Danışmanlık günlerimde aldığım geri bildirimleri özetlersek, bunlar yedi maddeye indirgeniyor. Mükemmel bir şekilde MECE olması için çok fazla endişelenmedim, ancak gerçek dünya uygulamalarına odaklanarak yazdım, bu yüzden pratiğe geçirmeleri kolay olmalı.
1. "Sonuçla başlamak" konusunda takıntılı olmayın
- Birçok kitap "sonuçla başlayın" der, ancak bu tavsiye yarı doğru, yarı yanlıştır. Her gün etkileşimde olduğunuz patronlar veya meslektaşlarınız için sonuçla başlamak daha akıcıdır çünkü aynı bağlamı paylaşırsınız.
- Ancak, farklı bir bilgi düzeyine veya geçmişe sahip biri için bir sonuçla başlarsanız, anlamayacaklardır. Ayda bir kez gördüğünüz üst düzey bir yöneticiye aniden "Sonuç: Araç A'yı tanıtmak istiyorum" derseniz, sadece "Bir dakika, neyden bahsediyoruz?" diye düşüneceklerdir.
- Üst düzey yöneticiler düzinelerce veya yüzlerce kişiden rapor alır. Sizin projeniz onların gününün sadece 1/100'üdür. Sadece sonuçla aniden başlamak onların kafasını karıştırır.
- Sıfır BT okuryazarlığı olan birine "Salesforce'taki en son Lightning Experience için kullanıcıları artırmalıyız" derseniz, anlamayacaktır. Sonucu anlamak için gerekli ön bilgiye sahip değillerdir.
- Alt satır: Bağlamı paylaşanlar için sonuçla başlayın. Paylaşmayanlar için önce bağlamı paylaşın.
- Bu arada, "Sonucu belirtmek gerekirse..." ifadesini kullanmak havalı değil. Doğrudan sonucu cevaplayın. Yeni mezunken bir müşteri bana "Görüyorum ki hala sonuç odaklı konuşmak için bu ifadeyi bir koltuk değneği olarak kullanma aşamasındasın. Bol şans." demişti. En utanç verici 10 anım arasında yer alır.
2. Gerçeklerle görüşler arasında ayrım yapın
- Gerçekleri ve görüşleri karıştırmak hikayenizi dinleyici için anlaşılmaz hale getirir.
- Bir patron "Müşteri satın almaya karar verdi mi?" diye sorarsa ve siz "Evet, sorun olmayacak gibi görünüyor" derseniz, patron anlaşmanın gerçekten kapanıp kapanmadığını bilmediği için sinirlenir.
- Müşterinin tepkisini (gerçek) ve nasıl hissettiğinizi (görüş) ayırın. Şöyle söyleyin: "Müşteri bunu 'içtenlikle değerlendireceklerini' söyledi (gerçek). Kapanma olasılığının yüksek olduğuna inanıyorum (görüş)."
- Gerçekleri toplamak genellikle hafife alınır, ancak inanılmaz derecede değerlidir. Özellikle gençken ve deneyimsizken, insanlar görüşlerinizi dinlemeyebilir, bu yüzden onları gerçeklerle kazanın.
- Bir keresinde, bir hükümet projesi için 47 ilden gelen anket sonuçlarını tek bir formatta birleştirmiştim. Müşteri son derece minnettardı. Manuel tablolama gibi "zahmetli işleri" yapmak, "havalı, büyük işlerin" size emanet edilmesi için gereken güveni oluşturabilir.
- Ancak, bir görüş eklemezseniz, yöneticiler sadece "Ee, ne olmuş?" diye soracaktır.
- Üç şey sunmalısınız: lehte veya aleyhte olup olmadığınız, gerçekleri nasıl yorumladığınız ve bundan sonra hangi adımın atılması gerektiği. Net ve ikna edici iletişimin sırrı budur.
3. Dinleyicinin Kafasını, Kalbini ve Sezgisini önceden analiz edin
- Kafa: Ne biliyorlar, ne bilmiyorlar?
- Kalp: Bu teklife karşı olumlu mu yoksa olumsuz mu? Lehte mi, aleyhte mi?
- Sezgi: Neye öncelik veriyorlar? Neyden endişeleniyorlar?
- Bunları kavramak, dinleyicinin duyması gerekeni duymaktan rahatsız olmadığı bir iletişime sizi yaklaştırır.
4. Kısa cümlelerle konuşun
- İlk yılımda bana şöyle denmişti: "Uzun cümleler kullanan kişi, düşüncelerini düzenlemeden konuşan bir aptaldır. Başkalarının zamanını ne sanıyorsun?"
- "...yani," veya "...ama," kullanmak cümleleri uzatır ve mantığı karıştırarak takip etmeyi zorlaştırır. Çoğu insan, üst düzey bir sınav katılımcısının okuduğunu anlama becerisine sahip değildir.
- Kural "cümle başına bir bağlaçtır." Buna hala sıkı sıkıya uyuyorum.
- Bazı insanlar cümleleri belirsiz bir şekilde bitirir. Kararlı olun. Zorba olarak görülmekten endişe etseniz bile, "X şeydir" demek açıkça yanlış anlamaları önler.
5. Hemen cevap vermeye zorlamayın; bir nefes alın
- Beklenmedik bir soru sorulduğunda, insanlar genellikle panikler ve sadece hızlı cevap vermek için anlamsız bir yanıt verir. Bu bir tuzaktır.
- "Hızlı ve Yavaş" düşünme kavramlarını kullanın. Hızlı düşünme sezgiseldir (örneğin, yemek yerken "Nefis!" demek). Yavaş düşünme mantıklıdır ve çaba gerektirir.
- Cevap veremiyorsanız, Hızlı düşünceniz aktifken Yavaş düşünceniz tembeldir. Yavaş düşünmeyi harekete geçirmek için bir an isteyin. Toplantılarda birçok kez "10 saniye" istedim ve kimse rahatsız olmadı. Sakin ve mantıklı bir cevap vermenizi sağlar.
6. "İçindekiler Tablosunu" erken gösterin
- Sonu görünmeyen bir hikayeden daha stresli bir şey yoktur. Konuşmanın nereye gittiğini bilmemek yöneticiler için inanılmaz derecede sinir bozucudur.
- Dinlemesi kolay insanlar ya Steve Jobs seviyesinde sunum yapanlardır ya da önce "genel resmi/içindekiler tablosunu" gösteren kişilerdir. Herkes ikincisini yapabilir.
- Basitçe şunu beyan edin: "3 nokta var" veya "Olayı, nedeni ve çözümü bu sırayla açıklayacağım."
- Alıştırma 1: Biriyle konuşmaya gitmeden önce bir not defterine "1, 2, 3" yazın.
- Alıştırma 2: Bir soru sorulduğunda, önce "Üç nokta var" demeyi deneyin. 1. noktayı söylerken 2. ve 3. noktaları düşünün. İlk başta dağınık olacak, ancak üç ay boyunca devam edin.
7. Sadece dinleyicinin duymak istediğini söyleyin
- Önceki altı ipucunun tümü bu yedinci maddeye dayanmaktadır.
- Yapabileceğiniz en kötü şey, "aklınıza geldiği sırayla söylemek istediğinizi söylemektir." Bu sadece bencilliktir.
- En önemli ilke, "Dinleyicinin duymak istediğini, duymak istediği sırayla söyleyin."
- Bunu anlarsanız, "sonuç" kelimesinin gerçek anlamını kavrarsınız. Bu "en çok iletmek istediğim şey" değil, "dinleyicinin en çok bilmek istediği şeydir." Bu tanımı yanlış anlamak, sonuçla başladığınızı düşündüğünüzde bile iletişim hatalarının ortaya çıkmasının nedenidir.
