"Follia" esiste ovunque nelle organizzazioni.
Ricordo in particolare alcune "persone che dicono bugie immediatamente smascherate". Potremmo quasi chiamarla "abitudine patologica alla menzogna".
Per esempio, funziona così:
・"Segnala il numero di visite dei clienti." → "Ho raggiunto l'obiettivo." (Un controllo incrociato ha rivelato che era un numero falso)
・"Hai ottenuto il contratto?" → "Ho ricevuto l'ordine di acquisto!" (Era un falso)
・"Com'erano i risultati del sondaggio?" → "Soddisfazione al 90%!" (In realtà nascondevano sondaggi negativi)
Sono cose che ho visto personalmente, ma c'erano più di qualche persona nelle organizzazioni che raccontava bugie improvvisate per autoconservazione.
Tuttavia, le bugie vengono scoperte rapidamente.
Se le prestazioni sono significativamente inferiori, arrivano reclami dai clienti, o li accompagni in una visita, diventa subito un discorso del tipo "Non è quello che hai detto."
Il risultato di creare regole e sistemi per adattarsi ai "piantagrane"
Ma questi episodi non sono solo un problema dell'individuo. Viene messa in discussione anche la "responsabilità della dirigenza".
E le "persone coscienziose" dicono:
"Il sistema che induce frodi e false dichiarazioni è sbagliato," oppure
"Gli esseri umani commettono errori, quindi progettate le operazioni aziendali partendo da questo presupposto."
Naturalmente, sono osservazioni valide.
Perciò, vengono create regole e sistemi per adattarsi ai "piantagrane."
Cose come "sistematizzazione."
"Reportistica approfondita."
"Doppi controlli."
"Controlli incrociati."
"Processi di approvazione."
In questo modo, "regole" e "vincoli" si moltiplicano.
Anche se rappresentano solo una piccolissima percentuale, poiché le regole e i sistemi vengono creati per adattarsi ai "piantagrane", le regole proliferano.
Così, i "costi operativi organizzativi" aumentano vertiginosamente man mano che l'organizzazione cresce, e alla fine si crea un'"organizzazione rigida e inflessibile".
Questa è la nascita della "sindrome della grande azienda."
Naturalmente, le "regole" non sono intrinsecamente negative.
Nelle organizzazioni in cui gli errori possono mettere a rischio vite umane e la priorità assoluta è "la sicurezza prima di tutto, nessun errore", le regole devono essere severe.
Tuttavia, nelle organizzazioni in cui essere innovativi è importante, un aumento delle regole è nient'altro che una catena.
È possibile prevenire la "follia" mantenendo le regole al minimo?
Netflix: L'"organizzazione senza regole"
Una risposta si trova nel libro "No Rules: Netflix e la cultura della reinvenzione", scritto dal fondatore Reed Hastings, che descrive nel dettaglio il funzionamento interno di Netflix.
NO RULES: Netflix e la cultura della reinvenzione (Nikkei Publishing)
Secondo questo libro, Netflix ha abolito al massimo le "regole che vincolano i dipendenti".
Non ci sono politiche sulle ferie, né processi di approvazione per spese di viaggio o rimborsi.
Le informazioni, compresi i dati sulle risorse umane, sono sempre condivise apertamente, e non ci sono processi di approvazione per il processo decisionale.
Quando un dipendente avvia una nuova iniziativa, purché la segnali, non ha affatto bisogno del permesso del suo capo. (In altre parole, "fai liberamente.")
È veramente "No Rules."
Specialmente per quanto riguarda la condivisione delle informazioni, sono rigorosi nel condividere tutto quanto segue:
・Prestazioni e informazioni finanziarie
・Informazioni sulla ristrutturazione organizzativa
・Licenziamenti dei dipendenti
・I fallimenti delle sfide di tutti
Netflix richiede ai suoi dipendenti il miglior lavoro possibile e fornisce la "massima libertà".
Il "prezzo della libertà" che Netflix richiede ai dipendenti
Ma c'è un prezzo da pagare per il "No Rules".
È "la premura" e "la responsabilità per i risultati".
Netflix si basa sul presupposto che i dipendenti possiedano un eccellente giudizio. (...) E credono che il giudizio, non il processo, sia la chiave per risolvere problemi senza risposte chiare. Ma d'altro canto, (...) ci si aspetta che i dipendenti producano risultati incredibilmente elevati. Se non ci riescono, vengono rapidamente mostrati la porta (con un generoso pacchetto di buonuscita).
Pertanto, Netflix non ha "regole", ma piuttosto "slogan" e "norme" che fungono da criteri per il giudizio.
Ad esempio, per quanto riguarda la comunicazione:
Ai dipendenti Netflix è richiesto di:
"Parlare apertamente con opinioni dissenzienti"
"Segnalare le scarse prestazioni"
Ma questo non significa essere scortesi.
A riprova, Netflix ha lo slogan: "Di' di qualcuno solo ciò che diresti in faccia."
Ciò richiede capacità comunicative di alto livello. È stressante per chiunque essere ripreso. Ma la segnalazione deve essere fatta. Quindi ai dipendenti viene detto di "farlo bene."
Oppure per quanto riguarda le "spese":
Netflix ha la seguente norma per le spese:
"Agisci nel miglior interesse di Netflix."
Quindi, cosa significa agire nel "miglior interesse" di Netflix? Non ci sono regole chiare.
Viene detto loro: "Giudica in modo responsabile," come segue:
Prima di comprare qualcosa, immagina di dover spiegare a me o al tuo diretto superiore perché hai deciso di acquistare quel biglietto aereo, quell'hotel o quello smartphone. Se pensi di poter spiegare con orgoglio che la spesa era la scelta migliore per l'azienda, non hai bisogno di chiedere al tuo capo. Vai avanti e compralo. Ma se ti senti a disagio nello spiegare la tua scelta, ferma l'acquisto e consulta il tuo capo, oppure compra qualcosa di più economico. (Fonte: NO RULES: Netflix e la cultura della reinvenzione)
Naturalmente, anche con le norme, ci sono persone che abusano della libertà in Netflix.
Infatti, nel 2014, un direttore acquisizioni di contenuti avrebbe scaricato una grande quantità di dati riservati e li avrebbe portati a un'azienda concorrente presso cui si stava trasferendo. Netflix ha dovuto investire risorse significative in contenziosi legali.
Ma dicono che non reagiranno in modo eccessivo aumentando le regole a causa di ciò.
Condizioni per fidarsi del "giudizio" dei dipendenti
In altre parole, quando puoi fidarti sufficientemente del giudizio dei dipendenti, diventa possibile gestire un'organizzazione senza "vincolarli con regole".
Cioè, è impossibile a meno che non siano soddisfatte le seguenti tre condizioni, dove la "responsabilità di giudicare" può essere affidata ai membri dell'organizzazione:
・Le capacità dei membri sono sufficientemente elevate
・Ricevono una retribuzione sufficiente
・Le norme sono sufficientemente interiorizzate
Questa è la conclusione di Netflix.
Tuttavia, ho un punto di vista leggermente diverso.
Era 30 anni fa, ma la scuola media e superiore che frequentavo non aveva alcun "regolamento scolastico".
Vero No Rules. Cosa succede quando si dà ai bambini questa "libertà"?
Naturalmente, ci sono studenti che ne abusano e deviano.
Ragazzi che fumano sul tetto, ragazzi che mangiano il pranzo durante le lezioni, ragazzi che giocano a mahjong in classe, ragazzi che hanno preso un frigorifero dalla discarica e lo hanno installato in classe per usarlo, e alcuni che hanno persino avuto guai con la polizia.
In primo luogo, era libero partecipare alla lezione o saltarla.
Per questo, c'erano ragazzi che non studiavano affatto e i cui voti toccavano il fondo. (Mi vergogno a dire che ero uno di loro.)
Ma la maggior parte di loro è diventata adulta perbene.
Forse gli insegnanti ci osservavano senza che lo sapessimo, in modo che non facessimo una "vera deviazione."
E soprattutto, penso che gli insegnanti si fidassero di noi, anche dopo che avevamo combinato pasticci in vari modi.
Lo psicologo sociale Toshio Yamagishi, nel suo libro "Da una società di sicurezza a una società di fiducia", lo definisce così:
・Ciò che ottieni vincolando l'altra parte con regole o con la possibilità di ritorsione è "sicurezza". ・La "fiducia" è accettare l'altra parte in mezzo all'incertezza, ponendo peso sulla sua umanità.
Riporta anche risultati di ricerca secondo cui "più una persona si fida fortemente degli altri, più attentamente li osserva."
In altre parole, la fiducia nasce da "interesse e attenzione verso l'altra parte", non da regole.
Certamente, il "No Rules" funziona in Netflix e nella scuola che frequentavo perché richiede molto impegno, ma si riversa forte interesse e attenzione sui membri.
Quindi, il problema fondamentale con i "piantagrane" non è che nessuno presta loro attenzione?
È naturale che le persone che si sentono ignorate agiscano senza considerare gli interessi dell'organizzazione o il fastidio per chi le circonda.
Perciò,
Invece di cercare di fermare la "follia" solo attraverso misure di controllo come:
"Rafforzare le regole"
"Introdurre sistemi"
Costruire una relazione di fiducia reciproca con loro rafforzando l'interesse e l'attenzione verso di loro.
Penso che questa sia l'essenza del "ridurre le regole."
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