Большинство советов по ведению бизнеса в одиночку сводятся к тому, чтобы делать меньше. Это — противоположность. Речь о работе, которую ты уже знаешь, что нужно сделать, но до которой никогда не доходят руки, и о том, как поставить её на рельсы, чтобы она выполнялась без твоего участия каждый раз.
Я собрал всё это за один день и запустил на реальных файлах. Вот настройка, что получилось в итоге и что меня удивило.
Что здесь описано:
- Разделение бизнеса на направления
- Однократное описание контекста
- Определение границы одобрения
- Постановка задачи для каждого направления, с пятью готовыми примерами
- Настройка расписания
- Что пришло в первый день
- Та же структура в Uber, Spotify и Stripe
- Инструкция по сборке
Пять шагов по порядку. Первые три вообще не касаются ИИ, это просто Slack и папка с файлами, и это сделано намеренно. Основная работа приходится на шаги два и три, именно их пропускают, и именно из-за этого такие настройки разваливаются на второй неделе.
Шаг 1. Разделите бизнес на направления
Ошибка — это один ассистент с одним огромным промптом, который должен делать всё. Правильный подход — обратное: одно направление, одна задача, одно место, где она живёт.
Для бизнеса в сфере услуг пяти направлений хватает почти на всё:
Клиенты. Кто на каком этапе, что отгружается на этой неделе, что заблокировано и кого ждёт.
Лиды. Исследование подходящих компаний и черновики первого контакта. Отсюда ничего не отправляется.
Доставка. Собственно рабочий продукт, чем бы он для вас ни был.
Отчётность. Цифры, собранные с ваших платформ, подготовленные для проверки.
Финансы. Черновики счетов и еженедельная сводка по выставленным, оплаченным и просроченным счетам.
Для каждого направления — отдельный канал в Slack или Teams. Не папки, не вкладки, не каналы. Причина в том, что у канала уже есть история, а история — это контекст, который никому не нужно объяснять заново.
pic 1. Пять направлений, что каждое из них производит и что ему категорически запрещено делать.
Шаг 2. Опишите контекст один раз
Это та часть, которая решает, будет ли всё работать, и именно её все пропускают.
В каждом направлении — одно закреплённое сообщение. Воспринимайте его как должностную инструкцию, которую вы написали бы для человека, выполняющего эту работу, если бы вам нужно было записать её, а не объяснять в течение трёх недель.
В нём четыре пункта:
Что мы продаём и кому. Одна-две строки. Всё остальное от этого зависит. Что поставляет это направление. Конкретные результаты, а не зоны ответственности. Что требует эскалации. Ситуации, в которых ответ — остановиться и спросить. Правила, которые нельзя нарушать. Коротко. Максимум пять-шесть строк.
Вот пример из моей настройки для финансов, без изменений:
Ретейнеры выставляются первого числа месяца. Проектная работа выставляется по факту сдачи. Суммы и условия — в базе клиентов в Drive.
Создавайте здесь черновики счетов и публикуйте их для проверки. Никогда не финализируйте, не отправляйте и не отмечайте ничего как оплаченное.
Каждую пятницу в 16:00 публикуйте сводку: выставленные счета, оплаченные счета, просроченные счета с указанием количества дней просрочки, итог за месяц на текущую дату. Не более 10 строк.
Всё, просроченное более чем на 14 дней, выносите отдельно в начало, с указанием имени клиента и суммы.
Обратите внимание на структуру. Факты, результат, периодичность, затем ограничение. Каждое написанное мной направление следует этому шаблону, и последний абзац — это всегда ограничение.
Файл решений. Наряду с закреплёнными сообщениями, храните один файл, куда каждое исправление попадает одной строкой. Не документ, который вы пишете один раз, а постоянно пополняемый список. Когда вы что-то исправляете, исправление попадает туда, и каждое направление читает его перед началом работы.
В моём файле есть такие строки:
Стоимость одной записанной консультации — это метрика, а не стоимость лида. Ни одна кампания никогда не запускается в неотключённом состоянии, ни на каком аккаунте и ни по какой причине. Отчёты содержат источник и диапазон дат для каждого показателя, иначе показатель не включается.
Этот файл превращает исправление из повторяющегося действия в постоянное. Это самый эффективный элемент во всей настройке, и он обходится вам в одну строку за раз.
pic 2. Закреплённое контекстное сообщение в канале лидов с темой над ним.
Шаг 3. Определите границу одобрения и никогда её не сдвигайте
Одни действия обратимы, другие — нет. Разделите все действия на эти две категории один раз, и остальная настройка станет простой.
Выполняется без запроса. Чтение, исследование, составление черновиков, обобщение, создание чего-либо в приостановленном состоянии. Если это неправильно, вы это удаляете.
Ждёт вас. Отправка, публикация, трата денег, финализация, запуск. Если это неправильно, вам придётся извиняться перед клиентом.
На практике это означает, что в трёх из моих пяти каналов в закреплённом сообщении сказано, что из них ничего не выходит. К каналу лидов вообще не подключён никакой инструмент для отправки, и это сделано намеренно. Правило соблюдать легче, когда такой возможности нет.
Тот день, когда это покажется вам слишком строгим, и будет днём, когда это работает.
pic 3. Каждое действие, отсортированное по цене ошибки, и две ловушки, которые подстерегают дальше.
Шаг 4. Ставьте задачу каждому направлению как коллеге
Контекст — это постоянная информация. Брифинг — это конкретная задача. Скопируйте эти и заполните скобки.
Клиенты. Прочитайте базу клиентов, затем опубликуйте план на неделю: каждый клиент, его этап, что отгружается, самый большой блокирующий фактор. Затем каждый рабочий день в 8:00 публикуйте стендап: что сдвинулось вчера, что нужно сделать сегодня, что заблокировано. Не более 8 строк, в каждой строке указывайте имя клиента.
Лиды. Исследуйте 10 компаний, соответствующих [вашему профилю клиента]. По каждой укажите, чем они занимаются, конкретную проблему, видимую на их собственном сайте, и пометку об уверенности, реальна ли эта проблема или вы предполагаете. Сообщайте, когда предполагаете. Составьте черновик первого контакта для пяти самых сильных. Два коротких абзаца, начните с того, что вы нашли в их бизнесе.
Отчётность. Подготовьте отчёт за [месяц] для [клиента] из файла с показателями эффективности. Каждый показатель сопровождается источником и диапазоном дат, которые он охватывает. Если какое-то число отсутствует, укажите, какое именно, и остановитесь.
Финансы. Создайте черновик счёта для [клиент, этап, сумма], опубликуйте его здесь для проверки, никогда не финализируйте. Каждую пятницу в 16:00 публикуйте финансовую сводку.
Доставка. Обобщите предложение в двух строках, чтобы я знал, что вы его поняли. Затем предложите план и ждите моего одобрения. После моего одобрения создайте всё в приостановленном состоянии.
Один и тот же шаблон во всех пяти: сначала контекст, затем конкретный результат, периодичность и ограничение на всё, что касается денег или внешнего мира.
Шаг 5. Настройте расписание
Разница между инструментом и направлением в том, что направление просыпается само.
Расписание — это одно предложение в брифе. «Каждый рабочий день в 8:00» — это вся настройка. Как только это установлено, стендап приходит до того, как вы открыли ноутбук, и ваше утро начинается с решения, а не с вопроса.
Именно здесь меняется структура дня. Направления выдают результаты быстрее, чем вы успеваете читать, поэтому вы перестаёте работать по списку задач и начинаете обрабатывать очередь на одобрение. Двух окон в день достаточно.
Что получилось, когда ИИ-сотрудник запустил это
Я запустил это на Viktor, ИИ-сотруднике, который присоединяется к Slack или Teams как участник рабочего пространства и подключается к инструментам, которые бизнес уже использует. Настройка заняла один день.
Стоит сообщить о пяти вещах с первого дня, и три из них — это отказы.
Viktor не стал выдумывать недостающие данные. Прежде чем я подключил Drive, я попросил стендап. Он проверил, ничего не нашёл, проверил второй источник, нашёл пустую базу и не опубликовал ничего, вместо того чтобы создать правдоподобную доску статусов. Его слова: не собираюсь восстанавливать их на основе догадок.
Он не стал отвечать на вопрос, на который данные не могли дать ответа. Я попросил его выяснить, почему стоимость бронирования выросла с $84 в июле до $103 в августе. Он вернулся с причиной, по которой не может этого сделать: нет ни одной июльской выгрузки, единственная июльская цифра — это заметка без источника, а в файле нет столбца с датами, поэтому гипотезу о выходных невозможно проверить. Затем он указал, что $103 — это цифра одной кампании, а общая цифра по аккаунту составляет $131.17, и сообщил оба значения, вместо того чтобы выбрать одно.
pic 4. На вопрос о причине роста стоимости бронирования он объяснил, почему данные не могут на него ответить.
Он применил правило, о котором ему никто не напоминал. В моём файле с клиентами была строка о том, что один клиент спрашивал о более высоком лимите бюджета, ничего не было согласовано, и не следует строить планы, исходя из этого. Он самостоятельно выявил это в несвязанной сводке и сказал, что не будет строить планы, исходя из повышенного лимита.
Он предоставил готовую работу, а не переписку. Отчёт вернулся в виде типографски оформленного PDF-файла с обложкой, помеченного как черновик, не для передачи клиенту. На второй странице, перед любыми цифрами, находится раздел под названием «Три ограничения данных за этот месяц».
pic 5. Августовский отчёт, доставленный в виде PDF-файла, который начинается с того, что данные не могут подтвердить.
Он создал работающую панель мониторинга. Четыре карточки клиентов, финансовый раздел, каждый показатель с пометкой, из какого файла он взят, по URL-адресу, который я мог открыть. Он добавил в заголовок строку, которую я не просил: «Снимок, не автообновление, перепубликуйте для обновления».
vid 1. Панель мониторинга студии, которую он создал, от карточек клиентов до финансового раздела.
Анализ
Некоторая работа требует актуальной информации из источников за пределами ваших собственных файлов. До сих пор это означало два варианта: пойти и посмотреть самому или подключить API и поддерживать его.
Viktor просматривает страницы. Он открывает страницы в реальном браузере, читает то, что там есть сегодня, и делает скриншоты по ходу дела.
Я хотел понять, как Duolingo управляет платным привлечением пользователей, поэтому я попросил отчёт о том, что они запускают прямо сейчас, а также его анализ.
Вот что пришло: библиотеки рекламы были открыты и сняты на скриншот, а результаты разделены на три помеченных раздела. «Подтверждено» — означает, что он сам загрузил страницу. «Предположительно» — разумное предположение на основе увиденного. «Догадка» — помечено как «не цитировать». Затем примечание об использованном методе и о том, в чём этот метод слаб.
Наблюдение, с которого он начал: каждая целевая ссылка, которую он разрешил, ведёт в магазин приложений, ни одна — на веб-сайт.
pic 6. Анализ рекламной кампании Duolingo
Запланированные задачи
Направления работают, только если они запускаются сами. Вот как это настраивается.
Скажите это в канале. Напишите расписание в виде предложения там, где выполняется работа: «публикуй ежедневную сводку в #general каждый день в 8:00». Не нужно открывать конструктор, выбирать триггер. Оно появляется в разделе «Задачи» с прикреплённым расписанием.
Откройте его один раз и прочитайте, что он написал. Это та часть, которую стоит сделать. Предложение превращается в полноценную задачу из четырёх частей, и все они редактируются:
Источники — какие каналы и файлы нужно прочитать перед тем, как что-либо писать.
Окно — активность с момента предыдущего запуска, а не активность за сегодня.
Формат — с жёстким ограничением по строкам и указанием никогда не добавлять «воду» для объёма.
Правила — повторяющие те же ограничения, что и в вашем закреплённом контексте.
Сначала настройте окно. Без него вы каждое утро будете получать вчерашний день. В моём указано повторно упоминать блокирующий фактор, только если он всё ещё актуален, и сообщать, как долго он уже актуален.
Упорядочьте расписания так, чтобы они могли читать друг друга. Стендап запускается в 7:55, а сводка в 8:00, потому что сводка берёт информацию из канала, в который публикуется стендап. С интервалом в пять минут, и последовательность соблюдается.
Проверьте, что он предположил. Он поместил свои текущие предположения под заголовком «Проверить, не предполагать, что это всё ещё верно». Когда одно из них перестало быть верным, оно появилось в строке «Заблокировано», а не тихо нарушило вывод данных.
Три расписания покрывают большую часть бизнеса в сфере услуг: утренняя сводка по всем направлениям, стендап внутри направления с дедлайнами и финансовая сводка в пятницу днём.
pic 7. Три постоянные задачи
Это та же структура, к которой пришли крупные команды
Всё вышесказанное не уникально для бизнеса одного человека. Это уменьшенная версия того, к чему независимо пришли компании с тысячами инженеров.
Uber сообщил, что более 70% их pull request'ов теперь создаются агентами, причём более 3 600 навыков агентов написаны инженерами, и ежедневно выполняется около 30 000 навыков. Spotify использует фонового агента для написания кода, который открывает pull request только после прохождения сборки и тестов, и сообщает, что 73% pull request'ов созданы ИИ. Stripe создал внутреннего ассистента, у которого ничего не загружается по умолчанию, и модель выбирает, какие навыки нужны для запроса, прежде чем подключаются какие-либо инструменты.
Разные масштабы, одни и те же три идеи: одна задача на агента, контекст, который живёт вне разговора, и ограничение на всё необратимое.
Структура никогда не была сложной частью. Сложностью было найти того, кто будет её выполнять.
Инструкция по сборке
Сохраните это. Вы выполняете это один раз для каждого направления.
- Один канал на направление, никогда не один ассистент на всё
- Одно закреплённое сообщение на канал: что мы продаём, что поставляет это направление, что требует эскалации, правила, которые нельзя нарушать
- Один файл решений, и каждое исправление попадает туда одной строкой
- Разделите действия один раз: обратимые выполняются, необратимые ждут
- Там, где правило важно, удалите возможность, а не полагайтесь на правило
- Сначала расписания, потом промпты. «Каждый рабочий день в 8:00» — это вся настройка
- Следующее направление — только когда предыдущее работает без вашего участия
Пропустите файл решений — и будете исправлять одно и то же каждую неделю. Пропустите границу одобрения — и узнаете, зачем она нужна.
Начните с одного направления, того, где вы теряете больше всего часов, и пусть оно заслужит второе.
«Он может показаться дорогим для ежемесячной подписки, но это самый дешёвый сотрудник, которого я когда-либо нанимал, И единственный, кто действует по моим полуночным инструкциям». — Джейкоб Олдридж, основатель Como Business Coaching
Спасибо @viktor_com за спонсорство этой статьи!
Попробуйте бесплатно на @viktor_com. $100 кредитов, карта не нужна. Ссылка: viktor.com
Платное партнёрство
