Para ser sincero, eu era completamente inútil nisso até entrar em uma consultoria.
Mesmo quando recebia um tema fora da minha área de especialização, eu não sabia como pesquisá-lo ou por onde começar. Achava que isso era normal. Então, fiquei surpreso ao ver que todos na empresa lidavam com essas tarefas com facilidade. A situação de "não consigo avançar porque está fora da minha área" quase nunca acontecia.
Por exemplo, temas como estes surgiam normalmente:
- No "problema de 2024" da indústria logística, onde devemos quebrar a estrutura em que a carga é concentrada na camada com menor poder de negociação de frete entre embarcadores, contratantes principais e subcontratados?
- Com a energia eólica offshore passando da demonstração flutuante para a comercialização, em que ordem devemos resolver o impasse triplo entre os direitos dos pescadores, governos locais e capacidade de conexão à rede?
- Paralelamente à renovação do sistema central de um banco regional, como redistribuir a rede de agências e o pessoal após uma fusão, à medida que a função principal do banco se esvazia devido à mudança geracional dos depositantes?
- Na redução do desperdício de alimentos para fabricantes de alimentos, como desembaraçar o problema de coordenação em que a "regra de um terço" entre manufatura, atacado e varejo distorce as previsões de oferta e demanda, e agir sozinho resulta apenas em arcar com o risco de estoque?
Isso não tinha nenhuma continuidade com a minha especialização. No entanto, uma vez atribuído, algo estava avançando na semana seguinte. No começo, eu me perguntava como eles conseguiam realizar tal façanha.
Depois que você se acostuma, essa é uma habilidade incrivelmente útil. Você consegue fazer as coisas andarem, mesmo que esteja fora da sua área de especialização. Você começa a parecer alguém que consegue fazer qualquer coisa. (Na realidade, há muitas coisas que não consigo fazer.)
Para revelar o segredo, existem apenas 4 passos. É tão óbvio que pode ser decepcionante, e você provavelmente pensará "eu sei disso" ao ler. O verdadeiro problema é o fato de que a maioria das pessoas para, mesmo sabendo disso.
Como proceder quando você não sabe como proceder
PASSO 1 | Verbalize o que você não sabe
Dizer "não sei de nada" é um sinal de pensamento parado.
Na realidade, é raro que você não saiba tudo. O propósito não está claro? O escopo? O procedimento? O conteúdo do "desconhecido" sempre pode ser decomposto.
Primeiro, divida "o que é desconhecido" em itens. A ansiedade vaga mantém seu tamanho enquanto você a segura. No momento em que você a verbaliza em itens, a ansiedade se transforma em "tarefas que só precisam ser preenchidas."
PASSO 2 | Crie hipóteses dentro do que você sabe
Não espere que todas as informações sejam reunidas.
Coloque uma resposta provisória como "Provavelmente é assim" usando apenas os materiais disponíveis. Desenhe uma imagem da situação atual e do estado desejado por enquanto. Se você esperar que todas as premissas estejam perfeitamente alinhadas, nunca começará.
No entanto, suas mãos vão parar rapidamente se for apenas na sua cabeça. Isso porque há muitas incógnitas para sequer formar uma hipótese. Não pare; saia e teste suas suposições em todos os lugares. Como mostrado na figura abaixo, se você aumentar seu repertório de como pesquisar e perguntar, não ficará preso aqui.
Os métodos para pesquisar e perguntar são divididos aproximadamente em quatro direções. O truque é combiná-los, em vez de se apoiar em apenas um.
1. Empreste pessoas e conhecimento
- Pergunte a especialistas internos ou pessoas experientes (vá com uma hipótese)
- Faça um brainstorming com seu chefe
- Confirme diretamente com o cliente
- Consulte especialistas ou consultores externos
- Pesquise conhecimento interno ou documentos passados
(Em relação ao 1, cuidado: você é o líder. "Jogar o problema para os outros e esperar instruções" é completamente diferente.)
2. Acesse fontes de informação
- Pesquise com ferramentas de IA (Claude, ChatGPT, Gemini, etc.)
- Leia relatórios do setor
- Verifique dados governamentais e estatísticos
- Procure postagens de profissionais em mídias especializadas ou redes sociais
- Consulte livros especializados, artigos e acervos de bibliotecas
3. Capture informações primárias
- Visite o local do cliente e observe
- Agende entrevistas com usuários ou pessoal responsável
- Experimente os serviços dos concorrentes
- Participe de eventos e feiras do setor
4. Pense estruturalmente
- Organize aplicando frameworks
- Decomponha problemas com uma árvore lógica
- Infira comparando com casos semelhantes ou projetos anteriores
Pesquisar com IA, fazer brainstorming com o chefe e visitar o local são todos o mesmo "movimento para preencher a hipótese."
PASSO 3 | Mova-se a partir da hipótese
O segredo não é obter uma resposta, mas ir verificar a hipótese.
Mude de "Como devo agir?" para "Provavelmente é assim, então vou agir assim. Por favor, deixe-me confirmar apenas esta parte." O primeiro é esperar instruções; o segundo é verificação. A forma como é recebido é completamente diferente.
Você também não precisa carregar tudo sozinho. Use IA ou pesquisa de mesa, ou siga uma pista para uma pessoa experiente através das conexões do seu chefe. O movimento de "ir buscar" a informação em si é este passo.
PASSO 4 | Melhore a precisão enquanto se move
Não espere pela perfeição; mova-se em pequenas etapas e corrija. A ação traz a próxima informação.
Um rascunho inicial é suficiente no começo. Se você o colocar para fora, a outra parte devolverá a diferença, dizendo "esta parte está errada" ou "esta parte está certa." Se você preencher essa diferença, a precisão melhorará por si só.
À medida que avança, algumas informações serão inevitavelmente inacessíveis. Nesse caso, decida uma maneira de prosseguir sem elas e faça uma correção de rota. Faça julgamentos como: "Como não há dados para o mesmo porte na manufatura, vamos substituir enfatizando o setor bancário, que tem uma estrutura semelhante." Em vez de parar, mude para outra rota.
Aplicando a cenários específicos
Como a teoria abstrata é difícil de entender, vamos ver uma situação comum.
"No final de uma reunião, pediram para você pesquisar exemplos de outras empresas até a próxima semana."
Bom exemplo / Mau exemplo
O mau exemplo é este: Você para porque não sabe o que fazer. Você começa a pesquisar sem rumo. Você se sente perdido. Você fica parado e acaba sendo repreendido.
O bom exemplo começa escrevendo "o que você não sabe." É o propósito do documento, o escopo da investigação, o procedimento ou a estrutura? A partir daí, crie uma hipótese do que você sabe. "Se o objetivo é reduzir custos, eles provavelmente querem saber as medidas, não apenas os exemplos." "Eles parecem interessados em outros setores, não apenas no mesmo setor."
Então, vá buscar você mesmo, e se informações inacessíveis aparecerem, faça uma correção de rota. Mesmo para a mesma solicitação, a diferença em conseguir ou não prosseguir não é habilidade, mas sim se você seguiu esta sequência.
A dificuldade não é o conhecimento, mas o movimento inicial
Lendo até aqui, você provavelmente pensou: "Isso é óbvio agora que você mencionou." Exatamente; não há nada de novo nos 4 passos em si. Ainda assim, a razão pela qual muitas pessoas param é que o lugar onde tropeçam não está na camada do conhecimento.
As razões são aproximadamente três.
Primeiro.
Os "desconhecidos" vêm como um grande bloco no início. As tarefas após a decomposição são pequenas, mas o bloco antes de dividir parece enorme. É por isso que muitas pessoas param antes de entrar no PASSO 1. Não é que não saibam; estão perdendo para o peso do bloco antes de dividi-lo.
Segundo.
Casos em que as pessoas pensam "é correto agir depois de entender." Reunir informações antes de tomar uma decisão parece uma atitude sincera e cautelosa. Portanto, "esperar" é justificado. Os 4 passos invertem essa ordem. Aja, depois entenda. Como se trata de sobrescrever a configuração inicial que você acreditava ser correta, seu ímpeto é pesado mesmo sabendo disso.
Terceiro.
Cada passo tem uma armadilha de "saber, mas não fazer." Você não consegue se comprometer com uma hipótese porque tem medo de estar errado. Você não consegue começar uma pergunta porque tem medo de que sua ignorância seja exposta se perguntar sem uma hipótese. Você segura um rascunho até que esteja perfeito porque não quer mostrar algo inacabado. Nenhum desses são problemas de habilidade, mas problemas de medo.
Por outro lado, você não precisa de talento para superar isso. Divida o bloco, coloque-o sem esperar e coloque-o para fora inacabado. Apenas se acostumando um pouco com esses três, o tempo que você passa parado quase desaparecerá.
Parar em um tema desconhecido não é porque você "não sabe." É porque você ainda não dividiu a coisa desconhecida. O conhecimento especializado virá depois, à medida que você girar os 4 passos. Esta é a "maneira de entrar no desconhecido" que funciona mesmo se o setor mudar.
Da próxima vez que suas mãos pararem, lembre-se desta sequência.
- Verbalize o que você não sabe (divida o que é desconhecido em itens)
- Crie hipóteses dentro do que você sabe (coloque "Provavelmente é assim")
- Mova-se a partir da hipótese (não obtenha uma resposta, vá verificar)
- Melhore a precisão enquanto se move (coloque um rascunho e preencha a diferença)
Além disso, pense em um projeto no qual você está atualmente travado. Para esse caso, escreva apenas três coisas para o PASSO 1: "o que você não sabe." Esse é o primeiro passo menor e mais certo.
Se você não conseguir escrever três coisas bem, isso é um sinal de que o bloco ainda está muito grande. Nesse caso, por favor, abra este artigo novamente.
