Vous lisez le titre et vous pensez : « Les comptes rendus, c'est pas un boulot pour les juniors ? » ou « L'IA ne devrait-elle pas s'en charger ? » ou encore « Regardez ce dinosaure lol », mais cet article parle de pourquoi vous devriez quand même essayer de rédiger des comptes rendus de réunion à la main.
Pourquoi avons-nous besoin de comptes rendus de réunion ?
- Pour clarifier les actions à mener et faire avancer les choses. Si quelqu'un retourne à son bureau après une réunion en se demandant : « Attends, qu'est-ce que je suis censé faire ? », c'est un échec. Vous devez les rédiger et les distribuer pour que « qui fait quoi et pour quand » soit clair pour tout le monde. C'est la priorité absolue d'un compte rendu de réunion.
- Pour conserver une trace des décisions. Si vous ne l'écrivez pas, cela se transforme plus tard en dispute stérile du genre « il a dit, elle a dit ». Dans le pire des cas, un supérieur pourrait annuler une décision (même si certains le font même quand elle est dans le compte rendu).
- Pour aider les non-participants à comprendre le contexte. Des comptes rendus qui ne listent que les décisions et les actions à mener donnent aux non-participants l'impression d'être exclus, se demandant « Pourquoi ont-ils pris cette conclusion ? ». Ce « sentiment d'exclusion » est problématique et érode progressivement la motivation des parties prenantes.
Quel est l'intérêt que les humains rédigent des comptes rendus quand l'IA générative existe ?
- J'entends souvent dire : « L'IA générative rédige désormais les comptes rendus, donc les humains n'ont plus à le faire. » Cependant, en tant que personne qui participe à des réunions tous les jours, mon intuition me dit qu'il est plus efficace d'animer une réunion tout en rédigeant manuellement le compte rendu en temps réel.
- Il y a trois avantages à la combinaison « compte rendu en temps réel + animation » : Premièrement, il est plus facile de garder la discussion sur les rails (vous pouvez montrer où en est la réunion, ce qui doit être décidé et ce qui est en cours de discussion). Deuxièmement, il est plus facile d'éliminer les malentendus (vous pouvez écrire tout en confirmant : « Ai-je bien compris votre déclaration ? »). Troisièmement, il est plus facile de finaliser les actions et les décisions (vous pouvez les définir précisément, comme « La personne X est responsable de cette tâche, avec ce livrable pour cette date »).
- Ce que l'IA générative produit n'est finalement qu'une « transcription ». Elle enregistre fidèlement ce qui a été dit.
- Cependant, l'IA ne réfléchit pas à « ce qui devrait être discuté, quels sont les points de désaccord », « si les décisions et les actions sont bien finalisées » ou « si cette déclaration nécessite une question de suivi ». L'IA ne se chargera pas de la détermination nécessaire pour finaliser les actions à tout prix et les consigner.
- Bien sûr, c'est une autre histoire si l'IA commence à animer les réunions, mais pour l'instant, le style « humain qui anime tout en prenant des notes » est ce qui rend les réunions réellement productives sur le terrain.
De plus, rédiger beaucoup de comptes rendus vous rend « plus fort ».
L'acte de rédiger un compte rendu est un art martial mixte de compétences de base et d'états d'esprit. Vous acquérez cinq capacités majeures :
- Compétences rédactionnelles : C'est la première chose qui saute aux yeux à la lecture d'un compte rendu. Des comptes rendus mal écrits sont impitoyables : les gens pensent « Je n'y comprends rien même en le lisant plusieurs fois » ou « Les phrases sont trop longues, je n'ai pas envie de les lire ». D'un autre côté, c'est une compétence que vous pouvez améliorer avec des efforts. Le chemin le plus court est de supplier un collègue senior compétent de « déchiqueter mon compte rendu avec des corrections en rouge ! » et de vous aider à vous entraîner.
- Compétences de structuration : Un compte rendu qui suit simplement l'ordre des interventions rend impossible de savoir de quoi on parle. Vous devez montrer la vue d'ensemble et la position de chaque point à l'intérieur de celle-ci. S'agit-il de personnes, d'argent ou de choses ? De systèmes ou de culture ? De stratégie ou d'exécution ? Rédiger un compte rendu, c'est structurer.
- Capacité de compréhension et de mise à niveau : Si vous pensez : « Je peux écrire facilement avec mes compétences rédactionnelles et de structuration, ne sous-estimez pas ma formation », attendez un instant. Les « termes techniques » vont vous piéger. Si un terme inconnu apparaît, cherchez-le d'abord par vous-même ; si vous ne comprenez pas au bout de 10 minutes, demandez à quelqu'un. Si vous faites cela rigoureusement pendant environ trois réunions, vous comprendrez environ 60 % du jargon interne et du secteur et serez capable de déduire les nouveaux termes dans une certaine mesure.
- Prise en charge de la réunion : Cela affecte en réalité grandement la qualité du compte rendu. Lorsqu'une conversation se déroule comme « Oui, X est important, je suis d'accord » -> « D'accord, alors le sujet suivant est... », la qualité dépend de votre capacité à rétorquer : « Attendez. Faisons-nous réellement X ? Si oui, qui le fait et pour quand ? ». Les comptes rendus de personnes ayant une faible prise en charge contiennent souvent des choses qui semblent décidées mais qui ne le sont pas, ou des descriptions ambiguës qui pourraient être interprétées dans les deux sens.
- Rapidité d'exécution : Lorsqu'on vous demande de faire un compte rendu, considérez cela comme un test de votre rapidité de travail. Les travailleurs rapides ont une première version prête dès la fin de la réunion et envoient un « merci de vérifier le compte rendu » à tous les participants dans les 5 minutes. « Combien de minutes après la réunion le compte rendu est-il prêt ? » est quelque chose que les gens remarquent, et cela affecte grandement l'impression que vous donnez de votre travail.
...Donc, personnellement, je pense que les comptes rendus rédigés par des humains n'ont pas encore disparu.
Au fait, ma recommandation est la suivante :
- Rédigez environ 70 % du compte rendu avant la réunion (quels sont les points à discuter, et quelles sont les réponses provisoires ?). Ajustez si vous montrez les 70 % complets ou seulement 30 % en fonction de l'objectif de la réunion.
- Ensuite, avancez en remplissant le compte rendu tout en partageant votre écran en temps réel. C'est une excellente sensation quand vous terminez avec « Voici les actions et les décisions. Et voici le compte rendu. »
J'ai également écrit sur la façon de créer des comptes rendus en temps réel sur note, alors n'hésitez pas à y jeter un œil si vous le souhaitez.
note : [[Technique secrète] Comment rédiger un compte rendu de réunion en temps réelhttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
