Если вы не знаете, с чего начать, есть только один ответ: не спешите автоматизировать. Сначала задайте вопрос о том, что можно исключить.
Ранее я писал, что провалы в разработке систем — это структурная проблема, а не следствие недостатка знаний у руководства. Опираясь на эту концепцию, в данной статье мы обсудим реальный первый шаг, который должны сделать клиенты. Выбор «просто автоматизировать», когда вы сомневаетесь, — самое дорогое решение, которое можно принять. Если нарушить порядок действий, вы просто потратите деньги на автоматизацию неэффективных процессов.
■ Заблуждение: «Автоматизация = Решение»
При консультациях с клиентами начальный запрос почти всегда одинаков: «Наши операции неэффективны, поэтому мы хотим внедрить систему». Однако при более внимательном рассмотрении выясняется, что в большинстве случаев существуют потери, которые можно было устранить еще до внедрения какой-либо системы.
Например, рассмотрим процесс выставления коммерческих предложений в компании. Им разрешили создавать КП в новой системе, но внутреннее согласование по-прежнему требовало печати бумажных бланков и их физического обхода. После утверждения сотрудникам приходилось вручную переносить суммы из цифрового КП в бумажную форму. Несмотря на то, что процесс был «автоматизирован», общий рабочий поток добавился лишним шагом: «Создать в системе, скопировать на бумагу». Корневая причина заключалась в том, что никто не спросил: «Можем ли мы полностью исключить бумажное согласование?» перед созданием системы. Были инвестированы миллионы, но путем автоматизации потерь, которые следовало сократить, большая часть этих затрат была фактически потеряна.
■ Сокращайте перед тем, как добавлять
Существует давний принцип улучшения бизнес-процессов, известный как ECRS: Eliminate (Исключить — можно ли убрать?), Combine (Объединить — можно ли слить?), Rearrange (Перестроить — можно ли изменить порядок?), Simplify (Упростить — можно ли сделать проще?). Только после тщательного рассмотрения этих четырех пунктов следует переходить к Automate (Автоматизировать).
Многие руководители проектов пропускают этот этап и сразу переходят к «Автоматизации». В результате задачи, которые следовало исключить, дублирующие записи, которые можно было объединить, и процессы согласования, которые можно было упростить, напрямую закладываются в программное обеспечение. Итогом становится система, которая выполняет бесполезные задачи быстрее и точнее. По иронии судьбы, поскольку они чувствуют, что «все автоматизировано», никто не замечает скрытых потерь.
Это согласуется с моим предыдущим тезисом о том, что провалы в разработке систем носят структурный характер, а не связаны с незнанием. Пропуск последовательности ECRS является частью этой ошибочной структуры.
■ Четыре вопроса для принятия решений
Прежде чем рассматривать автоматизацию, задайте себе эти четыре вопроса по порядку:
- Можно ли эту задачу полностью исключить? (Eliminate)
- Можно ли объединить несколько задач или рабочих процессов разных отделов? (Combine)
- Можно ли улучшить ситуацию просто изменив порядок выполнения или ответственность? (Rearrange)
- Можно ли упростить сам метод работы? (Simplify)
Только те задачи, которые остаются после ответов на эти вопросы, являются кандидатами на автоматизацию. И наоборот, если вы приступаете к определению требований, не рассмотрев эти четыре пункта, семена провала уже посеяны.
■ Удовлетворение потребности в скорости
Вы можете возразить: «У нас нет времени на раздумья; нам нужно быстро внедрить систему». Однако анализ по методологии ECRS обычно занимает всего дни или недели. Напротив, если спешно созданная система потребует повторного определения требований позже, вы потеряете месяцы. Попытка торопиться часто приводит к объездным путям.
Другой контраргумент звучит так: «Наши операции слишком сложны для внешних фреймворков». Но методология ECRS не требует глубокого знания операционных деталей. Люди, знающие нюансы, — это сотрудники на местах; ECRS — это просто набор вопросов, побуждающих их спросить: «Можно ли это убрать?» или «Можно ли это объединить?». Этот подход можно применять уже завтра, без необходимости узкой специализации.
■ Что вы можете сделать завтра
Не требуется масштабной организационной реформы. Выберите одну задачу, которую вы сейчас хотите «автоматизировать», и ответьте на четыре вопроса выше. Часто уже первый вопрос (Eliminate) открывает варианты, о которых вы ранее не задумывались.
Настоящая причина того, что «не знаешь, с чего начать», обычно заключается не в вопросе, стоит ли автоматизировать, а в непонимании того, что нужно проанализировать *до* автоматизации. Если соблюдать правильный порядок, принятие решений не вызывает трудностей.
В следующий раз я затрону самую распространенную боль руководителей: «Люди увольняются». Мы обсудим организационные структуры, стоящие за показателями текучести кадров.
Если вам интересно, напишите мне в личные сообщения через эту ссылку.
■ Связанные прошлые статьи
