Bạn có thể nhìn vào tiêu đề và nghĩ, "Viết biên bản chẳng phải là việc của junior sao?" hoặc "Lẽ ra AI nên làm việc này chứ?" hoặc "Nhìn cái đồ cổ lỗ này lol," nhưng đây là một cuộc trò chuyện về lý do tại sao bạn vẫn nên thử viết biên bản cuộc họp bằng tay.
Tại sao chúng ta cần biên bản cuộc họp ngay từ đầu?
- Để làm rõ các công việc cần làm và thúc đẩy mọi thứ tiến lên. Nếu ai đó trở về bàn làm việc sau cuộc họp và nghĩ, "Khoan, mình phải làm gì nhỉ?" thì đó là một thất bại. Bạn phải viết và phân phối biên bản để mọi người đều rõ "ai làm gì và khi nào". Đây là ưu tiên tuyệt đối của biên bản cuộc họp.
- Để lưu giữ hồ sơ về các quyết định. Nếu bạn không ghi lại, sau này nó sẽ biến thành cuộc tranh cãi "anh nói thế, cô bảo thế". Trong trường hợp xấu nhất, cấp trên có thể đảo ngược một quyết định (mặc dù một số người vẫn làm vậy ngay cả khi nó đã có trong biên bản).
- Để giúp những người không tham gia hiểu được bối cảnh. Biên bản chỉ liệt kê các quyết định và công việc cần làm khiến những người không tham gia cảm thấy bị bỏ rơi, tự hỏi "Tại sao họ lại đi đến kết luận đó?" Cảm giác "bị bỏ rơi" này rất phiền phức và dần dần làm xói mòn động lực của các bên liên quan.
Lợi ích của việc con người viết biên bản khi đã có AI tạo sinh là gì?
- Tôi thường nghe mọi người nói, "AI tạo sinh giờ viết biên bản rồi, nên con người không cần làm nữa." Tuy nhiên, với tư cách là người có các cuộc họp hàng ngày, trực giác của tôi mách bảo rằng việc điều hành cuộc họp trong khi tự tay viết biên bản theo thời gian thực sẽ hiệu quả hơn.
- Có ba lợi ích của việc viết biên bản thời gian thực + điều phối: Thứ nhất, dễ dàng giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng hơn (bạn có thể chỉ ra vị trí hiện tại của cuộc họp, những gì cần quyết định và những gì đang được thảo luận). Thứ hai, dễ dàng loại bỏ sự hiểu lầm hơn (bạn có thể vừa viết vừa xác nhận, "Tôi hiểu ý anh/chị như vậy có đúng không?"). Thứ ba, dễ dàng chốt các công việc cần làm và quyết định hơn (bạn có thể xác định cụ thể, như "Người X phụ trách công việc này, với kết quả đầu ra này trước ngày này").
- Những gì AI tạo sinh viết ra cuối cùng chỉ là một "bản ghi chép." Nó ghi lại chính xác những gì đã được nói.
- Tuy nhiên, AI không suy nghĩ về "điều gì nên được thảo luận, các điểm tranh luận là gì," "liệu các quyết định và công việc cần làm đã được chốt chưa," hay "liệu phát biểu này có cần một câu hỏi tiếp theo không." AI sẽ không lo việc quyết tâm chốt các công việc cần làm bằng mọi giá và ghi lại chúng.
- Tất nhiên, sẽ là một câu chuyện khác nếu AI bắt đầu điều phối, nhưng hiện tại, phong cách "con người điều phối trong khi ghi biên bản" mới thực sự giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả trên thực tế.
Ngoài ra, viết nhiều biên bản sẽ giúp bạn "mạnh mẽ hơn."
Hành động viết biên bản là một môn võ tổng hợp của các kỹ năng và tư duy cơ bản. Bạn đạt được năm khả năng chính:
- Kỹ năng Viết: Đây là điều đầu tiên lộ rõ khi đọc biên bản. Biên bản viết tệ là một thế giới khắc nghiệt, nơi mọi người nghĩ, "Đọc mãi không hiểu" hoặc "Câu dài quá ngại đọc." Mặt khác, đó là một kỹ năng bạn có thể cải thiện bằng nỗ lực. Con đường ngắn nhất là năn nỉ một cấp trên có năng lực "làm ơn xé nát biên bản của em bằng mực đỏ!" và nhờ họ giúp bạn rèn luyện.
- Kỹ năng Cấu trúc: Biên bản chỉ theo thứ tự phát biểu khiến người ta không thể biết được điều gì đang được thảo luận. Bạn cần thể hiện bức tranh tổng thể và vị trí của từng điểm trong đó. Đó là về con người, tiền bạc hay sự vật? Hệ thống hay văn hóa? Chiến lược hay thực thi? Viết biên bản có nghĩa là cấu trúc hóa.
- Khả năng Hiểu và Bắt kịp: Nếu bạn nghĩ, "Tôi có thể viết dễ dàng với kỹ năng viết và cấu trúc, đừng coi thường trình độ học vấn của tôi," hãy chờ một chút. "Thuật ngữ chuyên ngành" sẽ làm khó bạn. Nếu một thuật ngữ lạ xuất hiện, hãy tự tra cứu trước; nếu sau 10 phút vẫn không hiểu, hãy hỏi ai đó. Nếu bạn làm điều này một cách triệt để trong khoảng ba cuộc họp, bạn sẽ hiểu khoảng 60% biệt ngữ nội bộ và ngành và có thể suy luận các thuật ngữ mới ở một mức độ nhất định.
- Quyền Sở hữu Cuộc họp: Điều này thực sự ảnh hưởng lớn đến chất lượng biên bản. Khi một cuộc trò chuyện diễn ra như "Vâng, X rất quan trọng, tôi đồng ý" -> "Đúng vậy, vậy chủ đề tiếp theo là...", chất lượng phụ thuộc vào việc bạn có thể phản bác lại, "Khoan đã. Chúng ta có thực sự đang làm X không? Nếu vậy, ai làm và khi nào?" Biên bản từ những người có quyền sở hữu thấp thường có những điều tưởng như đã quyết định nhưng thực ra chưa, hoặc những mô tả mơ hồ có thể hiểu theo cả hai hướng.
- Tốc độ Làm việc: Khi được yêu cầu viết biên bản, hãy coi đó là bài kiểm tra tốc độ làm việc của bạn. Những người làm việc nhanh có bản thảo đầu tiên ngay khi cuộc họp kết thúc và gửi "vui lòng kiểm tra biên bản" cho tất cả người tham dự trong vòng 5 phút. "Biên bản sẵn sàng sau cuộc họp bao nhiêu phút?" là điều mọi người để ý, và nó ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng về công việc của bạn.
...Vì vậy, cá nhân tôi nghĩ biên bản do con người tạo ra vẫn chưa lỗi thời.
Nhân tiện, lời khuyên của tôi là:
- Viết khoảng 70% biên bản trước cuộc họp (các điểm cần thảo luận là gì, và câu trả lời dự kiến là gì?). Điều chỉnh việc bạn hiển thị toàn bộ 70% hay chỉ 30% tùy theo mục đích của cuộc họp.
- Sau đó, tiến hành bằng cách điền vào biên bản trong khi chia sẻ màn hình theo thời gian thực. Cảm giác thật tuyệt khi bạn kết thúc với "Đây là các công việc cần làm và quyết định. Đây là biên bản."
Tôi cũng đã viết về cách tạo biên bản thời gian thực trên note, vui lòng xem qua nếu bạn muốn.
note: [ [Kỹ thuật Bí mật] Cách Viết Biên bản Cuộc họp Thời gian Thực ](https://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee)
