Le persone lente nella creazione di materiali aprono prima PowerPoint.
Fissano una diapositiva vuota, inseriscono un titolo e spostano forme mentre cercano di pensare a "cosa comunicare". Questo significa che stanno cercando di elaborare pensiero, struttura e design tutti insieme. È naturale che ci voglia tempo.
Il metodo dimostrato da Kei Tanaka, ex Goldman Sachs, segue un ordine completamente diverso.
- Esprimere i pensieri con la voce.
- Costruire la logica con Claude.
- Convertire in diapositive con Marp.
Questo è il quadro generale.
In questo articolo, basandomi sulla dimostrazione e sull'intervista del signor Tanaka, scompongo quanto segue in un formato utilizzabile:
- Il flusso di creazione di diapositive presentato come "riduzione del 90% del tempo"
- La vera natura dei "modelli" del signor Tanaka che generano velocità
- Tre prompt copia-e-incolla per creare materiali da memo vocali
Non è solo un'introduzione a uno strumento. È una tecnica di lavoro che riorganizza l'ordine stesso di creazione dei materiali.
Perché la creazione di diapositive con l'IA di Kei Tanaka è eccezionalmente veloce
Per dirla semplicemente, il signor Tanaka non crea diapositive una per una.
Prima raccoglie le informazioni che ha in testa, le esprime e lascia che l'IA converta struttura e formato.
Il signor Tanaka ha lavorato presso Goldman Sachs per 17 anni ed è stato co-responsabile della divisione investimenti. Nel suo attuale lavoro di investimento, afferma di utilizzare l'IA per ricerca, costruzione di ipotesi, supporto decisionale e creazione di materiali.
Nelle interviste, ha spiegato che ricerche complesse e creazione di materiali che in precedenza richiedevano circa tre settimane ora richiedono circa un'ora se combinate con l'IA.
Ha inoltre rivelato un metodo in cui espone idee per circa cinque pagine A4 in circa due minuti e lascia che l'IA gestisca trascrizione e organizzazione.
Fonte: The Keyperson "Kei Tanaka"
https://thekeyperson.biz/interview/tanakakei/
Inoltre, in un video di Digirise Co., Ltd., il signor Tanaka ha dimostrato la creazione di diapositive utilizzando Claude e Marp. Il titolo del video dichiarava una "riduzione del tempo del 90%".
Fonte: Chaen [Istituto di Ricerca IA] "L'ex top della divisione investimenti di Goldman Sachs in Giappone dimostra! Tecniche di lavoro con l'IA che ottengono una riduzione del 90% del tempo"
https://www.youtube.com/watch?v=C5qAt69rA54
Per favore, non fraintendere.
Il 90% non è una cifra garantita per tutti o per ogni documento. È una dimostrazione resa possibile dall'esperienza del signor Tanaka, dai criteri decisionali che ha in testa e dalla quantità di informazioni che poteva fornire all'IA.
Quindi, è impossibile per i comuni professionisti imitarlo?
Per niente. Anche se non puoi eguagliare la velocità di esecuzione, puoi iniziare a imitare oggi il modo in cui il processo è suddiviso.
Il segreto del genio è passare il proprio "modello" all'IA
L'aspetto più utile del metodo del signor Tanaka è che non lascia che l'IA pensi da zero.
Il signor Tanaka spiega che fa apprendere all'IA i modelli di analisi e di materiali che ha usato nel suo lavoro, poi inserisce i risultati della ricerca e le sue ipotesi per farli convertire nel formato necessario.
In altre parole, la divisione del lavoro tra umani e IA è la seguente:
Cosa gestiscono gli umani: Scopo, ipotesi, giudizio, esperienza, intuizione, verifica finale
Cosa gestisce l'IA: Trascrizione, classificazione, sintesi, riorganizzazione, traduzione, conversione di formato
Questa linea di confine raggiunge sia velocità che qualità.
Un errore comune è scaricare tutto sull'IA con una richiesta come "crea un bel documento di proposta".
Il risultato è qualcosa che sembra ordinato ma ha contenuti sottili. L'IA non può vedere quali sono i punti critici in quella specifica azienda. Non sa dove il capo potrebbe obiettare o di cosa ha paura il cliente.
Il metodo del signor Tanaka è l'opposto.
L'umano esprime con la voce tutte le conoscenze specialistiche e le ipotesi che ha in testa. L'IA poi converte quel materiale in una logica che può leggere. Rifinire l'aspetto arriva ancora più tardi.
Il segreto della velocità non è solo la velocità di input. Sta nel separare "pensare", "organizzare" e "mostrare".
PASSO 1: Esprimere i materiali con la voce prima di aprire PowerPoint
La prima cosa da fare non è creare diapositive. Parla dei materiali che dovrebbero andare nel documento.
Non devi parlare con frasi perfette. Va bene correggerti a metà o avere un ordine confusionario. La cosa importante è fornire materiali di giudizio che l'IA non può integrare da sola.
Come minimo, parla di questi sei punti:
- A chi stai mostrando questo documento?
- Cosa vuoi che il destinatario decida?
- Qual è la conclusione principale che vuoi comunicare?
- Quali sono i fatti e le cifre a sostegno della conclusione?
- Quali sono le obiezioni e i rischi previsti?
- Cosa vuoi che il destinatario faccia dopo aver visto il documento?
Per esempio, per un nuovo progetto interno, parlare così è sufficiente:
"Un documento per ottenere l'approvazione del responsabile del team di vendita per la prova di introduzione di un nuovo metodo di gestione clienti. La conclusione è provarlo per 4 settimane in alcuni team."
"Attualmente, i metodi di registrazione differiscono da persona a persona, portando a passaggi di consegne mancati. Le obiezioni sono l'aumento del lavoro di inserimento dati e la possibilità che il campo non lo usi."
"Voglio ridurre gli elementi di inserimento e decidere sulla continuazione dopo la prova."
In questa fase, non pensare al design. Non organizzare nemmeno l'ordine. Esprimi quanti più materiali possibile che siano necessari per il giudizio.
PASSO 2: Chiedi a Claude "organizzazione delle questioni" invece di "sintesi"
Una volta trascritta la voce, non trasformarla subito in diapositive.
Prima, scomponila in scopo, affermazioni, prove, controargomentazioni e informazioni mancanti. Trovare qui i buchi logici impedisce al documento di diventare qualcosa che sembra impressionante solo all'esterno.
Quanto segue non è una citazione diretta del prompt pubblicato dal signor Tanaka. È una ricostruzione del suo flusso di lavoro pubblicato in una forma utilizzabile per la creazione di materiali generali.
▼ Copia da qui
Sei un editor che progetta materiali decisionali.
Di seguito ci sono i materiali per un documento che ho espresso con la voce. Non trasformarli ancora in diapositive; invece, organizza il contenuto nel seguente ordine:
- Lettore del documento
- Cosa vuoi che il lettore decida
- Messaggio chiave che funge da conclusione
- Prove a sostegno della conclusione
- Controargomentazioni e rischi previsti
- Fatti, cifre e elementi mancanti da confermare
- Prossima azione richiesta al lettore
Regole:
- Non creare fatti o cifre che non sono nell'input.
- Non fare supposizioni sulle parti ambigue; scrivi "Da confermare".
- Segnala dove manca la logica e spiega perché.
- Raggruppa contenuti simili.
- Separa i contenuti con rilevanza debole per la conclusione in "Candidati all'eliminazione".
Trascrizione vocale:
[Incolla qui la trascrizione]
▲ Fino a qui
Una volta ricevuto l'output, l'umano compila le parti "Da confermare" e i "salti logici".
Questo passaggio extra è efficace. Questo perché l'IA può organizzare anche contenuti errati in modo che siano facili da leggere. Conferma cifre, citazioni, nomi propri e relazioni causali prima di trasformarli in belle diapositive.
PASSO 3: Convertire in una storia di un messaggio per diapositiva
Una volta raccolti i punti, il passo successivo è creare l'ordine delle diapositive.
Il trucco qui è non rendere i titoli "nomi di voci".
Titoli come "Contesto", "Problematiche" e "Proposta" da soli non dicono cosa la diapositiva sta cercando di comunicare. Fai in modo che la conclusione sia trasmessa dal solo titolo, come "Le informazioni sui clienti sono disperse, aumentando il lavoro di verifica durante i passaggi di consegna".
▼ Copia da qui
Converti il contenuto precedentemente organizzato in una struttura di diapositive per decisori.
Scopo: Creare un documento che permetta comprensione e giudizio in poco tempo.
Numero di diapositive: Punta a 8-12 diapositive, adattandoti al contenuto.
Output di ogni diapositiva nel seguente formato:
Numero diapositiva:
Titolo del messaggio: La conclusione da comunicare in quella pagina in una frase.
Corpo: Fino a 3 punti chiave a sostegno del titolo.
Prove: Cifre, fatti e citazioni necessari.
Piano del diagramma: Confronto, serie temporale, relazione causale, procedura, ecc.
Elementi di conferma: Parti in cui le prove sono insufficienti.
Regole di struttura:
- Un messaggio per diapositiva.
- Mostra conclusione, motivo e giudizio richiesto nelle prime 3 diapositive.
- Non nascondere controargomentazioni e rischi.
- Non aggiungere cifre o fatti che non sono nell'input.
- Non ripetere la stessa affermazione con parole diverse.
- Termina con la prossima azione.
▲ Fino a qui
Lo scopo di questo prompt non è abbreviare il testo.
È riorganizzarlo in un ordine di "cosa l'altra parte deve sapere per prendere una decisione".
Se è per un comitato di investimento, i punti sarebbero il background del progetto, la redditività, i rischi al ribasso, le misure di aumento del valore e le condizioni di uscita.
Se è una proposta di vendita, sono la situazione attuale del cliente, l'inconveniente se lasciata così, il contenuto della proposta, la base per l'introduzione e la procedura di esecuzione.
Se è un progetto interno, può essere sostituito con scopo, situazione attuale, opzioni, piano raccomandato, rischi ed elementi da approvare.
Anche se il settore è diverso, può essere applicato incentrandolo su "chi e cosa far giudicare".
PASSO 4: Convertire in formato Marp con Claude
Solo dopo che la storia è consolidata, si passa al formato diapositiva.
Marp è un framework open-source che può generare diapositive da testo formattato in Markdown. Secondo il sito ufficiale, può esportare in HTML, PDF e PowerPoint.
Fonte: Sito ufficiale Marp
Il motivo per cui Claude e Marp sono combinati nella dimostrazione del signor Tanaka è chiaro.
Perché le diapositive possono essere trattate come testo modificabile piuttosto che come un insieme di forme. Puoi dare istruzioni collettive su modifiche all'ordine, correzioni dei titoli e aggiunta di pagine.
▼ Copia da qui
Converti la seguente struttura di diapositive in Markdown che può essere visualizzato in Marp.
Impostazioni:
- tema predefinito
- Mostra i numeri di pagina
- Proporzioni 16:9
- Un messaggio per diapositiva
- I titoli devono essere brevi e comunicare la conclusione
- Il corpo deve avere massimo 3 elementi per diapositiva
- Se c'è molto testo, dividi le pagine invece di ridurre il testo
- Lascia "Piano del diagramma:" come commento sulle pagine in cui serve un diagramma
- Non aggiungere cifre, fatti o citazioni che non sono nell'input
- Mostra "Da confermare" per le parti in cui le prove non sono confermate
Struttura delle diapositive:
[Incolla qui l'output del PASSO 3]
▲ Fino a qui
Se apri il Markdown generato in qualcosa come Marp per VS Code, puoi controllarlo come diapositiva.
Tuttavia, non è completo nel punto in cui viene generato. Adatta i modelli specificati dall'azienda, i font, le combinazioni di colori, i loghi e la gestione delle informazioni riservate secondo le regole della tua organizzazione.
Più veloce crei, più pesante diventa la verifica umana
La cosa più pericolosa nella creazione di diapositive con l'IA è che gli errori sono organizzati in modo ordinato.
Se le frasi sono naturali e il layout è pulito, anche il contenuto sembra corretto. Tuttavia, l'IA può integrare cifre non presenti nell'input o creare conclusioni forti da prove deboli.
Prima del completamento, controlla almeno i seguenti elementi:
- Le cifre corrispondono ai materiali originali?
- Le citazioni esistono e il contesto non è cambiato?
- Fatti e ipotesi non sono mescolati?
- Gli assi, le unità e i periodi dei grafici sono corretti?
- Non hai inserito nomi di clienti, informazioni personali o informazioni non divulgate in servizi esterni?
- I rischi e le controargomentazioni della proposta non sono nascosti?
Le informazioni riservate richiedono particolare cautela. Non devi inserire informazioni sui clienti o informazioni finanziarie non divulgate in servizi di IA che la tua organizzazione non ha autorizzato. Usa materiali anonimizzati o un ambiente approvato dall'azienda.
Il metodo del signor Tanaka non è una tecnica per scaricare il giudizio sull'IA.
Gli umani forniscono i materiali per il giudizio, l'IA gestisce la conversione e, infine, gli umani verificano i fatti. Ecco perché funziona come lavoro, anche se è veloce.
Se stai applicando questo alla creazione di diapositive ordinaria, questi 4 passi sono sufficienti
Anche se non hai la stessa esperienza di investimento del signor Tanaka, puoi imitare il processo.
- Esprimi con la voce lo scopo e le affermazioni del documento per 3-5 minuti.
- Passa la trascrizione a Claude e organizza i punti e le informazioni mancanti.
- Crea una struttura di un messaggio per diapositiva e convertila in formato Marp.
- Gli umani confermano cifre, citazioni, informazioni riservate e giudizio finale.
Non devi creare un sistema perfetto dall'inizio.
Scegli un solo documento che creerai domani e parla per 3 minuti prima di aprire PowerPoint.
A chi lo stai mostrando?
Cosa vuoi che decidano?
Qual è la tua conclusione?
Quali sono le prove?
Dove potrebbero obiettare?
Incolla quella trascrizione nel primo prompt.
L'essenza del geniale metodo di creazione di diapositive con l'IA di Kei Tanaka non è solo usare Claude o Marp.
È mettere prima i giudizi che solo gli umani possono fare e collegare dietro a essi il lavoro di conversione in cui l'IA è brava.
Se vuoi velocizzare la creazione di diapositive, non devi correre con le operazioni di PowerPoint.
Cambia l'ordine in cui crei. Inizia da lì.
