Как запустить бизнес в одиночку с помощью ИИ-сотрудника

Агентства редко теряют клиентов из-за качества работы. Клиенты уходят из-за хаоса вокруг этой работы. Обещание, данное по телефону и нигде не зафиксированное. Раунд правок, который никто не учел. Счет, отправленный с опозданием на одиннадцать дней. Коммерческое предложение, которое две недели лежит во входящих у потенциального клиента, потому что третий контакт так и не состоялся

Я управляю B2B-агентством. Со мной на контрактной основе работают два человека: дизайнер и медиабайер. Работа с клиентами всегда была самым слабым звеном в масштабировании, потому что каждое улучшение там держится на памяти конкретного человека, а память не может удерживать бизнес вместе после достижения определенного размера

В этом году я подключил ИИ-сотрудника к работе с клиентами. Его зовут Виктор, он работает внутри Slack или Microsoft Teams, и все его действия основаны на девяти сообщениях, которые я написал в канале за один присест

Ниже приведена сама настройка: девять сообщений в том виде, как они лежат в моем рабочем пространстве, со спецификой нашей отрасли, встроенной в них

Девять сообщений, одно должностное описание

Они читаются как должностная инструкция и свод правил, и применяются перед каждой задачей

Два описывают бизнес и устанавливают границы. Четыре регулируют ежедневную и еженедельную работу по аккаунтам. Три касаются финансов и команды. Ни одно из них не является хитрым, и ни одно не упоминает ИИ. Они выглядят как заметка для онбординга нового аккаунт-менеджера, и это высшая похвала, которую я могу им дать

Они хранятся в одном сообщении в верхней части канала, и этот файл — вся система. Если задача запускается без этого файла, она выполняется только с половиной правил

1. Файл клиента

Это файл, на который опирается всё остальное

1ты работаешь в B2B-агентстве. мы занимаемся платным поиском, лендингами и контентом для B2B SaaS и промышленных клиентов. нас трое: я, [designer], [media buyer].
2ретейнеры ежемесячные, проекты — с фиксированной оплатой, и то и другое согласуется до начала работ.
3никогда не называй цену, никогда не обещай сроки, никогда не связывайся с клиентом напрямую.
4все, что ты создаешь, возвращается ко мне как черновик, и любая цифра в нем должна ссылаться на файл, откуда она взята.
5читай это перед каждой задачей. ответь тремя строками о том, как ты понимаешь свою роль.

Ответ важен. Если его три строки возвращают другое понимание задачи, значит, файл слишком тонкий, и вы потратите неделю на исправление тональности вместо того, чтобы проверять работу. В его описании говорилось, что его задача — читать историю аккаунтов и выявлять то, что требует решения, а остальное считать шумом. Это и есть та самая работа

2. Утренний обзор

1прочитай последние 12 часов в почте и в клиентских каналах. верни список в таком порядке: все от активных клиентов, все с дедлайном на этой неделе, все по предложениям, отправленным за последние 14 дней, все неоплаченные счета с истекшим сроком.
2
3пропусти рассылки, чеки, холодные письма и все, где я был только в копии. одна строка на каждый пункт: кто, чего хотят, что нужно от меня.

Порядок здесь имеет решающее значение. Без него вы получите дайджест всего подряд, прочитаете все это, и задача, которую вы пытались делегировать, снова окажется на вашем столе

3. QA-проверка перед отправкой результата

Это сообщение сэкономило мне больше всего денег, потому что в агентстве самые дорогие ошибки — те, которые первыми замечает клиент

1прогони чек-лист QA по [deliverable] перед отправкой. каждое утверждение должно быть прослеживаемым до источника, который можно показать клиенту. каждая цифра должна совпадать с панелью мониторинга, откуда она взята. терминология должна соответствовать брендбуку из файла клиента.
2один четкий призыв к действию для клиента, в одну строку. ничего, что обещает даты, которые мы не согласовали.
3
4верни статус «пройдено» или список ошибок, с указанием файла для каждой проверки. не редактируй сам результат.

Дополнительный читатель применяет тот же список в семь вечера с той же внимательностью, что и в девять утра. Он ловит неправильно написанное имя клиента, метрику, взятую из неверного столбца, или фразу, обещающую дату, которую никто не согласовывал

4. Журнал правок

Раунды правок — это место, где маржа тихо исчезает в проектах с фиксированной оплатой. Кто-то говорит «просто еще одна мелкая правка» четыре раза, и проект перестает быть прибыльным

1из [thread] составь журнал правок: номер раунда, запрос клиента, ответственный, что уже сделано, что осталось открытым и сколько дней это висит.
2
3если запрос выходит за рамки согласованного объема, отметь его отдельно и не добавляй в общую очередь. я решу, оформлять ли это как изменение заказа (change order).

Два раунда правок заложены в стоимость каждого проекта с фиксированной оплатой. Журнал делает третий раунд видимым, пока в проекте еще остается запас маржи

5. Черновик статуса

Клиенты не уходят из-за одной плохой недели. Они уходят после месяца размышлений о том, что вообще происходит

1напиши черновик пятничного статуса для [client]: что сделано на этой неделе, что в процессе, чего мы ждем от них, следующая дата, которую мы им должны.
2
3максимум шесть строк. простые предложения, даты там, где нужны даты.
4
5если ретейнер использован более чем на три четверти, добавь одну строку с текущим положением дел и вариантами действий.

Эта последняя строка превращает сюрприз с бюджетом в разговор, начатый на две недели раньше срока

6. Лестница follow-up для предложений

Предложения не теряются сами по себе. Их теряют

1для [proposal], отправленного [date]: день 3, короткое письмо с одним новым релевантным фактом из их индустрии. день 7, другой угол, например, похожая работа или вопрос об их процессе принятия решений. день 14, четкое закрытие: да или нет, и дата.
2
3держи эти даты и напоминай мне утром. только черновики, я отправляю сам.

Правило, делающее этот процесс терпимым, находится в том же файле: каждый контакт должен нести что-то новое — пример, факт с их рынка или вопрос. В день, когда добавить нечего, мы пропускаем контакт

Предложения редко умирают от отказа. Они умирают от «может быть», и эта лестница — единственная часть системы, которая рассматривает молчание как этап продажи

7. Преследование счетов

В маленьком агентстве ограничивающим фактором является денежный поток, а не прибыль

1счета оплачиваются в течение 7 дней. день 8, короткое напоминание с прикрепленным счетом. день 15, более твердое письмо, указывающее на приостановку работ. день 22, сообщи мне и больше ничего не пиши.
2веди список: кто, сумма, дни просрочки, и что было поставлено против этого платежа.

Он готовит черновики и ведет учет. Я нажимаю кнопку «отправить», поэтому отношения остаются моими

Приостановка работ на 15-й день прописана в договоре ретейнера на первой странице, что означает: упоминание об этом позже воспринимается как условие контракта и не портит личные отношения

8. Ответ на изменение объема работ

Запрос приходит по электронной почте и всегда звучит как мелочь

1[client] запросил [request], чего нет в техническом задании. напиши черновик ответа: подтверди, что мы услышали, обозначь это как изменение, приложи форму изменения заказа с объемом, плейсхолдером цены [number] и плейсхолдером даты доставки [date].
2
3без скидок, без бесплатных образцов, без извинений за оплату. я установлю цифры перед отправкой.

Брать деньги за работу вне объема зависит от формулировок, и это сообщение берет на себя формулировки, пока все еще находятся в дружеских отношениях

9. Шлюз

Последнее сообщение — то, что делает остальные восемь безопасными для автоматического выполнения

1перед любым действием, которое отправляет данные, тратит деньги или достигает клиента: опубликуй план, инструмент, стоимость в кредитах и точный текст. жди моего «да».
2
3если число появляется в чем-то, что будет читать клиент, укажи исходный файл.
4
5эскалируй мне каждый раз: ценообразование, объем, дедлайны, извинения, любые юридические вопросы.

Таковы наши рабочие отношения. Он предлагает, я одобряю, одобрение — это один клик. Девять сообщений выше работают автономно только потому, что это последнее останавливает все, что покидает пределы офиса

Команда использует того же сотрудника

Доступ следует за членством в канале. Дизайнер находится в проектных каналах, медиабайер — в каналах эффективности, я — во всех. Помещение решает, что видно, поэтому доступ поддерживается автоматически

Их блоки инструкций находятся в том же файле:

1[designer] — дизайнер в проекте [project]. когда она запрашивает бриф, верни цель клиента в одну строку, результат, ограничения, примеры, которые клиенту понравились, и одну вещь, которой следует избегать. менее 200 слов.

Ее первый запрос вернулся как готовый бриф за две минуты, без добавления встреч в мой календарь. Момент, когда второй человек начинает использовать того же сотрудника, — это момент, когда инструмент перестает быть личным

Файл растет вместе с бизнесом

Файл в верхней части канала — это часть настройки, которая приносит сложные проценты, и он растет по несколько строк за раз

Новый клиент добавляет блок: их цели, брендовые термины, понравившиеся примеры, одна вещь, которой следует избегать, и следующая дата, которую мы им должны

Новое предложение добавляет правило: как оно оценивается, что входит, и куда попадает в еженедельных циклах

Новый сотрудник добавляет свой блок инструкций, так что ИИ-работник взаимодействует с ним с первого дня

По пятницам я трачу пять минут на чтение этого файла и добавление всего, что всплыло за неделю. Обычно достаточно одной строки, и следующий запрос в канале возвращается ближе к завершению благодаря этому

1каждая строка, добавленная в этот файл, применяется ко всем последующим запускам. держи файл размером не более одного экрана.

В этом и заключается все обслуживание. Девять сообщений несут настройку, файл несет память, и между ними работа становится легче каждый месяц

Что остается со мной

Ценообразование и объем работ. Звонок с клиентом. Последняя проверка всего, что публикуется под моим именем. Тяжелый разговор, когда что-то пошло не так

У всего остального есть владелец. В большинстве дней сделка очевидна: вечер административной рутины в обмен на двадцать минут принятия решений, и именно поэтому агентство может вести больше аккаунтов без найма новых людей по контракту

Настройка по порядку

1. Напишите файл клиента. Один экран, кое-как, сегодня
2. Подключите три инструмента, а не тридцать. Почта, календарь, диск, где лежат предложения и договоры
3. Введите девять сообщений в один канал, в указанном выше порядке
4. Ведите первую неделю вручную. Читайте все, что он создает
5. Записывайте каждую коррекцию как строку в верхнюю часть канала
6. Добавьте блоки инструкций для команды, как только ваши собственные черновики перестанут требовать правок

Агентство из одного человека масштабируется не усилиями. Оно масштабируется за счет частей работы, которые происходят без необходимости кому-то о них помнить, и девять сообщений — это начало этого пути

попробуйте бесплатно на viktor.com. $100 в кредитах, без карты. @viktor_com

спонсируемый материал.