Las personas que tardan mucho en crear materiales abren PowerPoint primero.
Se quedan mirando una diapositiva en blanco, colocan un título y mueven formas mientras intentan pensar en «qué quieren transmitir». Eso significa que intentan procesar el pensamiento, la estructura y el diseño a la vez. Es totalmente natural que les lleve tiempo.
El método que demuestra Kei Tanaka, antiguo miembro de Goldman Sachs, sigue un orden completamente diferente.
- Expresar las ideas por voz.
- Construir la lógica con Claude.
- Convertir a diapositivas con Marp.
Este es el panorama general.
En este artículo, basándome en la demostración y la entrevista de Tanaka, voy a desglosar lo siguiente en un formato que puedas utilizar:
- El flujo de creación de diapositivas presentado como «reducción del 90% del tiempo»
- La verdadera naturaleza de las «plantillas» de Tanaka que generan velocidad
- Tres prompts de copiar y pegar para crear materiales a partir de notas de voz
Esto no es solo una introducción a una herramienta. Es una técnica de trabajo que reorganiza el propio proceso de crear materiales.
Por qué la creación de diapositivas con IA de Kei Tanaka es increíblemente rápida
En pocas palabras, Tanaka no crea diapositivas una a una.
Primero reúne la información que tiene en la cabeza, la expresa en voz alta y deja que la IA convierta la estructura y el formato.
Tanaka trabajó en Goldman Sachs durante 17 años y fue codirector de la división de inversiones. En su trabajo actual en inversiones, afirma que utiliza la IA para la investigación, la construcción de hipótesis, el apoyo a la toma de decisiones y la creación de materiales.
En entrevistas, explicó que la investigación compleja y la creación de materiales que antes le llevaban unas tres semanas ahora le toman alrededor de una hora cuando las combina con IA.
También reveló un método en el que dice en voz alta ideas equivalentes a unas cinco páginas A4 en unos dos minutos y deja que la IA se encargue de la transcripción y la organización.
Fuente: The Keyperson «Kei Tanaka»
https://thekeyperson.biz/interview/tanakakei/
Además, en un video de Digirise Co., Ltd., Tanaka demostró la creación de diapositivas con Claude y Marp. El título del video afirmaba una «reducción del 90% del tiempo».
Fuente: Chaen [Instituto de Investigación de IA] «Exresponsable de la División de Inversiones de Goldman Sachs Japón demuestra: técnicas de trabajo con IA que logran reducir el tiempo un 90%»
https://www.youtube.com/watch?v=C5qAt69rA54
No lo malinterpretes, por favor.
El 90% no es una cifra garantizada para todo el mundo ni para todos los documentos. Es una demostración que fue posible gracias a la experiencia de Tanaka, a los criterios de decisión que tiene en la cabeza y a la cantidad de información que pudo aportar a la IA.
Entonces, ¿es imposible que los profesionales normales lo imiten?
Para nada. Aunque no puedas igualar la velocidad de ejecución, puedes empezar desde hoy a imitar la forma en que se divide el proceso.
El secreto del genio: pasar tu propia «plantilla» a la IA
El aspecto más útil del método de Tanaka es que no deja que la IA piense desde cero.
Tanaka explica que hace que la IA aprenda las plantillas de análisis y de materiales que ha usado en su trabajo y, después, introduce los resultados de la investigación y sus propias hipótesis para que las convierta al formato necesario.
En otras palabras, la división del trabajo entre humanos e IA es la siguiente:
De lo que se encargan los humanos: propósito, hipótesis, criterio, experiencia, intuición y confirmación final.
De lo que se encarga la IA: transcripción, clasificación, resumen, reordenación, traducción y conversión de formato.
Esta línea divisoria permite lograr a la vez velocidad y calidad.
Un error habitual es volcarlo todo en la IA con una petición del tipo «haz un bonito documento de propuesta».
El resultado es algo que parece ordenado pero con poco contenido. La IA no puede ver cuáles son los puntos de conflicto en esa empresa concreta. No sabe dónde podría objetar el jefe ni qué teme el cliente.
El método de Tanaka es lo contrario.
La persona expresa por voz todos los conocimientos especializados y las hipótesis que tiene en la cabeza. La IA convierte después ese material en una lógica legible. El pulido de la apariencia llega incluso más tarde.
El secreto de la velocidad no es solo la velocidad de entrada. Está en separar «pensar», «ordenar» y «mostrar».
PASO 1: Expresa los materiales por voz antes de abrir PowerPoint
Lo primero que hay que hacer no es crear diapositivas. Expresa en voz alta los materiales que deben ir en el documento.
No hace falta que hables con frases bonitas. Puedes corregirte a mitad de camino o que las ideas vengan en desorden. Lo importante es aportar materiales para la decisión que la IA no pueda completar por su cuenta.
Como mínimo, habla de estos seis puntos:
- ¿A quién le vas a mostrar este documento?
- ¿Qué quieres que decida el destinatario?
- ¿Cuál es la conclusión principal que quieres transmitir?
- ¿Qué hechos y cifras respaldan la conclusión?
- ¿Qué objeciones y riesgos son previsibles?
- ¿Qué quieres que haga el destinatario después de ver el documento?
Por ejemplo, para un nuevo proyecto interno, basta con decir algo así:
«Un documento para conseguir que el responsable del equipo de ventas apruebe la introducción a modo de prueba de un nuevo método de gestión de clientes. La conclusión es probarlo durante 4 semanas en algunos equipos.»
«Actualmente, los métodos de registro varían según la persona, lo que provoca traspasos con información perdida. Las objeciones son el aumento del trabajo de introducción de datos y la posibilidad de que el equipo sobre el terreno no lo use.»
«Quiero reducir los elementos de introducción de datos y decidir si continuar después de la prueba.»
En esta etapa, no pienses en el diseño. Ni siquiera ordenes el contenido. Expresa la mayor cantidad posible de materiales necesarios para la decisión.
PASO 2: Pídele a Claude «organización de los temas» en lugar de un «resumen»
Una vez transcrita la voz, no la conviertas en diapositivas de inmediato.
Primero, desglósala en propósito, afirmaciones, evidencia, objeciones e información que falta. Encontrar aquí los vacíos lógicos evita que el documento se convierta en algo que solo impresiona por fuera.
Lo siguiente no es una cita directa del prompt publicado por Tanaka. Es una reconstrucción de su flujo de trabajo publicado, adaptado a un formato que se puede usar para la creación de materiales en general.
▼ Copia desde aquí
Eres un editor que diseña materiales para la toma de decisiones.
A continuación tienes los materiales de un documento que he expresado por voz. No los conviertas todavía en diapositivas; en su lugar, organiza el contenido en el siguiente orden:
- Destinatario del documento
- Lo que quieres que decida el destinatario
- Mensaje clave que sirve de conclusión
- Evidencia que respalda la conclusión
- Objeciones y riesgos previsibles
- Hechos, cifras y elementos pendientes de confirmación
- Siguiente acción que se pide al destinatario
Reglas:
- No inventes hechos ni cifras que no estén en la entrada.
- No adivines las partes ambiguas; escribe «Pendiente de confirmación».
- Señala dónde falta lógica y explica por qué.
- Agrupa el contenido similar.
- Separa en «Candidatos a eliminación» las partes con poca relevancia para la conclusión.
Transcripción de la voz:
[Pega aquí la transcripción]
▲ Hasta aquí
Una vez recibido el resultado, la persona completa los «Pendiente de confirmación» y resuelve los «saltos lógicos».
Este paso adicional es eficaz. Lo es porque la IA puede organizar incluso contenido incorrecto para que sea fácil de leer. Confirma cifras, citas, nombres propios y relaciones causales antes de convertirlos en diapositivas bonitas.
PASO 3: Convierte el contenido en una historia de un mensaje por diapositiva
Una vez reunidos los puntos, el siguiente paso es crear el orden de las diapositivas.
El truco aquí es no convertir los titulares en «nombres de apartado».
Titulares como «Antecedentes», «Problemas» y «Propuesta» no dicen por sí solos lo que la diapositiva pretende comunicar. Haz que la conclusión se transmita solo con el titular, por ejemplo: «La información de los clientes está dispersa, lo que aumenta el trabajo de verificación en los traspasos».
▼ Copia desde aquí
Convierte el contenido organizado anteriormente en una estructura de diapositivas para quienes toman decisiones.
Propósito: crear un documento que permita comprender y decidir en poco tiempo.
Número de diapositivas: intenta que sean 8-12 diapositivas, ajustándolas según el contenido.
Genera cada diapositiva con el siguiente formato:
Número de diapositiva:
Titular del mensaje: la conclusión que debe transmitir esa página en una sola frase.
Cuerpo: hasta 3 puntos clave que respalden el titular.
Evidencia: cifras, hechos y citas necesarios.
Plan de diagrama: comparación, serie temporal, relación causal, procedimiento, etc.
Cuestiones a confirmar: partes donde la evidencia es insuficiente.
Reglas de estructura:
- Un mensaje por diapositiva.
- Muestra la conclusión, el motivo y la decisión solicitada en las 3 primeras diapositivas.
- No ocultes objeciones ni riesgos.
- No añadas cifras ni hechos que no estén en la entrada.
- No repitas la misma afirmación con otras palabras.
- Termina con la siguiente acción.
▲ Hasta aquí
El propósito de este prompt no es acortar el texto.
Es reorganizarlo en un orden de «lo que la otra parte necesita saber para tomar una decisión».
Si es para un comité de inversión, los puntos serían el contexto del proyecto, la rentabilidad, los riesgos a la baja, las medidas para aumentar el valor y las condiciones de salida.
Si es una propuesta comercial, serían la situación actual del cliente, el problema de dejarlo como está, el contenido de la propuesta, la base para implantarla y el procedimiento de ejecución.
Si es un proyecto interno, se puede sustituir por propósito, situación actual, opciones, plan recomendado, riesgos y puntos a aprobar.
Aunque el sector sea diferente, se puede aplicar centrándolo en «a quién y sobre qué queremos que decida».
PASO 4: Convierte a formato Marp con Claude
Solo después de que la historia esté sólida se cambia al formato de diapositivas.
Marp es un framework de código abierto que puede generar diapositivas a partir de texto con formato Markdown. Según su sitio web oficial, puede exportar a HTML, PDF y PowerPoint.
Fuente: Sitio web oficial de Marp
El motivo por el que Claude y Marp se combinan en la demostración de Tanaka es evidente.
Porque las diapositivas pueden tratarse como texto editable en lugar de como un conjunto de formas. Puedes indicar de manera conjunta cambios de orden, correcciones de titulares y adición de páginas.
▼ Copia desde aquí
Convierte la siguiente estructura de diapositivas en Markdown que se pueda mostrar en Marp.
Configuración:
- El tema es el predeterminado (default)
- Mostrar números de página
- Relación de aspecto 16:9
- Un mensaje por diapositiva
- Los titulares deben ser cortos y transmitir la conclusión
- El cuerpo debe tener un máximo de 3 puntos por diapositiva
- Si hay demasiado texto, divide las páginas en lugar de reducir el tamaño de la letra
- Deja «Plan de diagrama:» como comentario en las páginas donde se necesite un diagrama
- No añadas cifras, hechos ni citas que no estén en la entrada
- Muestra «Pendiente de confirmación» en las partes donde la evidencia no esté confirmada
Estructura de diapositivas:
[Pega aquí el resultado del PASO 3]
▲ Hasta aquí
Si abres el Markdown generado en algo como Marp para VS Code, puedes revisarlo en formato diapositiva.
Sin embargo, no está completo en el momento de generarse. Ajusta las plantillas de la empresa, las fuentes, las paletas de colores, los logotipos y el manejo de la información confidencial según las normas de tu organización.
Cuanto más rápido creas, más peso adquiere la verificación humana
Lo más peligroso de la creación de diapositivas con IA es que los errores quedan perfectamente ordenados.
Si las frases son naturales y el diseño está limpio, el contenido también parece correcto. Sin embargo, la IA puede completar cifras que no estaban en la entrada o sacar conclusiones contundentes de una evidencia débil.
Antes de cerrar el documento, comprueba al menos los siguientes puntos:
- ¿Coinciden las cifras con los materiales originales?
- ¿Existen las citas y no se ha alterado el contexto?
- ¿No se están mezclando hechos e hipótesis?
- ¿Son correctos los ejes, las unidades y los periodos de las gráficas?
- ¿No has introducido nombres de clientes, información personal o información no divulgada en servicios externos?
- ¿No se están ocultando los riesgos y las objeciones de la propuesta?
La información confidencial requiere una precaución especial. No debes introducir información de clientes ni información financiera no divulgada en servicios de IA que tu organización no haya autorizado. Usa materiales anonimizados o un entorno aprobado por la empresa.
El método de Tanaka no es una técnica para delegar el juicio en la IA.
Los humanos aportan los materiales para el juicio, la IA se encarga de la conversión y, al final, los humanos verifican los hechos. Por eso funciona como método de trabajo, aunque sea rápido.
Si vas a aplicarlo a la creación de diapositivas normal, estos 4 pasos son suficientes
Aunque no tengas la misma experiencia en inversiones que Tanaka, puedes imitar el proceso.
- Expresa por voz el propósito y las afirmaciones del documento durante 3-5 minutos.
- Pasa la transcripción a Claude y organiza los puntos y la información que falta.
- Crea una estructura de un mensaje por diapositiva y conviértela a formato Marp.
- Los humanos confirman cifras, citas, información confidencial y la decisión final.
No necesitas crear un sistema perfecto desde el principio.
Elige solo un documento que vayas a hacer mañana y habla durante 3 minutos antes de abrir PowerPoint.
¿A quién se lo vas a mostrar?
¿Qué quieres que decidan?
¿Cuál es tu conclusión?
¿Cuál es la evidencia?
¿Dónde podrían poner objeciones?
Pega esa transcripción en el primer prompt.
La esencia del genial método de creación de diapositivas con IA de Kei Tanaka no es solo usar Claude o Marp.
Se trata de poner primero los juicios que solo los humanos pueden hacer y conectar detrás el trabajo de conversión en el que la IA es buena.
Si quieres acelerar la creación de diapositivas, no necesitas ir más rápido con las operaciones de PowerPoint.
Cambia el orden en el que creas. Empieza por ahí.
