Когда вы подставили руководителя, умение извиниться сразу же показывает вашу искренность.
Но, как ни странно, многие ограничиваются одними извинениями, так и не сняв с человека ни капли нагрузки. А руководитель, принявший извинения, часто чувствует себя обязанным войти в положение и в итоге доделывает всё сам.
В прошлой компании я был секретарём на совещаниях топ-менеджмента. И хотя должность называлась «секретарь», в мои обязанности входило всё: от подготовки повестки и модерации встречи до тайм-менеджмента и ведения протокола. Работая бок о бок с руководством, я мог вблизи наблюдать разницу между теми, чья карьера взлетала, и теми, кто буксовал на месте.
Общую черту успешных можно описать одной фразой: сильные сотрудники — это те, кто «крадёт работу у своего начальника».
Пока вы только добавляете руководителю задач, никакие старания не принесут вам высокой оценки. Это игра, в которой нужно забирать его дела до тех пор, пока он не подумает: «Если свалить всё на этого человека, моя жизнь станет невероятно простой».
Однако попытки сразу прибрать к рукам даже право принимать решения за шефа обычно проваливаются. В краже работы есть своя последовательность.
━━━━━━━━━━━━━━
5 шагов к тому, чтобы забрать работу себе (снизу вверх)
━━━━━━━━━━━━━━
Круг того, что вам могут доверить, расширяется шаг за шагом, начиная с самого низа. Вот сравнение типичных ошибок и действий сильных сотрудников на каждом уровне.
① Рутина
Типичная ошибка … Начинать согласовывать расписание только после просьбы.
Сильный сотрудник … Бронирует даты и собирает пункты повестки до того, как его об этом попросят.
Это этап, когда вы забираете мелкие ручные задачи, которые руководитель привык делать сам.
② Сбор информации
Типичная ошибка … Каждый раз спрашивать начальника, если чего-то не знаешь.
Сильный сотрудник … Заранее даёт список тех, «у кого стоит спросить».
На этом этапе вы избавляете руководителя от траты времени на поиск информации.
③ Черновики
Типичная ошибка … Приходить на обсуждение с пустым листом и вопросом: «А что будем делать?».
Сильный сотрудник … Сначала приносит черновик, даже если тот может оказаться неверным.
Именно отсюда начинается кража «времени на раздумья» вашего руководителя.
④ Фильтрация
Типичная ошибка … Эскалировать всё подряд, включая то, что эскалации вообще не требует.
Сильный сотрудник … Отделяет вопросы для руководства от тех, что решает сам, сокращая общий объём задач.
Поскольку количество дел, требующих внимания руководителя, падает, его рабочий день заметно становится легче.
⑤ Создание условий для решения
Типичная ошибка … Приносить материалы с размытым контекстом вроде «Кажется, что…».
Сильный сотрудник … Опирается на факты, чётко фиксирует контекст и проблемы, оставляя руководителю только одно действие — принять решение.
Работая секретарём, именно этому я уделял больше всего внимания. Когда в описании проблем и контекста повестки нет слов «кажется» или «я думаю», а есть только цифры и факты, совещание превращается исключительно в процесс принятия решений.
Уровни ① и ② делают вас «полезным человеком», но выход на уровень ③ и выше превращает вас в «человека, которому доверяют». Именно здесь меняется траектория вашей оценки.
━━━━━━━━━━━━━━
Забрать можно только работу, но не решение
━━━━━━━━━━━━━━
Есть один важный нюанс.
Забирать можно только исполнение и подготовку; роль того, кто принимает решение, оставьте руководителю. Дойдя до уровня ⑤, может возникнуть соблазн решить всё самому, но это лишь увеличит нагрузку на начальника из-за проверок и переделок, а не уменьшит её.
Подготовьте всё вплоть до момента принятия решения и дайте руководителю сказать: «Действуем по этому плану». Только тогда вы действительно забрали работу себе.
━━━━━━━━━━━━━━
На каком уровне вы сейчас?
━━━━━━━━━━━━━━
Определить свой текущий уровень можно, пройдясь по этим пяти пунктам сверху вниз:
① Вы перестали позволять руководителю самому согласовывать расписание встреч?
② Вы предоставляете информацию до того, как начальник начнёт её искать?
③ Вы приходите на обсуждение с готовым черновиком?
④ Вы сами фильтруете, какие вопросы стоит эскалировать руководству?
⑤ Вы подаёте материалы, готовые к простому утверждению?
Первый пункт, на который вы ответили «Нет», и есть тот уровень, работу с которого вам стоит забрать следующей.
━━━━━━━━━━━━━━
Оглядываясь назад, понимаю: работа секретарём на совещаниях топ-менеджмента по сути заключалась в том, чтобы непрерывно, снизу вверх, забирать задачи у руководства. Согласовать расписание, собрать материалы, создать условия для принятия решения и презентовать их. Вот и всё, что я делал каждый раз; это не та работа, которая требует какого-то особого таланта.
Когда одна задача исчезает из списка дел руководителя, он может потратить освободившееся время на то, что способен сделать только он. Завтра тихо завершите всего одну задачу, лежащую на столе вашего начальника, сделав это раньше него.
━━━━━━━━━━━━━━
Я руковожу компанией Pakishino Inc. с миссией: «Создать мир, в котором дистанция до клиента сокращается шаг за шагом в каждой компании планеты».
Мы приходим в другие компании практически в роли членов совета директоров и берём на себя маркетинг, разработку и запуск новых направлений.
・Proxy CMO … Ведём привлечение клиентов от стратегии до реализации (SEO/Лендинги + Реклама/YouTube/SNS)
・Proxy CTO … Ведём разработку от стратегии до реализации
・Proxy COO … Делаем всё необходимое для роста продаж
Подробнее обо мне можно узнать здесь:
«Я так и не стал тем, кто просто набирает очки»
https://x.com/masudak/status/2104511612552130583
Имя: Kenichi Masuda
Должность: CEO Pakishino Inc.
После работы в Fan Communications и CyberAgent присоединился к Mercari в 2016 году. Будучи инженером, PMO и сотрудником офиса стратегического планирования холдинга, занимался организацией совещаний топ-менеджмента, циклами PDCA для средне- и долгосрочных планов, а также улучшением организационной структуры на основе интервью с 200 сотрудниками. В 2022 году основал собственную компанию.
Я публикую материалы для тех, кто столкнулся с «застоем» и «бездействием» внутри компаний.
Если материал оказался полезным, подписывайтесь.
https://x.com/intent/follow?screen_name=masudakhttps://x.com/intent/follow?screen_name=masudak)━━━━━━━━━━━━━━
