Більшість порад про ведення бізнесу наодинці зводяться до того, щоб робити менше. Це — протилежність. Йдеться про роботу, яку ви вже знаєте, що потрібно зробити, але ніколи до неї не доходите, і про те, як поставити її на рейки, щоб вона відбувалася без вашого щоразу запуску.
Я зібрав усе це за одну другу половину дня і запустив на реальних файлах. Ось налаштування, що вийшло, і частини, які мене здивували.
Що це охоплює:
- Розподіл бізнесу на напрямки
- Написання контексту один раз
- Визначення межі затвердження
- Інструктаж кожного напрямку з п'ятьма прикладами, які можна скопіювати
- Встановлення розкладу
- Що повернулося в перший день
- Та сама структура в Uber, Spotify та Stripe
- Аркуш збірки
П'ять кроків, по порядку. Перші три взагалі не використовують AI, це просто Slack і папка з файлами, і це зроблено навмисно. Більша частина роботи припадає на кроки два і три, це те, що люди пропускають, і саме через це такі налаштування розвалюються на другому тижні.
Крок 1. Розподіліть бізнес на напрямки
Помилка — це один асистент з одним величезним запитом, який має робити все. Те, що працює, — протилежність: один напрямок, одне завдання, одне місце, де воно живе.
Для бізнесу послуг п'ять напрямків покривають майже все:
Клієнти. Хто на якому етапі, що відвантажується цього тижня, що заблоковано і хто чекає.
Ліди. Дослідження компаній, які підходять, і чернетки першого контакту. Звідси нічого не надсилається.
Доставка. Власне робочий продукт, яким би він не був для вас.
Звітність. Цифри, отримані з ваших платформ, підготовлені для перевірки.
Фінанси. Чернетки рахунків-фактур та щотижневий звіт про виставлені, оплачені та прострочені рахунки.
Кожен напрямок отримує власний канал у Slack або Teams. Не папки, вкладки чи чати. Причина в тому, що канал вже має історію, а історія — це контекст, який нікому не потрібно пояснювати заново.
pic 1. П'ять напрямків, що кожен з них виробляє, і єдине, що йому ніколи не дозволено робити.
Крок 2. Напишіть контекст один раз
Це та частина, яка визначає, чи спрацює все, і це та частина, яку всі пропускають.
Кожен напрямок отримує одне закріплене повідомлення. Думайте про це як про опис посади, який ви написали б для людини, яка виконує цю роботу, якби вам довелося записати його, а не пояснювати протягом трьох тижнів.
У ньому чотири речі:
Що ми продаємо і кому. Один-два рядки. Все, що далі, залежить від цього. Що цей напрямок доставляє. Названі результати, а не сфери відповідальності. Що передається на вищий рівень. Ситуації, коли відповідь — зупинитися і запитати. Правила, які ніколи не порушуються. Коротко. Максимум п'ять-шість рядків.
Ось фінансовий напрямок з мого налаштування, без редагування:
Ретейнери виставляються першого числа місяця. Проєктна робота виставляється після завершення. Суми та умови — в базі клієнтів у Drive.
Створюйте чернетки рахунків-фактур тут і публікуйте їх для перевірки. Ніколи не фіналізуйте, не надсилайте, не позначайте нічого як оплачене.
Кожної п'ятниці о 16:00 публікуйте зведення: виставлені рахунки, оплачені рахунки, прострочені рахунки із зазначенням кількості днів прострочення, загальна сума з початку місяця. До 10 рядків.
Позначайте все, що прострочено більше ніж на 14 днів, окремо зверху, із зазначенням назви клієнта та суми.
Зверніть увагу на структуру. Факти, результат, періодичність, а потім обмеження. Кожен написаний мною напрямок дотримується цього, і останній абзац завжди є обмеженням.
Файл рішень. Поряд із закріпленими повідомленнями зберігайте один файл, куди кожне виправлення потрапляє одним рядком. Не документ, який ви пишете один раз, а список, що постійно поповнюється. Коли ви щось виправляєте, виправлення потрапляє туди, і кожен напрямок читає його перед роботою.
У моєму є такі рядки:
Вартість за заброньовану консультацію — це метрика, а не вартість за лід. Жодна кампанія ніколи не створюється в розпаузованому стані, на жодному акаунті, з жодної причини. Звіти містять джерело та діапазон дат для кожного показника, інакше показник не включається.
Цей файл — це те, як виправлення стає постійним, а не повторюваним. Це єдиний найефективніший елемент у всій системі, і він коштує вам одного рядка за раз.
pic 2. Закріплене контекстне повідомлення в каналі лідів із рядком теми над ним.
Крок 3. Визначте межу затвердження і ніколи її не змінюйте
Деяка робота є зворотною, а деяка — ні. Розподіліть кожну дію на ці дві категорії один раз, і решта налаштування стане простою.
Виконується без запиту. Читання, дослідження, створення чернеток, узагальнення, створення чогось у призупиненому стані. Якщо це неправильно, ви це видаляєте.
Чекає на вас. Надсилання, публікація, витрати, фіналізація, запуск. Якщо це неправильно, ви вибачаєтеся перед клієнтом.
На практиці це означає, що три з моїх п'яти каналів у закріпленому повідомленні кажуть, що нічого з них не виходить. Канал лідів взагалі не має підключеного інструменту для надсилання, і це зроблено навмисно. Правило легше дотримуватися, коли можливості немає.
День, коли це здається надто суворим, — це день, коли воно виконує свою роботу.
pic 3. Кожна дія, відсортована за тим, у що обійдеться помилка, і дві пастки, які з'являються після.
Крок 4. Проінструктуйте кожен напрямок, як колегу
Контекст — це постійне. Бриф — це конкретне завдання. Скопіюйте це і заповніть дужки.
Клієнти. Прочитайте базу клієнтів, потім опублікуйте план на тиждень: кожен клієнт, його етап, що відвантажується, найбільший блокер. Потім щодня о 8:00 публікуйте стендап: що зрушилося вчора, що має бути зроблено сьогодні, що заблоковано. До 8 рядків, у кожному рядку називайте клієнта.
Ліди. Дослідіть 10 компаній, які відповідають [вашому профілю клієнта]. Для кожної вкажіть, чим вони займаються, конкретну прогалину, видиму на їхньому власному веб-сайті, та примітку про впевненість, чи є прогалина реальною, чи ви припускаєте. Скажіть, коли ви припускаєте. Підготуйте чернетку першого контакту для п'яти найсильніших. Два короткі абзаци, почніть із того, що ви знайшли в їхньому бізнесі.
Звітність. Підготуйте звіт за [місяць] для [клієнта] з файлу продуктивності. Кожен показник має містити своє джерело та діапазон дат, який він охоплює. Якщо число відсутнє, вкажіть, яке саме, і зупиніться.
Фінанси. Створіть чернетку рахунку-фактури для [клієнт, етап, сума], опублікуйте його тут для перевірки, ніколи не фіналізуйте. Кожної п'ятниці о 16:00 публікуйте фінансове зведення.
Доставка. Перекажіть мені пропозицію двома рядками, щоб я знав, що ви її зрозуміли. Потім запропонуйте план і чекайте мого затвердження. Після мого затвердження створіть все у призупиненому стані.
Та сама схема у всіх п'яти: спочатку контекст, названий результат, періодичність і бар'єр для всього, що стосується грошей або зовнішнього світу.
Крок 5. Встановіть розклад
Різниця між інструментом і напрямком полягає в тому, що напрямок прокидається сам.
Розклад — це одне речення в брифі. "Щодня о 8:00" — це вся конфігурація. Як тільки це встановлено, стендап приходить до того, як ви відкриєте ноутбук, і ваш ранок починається з рішення, а не з питання.
Це також змінює форму дня. Напрямки працюють швидше, ніж ви можете читати, тому ви перестаєте працювати за списком завдань і починаєте очищати чергу затверджень. Двох вікон на день достатньо.
Що повернулося, коли AI-співробітник запустив це
Я запустив це на Viktor, AI-співробітнику, який приєднується до Slack або Teams як учасник робочого простору та підключається до інструментів, на яких бізнес уже працює. Налаштування зайняло одну другу половину дня.
П'ять речей з першого дня варті звіту, і три з них — це відмови.
Viktor не вигадував дані, яких йому не вистачало. Перш ніж я підключив Drive, я попросив стендап. Він перевірив, нічого не знайшов, перевірив друге джерело, знайшов порожню базу і не опублікував нічого, замість правдоподібної дошки статусу. Його слова: не збираюся реконструювати їх на основі здогадок.
Він не відповідав на запитання, на яке дані не могли дати відповіді. Я попросив його з'ясувати, чому вартість за бронювання зросла з $84 у липні до $103 у серпні. Він повернувся з причиною, чому не може: липневого експорту ніде немає, єдина липнева цифра — це непідтверджена нотатка, а у файлі немає колонки з датою, тому гіпотезу про вихідні неможливо перевірити. Потім він зазначив, що $103 — це цифра однієї кампанії, а загальна цифра акаунту становить $131.17, і повідомив обидві, а не вибрав одну.
pic 4. На запит про причину зростання вартості за бронювання він пояснив, чому дані не можуть відповісти на це.
Він застосував правило, про яке йому ніхто не нагадував. У моєму файлі клієнта був закопаний рядок про те, що один клієнт запитував про вищий ліміт бюджету, нічого не було узгоджено, і не будувати проти цього. Він самостійно виявив це в непов'язаному зведенні та сказав, що не будує проти підвищеного ліміту.
Він доставив готову роботу, а не чат. Звіт повернувся як типографський PDF з обкладинкою, позначений як чернетка, не для клієнта. Сторінка друга, перед будь-якими цифрами, — це розділ під назвою "три обмеження даних цього місяця".
pic 5. Серпневий звіт, доставлений як PDF, який відкривається з того, що дані не можуть підтвердити.
Він створив робочу панель моніторингу. Чотири картки клієнтів, фінансовий розділ, кожна цифра з позначкою файлу, з якого вона взята, за URL-адресою, яку я міг відкрити. Він додав рядок у заголовок, якого я не просив: знімок, не автооновлення, перепублікувати для оновлення.
vid 1. Панель моніторингу студії, яку він створив, від карток клієнтів до фінансового розділу.
Аналіз
Деяка робота потребує актуальної інформації ззовні ваших власних файлів. Досі це означало два варіанти: піти і подивитися самому або підключити API та підтримувати його.
Viktor переглядає. Він відкриває сторінки у справжньому браузері, читає те, що там є сьогодні, і робить скріншоти по ходу.
Я хотів зрозуміти, як Duolingo керує своєю платною рекламою, тому попросив звіт про те, що вони запускають зараз, а також про те, що він про це думає.
Що повернулося: рекламні бібліотеки відкриті та зі скріншотами, а висновки розділені на три позначені розділи. Підтверджено, тобто він завантажив сторінку сам. Зроблено висновок, тобто розумно з того, що він побачив. Здогадка, позначено "не цитувати". Потім примітка про метод, який він використав, і де цей метод слабкий.
Спостереження, з якого він почав: кожне цільове посилання, яке він розпізнав, веде до списку в магазині додатків, жодне — на веб-сайт.
pic 6. Аналіз рекламної кампанії Duolingo
Заплановані завдання
Напрямки працюють лише тоді, коли вони запускаються самі. Ось як це налаштовується.
Скажіть це в каналі. Напишіть розклад як речення там, де відбувається робота: публікуйте щоденне зведення в #general щодня о 8:00. Немає конструктора, який потрібно відкривати, немає тригера, який потрібно вибирати. Воно з'являється в Завданнях із прикріпленим розкладом.
Відкрийте його один раз і прочитайте, що він написав. Це та частина, яку варто зробити. Речення стає повним завданням із чотирьох частин, і всі вони редагуються:
Джерела, тобто які канали та файли читати перед написанням чогось.
Вікно, тобто активність з моменту попереднього запуску, а не активність сьогодні.
Формат, з жорстким лімітом рядків та інструкцією ніколи не додавати зайвого.
Правила, які повторюють ті самі обмеження, що й у вашому закріпленому контексті.
Спочатку виправте вікно. Без нього ви щоранку отримуватимете вчорашній день. У моєму сказано згадувати блокер повторно, лише якщо він все ще відкритий, і вказувати, як довго він відкритий.
Впорядкуйте розклади так, щоб вони могли читати один одного. Стендап запускається о 7:55, а зведення о 8:00, тому що зведення бере дані з каналу, куди публікується стендап. З інтервалом у п'ять хвилин, і послідовність зберігається.
Перевірте, що він припустив. Він помістив свої поточні припущення під заголовком "перевірити, не вважати, що це все ще правда". Коли одне з них перестало бути правдою, воно з'явилося в рядку блокера, а не тихо зламало результат.
Три розклади покривають більшість бізнесу послуг: ранкове зведення по всіх напрямках, стендап у межах напрямку з дедлайнами та фінансове зведення в п'ятницю вдень.
pic 7. Три постійні завдання
Це та сама структура, до якої прийшли великі команди
Ніщо з вищезазначеного не є специфічним для бізнесу однієї людини. Це мала версія того, до чого незалежно прийшли компанії з тисячами інженерів.
Uber опублікував, що понад 70% його pull request'ів тепер приписуються агентам, з понад 3600 навичками агентів, написаними інженерами, і близько 30 000 виконань навичок на день. Spotify запускає фонового агента кодування, який відкриває pull request лише після того, як збірка та тести пройшли, і повідомляє про 73% pull request'ів як створених AI. Stripe створив внутрішнього асистента, де нічого не завантажується за замовчуванням, і модель вибирає, які навички потрібні для запиту, перш ніж будь-які інструменти будуть задіяні.
Різні масштаби, але ті самі три ідеї: одне завдання на агента, контекст, який живе за межами розмови, і бар'єр для всього незворотного.
Структура ніколи не була складною частиною. Складною частиною було мати когось, хто б її виконував.
Аркуш збірки
Збережіть це. Ви запускаєте це один раз на напрямок.
- Один канал на напрямок, ніколи один асистент для всього
- Одне закріплене повідомлення на канал: що ми продаємо, що цей напрямок доставляє, що передається на вищий рівень, правила, які ніколи не порушуються
- Один файл рішень, і кожне виправлення потрапляє туди одним рядком
- Розподіліть дії один раз: зворотні виконуються, незворотні чекають
- Там, де правило має значення, видаліть можливість, а не покладайтеся на правило
- Розклади перед запитами. "Щодня о 8:00" — це вся конфігурація
- Наступний напрямок лише тоді, коли попередній працював без вашого запуску
Пропустіть файл рішень, і ви будете виправляти те саме щотижня. Пропустіть межу затвердження, і ви дізнаєтеся, чому вона існує.
Почніть з одного напрямку, того, де ви втрачаєте найбільше годин, і дозвольте йому заробити другий.
"Він може здаватися дорогим для щомісячної підписки, але це найдешевший співробітник, якого я коли-небудь наймав, І єдиний, хто діє за моїми опівнічними інструкціями." - Джейкоб Олдрідж, Засновник, Como Business Coaching
Дякуємо @viktor_com за спонсорство цієї статті!
Спробуйте безкоштовно на @viktor_com. $100 кредиту, без картки. Посилання: viktor.com
Платне партнерство
