Copilot ในปัจจุบันไม่ได้เป็นแค่ AI สำหรับสร้างข้อความอีกต่อไป
มันสามารถค้นหาข้อมูลภายในบริษัท ใช้เอกสารเฉพาะที่คุณกำหนด ช่วยเหลืองาน Excel และ PowerPoint จัดระเบียบเนื้อหาการประชุม และสร้างร่างอีเมล นอกจากนี้ ฟีเจอร์ที่ให้คุณประมวลผลหลายงานพร้อมกันก็ได้ปรากฏขึ้นแล้ว
ในบทความนี้ ผมจะแนะนำ 30 วิธีใช้งานที่คนทำงานออฟฟิศควรรู้ โดยเรียงตามลำดับ "สิ่งที่ทำได้ → ใช้ที่ไหน → ข้อควรระวัง"
อย่างไรก็ตาม แม้จะเป็น Copilot เดียวกัน ฟังก์ชันที่ใช้งานได้ก็แตกต่างกันไปตามสัญญา การตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ อุปกรณ์ และสถานะการอัปเดต ก่อนอื่น โปรดตรวจสอบสัญญาที่แสดงใต้ชื่อของคุณ
C: Copilot Chat (พื้นฐาน)
B: M365 Copilot (พื้นฐาน)
P: M365 Copilot (พรีเมียม)
สำหรับ C, Copilot Chat จะเน้นการค้นหาเว็บและการใช้ไฟล์ที่คุณระบุเอง อย่างไรก็ตาม ภายใน Outlook หากคุณมีสัญญา Microsoft 365 เป้าหมาย คุณอาจสามารถใช้คำถามและการดำเนินการบางอย่างสำหรับกล่องจดหมายและปฏิทินได้แม้จะไม่มีใบอนุญาต Copilot เพิ่มเติม
สำหรับ B คุณสามารถใช้ Copilot ในแอปพลิเคชันเป้าหมาย เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้เช่นกัน
สำหรับ P คุณสามารถใช้ Work IQ เพื่อค้นหาข้อมูลข้ามอีเมล การประชุม แชท ไฟล์ ฯลฯ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันสำหรับการค้นคว้าและวิเคราะห์โดยละเอียด เช่น Researcher และ Analyst
○: ใช้ได้
△: ใช้ได้เฉพาะบางฟังก์ชันหรือแบบมีเงื่อนไข
×: ใช้ไม่ได้
วิธีตรวจสอบชื่อสัญญาของคุณ:
หากคุณไม่พบฟังก์ชันใด โปรดตรวจสอบไม่เพียงแค่สัญญา แต่รวมถึงการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ สถานะการอัปเดต Microsoft 365 Apps และว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับการเปิดตัวแบบค่อยเป็นค่อยไปหรือไม่
ประกาศสั้นๆ ก่อนเข้าสู่เนื้อหาหลัก
แค่รู้วิธีใช้ ChatGPT, Claude และ Copilot ก็เปลี่ยนความเร็วในการทำงานของคุณได้อย่างมาก
ในแชทเปิดฟรีของผม ผมจะแชร์สิ่งที่เขียนบนโซเชียลมีเดียได้ยาก:
- การลดเวลาในการทำงานโดยใช้ AI
- กรณีการใช้งานเฉพาะสำหรับการทำงาน
- ตัวอย่างเชิงปฏิบัติของงานเสริมและสร้างรายได้ด้วย AI
ถ้าคุณเป็นคนที่หยุดอยู่แค่ "การถามคำถาม" ผมแนะนำให้เข้าร่วมตอนนี้
มาเข้าเนื้อหาหลักกันเลย ↓↓↓
ฟังก์ชัน Copilot พื้นฐานที่ควรเรียนรู้ก่อน
1. ระบุเอกสารโดยตรงด้วย "/"
เป้าหมาย: C△ / B△ / P○
*C และ B ใช้ได้เฉพาะไฟล์ P สามารถระบุบุคคล อีเมล และการประชุมได้ด้วย
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถระบุเอกสารที่จะใช้สำหรับคำตอบภายใน prompt ได้ สะดวกเมื่อต้องการสรุปโดยใช้เฉพาะเอกสารจากโปรเจกต์เดียวกัน
วิธีใช้: ใน C และ B ให้พิมพ์ "/" ในช่องป้อนข้อมูลของ Copilot Chat และเลือกไฟล์ที่ต้องการใช้ ใน P หากเปิด Work IQ คุณสามารถระบุได้ไม่เพียงแค่ไฟล์ แต่รวมถึงบุคคล การประชุม และอีเมล
ข้อควรระวัง: หากมีหลายไฟล์ชื่อเดียวกัน ให้ตรวจสอบตำแหน่งที่จัดเก็บและวันที่อัปเดต
Prompt สำหรับ C/B:
▼ คัดลอกจากตรงนี้
จัดระเบียบการตัดสินใจ รายการที่ค้างอยู่ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา โดยอ้างอิงจาก /[ชื่อเอกสาร] เท่านั้น ห้ามเพิ่มเติมเนื้อหาที่ไม่ได้เขียนไว้ในเอกสาร ให้แสดงเป็น "ไม่ได้กล่าวถึง"
▲ ถึงตรงนี้
ข้อมูลทางการ:
2. ค้นหาข้อมูลภายในด้วย Work IQ
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถค้นหาข้อมูลข้ามอีเมล การประชุม แชท ไฟล์ ฯลฯ ที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้
วิธีใช้: เปิด Work IQ ใน Copilot Chat ก่อนถามคำถาม ปิดเมื่อต้องการค้นหาส่วนใหญ่บนเว็บ
ข้อควรระวัง: Copilot ไม่ได้รับสิทธิ์ในการดูใหม่ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากไฟล์ที่แชร์กว้างเกินไปภายในบริษัทจะค้นหาได้ง่ายขึ้น โปรดตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงเดิมด้วย
3. เลือกเอกสารที่จะใช้สำหรับคำตอบ
เป้าหมาย: C△ / B△ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถเลือกเอกสารที่ Copilot ใช้เมื่อสร้างคำตอบ มีประโยชน์เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้เอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องหรือข้อมูลเว็บปนเข้ามา
วิธีใช้: เปิด "เปลี่ยนแหล่งข้อมูล" จาก "เพิ่มและจัดการแหล่งที่มา" และเลือกแหล่งข้อมูลที่จะใช้
ข้อควรระวัง: C และ B เน้นที่เว็บและไฟล์ที่คุณเพิ่มเอง จำเป็นต้องใช้ P เพื่อเลือกข้อมูลภายใน เช่น อีเมล การประชุม และแชท
4. เพิ่มหรือแก้ไขคำตอบของ Copilot เป็นหน้า
เป้าหมาย: C○ / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: การใช้ Copilot Pages คุณสามารถเปลี่ยนคำตอบให้เป็นหน้าที่สามารถเพิ่มหรือแก้ไขได้ แทนที่จะเป็นคำตอบครั้งเดียว
วิธีใช้: เลือก "แก้ไขในหน้า" ใต้คำตอบ เพิ่มพื้นหลัง การตัดสินใจ รายการที่ค้างอยู่ การดำเนินการถัดไป ฯลฯ
ข้อควรระวัง: ก่อนแชร์ ให้ตรวจสอบสิทธิ์การดูของเอกสารต้นฉบับและขอบเขตการแชร์ของหน้า
5. ใช้ Notebooks เป็นพื้นที่ปรึกษาเฉพาะสำหรับโปรเจกต์
เป้าหมาย: C△ / B△ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถจัดกลุ่มไฟล์ หน้า เว็บไซต์ ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ และถามคำถาม Copilot โดยเน้นที่เอกสารเหล่านั้น
ใน C และ B คุณสามารถเพิ่มเอกสารได้สูงสุด 50 รายการ ใน P คุณสามารถเพิ่มได้มากกว่า 300 รายการ แต่จะใช้เฉพาะ 300 รายการแรกเป็นพื้นฐานสำหรับคำตอบ
ใน P คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลภายในจากการประชุม Teams, SharePoint และ OneDrive ได้อีกด้วย ประเภทของเอกสารที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับสัญญาและความพร้อมใช้งาน
วิธีใช้: สร้าง Notebook ใหม่ใน Microsoft 365 Copilot Notebooks และเพิ่มเอกสารที่จำเป็นสำหรับโปรเจกต์
ข้อควรระวัง: การเพิ่มเอกสารลงใน Notebook ที่แชร์อาจกำหนดให้อีกฝ่ายต้องมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารเหล่านั้น ตรวจสอบสิทธิ์ก่อนแชร์
ข้อมูลทางการ:
6. ดำเนินการตามคำขอที่ใช้บ่อยเป็นระยะ
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถถามคำถามซ้ำๆ ในวันและเวลาที่กำหนด เช่น สำหรับรายงานประจำสัปดาห์หรือการตรวจสอบโปรเจกต์
วิธีใช้: ดำเนินการ prompt หนึ่งครั้งและเลือก "กำหนดเวลา prompt นี้" จากเมนู ตั้งค่าความถี่ วันและเวลา และวิธีการแจ้งเตือน
ข้อควรระวัง: ระบุช่วงเวลาเป้าหมายและชื่อโปรเจกต์ เพื่อไม่ให้สรุปข้อมูลเก่าทุกครั้ง อาจไม่แสดงขึ้นอยู่กับการตั้งค่าผู้ดูแลระบบหรือความพร้อมใช้งาน
Prompt สำหรับ P:
▼ คัดลอกจากตรงนี้
ทุกวันจันทร์ เวลา 8:30 น. ให้ตรวจสอบบุคคล การประชุม อีเมล และไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ [ชื่อโปรเจกต์] จากสัปดาห์ที่แล้ว และจัดระเบียบการตัดสินใจ การเปลี่ยนแปลง และกำหนดเวลาสำหรับสัปดาห์นี้
▲ ถึงตรงนี้
เทคนิค Outlook ที่ใช้ได้ทุกวัน
7. จัดการ Outlook ด้วยภาษาที่ใช้ในชีวิตประจำวัน
เป้าหมาย: C○ / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถขอให้ค้นหา/สรุปอีเมล ร่าง ติดธงอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน และตรวจสอบตารางเวลาในรูปแบบการสนทนา
วิธีใช้: เปิด Copilot Chat ใน Outlook แล้วพิมพ์ เช่น "สรุปอีเมลจากบริษัท A ที่มาถึงเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว"
ข้อควรระวัง: C และ B เน้นที่คำถามและการดำเนินการบางอย่างสำหรับกล่องจดหมายและปฏิทินภายใน Outlook P สามารถอ้างอิงข้อมูลข้ามแชทและไฟล์ได้ ตรวจสอบเนื้อหาก่อนส่งหรือยืนยันกำหนดการ
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. สรุปกล่องจดหมายที่แชร์/มอบหมายร่วมกัน
เป้าหมาย: C○ / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถสรุปเนื้อหาของกล่องจดหมายที่แชร์หรือมอบหมายที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึง เช่น ฝ่ายขายหรือฝ่ายสอบถาม
วิธีใช้: เปิดกล่องจดหมายเป้าหมายและระบุช่วงเวลา ผู้ส่ง และเนื้อหาที่คุณต้องการทราบ
ข้อควรระวัง: การใช้งานต้องได้รับสิทธิ์สำหรับกล่องจดหมายเป้าหมาย Copilot ไม่ได้เพิ่มสิทธิ์ให้
9. เปลี่ยนชุดการแลกเปลี่ยนอีเมลเป็นคำเชิญประชุม
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถสร้างคำเชิญประชุมที่นำข้อมูลผู้เข้าร่วม หัวข้อ และวาระการประชุมจากชุดการแลกเปลี่ยนอีเมล
วิธีใช้: เลือก "กำหนดเวลาด้วย Copilot" จากอีเมลเป้าหมายและตรวจสอบผู้สมัคร
ข้อควรระวัง: ยืนยันผู้เข้าร่วม วันและเวลา เขตเวลา และวาระการประชุมก่อนสรุปกำหนดการ
10. ลงทะเบียนกฎการประมวลผลคำเชิญประชุมเป็นข้อความ
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: การใช้ Calendar Instructions คุณสามารถลงทะเบียนกฎการตอบกลับสำหรับคำเชิญประชุมที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด
วิธีใช้: เปิด Calendar Instructions ใน Outlook ใหม่หรือ Outlook เวอร์ชันเว็บ และระบุ เช่น "ยอมรับคำเชิญจากเจ้านายถ้าว่าง"
ข้อควรระวัง: ตรวจสอบผลลัพธ์ของการประมวลผลอัตโนมัติในสองสามกรณีแรก รวมเงื่อนไขเพื่อไม่ให้ยืนยันการประชุมสำคัญหรือการประชุมที่ทับซ้อนกันโดยอัตโนมัติ
11. รวบรวมอีเมลและเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนการประชุม
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถสรุปอีเมล เอกสาร และเนื้อหาการประชุมที่ผ่านมาที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการ ช่วยลดเวลาในการเตรียมตัวก่อนการประชุม
วิธีใช้: เปิดกำหนดการใน Outlook และเลือก "เตรียมตัวสำหรับการประชุมนี้"
ข้อควรระวัง: ตรวจสอบตำแหน่งที่จัดเก็บและวันที่ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีโปรเจกต์ชื่อเดียวกันหรือเอกสารเก่าปนเข้ามา
12. ทำให้อีเมลอ่านง่ายขึ้นก่อนส่ง
เป้าหมาย: C△ / B○ / P○
*อาจไม่แสดงขึ้นอยู่กับสัญญาเป้าหมายหรือความพร้อมใช้งาน
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถตรวจสอบการใช้คำ ความชัดเจน และความประทับใจที่ผู้รับจะได้รับจากอีเมล
วิธีใช้: เขียนอีเมลใน Outlook และเปิด "การฝึกสอนโดย Copilot" ตรวจสอบคำแนะนำและสะท้อนเฉพาะส่วนที่จำเป็น
ข้อควรระวัง: ตรวจสอบว่าข้อเท็จจริงและตัวเลขไม่เปลี่ยนแปลงเนื่องจากคำแนะนำของ Copilot และยืนยันผู้รับก่อนส่ง
เทคนิค Teams เพื่อลดข้อผิดพลาดในการประชุม
13. ตามให้ทันการประชุมที่คุณเข้าร่วมสาย
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่พูดคุยกันก่อนที่คุณจะเข้าร่วม การตัดสินใจ และงานหรือกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับคุณได้อย่างรวดเร็ว
วิธีใช้: เปิด Copilot ในการประชุม Teams และถาม "บอกสิ่งที่ตัดสินใจก่อนที่ฉันจะเข้าร่วม"
ข้อควรระวัง: ความพร้อมใช้งานและขอบเขตการจัดเก็บจะเปลี่ยนแปลงไปตามการตั้งค่าการถอดเสียงและนโยบายการประชุม ยืนยันเรื่องสำคัญกับข้อความต้นฉบับ
14. ส่งคำตอบของ Teams ไปยัง Word หรือ Excel
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถส่งสรุปเนื้อหาการประชุมแบบยาวไปยัง Word และส่งรายชื่อผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาไปยัง Excel
วิธีใช้: สร้างคำตอบด้วย Copilot ใน Teams และเลือก "เปิดใน Word" สำหรับข้อความ หรือ "เปิดใน Excel" สำหรับตาราง
ข้อควรระวัง: อาจไม่สามารถใช้ได้ขึ้นอยู่กับป้ายกำกับการรักษาความลับหรือการตั้งค่าการคัดลอก/ส่งออกการประชุม
15. ฟังสรุปการประชุมสูงสุด 8 ครั้งด้วยเสียง
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถเลือกการประชุมที่ถอดเสียงได้สูงสุด 8 ครั้ง และสร้างสรุปเสียงที่คุณสามารถฟังได้ขณะเดินทาง
วิธีใช้: เปิด Audio recaps จาก Meeting Recaps หรือ Meet in Teams และเลือกช่วงเวลา การประชุม รูปแบบ และภาษา
ข้อควรระวัง: เฉพาะการประชุมที่มีการถอดเสียงเท่านั้นที่เข้าเกณฑ์ ตรวจสอบว่าหัวข้อจากการประชุมหลายครั้งไม่สับสน
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. ให้ Facilitator ช่วยเรื่องบันทึกการประชุมและความคืบหน้า
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: Facilitator จะทิ้งบันทึกการประชุมที่สร้างโดย AI ระหว่างการประชุม และจัดระเบียบการตัดสินใจ คำถามที่ยังไม่ได้คำตอบ วาระการประชุม เวลา และงาน
วิธีใช้: เปิด Facilitator จากคำเชิญประชุม Teams หรือจากเมนูระหว่างการประชุม
ข้อควรระวัง: บางฟังก์ชันเป็นเวอร์ชันทดลองก่อนเปิดตัวอย่างเป็นทางการ ผู้เข้าร่วมควรตรวจสอบบันทึกการประชุมและงานที่สร้างโดย AI หลังการประชุม
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
เทคนิคให้ Excel ช่วยคุณโดยตรง
17. ใช้ Edit, Plan และ Chat อย่างเหมาะสม
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: ใช้สามโหมด: Edit (เปลี่ยนแผ่นงานโดยตรง), Plan (สร้างเฉพาะขั้นตอนการทำงาน), และ Chat (ตอบโดยไม่เปลี่ยนแผ่นงาน)
วิธีใช้: เปิด Copilot ใน Excel และเลือกโหมดตามคำขอ เริ่มต้นด้วย Plan หรือ Chat เมื่อคุณไม่ต้องการให้เปลี่ยนแปลงทันที
ข้อควรระวัง: หลังจากใช้ Edit ให้ตรวจสอบเซลล์ สูตร และช่วงกราฟที่เปลี่ยนแปลง
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel อื่น
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถค้นหาไฟล์ Excel อื่นและนำเข้าข้อมูลที่จำเป็นไปยังไฟล์ปัจจุบันได้โดยตรง
วิธีใช้: อธิบายข้อมูลที่จำเป็นให้ Copilot ทราบ เลือกไฟล์และช่วงที่จะนำเข้าจากตัวเลือก และดำเนินการ "นำเข้าไปยังแผ่นงานใหม่"
ข้อควรระวัง: หากแสดงหลายตัวเลือก ให้ตรวจสอบไม่เพียงแค่ชื่อไฟล์ แต่รวมถึงตำแหน่งที่จัดเก็บและเนื้อหาข้อมูลด้วย คำแนะนำอย่างเป็นทางการในปัจจุบันกำหนดเป้าหมายไปที่ Windows และ Mac
ข้อมูลทางการ:
19. ดำเนินการวิเคราะห์ Python จาก Copilot
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถวิเคราะห์แนวโน้ม ค่าผิดปกติ อัตราการเติบโต กราฟ ฯลฯ ด้วย Python โดยไม่ต้องเขียนโค้ดเฉพาะทาง
วิธีใช้: บอก Copilot ใน Excel อย่างเฉพาะเจาะจงถึงคอลัมน์เป้าหมายและสิ่งที่คุณต้องการทราบ เลือกโหมดการวิเคราะห์ขั้นสูงหากจำเป็น
ข้อควรระวัง: ต้องมีสัญญา Microsoft 365 เป้าหมาย อุปกรณ์ที่รองรับ และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ฟังก์ชัน Python ที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจะจำกัดเฉพาะกรณี เช่น การใช้สภาพแวดล้อมการคำนวณประสิทธิภาพสูง ตรวจสอบผลการวิเคราะห์กับข้อมูลต้นฉบับหรือสูตรปกติด้วย
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. ถามว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไร
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel โดยกรองตามเงื่อนไข เช่น บุคคล ช่วงเวลา และเซลล์
วิธีใช้: ถาม "จัดระเบียบเซลล์สำคัญที่เปลี่ยนแปลงหลัง 15:00 น. ของเมื่อวาน ตามผู้เปลี่ยนแปลง เนื้อหา และเวลา"
ข้อควรระวัง: นี่ไม่ใช่สิ่งทดแทนบันทึกการตรวจสอบ ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงสำคัญในประวัติเวอร์ชันหรือข้อมูลต้นฉบับด้วย
21. ลงทะเบียนกฎสำหรับแต่ละไฟล์ Excel
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถบันทึกกฎที่ต้องปฏิบัติตามในไฟล์ Excel นั้น เช่น การจัดรูปแบบ วิธีการคำนวณ และการจัดการคอลัมน์ ในแผ่นงาน .Rules
วิธีใช้: เลือก "สร้างกฎสมุดงาน" จาก "เพิ่มเนื้อหางาน" ใน Copilot และเขียนกฎหนึ่งข้อต่อเซลล์
ข้อควรระวัง: กฎสมุดงาน (Workbook Rules) ในปัจจุบันจะเสถียรที่สุดเมื่อใช้เป็นภาษาอังกฤษ ในภาษาญี่ปุ่น คำแนะนำอาจไม่สะท้อนอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ หากคุณซ่อนแผ่นงาน .Rules Copilot จะไม่ใช้กฎ
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. บันทึกงาน Excel ที่ทำซ้ำเป็นขั้นตอน
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
ต้องแสดงผลเป็นภาษาอังกฤษ
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถบันทึกขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำเป็น Custom Skill และเรียกใช้ได้กี่ครั้งก็ได้
วิธีใช้: เปิด "จัดการทักษะ" → "ทักษะแบบกำหนดเอง" จากการตั้งค่า Copilot และเพิ่มขั้นตอนลงในโฟลเดอร์เฉพาะที่สร้างใน OneDrive
ข้อควรระวัง: Excel Custom Skills ในปัจจุบันใช้ได้เฉพาะเมื่อตั้งค่าภาษาที่แสดงของ Office เป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น ไม่สามารถใช้ใน Excel ที่แสดงผลเป็นภาษาญี่ปุ่น
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
เทคนิคเพื่อยกระดับ Word และ PowerPoint ให้เป็นผลงานสำเร็จรูป
23. สร้างร่างใน Word โดยอ้างอิงเอกสารหลายรายการ
เป้าหมาย: C× / B△ / P○
*B เน้นที่ไฟล์ P สามารถอ้างอิงอีเมลและการประชุมได้ด้วย
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถใช้เอกสารหลายรายการเพื่อสร้างร่างสำหรับเอกสารขออนุมัติ ข้อเสนอ รายงาน ฯลฯ ได้ในครั้งเดียว
วิธีใช้: เริ่มร่างใหม่ใน Copilot ของ Word และระบุเอกสารที่ต้องการอ้างอิง
ข้อควรระวัง: B สามารถอ้างอิงไฟล์เป็นหลัก นอกเหนือจากไฟล์แล้ว P ยังสามารถระบุอีเมลและการประชุมได้ ตรวจสอบว่าไม่มีเอกสารเวอร์ชันเก่าปนเข้ามา
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. เปลี่ยนข้อความ Word เป็นตาราง
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถเปลี่ยนประเด็นหรือผู้รับผิดชอบที่ระบุในข้อความให้เป็นตารางที่เปรียบเทียบได้ง่าย
วิธีใช้: เลือกข้อความเป้าหมายและเลือก "แสดงเป็นตาราง" จาก Copilot
ข้อควรระวัง: ตรวจสอบแต่ละเซลล์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในข้อความต้นฉบับ
25. ถามคำถามด้วยเสียงระหว่างการอ่านออกเสียง Word
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: ขณะฟังเอกสารยาว คุณสามารถถามคำถาม Copilot ด้วยเสียงในจุดที่คุณสงสัย
วิธีใช้: เปิด "ตรวจสอบ → อ่านออกเสียง" ใน Word และเปิดไมโครโฟนในจุดที่ต้องการถามคำถาม เมื่อถามเสร็จแล้ว คุณสามารถอ่านออกเสียงต่อได้
ข้อควรระวัง: จำเป็นต้องใช้ P เนื่องจากการรู้จำเสียงอาจไม่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบตัวเลขและชื่อเฉพาะในข้อความด้วย
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. สร้างบันทึกผู้บรรยายสำหรับทุกสไลด์ในครั้งเดียว
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาที่จะพูดสำหรับการนำเสนอในทุกสไลด์ของ PowerPoint ได้ในครั้งเดียว
วิธีใช้: เลือก "สร้างบันทึกผู้บรรยายสำหรับทุกสไลด์" จาก "มุมมอง → บันทึก" และตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างขึ้น
ข้อควรระวัง: ตรวจสอบตัวเลข แหล่งที่มา และชื่อเฉพาะกับเนื้อหาของแต่ละสไลด์ มนุษย์ควรปรับเวลาในแต่ละสไลด์ด้วย
ข้อมูลทางการ:
27. บันทึกงาน PowerPoint ที่ทำซ้ำเป็นขั้นตอน
เป้าหมาย: C× / B○ / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถบันทึกขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำเป็น Custom Skill เช่น รายการตรวจสอบสำหรับผู้บริหาร การรวมรูปแบบสัญกรณ์ และการสร้างสไลด์สรุป
วิธีใช้: เปิด Skills ใน Copilot ของ PowerPoint และเพิ่ม Custom Skill เรียกใช้โดยระบุชื่อเมื่อจำเป็น
ข้อควรระวัง: การแชร์ภายในองค์กรเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ ตรวจสอบผลลัพธ์การดำเนินการกับเอกสารต้นฉบับและกฎภายใน
ข้อมูลทางการ:
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
เทคนิคมอบหมายการค้นคว้าโดยละเอียดและงานหลายอย่าง
28. ใช้ Researcher และ Analyst อย่างเหมาะสม
เป้าหมาย: C× / B× / P○
Researcher เป็นฟังก์ชันที่ค้นหาข้อมูลภายในและเว็บเพื่อสร้างรายงานพร้อมแหล่งที่มา
Analyst เป็นฟังก์ชันที่สรุปข้อมูล เช่น Excel และ CSV และวิเคราะห์แนวโน้ม ค่าผิดปกติ กราฟ ฯลฯ
วิธีใช้: เปิดทั้งสองอย่างจาก "เอเจนต์ (AI เฉพาะทาง)" ใน Microsoft Copilot จำเป็นต้องมี P และสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
ข้อควรระวัง: เปิดแหล่งที่มาของ Researcher เสมอ และตรวจสอบผลการคำนวณของ Analyst กับข้อมูลต้นฉบับ
ข้อมูลทางการ:
29. มอบหมายงานหลายอย่างให้ Cowork ดำเนินการร่วมกัน
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถดำเนินการชุดงานต่างๆ ตั้งแต่การค้นหาอีเมลและการประชุม การสร้างเอกสาร การหาผู้สมัครกำหนดการ ไปจนถึงการเตรียมร่างสำหรับส่ง
วิธีใช้: เปิด Cowork ใน Microsoft Copilot และบอกผลลัพธ์สุดท้ายและข้อมูลที่สามารถใช้ได้ ตรวจสอบแผนบนหน้าจอยืนยันก่อนดำเนินการ
ข้อควรระวัง: นอกเหนือจาก P แล้ว การใช้งานต้องให้ผู้ดูแลระบบบริษัทเปิดใช้งานการชำระเงินตามการใช้งานและลงทะเบียนผู้ใช้เป้าหมายเป็นผู้ใช้ Cowork แม้จะมี P ก็ไม่สามารถใช้งานได้หากไม่มีการตั้งค่าฝั่งบริษัท
การดำเนินการที่ยากต่อการยกเลิก เช่น การส่ง การลบ และการสรุปกำหนดการ ต้องตรวจสอบโดยมนุษย์ก่อนดำเนินการ
ข้อมูลทางการ:
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. สร้างแผนจัดระเบียบกล่องจดหมายด้วย Cowork
เป้าหมาย: C× / B× / P○
สิ่งที่ทำได้: คุณสามารถจำแนกอีเมลจำนวนมากตามเงื่อนไข เช่น จดหมายข่าว การแจ้งเตือนภายใน ต้องดำเนินการ และลูกค้าสำคัญ และสร้างแผนจัดระเบียบ
วิธีใช้: ระบุช่วงเวลาเป้าหมายและเงื่อนไขการจำแนก และให้แสดงเฉพาะรายการในตอนแรก
ข้อควรระวัง: นอกเหนือจาก P แล้ว การใช้งานต้องให้ผู้ดูแลระบบบริษัทเปิดใช้งานการชำระเงินตามการใช้งานและลงทะเบียนผู้ใช้เป้าหมายเป็นผู้ใช้ Cowork แม้จะมี P ก็ไม่สามารถใช้งานได้หากไม่มีการตั้งค่าฝั่งบริษัท
การดำเนินการที่ยากต่อการยกเลิก เช่น การส่ง การลบ และการสรุปกำหนดการ ต้องตรวจสอบโดยมนุษย์ก่อนดำเนินการ
Prompt สำหรับ P:
▼ คัดลอกจากตรงนี้
ก่อนอื่น ให้แสดงรายการว่าคุณวางแผนจะจัดระเบียบอีเมลใดและอย่างไร ยังไม่ต้องดำเนินการลบ ย้าย ตอบกลับ หรือส่ง ให้รอการยืนยันจากฉันก่อน
▲ ถึงตรงนี้
หากเริ่มวันนี้ ควรทำตามลำดับนี้
ขั้นแรก สรุปอีเมลด้วย Outlook ในข้อ 7 และระบุไฟล์ที่จะใช้ด้วย "/" ในข้อ 1 หากคุณใช้ B ได้ ให้ขยายไปยัง Excel ในข้อ 17 และหากคุณใช้ P ได้ ให้ขยายไปยัง Work IQ ในข้อ 2 แล้ว Copilot จะกลายเป็นเครื่องมือทำงาน ไม่ใช่แค่คนที่ไว้ถามคำถาม
และสำหรับฟังก์ชันใดๆ ก็ตาม การยืนยันขั้นสุดท้ายจะต้องทำโดยมนุษย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ห้ามสรุปผู้รับ ตัวเลข ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา การส่ง การลบ และการยืนยันกำหนดการเป็นการประมวลผลอัตโนมัติ
ขอบคุณที่อ่านมาจนถึงตอนนี้
ผมกำลังแชร์ตัวอย่างเฉพาะของการลดเวลาในการทำงานและงานเสริม AI โดยใช้ ChatGPT, Claude และ Copilot ในแชทเปิดฟรี
หากคุณต้องการเป็น "ฝ่ายที่ใช้ AI เป็น" โปรดเข้าร่วมที่นี่ตอนนี้
