Le Copilot d'aujourd'hui n'est plus seulement une IA pour créer du texte.
Il recherche des informations internes à l'entreprise. Il utilise des documents spécifiques que vous désignez. Il aide pour les tâches Excel et PowerPoint. Il organise le contenu des réunions et crée des brouillons d'e-mails. De plus, des fonctionnalités permettant de traiter plusieurs tâches ensemble sont également apparues.
Dans cet article, je vais présenter 30 façons de l'utiliser que les employés de bureau devraient connaître, dans l'ordre « Ce qu'il peut faire → Où l'utiliser → À quoi faire attention. »
Cependant, même avec le même Copilot, les fonctions disponibles diffèrent selon le contrat, les paramètres de l'administrateur, l'appareil et l'état des mises à jour. Veuillez d'abord vérifier le contrat affiché sous votre nom.
C : Copilot Chat (De base)
B : M365 Copilot (De base)
P : M365 Copilot (Premium)
Pour C, Copilot Chat se concentre sur les recherches Web et l'utilisation de fichiers que vous spécifiez vous-même. Cependant, dans Outlook, si vous avez un contrat Microsoft 365 cible, vous pourrez peut-être utiliser certaines questions et opérations pour votre boîte de réception et votre calendrier, même sans licence Copilot supplémentaire.
Pour B, vous pouvez également utiliser Copilot dans les applications cibles comme Word, Excel et PowerPoint.
Pour P, vous pouvez utiliser Work IQ pour rechercher dans les e-mails, les réunions, les discussions, les fichiers, etc. Vous pouvez également utiliser des fonctions pour la recherche et l'analyse détaillées, comme Researcher et Analyst.
○ : Disponible
△ : Fonctions conditionnelles ou partielles uniquement
× : Non disponible
Comment vérifier le nom de votre contrat :
Si vous ne trouvez pas une fonction, veuillez vérifier non seulement le contrat, mais aussi les paramètres de l'administrateur, l'état de mise à jour des applications Microsoft 365 et si vous êtes éligible au déploiement progressif.
Une brève annonce avant le sujet principal.
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Fonctions Copilot de base à apprendre en premier
1. Spécifier directement les documents avec "/"
Cible : C△ / B△ / P○
*C et B sont uniquement pour les fichiers. P peut également spécifier des personnes, des e-mails et des réunions.
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez spécifier les documents à utiliser pour la réponse dans l'invite. C'est pratique lorsque vous souhaitez résumer en utilisant uniquement les documents d'un même projet.
Comment l'utiliser : Dans C et B, tapez "/" dans le champ de saisie de Copilot Chat et sélectionnez le fichier que vous souhaitez utiliser. Dans P, si vous activez Work IQ, vous pouvez spécifier non seulement des fichiers, mais aussi des personnes, des réunions et des e-mails.
Remarque : S'il y a plusieurs fichiers avec le même nom, vérifiez l'emplacement de stockage et la date de mise à jour.
Invite pour C/B :
▼ Copier à partir d'ici
Organisez les décisions, les points en suspens, le responsable et les délais en vous basant uniquement sur /[Nom du document]. Ne complétez pas le contenu non écrit dans le document ; affichez-le comme « Non mentionné. »
▲ Jusqu'ici
Info officielle :
2. Rechercher dans les informations internes avec Work IQ
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez rechercher dans les e-mails, réunions, discussions, fichiers, etc., auxquels vous avez accès.
Comment l'utiliser : Activez Work IQ dans Copilot Chat avant de poser une question. Désactivez-le lorsque vous souhaitez effectuer une recherche principalement sur le Web.
Remarque : Copilot n'obtient pas de nouvelles autorisations de visualisation. Cependant, comme les fichiers partagés trop largement dans l'entreprise deviennent plus faciles à trouver, veuillez également vérifier les droits d'accès d'origine.
3. Choisir les documents à utiliser pour les réponses
Cible : C△ / B△ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez choisir les documents que Copilot utilise lors de la création d'une réponse. Ceci est utile lorsque vous souhaitez éviter que des documents non pertinents ou des informations Web ne soient mélangés.
Comment l'utiliser : Ouvrez « Modifier les sources de données » à partir de « Ajouter et gérer les sources » et sélectionnez les sources d'informations à utiliser.
Remarque : C et B se concentrent sur le Web et les fichiers que vous avez ajoutés vous-même. P est nécessaire pour sélectionner des informations internes telles que les e-mails, les réunions et les discussions.
4. Ajouter ou modifier les réponses de Copilot en tant que page
Cible : C○ / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : En utilisant Copilot Pages, vous pouvez transformer une réponse en une page qui peut être ajoutée ou modifiée, plutôt qu'une simple réponse unique.
Comment l'utiliser : Sélectionnez « Modifier dans Pages » sous la réponse. Ajoutez le contexte, les décisions, les points en suspens, les actions suivantes, etc.
Remarque : Avant de partager, vérifiez les autorisations de visualisation du document d'origine et la portée du partage de la page.
5. Utiliser les Notebooks comme espace de consultation dédié aux projets
Cible : C△ / B△ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez regrouper les fichiers, pages, sites Web, etc., liés à un projet et poser des questions à Copilot en vous concentrant sur ces documents.
Dans C et B, vous pouvez ajouter jusqu'à 50 documents. Dans P, vous pouvez en ajouter plus de 300, mais seuls les 300 premiers sont utilisés comme base pour les réponses.
Dans P, vous pouvez également ajouter des informations internes provenant des réunions Teams, SharePoint et OneDrive. Les types de documents disponibles dépendent du contrat et de la disponibilité.
Comment l'utiliser : Créez un nouveau Notebook dans Microsoft 365 Copilot Notebooks et ajoutez les documents nécessaires au projet.
Remarque : L'ajout de documents à un Notebook partagé peut nécessiter que l'autre partie ait des droits d'accès à ces documents. Vérifiez les autorisations avant de partager.
Info officielle :
6. Exécuter périodiquement des demandes fréquemment utilisées
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez répéter la même question à une date et une heure fixes, par exemple pour des rapports hebdomadaires ou des vérifications de projet.
Comment l'utiliser : Exécutez une invite une fois et sélectionnez « Planifier cette invite » dans le menu. Définissez la fréquence, la date et l'heure, ainsi que la méthode de notification.
Remarque : Spécifiez la période cible et le nom du projet afin qu'il ne continue pas à résumer d'anciennes informations à chaque fois. Il peut ne pas s'afficher en fonction des paramètres de l'administrateur ou de la disponibilité.
Invite pour P :
▼ Copier à partir d'ici
Tous les lundis à 8h30, vérifiez les personnes, les réunions, les e-mails et les fichiers liés à [Nom du projet] de la semaine dernière, et organisez les décisions, les changements et les délais pour cette semaine.
▲ Jusqu'ici
Astuces Outlook à utiliser tous les jours
7. Utiliser Outlook avec un langage courant
Cible : C○ / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez demander de rechercher/résumer des e-mails, rédiger un brouillon, marquer les e-mails non lus et vérifier les calendriers dans un format conversationnel.
Comment l'utiliser : Ouvrez Copilot Chat dans Outlook et tapez quelque chose comme « Résume les e-mails de la société A arrivés la semaine dernière. »
Remarque : C et B se concentrent sur certaines questions et opérations pour la boîte de réception et le calendrier dans Outlook. P peut également croiser les discussions et les fichiers. Vérifiez le contenu avant d'envoyer ou de confirmer un rendez-vous.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. Résumer les boîtes aux lettres partagées/délégation ensemble
Cible : C○ / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez résumer le contenu des boîtes aux lettres partagées ou déléguées auxquelles vous avez accès, comme les services commerciaux ou d'assistance.
Comment l'utiliser : Ouvrez la boîte aux lettres cible et spécifiez la période, l'expéditeur et le contenu que vous souhaitez connaître.
Remarque : L'utilisation nécessite des autorisations pour la boîte aux lettres cible. Copilot n'ajoute pas d'autorisations.
9. Transformer une série d'échanges d'e-mails en invitation à une réunion
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez créer une invitation à une réunion qui reprend les participants, l'objet et l'ordre du jour d'une série d'échanges d'e-mails.
Comment l'utiliser : Sélectionnez « Planifier avec Copilot » dans l'e-mail cible et vérifiez les candidats.
Remarque : Confirmez les participants, la date et l'heure, le fuseau horaire et l'ordre du jour avant de finaliser le rendez-vous.
10. Enregistrer les règles de traitement des invitations aux réunions en texte
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : En utilisant les Instructions du calendrier, vous pouvez enregistrer des règles de réponse pour les invitations à des réunions qui répondent à des conditions spécifiques.
Comment l'utiliser : Ouvrez les Instructions du calendrier dans le nouvel Outlook ou la version Web d'Outlook et spécifiez quelque chose comme « Accepter les invitations de mon responsable si le calendrier est libre. »
Remarque : Vérifiez les résultats du traitement automatique pour les premiers cas. Incluez des conditions pour ne pas confirmer automatiquement les réunions importantes ou les chevauchements.
11. Rassembler les e-mails et documents connexes avant une réunion
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez résumer les e-mails, les documents et le contenu des réunions passées liés à un rendez-vous, réduisant ainsi le temps de préparation avant une réunion.
Comment l'utiliser : Ouvrez un rendez-vous dans Outlook et sélectionnez « Se préparer pour cette réunion. »
Remarque : Vérifiez l'emplacement de stockage et la date pour vous assurer que des projets portant le même nom ou d'anciens documents ne sont pas mélangés.
12. Rendre les e-mails plus faciles à lire avant de les envoyer
Cible : C△ / B○ / P○
*Peut ne pas s'afficher en fonction du contrat cible ou de la disponibilité.
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez vérifier le libellé, la clarté et l'impression que le destinataire aura de l'e-mail.
Comment l'utiliser : Rédigez un e-mail dans Outlook et ouvrez « Coaching par Copilot. » Vérifiez les suggestions et ne reflétez que les parties nécessaires.
Remarque : Vérifiez que les faits et les chiffres n'ont pas changé en raison des suggestions de Copilot, et confirmez le destinataire avant d'envoyer.
Astuces Teams pour réduire les oublis de réunions
13. Rattraper une réunion à laquelle vous êtes arrivé en retard
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez rapidement vérifier ce qui a été discuté avant votre arrivée, les décisions prises et les tâches ou délais qui vous concernent.
Comment l'utiliser : Ouvrez Copilot dans une réunion Teams et demandez : « Dis-moi ce qui a été décidé avant que je n'arrive. »
Remarque : La disponibilité et la portée du stockage changent en fonction des paramètres de transcription et des politiques de réunion. Confirmez les questions importantes avec les déclarations originales.
14. Envoyer les réponses Teams vers Word ou Excel
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez envoyer un long résumé du contenu de la réunion vers Word, et une liste des responsables et des délais vers Excel.
Comment l'utiliser : Créez une réponse avec Copilot dans Teams et sélectionnez « Ouvrir dans Word » pour le texte ou « Ouvrir dans Excel » pour les tableaux.
Remarque : Peut ne pas être disponible en fonction des étiquettes de sensibilité ou des paramètres de copie/sortie de la réunion.
15. Écouter les résumés de jusqu'à 8 réunions par la voix
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez sélectionner jusqu'à 8 réunions transcrites et créer un résumé audio que vous pouvez écouter en déplacement.
Comment l'utiliser : Ouvrez les Réécoutes audio à partir des Réécoutes de réunion ou de Meet dans Teams et sélectionnez la période, les réunions, le style et la langue.
Remarque : Seules les réunions avec transcription sont éligibles. Vérifiez que les sujets de plusieurs réunions ne sont pas confondus.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. Demander à Facilitator de vous aider avec les notes et l'avancement de la réunion
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Facilitator laisse des notes de réunion créées par l'IA pendant la réunion et organise les décisions, les questions non résolues, l'ordre du jour, le temps et les tâches.
Comment l'utiliser : Activez Facilitator à partir de l'invitation à la réunion Teams ou du menu pendant la réunion.
Remarque : Certaines fonctions sont des versions d'essai avant la sortie officielle. Les participants doivent vérifier les notes de réunion et les tâches créées par l'IA après la réunion.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
Astuces pour qu'Excel vous aide directement
17. Utiliser Edit, Plan et Chat de manière appropriée
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Utilisez trois modes : Edit (modifier la feuille directement), Plan (créer uniquement la procédure de travail) et Chat (répondre sans modifier la feuille).
Comment l'utiliser : Ouvrez Copilot dans Excel et choisissez le mode en fonction de la demande. Commencez par Plan ou Chat lorsque vous ne voulez pas qu'il soit modifié soudainement.
Remarque : Après avoir utilisé Edit, vérifiez les cellules modifiées, les formules et les plages de graphiques.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. Importer des données à partir d'un autre fichier Excel
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez trouver un autre fichier Excel et importer directement les données nécessaires dans le fichier actuel.
Comment l'utiliser : Expliquez les données nécessaires à Copilot, sélectionnez le fichier et la plage à importer parmi les candidats, et exécutez « Importer dans une nouvelle feuille. »
Remarque : Si plusieurs candidats sont affichés, vérifiez non seulement le nom du fichier, mais aussi l'emplacement de stockage et le contenu des données. Les conseils officiels actuels ciblent Windows et Mac.
Info officielle :
19. Exécuter une analyse Python à partir de Copilot
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez analyser les tendances, les valeurs aberrantes, les taux de croissance, les graphiques, etc., avec Python sans écrire de code spécialisé.
Comment l'utiliser : Dites spécifiquement à Copilot dans Excel les colonnes cibles et ce que vous voulez savoir. Choisissez le mode d'analyse avancée si nécessaire.
Remarque : Nécessite un contrat Microsoft 365 cible, un appareil compatible et une connexion Internet. Les fonctions Python qui entraînent des frais supplémentaires sont limitées aux cas d'utilisation d'environnements de calcul hautes performances. Vérifiez également les résultats de l'analyse avec les données d'origine ou les formules normales.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. Demander qui a changé quoi
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez vérifier les modifications dans un fichier Excel en filtrant par conditions telles que la personne, la période et la cellule.
Comment l'utiliser : Demandez : « Organise les cellules importantes modifiées après 15h00 hier par modificateur, contenu et heure. »
Remarque : Cela ne remplace pas les enregistrements d'audit. Vérifiez également les modifications importantes dans l'historique des versions ou les données d'origine.
21. Enregistrer des règles pour chaque fichier Excel
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez enregistrer des règles à suivre dans ce fichier Excel, telles que le formatage, les méthodes de calcul et la gestion des colonnes, dans une feuille .Rules.
Comment l'utiliser : Sélectionnez « Créer des règles de classeur » à partir de « Ajouter du contenu de travail » dans Copilot et écrivez une règle par cellule.
Remarque : Les règles de classeur sont actuellement les plus stables lorsqu'elles sont utilisées en anglais. En japonais, les instructions peuvent ne pas être correctement reflétées. De plus, si vous masquez la feuille .Rules, Copilot n'utilisera pas les règles.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. Enregistrer les tâches Excel répétitives en tant que procédures
Cible : C× / B○ / P○
Affichage en anglais requis
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez enregistrer des procédures de travail répétitives en tant que compétence personnalisée et les appeler un nombre illimité de fois.
Comment l'utiliser : Ouvrez « Gérer les compétences » → « Compétences personnalisées » à partir des paramètres de Copilot et ajoutez la procédure à un dossier dédié créé dans OneDrive.
Remarque : Les compétences personnalisées Excel ne sont actuellement disponibles que lorsque la langue d'affichage d'Office est définie sur l'anglais. Elles ne peuvent pas être utilisées dans Excel avec un affichage en japonais.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
Astuces pour faire avancer Word et PowerPoint jusqu'aux produits finis
23. Créer un brouillon dans Word en référençant plusieurs documents
Cible : C× / B△ / P○
*B est centré sur les fichiers. P peut également référencer des e-mails et des réunions.
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez utiliser plusieurs documents pour créer des brouillons de documents d'approbation, de propositions, de rapports, etc., en une seule fois.
Comment l'utiliser : Démarrez un nouveau brouillon dans Copilot de Word et spécifiez les documents que vous souhaitez référencer.
Remarque : B peut principalement référencer des fichiers. En plus des fichiers, P peut également spécifier des e-mails et des réunions. Vérifiez que les anciennes versions des documents ne sont pas mélangées.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. Transformer le texte Word en tableau
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez transformer les points ou les responsables listés dans le texte en un tableau facile à comparer.
Comment l'utiliser : Sélectionnez le texte cible et choisissez « Visualiser sous forme de tableau » dans Copilot.
Remarque : Vérifiez chaque cellule pour vous assurer qu'elle n'a pas complété d'informations absentes du texte original.
25. Poser des questions par la voix pendant la lecture à voix haute de Word
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Tout en écoutant un long document, vous pouvez poser des questions à Copilot par la voix aux endroits qui vous intriguent.
Comment l'utiliser : Ouvrez « Révision → Lire à haute voix » dans Word et activez le microphone à l'endroit où vous souhaitez poser une question. Une fois la question terminée, vous pouvez reprendre la lecture à haute voix.
Remarque : P est requis. Comme la reconnaissance vocale peut être incorrecte, vérifiez également les chiffres et les noms propres dans le texte.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. Créer des notes de l'orateur pour toutes les diapositives en une fois
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez ajouter le contenu à prononcer pour la présentation à toutes les diapositives de PowerPoint en une seule fois.
Comment l'utiliser : Sélectionnez « Générer des notes de l'orateur pour toutes les diapositives » à partir de « Affichage → Notes » et vérifiez les résultats de la génération.
Remarque : Vérifiez les chiffres, les sources et les noms propres par rapport au contenu de chaque diapositive. Les humains ajustent également le temps pour chaque diapositive.
Info officielle :
27. Enregistrer les tâches PowerPoint répétitives en tant que procédures
Cible : C× / B○ / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez enregistrer des procédures de travail répétitives en tant que compétence personnalisée, comme les éléments de vérification pour les dirigeants, l'unification de la notation et la création de diapositives de synthèse.
Comment l'utiliser : Ouvrez les Compétences dans Copilot de PowerPoint et ajoutez une compétence personnalisée. Appelez-la en spécifiant le nom lorsque nécessaire.
Remarque : Le partage au sein d'une organisation implique des paramètres d'administrateur. Vérifiez les résultats d'exécution par rapport aux documents originaux et aux règles internes.
Info officielle :
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
Astuces pour confier la recherche détaillée et les tâches multiples
28. Utiliser Researcher et Analyst de manière appropriée
Cible : C× / B× / P○
Researcher est une fonction qui recherche des informations internes et sur le Web pour créer des rapports avec des sources.
Analyst est une fonction qui résume des données telles que des fichiers Excel et CSV et analyse les tendances, les valeurs aberrantes, les graphiques, etc.
Comment l'utiliser : Ouvrez les deux à partir de « Agents (IA dédiée) » dans Microsoft Copilot. P et l'autorisation de l'administrateur sont requis.
Remarque : Ouvrez toujours les sources de Researcher et vérifiez les résultats de calcul d'Analyst avec les données d'origine.
Info officielle :
29. Confier plusieurs tâches à Cowork ensemble
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez effectuer une série de tâches, de la recherche d'e-mails et de réunions, à la création de documents, en passant par la recherche de créneaux de rendez-vous, jusqu'à la préparation de brouillons pour l'envoi.
Comment l'utiliser : Ouvrez Cowork dans Microsoft Copilot et indiquez-lui le résultat final et les informations qu'il peut utiliser. Vérifiez le plan sur l'écran de confirmation avant l'exécution.
Remarque : En plus de P, l'utilisation nécessite que l'administrateur de l'entreprise active le paiement en fonction de l'utilisation et enregistre l'utilisateur cible en tant qu'utilisateur Cowork. Même si vous avez P, vous ne pouvez pas l'utiliser sans les paramètres côté entreprise.
Les opérations difficiles à annuler, telles que l'envoi, la suppression et la finalisation des rendez-vous, doivent être vérifiées par une personne avant l'exécution.
Info officielle :
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. Créer un plan d'organisation de la boîte de réception avec Cowork
Cible : C× / B× / P○
Ce qu'il peut faire : Vous pouvez classer un grand nombre d'e-mails par conditions telles que les newsletters, les notifications internes, les actions requises et les clients importants, et créer un plan d'organisation.
Comment l'utiliser : Spécifiez la période cible et les conditions de classification, et faites-lui d'abord produire une simple liste.
Remarque : En plus de P, l'utilisation nécessite que l'administrateur de l'entreprise active le paiement en fonction de l'utilisation et enregistre l'utilisateur cible en tant qu'utilisateur Cowork. Même si vous avez P, vous ne pouvez pas l'utiliser sans les paramètres côté entreprise.
Les opérations difficiles à annuler, telles que l'envoi, la suppression et la finalisation des rendez-vous, doivent être vérifiées par une personne avant l'exécution.
Invite pour P :
▼ Copier à partir d'ici
D'abord, montre-moi une liste des e-mails que tu prévois d'organiser et comment. N'exécute pas encore la suppression, le déplacement, la réponse ou l'envoi ; attends ma confirmation.
▲ Jusqu'ici
Si vous commencez aujourd'hui, voici l'ordre
D'abord, résumez les e-mails avec Outlook au point 7, et spécifiez les fichiers à utiliser avec "/" au point 1. Si vous pouvez utiliser B, passez à Excel au point 17, et si vous pouvez utiliser P, passez à Work IQ au point 2, et Copilot deviendra un outil de travail plutôt qu'une simple personne à qui poser des questions.
Et pour toute fonction, la confirmation finale est faite par une personne. En particulier, ne finalisez pas les destinataires, les chiffres, les responsables, les délais, l'envoi, la suppression et la confirmation du calendrier en tant que traitement automatique.
Merci d'avoir lu jusqu'ici.
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