[90 % de gain de temps] La méthode géniale de Kei Tanaka, ex-Goldman Sachs, pour créer des présentations par IA

Les personnes lentes à créer des supports ouvrent d'abord PowerPoint.

Elles fixent un slide vierge, placent un titre et déplacent des formes tout en essayant de réfléchir à « ce qu'elles veulent transmettre ». Cela signifie qu'elles essaient de traiter la réflexion, la structure et le design en même temps. Il est naturel que cela prenne du temps.

La méthode démontrée par Kei Tanaka, ancien de Goldman Sachs, suit un ordre complètement différent.

1. Exprimer ses idées à voix haute.
2. Construire la logique avec Claude.
3. Convertir en slides avec Marp.

Voilà la vue d'ensemble.

Dans cet article, sur la base de la démonstration et de l'interview de M. Tanaka, je décompose ce qui suit en un format utilisable :

• Le flux de création de slides présenté comme une « réduction de 90 % du temps »
• La véritable nature des « modèles » de M. Tanaka qui génèrent de la vitesse
• Trois invites copier-coller pour créer des supports à partir de mémos vocaux

Ce n'est pas qu'une simple introduction d'outils. C'est une technique de travail qui réorganise l'ordre même de la création des supports.

Pourquoi la création de slides IA de Kei Tanaka est anormalement rapide

Pour faire simple, M. Tanaka ne crée pas les slides une par une.

Il rassemble d'abord les informations dans sa tête, les exprime, puis laisse l'IA convertir la structure et le format.

M. Tanaka a travaillé chez Goldman Sachs pendant 17 ans et a été co-responsable de la division investissement. Dans son travail d'investissement actuel, il déclare utiliser l'IA pour la recherche, la construction d'hypothèses, l'aide à la décision et la création de supports.

Lors d'interviews, il a expliqué que des recherches complexes et la création de supports qui prenaient auparavant environ trois semaines prennent désormais environ une heure lorsqu'elles sont combinées à l'IA.

Il a également révélé une méthode où il expose environ cinq pages A4 d'idées en deux minutes environ et laisse l'IA gérer la transcription et l'organisation.

Source : The Keyperson « Kei Tanaka »

https://thekeyperson.biz/interview/tanakakei/

De plus, dans une vidéo de Digirise Co., Ltd., M. Tanaka a démontré la création de slides à l'aide de Claude et Marp. Le titre de la vidéo annonçait une « réduction de 90 % du temps ».

Source : Chaen [AI Research Institute] « Un ancien top de la division investissement de Goldman Sachs au Japon démontre ! Des techniques de travail IA permettant une réduction de 90 % du temps »

https://www.youtube.com/watch?v=C5qAt69rA54

Ne vous méprenez pas.

90 % n'est pas un chiffre garanti pour tout le monde ni pour chaque document. C'est une démonstration rendue possible grâce à l'expérience de M. Tanaka, aux critères de décision dans sa tête et à la quantité d'informations qu'il pouvait fournir à l'IA.

Alors, est-il impossible pour les gens d'affaires ordinaires d'imiter cela ?

Pas du tout. Même si vous ne pouvez pas égaler la rapidité d'exécution, vous pouvez commencer à imiter la façon dont le processus est divisé dès aujourd'hui.

Le secret du génie est de transmettre votre propre « modèle » à l'IA

L'aspect le plus utile de la méthode de M. Tanaka est qu'il ne laisse pas l'IA réfléchir à partir de zéro.

M. Tanaka explique qu'il fait apprendre à l'IA les modèles d'analyse et de supports qu'il a utilisés dans son travail, puis qu'il lui transmet les résultats de recherche et ses propres hypothèses pour les convertir dans le format nécessaire.

En d'autres termes, la division du travail entre l'humain et l'IA est la suivante :

Ce que l'humain gère : Objectif, hypothèses, jugement, expérience, intuition, validation finale

Ce que l'IA gère : Transcription, classification, synthèse, réorganisation, traduction, conversion de format

Cette ligne de démarcation permet à la fois vitesse et qualité.

Un échec courant consiste à tout décharger sur l'IA avec une demande du type « faites-moi un beau document de proposition ».

Le résultat est quelque chose qui semble soigné mais dont le contenu est mince. L'IA ne peut pas voir quels sont les points de désaccord dans cette entreprise spécifique. Elle ne sait pas où le patron pourrait s'opposer ni ce que le client craint.

La méthode de M. Tanaka est l'inverse.

L'humain exprime à voix haute toutes les connaissances spécialisées et les hypothèses dans sa tête. L'IA convertit ensuite ce matériau en une logique qu'elle peut lire. Le polissage de l'apparence vient encore plus tard.

Le secret de la vitesse n'est pas seulement la rapidité de saisie. Il réside dans la séparation entre « penser », « organiser » et « présenter ».

ÉTAPE 1 : Exprimer les supports à voix haute avant d'ouvrir PowerPoint

La première chose à faire n'est pas de créer des slides. Parlez des éléments qui devraient figurer dans le document.

Pas besoin de parler avec de belles phrases. Il est acceptable de se corriger en cours de route ou d'avoir un ordre désordonné. L'important est de fournir des éléments de jugement que l'IA ne peut pas compléter par elle-même.

Au minimum, veuillez aborder ces six points :

• À qui montrez-vous ce document ?
• Que voulez-vous que le destinataire décide ?
• Quelle est la conclusion principale que vous voulez transmettre ?
• Quels sont les faits et chiffres soutenant la conclusion ?
• Quels sont les contre-arguments et les risques attendus ?
• Que voulez-vous que le destinataire fasse ensuite après avoir vu le document ?

Par exemple, pour un nouveau projet interne, parler de cette façon suffit :

« Un document pour obtenir l'approbation du responsable de l'équipe commerciale pour l'essai pilote d'une nouvelle méthode de gestion des clients. La conclusion est de l'essayer pendant 4 semaines dans certaines équipes. »

« Actuellement, les méthodes de saisie diffèrent selon les personnes, ce qui entraîne des transferts manqués. Les contre-arguments sont l'augmentation du travail de saisie et la possibilité que le terrain ne l'utilise pas. »

« Je veux réduire les éléments de saisie et décider de la poursuite après l'essai. »

À ce stade, ne pensez pas au design. Ne rangez même pas l'ordre. Produisez autant d'éléments que possible qui sont nécessaires au jugement.

ÉTAPE 2 : Demander à Claude une « organisation des enjeux » plutôt qu'une « synthèse »

Une fois la voix transcrite, ne la transformez pas immédiatement en slides.

D'abord, décomposez-la en objectif, affirmations, preuves, contre-arguments et informations manquantes. Repérer les trous logiques ici empêche le document de devenir quelque chose qui n'impressionne que de l'extérieur.

Ce qui suit n'est pas une citation directe de l'invite publiée par M. Tanaka. C'est une reconstruction de son flux de travail publié sous une forme utilisable pour la création de supports généraux.

▼ Copier à partir d'ici

Vous êtes un éditeur qui conçoit des supports de décision.

Voici les éléments d'un document que j'ai exprimés à voix haute. Ne les transformez pas encore en slides ; organisez plutôt le contenu dans l'ordre suivant :

1. Lecteur du document
2. Ce que vous voulez que le lecteur décide
3. Message clé servant de conclusion
4. Preuves soutenant la conclusion
5. Contre-arguments et risques attendus
6. Faits, chiffres et éléments manquants à confirmer
7. Action suivante demandée au lecteur

Règles :

• Ne créez pas de faits ou de chiffres absents de la saisie.
• Ne devinez pas les parties ambiguës ; écrivez « À confirmer ».
• Signalez les endroits où la logique manque et expliquez pourquoi.
• Regroupez les contenus similaires.
• Séparez les contenus faiblement liés à la conclusion dans « Candidats à la suppression ».

Transcription vocale :

[Collez la transcription ici]

▲ Jusqu'ici

Une fois la sortie reçue, l'humain remplit les cases « À confirmer » et les « sauts logiques ».

Cette étape supplémentaire est efficace. En effet, l'IA peut organiser même un contenu incorrect pour le rendre facile à lire. Vérifiez les chiffres, les citations, les noms propres et les relations de cause à effet avant de les transformer en beaux slides.

ÉTAPE 3 : Convertir en un récit d'une idée par slide

Une fois les points rassemblés, il faut maintenant créer l'ordre des slides.

L'astuce ici est de ne pas faire des titres des « noms d'éléments ».

Des titres comme « Contexte », « Problèmes » et « Proposition » ne disent pas à eux seuls ce que le slide essaie de dire. Faites en sorte que la conclusion soit transmise par le seul titre, par exemple « Les informations clients sont dispersées, ce qui augmente le travail de confirmation lors des transferts. »

▼ Copier à partir d'ici

Veuillez convertir le contenu organisé précédemment en une structure de slides pour les décideurs.

Objectif : créer un document qui permette la compréhension et la décision en peu de temps.

Nombre de slides : visez 8 à 12 slides, en ajustant selon le contenu.

Veuillez générer chaque slide au format suivant :

Numéro de slide :

Titre-message : la conclusion à transmettre sur cette page en une phrase.

Corps : jusqu'à 3 points clés soutenant le titre.

Preuves : chiffres, faits et citations nécessaires.

Plan de schéma : comparaison, chronologie, relation de cause à effet, procédure, etc.

Éléments à confirmer : parties où les preuves sont insuffisantes.

Règles de structure :

• Une idée par slide.
• Montrez la conclusion, la raison et la décision demandée dans les 3 premiers slides.
• Ne cachez pas les contre-arguments et les risques.
• N'ajoutez pas de chiffres ou de faits absents de la saisie.
• Ne répétez pas la même affirmation avec des mots différents.
• Terminez par l'action suivante.

▲ Jusqu'ici

Le but de cette invite n'est pas de raccourcir le texte.

C'est de le réorganiser dans un ordre de « ce que l'autre partie a besoin de savoir pour prendre une décision ».

S'il s'agit d'un comité d'investissement, les points seraient le contexte du projet, la rentabilité, les risques de baisse, les mesures de création de valeur et les conditions de sortie.

S'il s'agit d'une proposition commerciale, ce sont la situation actuelle du client, l'inconvénient s'il n'est pas traité, le contenu de la proposition, la base de l'introduction et la procédure d'exécution.

S'il s'agit d'un projet interne, on peut le remplacer par l'objectif, la situation actuelle, les options, le plan recommandé, les risques et les points à approuver.

Même si le secteur est différent, on peut l'appliquer en le centrant sur « qui juger et sur quoi ».

ÉTAPE 4 : Convertir au format Marp avec Claude

Ce n'est qu'une fois le récit solidifié que vous changez le format en slides.

Marp est un framework open source qui peut générer des slides à partir de texte au format Markdown. Selon le site officiel, il peut générer du HTML, du PDF et du PowerPoint.

Source : Site officiel de Marp

https://marp.app/

La raison pour laquelle Claude et Marp sont combinés dans la démonstration de M. Tanaka est claire.

C'est parce que les slides peuvent être traitées comme du texte éditable plutôt que comme une collection de formes. Vous pouvez donner collectivement des instructions sur les changements d'ordre, les corrections de titres et les ajouts de pages.

▼ Copier à partir d'ici

Veuillez convertir la structure de slides suivante en Markdown affichable dans Marp.

Paramètres :

• thème par défaut
• Afficher les numéros de page
• Format 16:9
• Une idée par slide
• Les titres doivent être courts et transmettre la conclusion
• Le corps doit avoir un maximum de 3 éléments par slide
• S'il y a beaucoup de texte, divisez les pages au lieu de réduire la taille du texte
• Laissez « Plan de schéma : » sous forme de commentaire sur les pages où un schéma est nécessaire
• N'ajoutez pas de chiffres, de faits ou de citations absents de la saisie
• Affichez « À confirmer » pour les parties où les preuves ne sont pas confirmées

Structure des slides :

[Collez la sortie de l'ÉTAPE 3 ici]

▲ Jusqu'ici

Si vous ouvrez le Markdown généré dans un outil comme Marp pour VS Code, vous pouvez le vérifier sous forme de slides.

Cependant, il n'est pas complet au moment où il est généré. Adaptez les modèles spécifiques de l'entreprise, les polices, les jeux de couleurs, les logos et le traitement des informations confidentielles selon les règles de votre organisation.

Plus vous créez vite, plus la vérification humaine devient lourde

Le plus dangereux dans la création de slides par IA est que les erreurs sont soigneusement organisées.

Si les phrases sont naturelles et la mise en page soignée, le contenu semble aussi correct. Cependant, l'IA peut ajouter des chiffres absents de la saisie ou créer des conclusions solides à partir de preuves faibles.

Avant de finaliser, vérifiez au moins les éléments suivants :

• Les chiffres correspondent-ils aux documents sources ?
• Les citations existent-elles et le contexte n'a-t-il pas changé ?
• Les faits et les hypothèses ne sont-ils pas mélangés ?
• Les axes, les unités et les périodes des graphiques sont-ils corrects ?
• N'avez-vous pas saisi de noms de clients, d'informations personnelles ou d'informations non divulguées dans des services externes ?
• Les risques et contre-arguments de la proposition ne sont-ils pas cachés ?

Les informations confidentielles nécessitent une attention particulière. Vous ne devez pas saisir d'informations clients ou d'informations financières non divulguées dans des services d'IA que votre organisation n'a pas autorisés. Utilisez des documents anonymisés ou un environnement approuvé par l'entreprise.

La méthode de M. Tanaka n'est pas une technique pour déléguer le jugement à l'IA.

Les humains fournissent les éléments de jugement, l'IA gère la conversion et, enfin, les humains vérifient les faits. C'est pour cela que cela fonctionne comme un travail, même si c'est rapide.

Si vous appliquez cela à la création de slides ordinaires, ces 4 étapes suffisent

Même si vous n'avez pas la même expérience en investissement que M. Tanaka, vous pouvez imiter le processus.

1. Exprimez l'objectif et les affirmations du document pendant 3 à 5 minutes à voix haute.
2. Transmettez la transcription à Claude et organisez les points et les informations manquantes.
3. Créez une structure d'une idée par slide et convertissez-la au format Marp.
4. Les humains confirment les chiffres, les citations, les informations confidentielles et le jugement final.

Pas besoin de créer un système parfait dès le départ.

Choisissez un seul document que vous créez demain et parlez pendant 3 minutes avant d'ouvrir PowerPoint.

À qui le montrez-vous ?

Que voulez-vous qu'ils décident ?

Quelle est votre conclusion ?

Quelles sont les preuves ?

Où pourraient-ils s'opposer ?

Collez cette transcription dans la première invite.

L'essence de la méthode géniale de création de slides IA de Kei Tanaka n'est pas seulement d'utiliser Claude ou Marp.

C'est de placer d'abord les jugements que seuls les humains peuvent faire, puis d'y connecter le travail de conversion que l'IA excelle à réaliser.

Si vous voulez accélérer la création de slides, vous n'avez pas besoin de vous précipiter sur PowerPoint.

Changez l'ordre dans lequel vous créez. Commencez par là.