พูดตามตรง ผมไร้ความสามารถโดยสิ้นเชิงกับเรื่องนี้จนกระทั่งได้เข้าร่วมบริษัทที่ปรึกษา
ถึงจะได้รับหัวข้อที่อยู่นอกเหนือความเชี่ยวชาญ ผมก็ไม่รู้ว่าจะค้นคว้าหรือจะเริ่มต้นจากตรงไหน คิดว่ามันเป็นเรื่องปกติ เลยรู้สึกประหลาดใจมากที่เห็นทุกคนในบริษัทจัดการงานแบบนั้นได้อย่างง่ายดาย สถานการณ์ที่ "ทำอะไรไม่ได้เพราะมันนอกเหนือความเชี่ยวชาญ" แทบไม่เคยเกิดขึ้นเลย
ตัวอย่างเช่น หัวข้อประมาณนี้จะถูกโยนเข้ามาเป็นปกติ:
- ใน "ปัญหา ปี 2024" ของอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ เราควรจะทำลายโครงสร้างที่ภาระกระจุกตัวอยู่ที่ชั้นที่มีอำนาจต่อรองค่าระวางขนส่งน้อยที่สุดในกลุ่มผู้ส่งสินค้า ผู้รับเหมาช่วง และผู้รับเหมาช่วงย่อยตรงไหน?
- เมื่อพลังงานลมนอกชายฝั่งเปลี่ยนจากการสาธิตแบบลอยตัวไปสู่การ商业化 เราควรจะแก้ไขทางตันสามเส้าระหว่างผู้ถือสิทธิ์ประมง รัฐบาลท้องถิ่น และกำลังการเชื่อมต่อโครงข่ายไฟฟ้าตามลำดับอย่างไร?
- ควบคู่ไปกับการปรับปรุงระบบหลักของธนาคารภูมิภาค ควรกระจายเครือข่ายสาขาและบุคลากรหลังการควบรวมกิจการอย่างไร เมื่อหน้าที่หลักของธนาคารถูกกัดกร่อนจากการเปลี่ยนแปลงรุ่นของผู้ฝากเงิน?
- ในการลดการสูญเสียอาหารสำหรับผู้ผลิตอาหาร เราจะคลี่คลายปัญหาการประสานงานที่ "กฎหนึ่งในสาม" ระหว่างการผลิต การค้าส่ง และการค้าปลีกบิดเบือนการพยากรณ์อุปสงค์และอุปทาน และการดำเนินการเพียงลำพังก็จะต้องแบกรับความเสี่ยงด้านสต็อกสินค้าได้อย่างไร?
สิ่งเหล่านี้ไม่ต่อเนื่องกับความเชี่ยวชาญของผมเลย แต่เมื่อได้รับมอบหมาย อะไรบางอย่างก็จะคืบหน้าไปภายในสัปดาห์ถัดไป ตอนแรกผมสงสัยว่าพวกเขาทำได้อย่างไร
เมื่อชินแล้ว นี่เป็นทักษะที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ คุณสามารถขับเคลื่อนสิ่งต่างๆ ต่อไปได้แม้จะอยู่นอกเหนือความเชี่ยวชาญ คุณจะเริ่มดูเหมือนคนที่ทำอะไรก็ได้ (ในความเป็นจริง มีหลายอย่างที่ผมทำไม่ได้)
การเปิดเผยความลับ มีแค่ 4 ขั้นตอนเท่านั้น มันชัดเจนจนอาจทำให้ผิดหวัง และคุณคงคิดว่า "ฉันรู้แล้ว" เมื่ออ่าน ความจริงแล้วปัญหาคือคนส่วนใหญ่หยุดแม้จะรู้แล้วก็ตาม
วิธีดำเนินการเมื่อคุณไม่รู้ว่าจะดำเนินการอย่างไร
ขั้นตอนที่ 1 | พูดสิ่งที่คุณไม่รู้ให้เป็นคำพูด
การพูดว่า "ฉันไม่รู้อะไรเลย" เป็นสัญญาณของการหยุดคิด
ในความเป็นจริง มันยากที่คุณจะไม่รู้ ทุกอย่าง จุดประสงค์ไม่ชัดเจนหรือไม่? ขอบเขต? ขั้นตอน? เนื้อหาของ "สิ่งที่ไม่รู้" สามารถแยกย่อยได้เสมอ
ขั้นแรก ตัด "สิ่งที่ไม่รู้" ออกเป็นรายการๆ ความกังวลที่คลุมเครือจะคงขนาดของมันไว้ตราบใดที่คุณยังยึดติดอยู่กับมัน ช่วงเวลาที่คุณพูดมันออกมาเป็นรายการ ความกังวลจะกลายเป็น "งานที่ต้องทำให้เสร็จ"
ขั้นตอนที่ 2 | ตั้งสมมติฐานภายในขอบเขตที่คุณรู้
อย่ารอให้ข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวม
วางคำตอบชั่วคราวเช่น "มันคงเป็นแบบนี้" โดยใช้เฉพาะวัสดุที่มีอยู่ วาดภาพสถานการณ์ปัจจุบันและสถานะที่ต้องการในตอนนี้ ถ้าคุณรอให้ข้อสันนิษฐานทั้งหมดลงตัวสมบูรณ์แบบ คุณจะไม่มีวันเริ่มต้น
อย่างไรก็ตาม มือของคุณจะหยุดอย่างรวดเร็วถ้ามันอยู่ในหัวเท่านั้น เพราะมีสิ่งที่ไม่รู้มากเกินไปจนไม่สามารถตั้งสมมติฐานได้ อย่าหยุด; ออกไปทดสอบสมมติฐานของคุณทุกที่ ดังที่แสดงในรูปด้านล่าง ถ้าคุณเพิ่มคลังวิธีการค้นคว้าและถามคำถาม คุณจะไม่ติดขัดตรงนี้
วิธีการค้นคว้าและถามคำถามแบ่งออกเป็นสี่ทิศทางคร่าวๆ เคล็ดลับคือการผสมผสานมันมากกว่าที่จะพึ่งพาเพียงอย่างเดียว
1. ยืมคนและความรู้
- ถามผู้เชี่ยวชาญภายในหรือผู้รู้ (ไปพร้อมกับสมมติฐาน)
- ระดมสมองกับหัวหน้า
- ยืนยันโดยตรงกับลูกค้า
- ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญภายนอกหรือที่ปรึกษา
- ค้นหาความรู้ภายในหรือเอกสารในอดีต
(เกี่ยวกับข้อ 1 ระวัง: คุณคือผู้นำ "การโยนให้คนอื่นแล้วรอคำสั่ง" แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง)
2. ตีแหล่งข้อมูล
- ค้นคว้าด้วยเครื่องมือ AI (Claude, ChatGPT, Gemini ฯลฯ)
- อ่านรายงานอุตสาหกรรม
- ตรวจสอบข้อมูลรัฐบาลและสถิติ
- มองหาโพสต์จากผู้ปฏิบัติงานในสื่อเฉพาะทางหรือ SNS
- อ้างอิงหนังสือเฉพาะทาง เอกสารวิชาการ และคอลเลกชันห้องสมุด
3. จับข้อมูลปฐมภูมิ
- เยี่ยมชมไซต์ของลูกค้าและสังเกตการณ์
- จัดการสัมภาษณ์ผู้ใช้หรือผู้รับผิดชอบ
- ลองใช้บริการของคู่แข่งจริง
- เข้าร่วมกิจกรรมและนิทรรศการในอุตสาหกรรม
4. คิดอย่างมีโครงสร้าง
- จัดระเบียบโดยใช้กรอบแนวคิด
- แยกย่อยปัญหาด้วยแผนผังตรรกะ
- อนุมานโดยเปรียบเทียบกับกรณีที่คล้ายคลึงกันหรือโครงการในอดีต
การค้นคว้าด้วย AI การระดมสมองกับหัวหน้า และการเยี่ยมชมไซต์ ล้วนเป็น "การเคลื่อนไหวเพื่อเติมเต็มสมมติฐาน" เหมือนกัน
ขั้นตอนที่ 3 | ขยับตัวเองโดยเริ่มจากสมมติฐาน
ประเด็นสำคัญไม่ใช่การได้คำตอบ แต่เป็นการไปตรวจสอบสมมติฐาน
เปลี่ยนจาก "ฉันควรจะเคลื่อนไหวอย่างไร?" เป็น "มันคงเป็นแบบนี้ ผมจะเคลื่อนไหวแบบนี้ กรุณาให้ผมยืนยันแค่ส่วนนี้" แบบแรกคือการรอคำสั่ง แบบหลังคือการตรวจสอบ วิธีการที่ได้รับนั้นแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
คุณไม่จำเป็นต้องแบกทุกอย่างด้วยตัวเองเช่นกัน ใช้ AI หรือการค้นคว้าบนโต๊ะ หรือตามรอยไปหาคนรู้ผ่านเครือข่ายของหัวหน้า การเคลื่อนไหว "ไปเอาข้อมูล" มาเองคือขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 4 | ปรับปรุงความแม่นยำในขณะที่เคลื่อนไหว
อย่ารอความสมบูรณ์แบบ; เคลื่อนไหวเล็กๆ แล้วแก้ไข การลงมือทำจะนำข้อมูลชิ้นต่อไปมา
ร่างคร่าวๆ ก็ใช้ได้ในตอนแรก ถ้าคุณส่งออกไป อีกฝ่ายจะส่งคืนส่วนต่าง โดยบอกว่า "ส่วนนี้ผิด" หรือ "ส่วนนี้ถูก" ถ้าคุณเติมเต็มส่วนต่างนั้น ความแม่นยำจะดีขึ้นเอง
เมื่อดำเนินการไป ข้อมูลบางอย่างจะไม่สามารถหาได้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในกรณีนั้น ให้ตัดสินใจหาวิธีดำเนินการโดยไม่มีข้อมูลนั้นและแก้ไขเส้นทาง ตัดสินใจเช่น "เนื่องจากไม่มีข้อมูลสำหรับขนาดเดียวกันในภาคการผลิต เราจะใช้ข้อมูลของอุตสาหกรรมการธนาคารซึ่งมีโครงสร้างคล้ายคลึงกันแทน" แทนที่จะหยุด ให้เปลี่ยนไปใช้เส้นทางอื่น
การประยุกต์ใช้กับสถานการณ์เฉพาะ
เนื่องจากทฤษฎีนามธรรมเข้าใจยาก มาดูสถานการณ์ทั่วไปกัน
"ในตอนท้ายของการประชุม คุณถูกบอกให้ไปหาตัวอย่างจากบริษัทอื่นภายในสัปดาห์หน้า"
ตัวอย่างที่ดี / ตัวอย่างที่ไม่ดี
ตัวอย่างที่ไม่ดีคือ: คุณหยุดเพราะไม่รู้จะทำอะไร คุณเริ่มค้นคว้าอย่างไร้จุดหมาย คุณรู้สึกหมดหนทาง คุณหยุดนิ่งและสุดท้ายก็ถูกดุ
ตัวอย่างที่ดีเริ่มต้นด้วยการเขียน "สิ่งที่คุณไม่รู้" คือจุดประสงค์ของเอกสาร ขอบเขตการสอบสวน ขั้นตอน หรือโครงสร้าง? จากนั้น ตั้งสมมติฐานขอบเขตที่คุณรู้ "ถ้าเป้าหมายคือการลดต้นทุน พวกเขาคงอยากรู้มาตรการ ไม่ใช่แค่ตัวอย่าง" "พวกเขาดูสนใจอุตสาหกรรมอื่น ไม่ใช่แค่อุตสาหกรรมเดียวกัน"
จากนั้น ไปหามันมาเอง และถ้าข้อมูลที่หาไม่ได้ปรากฏขึ้น ให้แก้ไขเส้นทาง แม้จะเป็นคำขอเดียวกัน ความแตกต่างในการที่คุณสามารถดำเนินการต่อได้นั้นไม่ใช่ความสามารถ แต่เป็นว่าคุณทำตามลำดับนี้หรือไม่
ความยากไม่ใช่ความรู้ แต่เป็นการเคลื่อนไหวครั้งแรก
อ่านมาถึงตรงนี้ คุณคงคิดว่า "ชัดเจนแล้วเมื่อพูดถึง" ถูกต้องแล้ว ไม่มีอะไรใหม่ใน 4 ขั้นตอนนี้เอง ถึงกระนั้น คนส่วนใหญ่ยังคงหยุดเพราะจุดที่พวกเขาสะดุดนั้นไม่ได้อยู่ในชั้นของความรู้
เหตุผลมีประมาณสามข้อ
ข้อแรก
"สิ่งที่ไม่รู้" มาเป็นก้อนใหญ่ก้อนเดียวในตอนแรก งานหลังการแยกย่อยนั้นเล็ก แต่ก้อนก่อนแยกนั้นดูใหญ่โต นั่นคือเหตุผลที่หลายคนหยุดก่อนเข้าสู่ขั้นตอนที่ 1 ไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่รู้ แต่พวกเขาแพ้น้ำหนักของก้อนก่อนที่จะแยกมัน
ข้อสอง
กรณีที่คนคิดว่า "การเคลื่อนไหวหลังจากเข้าใจแล้วถูกต้อง" การรวบรวมข้อมูลก่อนตัดสินใจดูเหมือนเป็นท่าทีที่จริงจังและรอบคอบ ดังนั้น "การรอ" จึงเป็นสิ่งที่ถูกต้อง 4 ขั้นตอนนี้กลับลำดับนี้ เคลื่อนไหวก่อน แล้วค่อยเข้าใจ เนื่องจากเป็นการเขียนทับการตั้งค่าเริ่มต้นที่คุณเชื่อว่าถูกต้อง เอวของคุณจึงหนักแม้จะรู้แล้วก็ตาม
ข้อสาม
แต่ละขั้นตอนมีกับดักของ "รู้แต่ไม่ทำ" คุณไม่สามารถผูกมัดกับสมมติฐานเพราะกลัวว่าจะผิด คุณไม่สามารถเริ่มถามเพราะกลัวว่าความไม่รู้ของคุณจะถูกเปิดเผยถ้าถามโดยไม่มีสมมติฐาน คุณยึดติดกับร่างจนกว่าจะสมบูรณ์แบบเพราะไม่อยากแสดงสิ่งที่ยังไม่เสร็จ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาของความสามารถ แต่เป็นปัญหาของความกลัว
ในทางกลับกัน คุณไม่จำเป็นต้องมีพรสวรรค์เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ แยกก้อน วางมันโดยไม่ต้องรอ และส่งออกไปในสภาพที่ยังไม่เสร็จ แค่เริ่มชินกับสามสิ่งนี้ เวลาที่คุณหยุดนิ่งจะหายไปเกือบหมด
การหยุดที่หัวข้อที่ไม่รู้จักไม่ใช่เพราะคุณ "ไม่รู้" แต่เป็นเพราะคุณยังไม่ได้แยกสิ่งที่ไม่รู้นั้น ความรู้เฉพาะทางจะตามมาในภายหลังเมื่อคุณหมุน 4 ขั้นตอนนี้ นี่คือ "วิธีเข้าสู่สิ่งที่ไม่รู้" ที่ใช้ได้แม้อุตสาหกรรมจะเปลี่ยนไป
ครั้งต่อไปที่มือของคุณหยุด แค่จำลำดับนี้ไว้
- พูดสิ่งที่คุณไม่รู้ให้เป็นคำพูด (ตัดสิ่งที่ไม่รู้ออกเป็นรายการ)
- ตั้งสมมติฐานภายในขอบเขตที่คุณรู้ (วาง "มันคงเป็นแบบนี้")
- ขยับตัวเองโดยเริ่มจากสมมติฐาน (อย่าได้คำตอบ ไปตรวจสอบ)
- ปรับปรุงความแม่นยำในขณะที่เคลื่อนไหว (ส่งร่างออกมาแล้วเติมเต็มส่วนต่าง)
นอกเหนือจากนั้น คิดถึงหนึ่งโครงการที่คุณกำลังติดขัดอยู่ตอนนี้ สำหรับกรณีนั้น เขียนแค่สามสิ่งสำหรับขั้นตอนที่ 1: "สิ่งที่คุณไม่รู้" นั่นคือก้าวแรกที่เล็กที่สุดและแน่นอนที่สุด
ถ้าคุณเขียนสามสิ่งได้ไม่ดี นั่นเป็นสัญญาณว่าก้อนยังใหญ่เกินไป ในกรณีนั้น กรุณาเปิดบทความนี้อีกครั้ง
