A dire il vero, ero completamente inutile finché non sono entrato in una società di consulenza.
Anche quando mi veniva affidato un tema al di fuori delle mie competenze, non sapevo come fare ricerche o da dove iniziare. Pensavo fosse normale. Così, sono rimasto scioccato nel vedere tutti gli altri gestirlo con calma. "Non posso muovermi perché è fuori dalle mie competenze" (quasi) non accade mai.
Per esempio, temi come questi sono comuni:
- Nel "problema del 2024" del settore logistico, dove dovremmo rompere la struttura in cui l'onere è concentrato sul livello con il minor potere contrattuale tra spedizionieri, appaltatori principali e subappaltatori?
- Mentre l'eolico offshore passa dalla fase dimostrativa galleggiante alla commercializzazione, in quale ordine dovremmo risolvere lo stallo a tre tra i titolari dei diritti di pesca, i governi locali e la capacità di connessione alla rete?
- Durante il rinnovo dei sistemi core delle banche regionali, come dovremmo riallocare la rete di filiali e il personale post-fusione, mentre la funzione di banca principale si svuota a causa del ricambio generazionale dei depositanti?
- Nel ridurre lo spreco alimentare per i produttori di alimenti, come risolviamo il problema di coordinamento in cui la "regola del terzo" tra produzione, vendita all'ingrosso e vendita al dettaglio distorce le previsioni di domanda e offerta, e agire da soli comporta solo il rischio di inventario?
Questi non sono affatto collegati alla mia esperienza. Eppure, una volta che una persona viene assegnata, entro la settimana successiva sta già procedendo. All'inizio, mi chiedevo come potessero compiere un'impresa del genere.
Una volta che ti ci abitui, è un'abilità incredibilmente utile. Puoi far muovere le cose anche se non sei un esperto. Sembri qualcuno che può fare qualsiasi cosa (anche se in realtà ci sono molte cose che non possiamo fare).
Il segreto sono solo questi 4 passaggi. Sono così ovvi che penserai "Lo so." Il vero problema è il fatto che la maggior parte delle persone si ferma anche se li conosce.
Come procedere quando non sai come procedere
STEP 1 | Verbalizzare l'"Ignoto"
Dire "Non capisco niente" è un segno di paralisi mentale.
In realtà, è raro non capire assolutamente nulla. L'obiettivo non è chiaro? L'ambito? La procedura? Il contenuto dell'ignoto può sempre essere scomposto.
Per prima cosa, estrai "ciò che è sconosciuto" in elementi. L'ansia vaga rimane grande finché la trattieni. Nel momento in cui la verbalizzi in elementi, l'ansia si trasforma in un "compito da colmare."
STEP 2 | Formulare un'ipotesi nell'ambito noto
Non aspettare che tutte le informazioni siano raccolte.
Metti una risposta temporanea come "Probabilmente è questo" usando solo i materiali a disposizione. Disegna un'immagine dello stato attuale e dell'obiettivo. Se aspetti premesse perfette, non inizierai mai.
Tuttavia, le tue mani si fermeranno se è solo nella tua testa. Ci sono troppe incognite per formulare un'ipotesi. Esci e verifica le cose. Come mostrato nella figura sottostante, se aumenti il tuo repertorio su come fare ricerche e chiedere, non rimarrai bloccato qui.
I metodi di ricerca e richiesta sono divisi in 4 direzioni. Il trucco è combinarli, non affidarti a uno solo.
❶ Prendere in prestito persone e conoscenze
- Chiedi a esperti interni o persone competenti (vai con un'ipotesi)
- Confrontati con il tuo capo
- Conferma direttamente con i clienti
- Consulta esperti o consulenti esterni
- Cerca conoscenze interne o documenti passati
(Nota per ❶: Sei tu il responsabile. "Scaricare tutto sugli altri e aspettare istruzioni" è completamente diverso.)
❷ Colpire le fonti di informazione
- Usa strumenti AI (Claude, ChatGPT, Gemini, ecc.)
- Leggi rapporti di settore
- Controlla dati governativi e statistici
- Trova post di professionisti su media specializzati o SNS
- Fai riferimento a libri professionali, articoli o raccolte
❸ Catturare informazioni primarie
- Visita il sito del cliente e osserva
- Organizza interviste con utenti o personale
- Prova effettivamente i servizi della concorrenza
- Partecipa a eventi e fiere di settore
❹ Pensare in modo strutturale
- Applica ai framework
- Scomponi i punti con alberi logici
- Analogizza confrontando con casi simili o passati
Usare l'AI, parlare con il tuo capo o visitare il sito sono tutti "movimenti per riempire l'ipotesi."
STEP 3 | Muoviti partendo dall'ipotesi
La chiave non è ottenere una risposta, ma andare a verificare l'ipotesi.
Invece di "Come dovrei muovermi?", cambia in "Probabilmente è così, quindi mi muoverò così. Per favore, conferma solo questa parte." La prima è aspettare ordini; la seconda è verifica. L'accoglienza è completamente diversa.
Non devi portare tutto da solo. Usa l'AI, la ricerca documentale o segui le piste verso esperti tramite il tuo capo. Il movimento di "andare a prendere" le informazioni è questo passaggio.
STEP 4 | Migliora la precisione mentre ti muovi
Non aspettare la perfezione; muoviti in piccolo e correggi. L'azione porta il prossimo pezzo di informazione.
Una bozza va bene all'inizio. Se la metti fuori, l'altra parte dirà "Questo è sbagliato" o "Questo è giusto." Se colmi quel divario, la precisione migliora da sola.
Man mano che procedi, alcune informazioni saranno impossibili da ottenere. In tal caso, decidi come procedere senza di esse e correggi la rotta. Per esempio, "Dato che non ci sono dati per la stessa scala nel manifatturiero, sostituiremo rafforzando i dati del settore bancario con una struttura simile." Invece di fermarti, passa a un'altra rotta.
Applicazione a scenari specifici
Poiché la teoria astratta è difficile da afferrare, usiamo una situazione comune.
"Alla fine di una riunione, ti viene detto di cercare i casi di altre aziende entro la prossima settimana."
Esempio buono / Esempio cattivo
L'esempio cattivo: Si ferma perché non sa cosa fare. Inizia a fare ricerche senza meta. Si perde. Rimane fermo e alla fine viene rimproverato.
L'esempio buono: Inizia scrivendo "cosa è sconosciuto." Scopo? Ambito? Procedura? Struttura? Poi formula un'ipotesi. "Se l'obiettivo è la riduzione dei costi, probabilmente vogliono conoscere le misure, non solo i casi." "Potrebbero essere interessati ad altri settori, non solo allo stesso."
Poi vai a prenderlo da solo e correggi la rotta se le informazioni non sono disponibili. La differenza nella capacità di procedere con la stessa richiesta non è l'abilità, ma se hai seguito questo ordine.
La difficoltà non è la conoscenza, ma il movimento iniziale
Probabilmente hai pensato "È ovvio." Esatto. Non c'è nulla di nuovo nei 4 passaggi. Eppure molte persone si fermano perché l'ostacolo non è a livello di conoscenza.
Ci sono circa 3 ragioni.
Primo: L'"Ignoto" arriva inizialmente come un unico grande blocco. I compiti dopo la scomposizione sono piccoli, ma il blocco prima di essere suddiviso sembra enorme. La maggior parte delle persone si ferma prima del STEP 1. Non sono ignoranti; sono sconfitti dal peso del blocco prima di suddividerlo.
Secondo: La convinzione che "sia corretto muoversi dopo aver capito." Raccogliere informazioni prima di decidere sembra un atteggiamento sincero e cauto. Quindi "aspettare" è giustificato. I 4 passaggi invertono questo ordine. Muoviti, poi capisci. Poiché si tratta di sovrascrivere un'impostazione predefinita che credi sia corretta, è difficile iniziare anche se lo sai.
Terzo: Ci sono trappole del "sapere ma non fare" in ogni passaggio. Le ipotesi fanno paura da enunciare perché potresti sbagliare. Le domande sono difficili da fare perché temi di esporre l'ignoranza senza un'ipotesi. Le bozze vengono trattenute fino alla perfezione perché non vuoi mostrare incompletezza. Nessuna di queste riguarda l'abilità; riguardano la paura.
Al contrario, non hai bisogno di talento per superare questo. Suddividi il blocco, posizionalo senza aspettare, mettilo fuori incompleto. Solo abituandoti a queste tre cose, il tempo che passi fermo quasi scomparirà.
Non ti fermi su temi sconosciuti perché "non sai." È perché non hai ancora suddiviso l'ignoto. La competenza arriva dopo, mentre esegui i 4 passaggi. Questa è la "via verso l'ignoto" che funziona anche se il settore cambia.
La prossima volta che le tue mani si fermano, ricordati solo questo ordine.
- Verbalizza l'ignoto (suddividi ciò che è sconosciuto in elementi)
- Formula un'ipotesi nell'ambito noto (metti "Probabilmente è questo")
- Muoviti partendo dall'ipotesi (non ottenere risposte, vai a verificare)
- Migliora la precisione mentre ti muovi (metti fuori una bozza e colma il divario)
Ora, pensa a un progetto su cui sei attualmente bloccato. Per quello, scrivi solo 3 cose per il STEP 1: "Cosa è sconosciuto." Questo è il primo passo più piccolo e sicuro.
Se non riesci a scrivere bene 3 cose, è un segno che il blocco è ancora troppo grande. In tal caso, apri di nuovo questo articolo.
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