de tu rango de acceso original a través de Microsoft Graph.

Fuente: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

En otras palabras, Copilot es una "IA que puede ir a buscar información colocada dentro de la empresa que tienes permitido ver".

Tener esto en cuenta cambia la forma en que delegas tareas.

Uso preguntando: "Dime cómo escribir actas de reuniones."

Uso delegando: "A partir del contenido de la reunión de hoy, extrae decisiones, elementos pendientes, responsables y plazos, e incluso crea un correo de seguimiento para los participantes."

El primero es pedirle conocimiento a la IA. El segundo es confiarle el trabajo en sí.

Si desglosas el trabajo diario, consiste principalmente en estas 7 acciones: Buscar, Leer, Resumir, Comparar, Escribir, Ingresar y Compartir. Copilot es fuerte en estas 7. Por el contrario, "decidir" y "asumir la responsabilidad" permanecen en el lado humano.

Ten en cuenta un punto que a menudo se malinterpreta con respecto a los permisos: instalar Copilot no significa que los empleados puedan ver toda la información de la empresa. Solo utiliza información a la que originalmente tienen acceso. Por el contrario, para las empresas donde la configuración de permisos de SharePoint es demasiado amplia desde el principio, arreglar eso es la prioridad.

Mapa de 20 Métodos de Delegación

A partir de aquí, presentaré 20 elementos, divididos en 4 grupos.

Reuniones y Correos Electrónicos (1-6): Lugares donde puedes comenzar hoy y ver los efectos más rápido.

Excel y Creación de Documentos (7-11): Trabajo que involucra números. El área con el mayor potencial de reducción de tiempo.

Ventas y Soporte al Cliente (12-15): Integración de Copilot en "sistemas de negocio". El nivel de dificultad sube un escalón aquí.

Preguntas Internas y Sistematización (16-20): Reemplazar tareas donde se hacen las mismas preguntas repetidamente con IAs dedicadas. Este es el objetivo para las empresas extranjeras.

Si no tienes tiempo, solo mira 1, 2 y 7. Estos tres cambiarán por completo las reuniones y Excel.

Delegando Reuniones y Correos Electrónicos (1-6)

1. Haz que resuma los antecedentes 3 minutos antes de una reunión

Hasta ahora: Buscar correos electrónicos justo antes de una reunión, abrir actas anteriores, desplazarse por Teams y entrar en pánico pensando "¿Qué decidimos la última vez?"

Delegación: Haz que resuma correos electrónicos, reuniones y documentos relevantes en antecedentes, puntos de discusión y preguntas sugeridas. El prompt al principio es este.

Ejemplo en el Extranjero: Hargreaves Lansdown utiliza Copilot para la preparación antes de las reuniones con clientes y la creación de documentos después. Su objetivo es reducir el trabajo de documentación de 4 horas a 1 hora, con estimaciones tempranas que muestran un ahorro de 2-3 horas por semana.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. Deja de tomar notas desesperadamente durante las reuniones

Hasta ahora: Escuchar, tomar notas y pensar en la siguiente pregunta simultáneamente. Haciendo tres cosas a la vez, y todas terminan a medias.

Delegación: Haz que extraiga puntos clave, decisiones y próximas acciones del contenido de la reunión de Teams. La clave es indicar explícitamente "No crear cosas no discutidas en la reunión".

▼ Copia desde aquí
``text
Por favor, organiza esta reunión en los siguientes 5 elementos:

1. Conclusión
2. Decisiones tomadas
3. Cosas aún no decididas
4. Quién hace qué
5. Cosas que hacer para la próxima vez

No inventes responsables o plazos no mencionados en la reunión.
Escribe "No establecido" para las cosas no decididas.
``

▲ Hasta aquí

3. No te detengas en las actas; haz que escriba el correo de seguimiento

Delegación: Confía todo este flujo en un solo prompt.
``text
Basándote en esta reunión, por favor organiza lo siguiente:

1. Decisiones
2. Elementos pendientes
3. Acciones por responsable
4. Plazos
5. Preparación para la próxima vez

Finalmente, crea un correo de seguimiento para los participantes en menos de 300 caracteres.
No complementes contenido que no esté en la reunión.
``

Ejemplo en el Extranjero: Unifonic en Oriente Medio hace que los representantes de ventas usen Copilot para resúmenes y extracción de tareas, enviando correos electrónicos con los próximos pasos inmediatamente después de las reuniones. Reportan un ahorro de 2-3 horas por persona al día.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. Convierte correos electrónicos largos en solo "lo que necesito hacer"

Delegación: En lugar de un resumen, haz que genere tu próxima acción.
``text
Por favor, organiza este hilo de correo electrónico.

1. Qué está sucediendo
2. Puntos de discusión actuales
3. Solicitudes para mí
4. Plazos
5. Lo que debería confirmar en la respuesta

Finalmente, crea un borrador de respuesta de aproximadamente 150 caracteres.
``

Ejemplo en el Extranjero: Zurich Insurance en Suiza lo utiliza para resumir hilos largos y crear respuestas. Estiman una reducción de aproximadamente 14 000 horas al año siguiente.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. Haz que resuma el trabajo del día primero en la mañana
``text
Por favor, organiza el horario de hoy y el trabajo importante relacionado conmigo.

1. Reuniones de hoy
2. Cosas que preparar antes de las reuniones
3. Correos electrónicos importantes que requieren respuesta
4. Trabajo con plazos próximos
5. Cosas que hacer hoy

Por favor, prioriza cada uno como Alto, Medio o Bajo.
``

Ejemplo en el Extranjero: HELLENiQ ENERGY en Grecia hace que cree un resumen diario a partir del calendario. El 70% de los usuarios reportaron ganancias de productividad.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. Ordena "¿qué pasó?" después de unas vacaciones por importancia
``text
Con respecto al período que estuve fuera desde [Fecha] hasta [Fecha], por favor organiza la información de correos electrónicos, Teams y reuniones a las que pueda acceder.

1. Decisiones importantes
2. Solicitudes relacionadas conmigo
3. Cosas con plazos
4. Problemas que ocurren
5. Cosas que requieren respuesta

Por favor, enuméralos en orden de importancia.
``

Delegando Excel y Creación de Documentos (7-11)

7. Convierte Excel de una "herramienta para agregar" a una "herramienta para pensar"

Delegación: Especifica el orden de visualización. Esto marca una diferencia decisiva.
``text
Por favor, investiga lo siguiente con respecto a estos datos de Excel:

1. Cambio mes a mes
2. Cambio año a año
3. Elementos que aumentaron significativamente
4. Elementos que disminuyeron significativamente
5. Valores anómalos
6. Top 3 de elementos buenos
7. Top 3 de elementos malos

Luego, resume en este orden:
Hechos → Hipótesis de la causa → Datos para confirmar más a fondo → Próxima acción
Muestra los números de una manera que se pueda cotejar con los datos de origen.
``

8. No te detengas en el análisis; haz que cree la estructura de PowerPoint
``text
Voy a explicar estos resultados del análisis en la reunión de dirección.
Por favor, crea una estructura de 5 diapositivas de PowerPoint.

Diapositiva 1: Conclusión Diapositiva 2: Números importantes Diapositiva 3: Cambios significativos Diapositiva 4: Hipótesis de la causa Diapositiva 5: Próximos pasos

Para cada página, crea un título y contenido. No cambies los números de los datos de origen.
``

9. Estandariza conciliaciones e informes que son casi iguales cada mes

Ejemplo en el Extranjero: U.S. Venture introdujo Copilot for Finance para la conciliación regular de tarjetas de crédito y extractos bancarios. Ahorraron más de 30 horas al mes en el departamento de contabilidad.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. Haz que organice documentos de solicitud largos antes de que un humano los lea
``text
Por favor, lee esta RFP (Solicitud de Propuesta).
Organiza lo siguiente por elemento:

1. Condiciones obligatorias
2. Entregables
3. Fecha límite de presentación
4. Puntos que probablemente se evaluarán
5. Información faltante

Cosas que necesitamos preparar
Adjunta dónde en el documento se escribió cada elemento. Finalmente, crea un borrador de la estructura de la propuesta.
``

Ejemplo en el Extranjero: Petrochemical Industries Company en Kuwait acortó el trabajo relacionado con RFP de más de una semana a menos de un día.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. Crea un borrador para una nueva propuesta a partir de propuestas exitosas anteriores

Ejemplo en el Extranjero: Industrialized Construction Group en EE. UU. acortó el tiempo de respuesta de propuestas en un 80% creando nuevas propuestas a partir de las anteriores y plantillas.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

Delegando Ventas y Soporte al Cliente (12-15)

12. Delega desde la recopilación de información antes de una reunión de negocios
``text
Por favor, prepárate para la próxima reunión con la Empresa XX.

1. Estado actual de la transacción
2. Problemas que aparecen en correos electrónicos anteriores
3. Promesas anteriores
4. Cosas aún no resueltas
5. Preguntas para hacer esta vez
6. Cosas que se podrían proponer esta vez

Escribe "Sin información" para los elementos que no se puedan confirmar.
``

13. No hagas que la entrada en el CRM sea una "tarea para hacer después"

Delegación: Deja de abrir el CRM; actualízalo desde Outlook y Teams, donde siempre trabajas. Específicamente, vincula los destinatarios de correo electrónico a los casos y registra las notas de la reunión directamente en el CRM usando Copilot for Sales.

Ejemplo en el Extranjero: KPN en los Países Bajos conectó Salesforce con Outlook/Teams. El 69% de los representantes de ventas reportaron una mejora en la calidad de las propuestas.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. No clasifiques 100 voces de clientes solo con humanos
``text
Por favor, clasifica estas encuestas de clientes en grupos de opiniones similares.
Para cada grupo, organiza lo siguiente:

1. Número de casos
2. Opiniones representativas
3. Si es una opinión buena o mala
4. Posibles causas
5. Medidas de mejora

No elimines opiniones con pocos casos; déjalas en una sección separada.
``

15. Los contratos son para "encontrar diferencias", no para "tomar decisiones"
``text
Por favor, compara este contrato con nuestro contrato estándar.
Clasifica por cláusula en:
- Igual
- Diferente
- Faltante

Para "Diferente" o "Faltante", indica qué es diferente, el riesgo de nuestro lado y las preguntas para la persona a cargo. No tomes decisiones legales finales. Muestra siempre la base.
``

Ejemplo en el Extranjero: Vodafone en el Reino Unido lo usa de esta manera en el departamento legal. Los usuarios reportan un promedio de 4 horas ahorradas por semana.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

Delegando Preguntas Internas y Sistematización (16-20)

16. Haz que una IA dedicada responda "las mismas preguntas" a RR.HH.

Ejemplo en el Extranjero: Marlabs construyó un Agente a través de múltiples sistemas de RR.HH., procesando aproximadamente el 80% de las consultas y acortando el tiempo de respuesta en más del 60%.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. Elimina el "¿dónde está escrito?" para los recién llegados

Ejemplo en el Extranjero: Banco Ciudad en Argentina creó un Agente para apoyar procedimientos internos como tarjetas y préstamos, accesible desde Teams. Redirigieron 2400 horas anuales a trabajo de alto valor.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. Haz que los manuales en papel se puedan buscar en 3 segundos

Ejemplo en el Extranjero: En Rumo, una empresa de logística ferroviaria brasileña, los conductores solían llevar manuales en papel de 4 kg. Buscar procedimientos llevaba más de 4 minutos. Crearon un Agente para buscar en 3 segundos, ahorrando 7644 horas al año.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. Convierte los prompts usados más de 3 veces por semana en un Agente

Ejemplo en el Extranjero: State Farm en EE. UU. tiene un sistema donde los empleados pueden crear Agentes. Se crearon más de 3000 Agentes, de los cuales 41 pasaron la revisión de riesgos para uso en producción.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. Reúne la información en un solo lugar. Si no lo haces, los otros 19 no funcionarán

Ejemplo en el Extranjero: Hyundai Glovis en Corea se centró en consolidar la información en OneDrive y SharePoint, juzgando que Copilot no podría utilizarse si los datos permanecían en discos locales.

Fuente: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

Decidiendo qué trabajo delegar por puntuación

No necesitas hacer los 20. Usa esta fórmula para decidir:

Prioridad = Frecuencia + Tiempo Requerido + Nivel de Rutina + Preparación de Datos - Riesgo

(Puntúa cada uno del 1 al 5)

Por ejemplo, actas de reuniones semanales: Frecuencia 5, Tiempo 4, Rutina 5, Datos 5, Riesgo 1 = Total 18 puntos. Prioridad alta.

6 Términos Comunes para Compartir en la Empresa

Si quieres alinear el lenguaje dentro de la empresa, estos 6 son suficientes:

• MTG: Organizar reuniones en "Decidido, Pendiente, Responsable, Plazo, Próxima Acción."
• MAIL: Convertir correos electrónicos en "Puntos clave, Solicitud, Plazo, Borrador de respuesta."
• DOC: Descomponer documentos en "Resumen, Puntos, Riesgo, Acción, Base."
• LEGAL: Comparar contratos/regulaciones por "Diferencia, Riesgo, Faltante, A confirmar."
• SALES: Organizar información del cliente en "Estado, Promesa anterior, Problema, Próximo movimiento."
• DATA: Ver números en orden de "Anomalía, Cambio, Hipótesis, Visualización."

Finalmente, solo una cosa que hacer mañana

No necesitas hacer los 20 desde mañana. Abre tu agenda para mañana, elige una reunión y prueba el primer prompt de este artículo solo una vez. Eso es suficiente. Si sientes que es más útil de lo esperado, expande al 2º (notas) y 7º (Excel).

Si tienes Copilot pero no sabes cómo usarlo, no es un problema de IA, es un problema de descomposición del trabajo. En lugar de preguntar "¿Qué puede hacer Copilot?", pregúntate: "¿Qué trabajo tedioso me lleva más de 2 horas cada semana?" Las partes que puedes delegar a Copilot suelen estar justo ahí.