Comment les feuilles Excel générées par l'IA ont largement dépassé mes attentes

Excel x IA peut être utilisé pour le travail. Un diagramme de Gantt de projet de 100 tâches x 26 semaines. Il bouge en douceur quand on le touche. Cela a été créé instantanément avec une seule invite. Regardez d'abord cette vidéo de 30 secondes 👇

Tout bouge en douceur lorsque vous interagissez avec.

(Il y a un lien vers une note en bas où vous pouvez télécharger le fichier Excel !)

Lorsque vous changez le menu déroulant en haut à gauche de "Plan Standard" à "Récupération de Retard", des milliers de cellules sont repeintes en une fois, les barres se déplacent vers la droite, les coûts augmentent de 190 millions de yens et le graphique des effectifs s'allonge. Si vous avancez "Aujourd'hui" d'une semaine, les tâches en retard deviennent rouges.

Ce n'est plus juste un tableau.

Il soutient la prise de décision sous différents angles.

Au fait, il n'y a pas de macros ni de VBA. Il a été créé avec une seule invite.

Pourquoi peut-on le dessiner avec seulement des formules ?

Le mécanisme est simple. Chaque carré du diagramme de Gantt n'est pas une forme ; c'est juste une cellule. Elle contient une formule qui détermine "Cette date est-elle dans la période de la tâche ?" et la mise en forme conditionnelle ne fait que peindre la couleur.

En d'autres termes, les barres ne sont pas dessinées ; elles sont calculées.

Ainsi, si vous changez de scénario, des milliers de cellules sont recalculées et l'image se redessine d'elle-même. C'est pourquoi les macros ne sont pas nécessaires.

Invite que vous pouvez utiliser en copiant-collant simplement

Voici l'invite réelle que j'ai utilisée. Elle fonctionne telle quelle dans n'importe quel environnement capable de générer des fichiers Excel, comme ChatGPT ou Claude (je l'ai exécutée dans Claude Code).

1# Tâche
2Construire un "Tableau de Bord de Projet Intégré" dans un seul fichier Excel.
3Ne pas utiliser de macros ou de VBA ; utiliser uniquement des formules et la mise en forme conditionnelle.
4Le succès est défini comme le tableau de bord entier se redessinant lors du changement de scénario.
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6## Prémisses (Remplacez ceci par votre propre projet)
7- Projet : Renouvellement du Système Central (Implémentation ERP) *Exemple : Lancement d'une nouvelle usine / Lancement d'un produit
8- Période : 26 semaines (182 jours) *Peut être 12 ou 52 semaines
9- Équipes : PMO / Métier / Développement / Migration de Données / Infrastructure / Formation *Vos départements
10- Scénarios : Plan Standard / Récupération de Retard / Accéléré *Plans que vous souhaitez comparer
11- Tâches : Générer automatiquement environ 100 tâches assignées aux équipes ci-dessus *Collez les tâches réelles si vous en avez
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13## Feuilles à Créer
141. Gantt Projet (Principale) : 1 ligne par tâche x grille quotidienne. Codage couleur par équipe, ombrage pour le terminé/restant, ◆ jalons, ligne verticale rouge pour la date de référence.
152. Données des Tâches : Date de début, durée, personnel et progression pour chaque scénario.
163. Charge de Ressources : Carte de chaleur agrégeant le personnel quotidien simultané.
174. Résumé des Coûts : Prix unitaire de l'équipe x jours-homme comparé par scénario.
185. Retard/Risque : Jugement de "Retard" si le réel est en retard de 10 points par rapport au plan, extraction automatique du Top 10.
196. Analyse de Sensibilité : Matrice montrant comment la date de fin évolue en fonction du taux d'effectif x du taux de compression de la durée.
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21## Mécanisme de Fonctionnement (La partie clé)
22- 3 menus déroulants en haut du Gantt : Scénario / Filtre d'Équipe / Semaine de Référence.
23- Changer l'un d'eux met à jour les barres, les KPI, les graphiques et les jugements de retard via des formules.
24- Les barres du Gantt sont dessinées à l'aide de formules de cellule + mise en forme conditionnelle (pas de formes ni d'images).
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26## Contraintes
27- Pas de macros, VBA ou modules complémentaires externes. Formules uniquement.
28- Cartes KPI dans l'en-tête : Jours ouvrés / Total heures-homme / Coût total / Effectif de pointe / Progression / Nombre de retards.
29- Les données d'exemple sont acceptables, mais les chiffres doivent être liés de manière cohérente.
30- Enfin, recalculer toutes les formules et confirmer zéro erreur avant la livraison.
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32## Sortie
33- Un fichier .xlsx (prêt à fonctionner lorsque les menus déroulants sont touchés).

Quand vous voulez l'adapter à d'autres tâches

Cette invite semble spécifique aux plannings de projet, mais elle fonctionne en fait pour d'autres tâches si vous échangez simplement le contenu. Vous n'avez besoin de toucher qu'aux 5 lignes sous "## Prémisses."

Pour un lancement de nouvelle usine, définissez la période sur 52 semaines et les équipes sur Équipement / Tech Production / QA / Recrutement.

Pour un lancement de nouveau produit, 20 semaines avec Développement Produit / Marketing / Ventes / SCM. Pour un plan de recrutement, 26 semaines avec RH / chaque département.

Remplacez simplement les scénarios par les plans que vous souhaitez comparer, comme "Standard / Candidats Réduits / Support Agence Renforcé."

Vous n'avez pas besoin de toucher à quoi que ce soit en dessous de "## Feuilles à Créer."

Cette partie décrit comment construire la feuille Excel, donc elle fonctionne même si le thème change.

3 conseils pour une génération réussie

**1. Mentionnez explicitement "Pas de macros"

**Si vous ne le faites pas, il essaiera d'utiliser VBA. Les fichiers avec macros déclenchent des avertissements lors du partage, et les gens ne les ouvriront pas. En le limitant aux "formules et mise en forme conditionnelle uniquement", l'IA commence à être créative avec la mise en forme conditionnelle.

**2. Fournissez la condition de succès en une phrase

**"Le succès est défini comme le tableau de bord entier se redessinant lors du changement de scénario." Que cette phrase existe ou non fait une énorme différence. Écrivez à quoi cela devrait ressembler quand vous "gagnez", pas seulement quoi fabriquer. C'est le conseil le plus efficace.

**3. Écrivez "Recalculer et vérifier zéro erreur" à la fin

**Sans cela, les formules pourraient être livrées cassées. Vous pouvez inclure le processus d'inspection en une seule ligne.

Appliquer la même logique à d'autres tâches

La partie intéressante n'est pas le diagramme de Gantt lui-même, mais le cadre où tout est redessiné lorsque les prémisses changent.

Ainsi, en utilisant le même cadre, j'ai essayé pour des tâches complètement différentes.

**Tableau de Quart 24 Heures

**Un tableau de quarts pour 42 personnes x 28 jours. Lorsque vous passez le scénario à "Haute Saison (volume x1.4)", les jours de pénurie de main-d'œuvre deviennent rouges, et les violations de la limite de 6 jours de travail ou des intervalles de repos sont automatiquement signalées. La tâche de scruter un tableau de quarts pour trouver des violations légales devient simplement regarder les couleurs.

**Tableau des Pertes d'Équipement et des Effets d'Amélioration

**15 machines x 3 quarts x 42 jours codés par couleur par type de perte. Passer le scénario à "Maintenance Préventive Renforcée" fait passer les barres au vert, le TRG passe de 64,0% à 72,9%, et un effet annuel de "73,41 millions de yens" est calculé. Les chiffres nécessaires pour une proposition d'amélioration sont tous rassemblés sur cette seule feuille.

Conclusion

Excel est passé de quelque chose que l'on "fabrique" à quelque chose que l'on "fait fabriquer par l'IA". Notre seul travail restant est de déterminer la direction et de voir à quoi ressemble le succès.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la note.

• Deux invites pour le tableau de quarts et le tableau des pertes d'équipement
• Les données Excel pour les trois tableaux (je veux que vous les touchiez et les déplaciez)

Consultez-le ici ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

Merci d'avoir lu jusqu'au bout.