Varick dẫn dắt các quá trình chuyển đổi AI, giúp các công ty đạt được những cải thiện hiệu quả trị giá hàng trăm triệu đô la bằng cách thiết kế lại cách công việc được thực hiện. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ hiểu cách một doanh nghiệp nên được xây dựng lại từ nền tảng xoay quanh AI để khai thác giá trị ở quy mô này.
Bạn sẽ biết cách xác định quy trình làm việc nào trong doanh nghiệp của mình đáng để tự động hóa và cách thiết kế lại chúng sao cho không làm gián đoạn hoạt động.
Hãy theo dõi tài khoản này để biết thêm các phân tích chi tiết và nghiên cứu điển hình về cách AI đang được áp dụng tại các công ty lớn nhất trên khắp nước Mỹ. Nếu công việc này khiến bạn hứng thú, chúng tôi đang tuyển dụng ở nhiều vị trí - hãy tham gia cùng chúng tôi tại varickagents.com/careers.
Giới Thiệu Về Chuyển Đổi
Bạn sẽ không thể chuyển đổi công ty của mình nếu không xây dựng lại các hoạt động từ nền tảng.
Cuộc cách mạng công nghiệp đã dạy chúng ta rằng lợi ích về năng suất sẽ không xuất hiện nếu bạn không làm điều này. Trong suốt 30 năm, các nhà máy đã thay thế động cơ hơi nước bằng động cơ điện và thấy rất ít lợi ích tài chính. Các nhà máy cũ được xây dựng xoay quanh một động cơ hơi nước trung tâm duy nhất ở tầng hầm, cung cấp năng lượng cho mọi máy móc trong tòa nhà.
Khi điện xuất hiện, các nhà máy chỉ đơn giản thay thế động cơ đó bằng một động cơ điện và không thay đổi gì khác. Họ giữ nguyên tòa nhà, cách bố trí cũ, và tiếp tục làm việc theo cách cũ.
Điều thực sự tạo nên sự khác biệt là một cuộc tái thiết kế hoạt động hoàn toàn từ nền tảng xoay quanh điện. Sự đột phá thực sự đến từ việc động cơ điện có thể nhỏ và rẻ, vì vậy mọi máy móc đều có thể có động cơ riêng. Điều đó có nghĩa là các nhà máy không còn phải xây dựng xung quanh một nguồn năng lượng duy nhất nữa, và chúng có thể mở rộng ra và đặt máy móc theo thứ tự dòng chảy công việc thực tế. Điều này dẫn đến dây chuyền lắp ráp, tạo ra những cải thiện năng suất đáng kể.
Henry Ford đã phát hiện ra rằng bạn cần xây dựng lại xoay quanh công nghệ để tạo ra giá trị vào đầu những năm 1900, và chúng ta đang sử dụng cùng một kịch bản tái thiết kế hoạt động đó ngày nay.
Mua Phần Mềm Sẽ Không Đưa Bạn Đến Đó
Điều này đưa chúng ta trở lại ngày hôm nay. Hầu hết các công ty đang cố gắng chuyển đổi với AI đều hy vọng mua được con đường đi đến đó bằng cách thay thế bộ phần mềm SaaS của họ bằng các công cụ AI. Các gói phần mềm tác tử, giấy phép Copilot, và các trình xây dựng quy trình làm việc không cần mã hiếm khi tự mình tạo ra sự khác biệt, bởi vì chuyển đổi không phải là một phần mềm bạn có thể mua. Đó là một sự thay đổi cấu trúc trong cách doanh nghiệp vận hành, và nó bắt đầu với con người và các quy trình vận hành nó.
Nếu AI không hiểu được quy trình cơ bản, nó sẽ không tạo ra giá trị có ý nghĩa. Và nếu những người sở hữu quy trình đó không được đưa vào cuộc, việc áp dụng sẽ yếu kém ngay cả khi công nghệ hoạt động.
Đó là lý do tại sao bạn cần dành vài tuần với các nhóm trên khắp doanh nghiệp - từ phải trả, đến mua sắm, đến vận hành - và hiểu cách công việc của họ thực sự được thực hiện từ đầu đến cuối.
Bạn nên lập bản đồ mọi quy trình làm việc, tìm ra ROI của một tác tử sẽ là bao nhiêu trong từng quy trình làm việc cụ thể và cách tiếp cận nó từ góc độ kỹ thuật, sau đó chọn nơi triển khai các tác tử mà chúng sẽ phù hợp (chúng ta sẽ đề cập sau đó).
Từ đó, nắm bắt bối cảnh công ty (kiến thức nội bộ) và chuyển đổi nó thành các quy tắc, hướng dẫn và logic quyết định mà các tác tử có thể tuân theo.
Làm điều này với từng nhóm là cách duy nhất để có được bối cảnh cần thiết cho việc thiết kế lại doanh nghiệp xoay quanh AI, và sự đồng thuận cần thiết để quá trình chuyển đổi thực sự bền vững.
Quá trình Tái Thiết Kế Hoạt Động
Khi mọi quy trình đã được lập bản đồ từ đầu đến cuối, bước tiếp theo là quyết định quy trình làm việc nào thực sự nên được thiết kế lại xoay quanh AI. Đây là quá trình tái thiết kế hoạt động.
Hãy lắng nghe từ một công ty tác tử - vui lòng đừng đặt tác tử trong mọi quy trình làm việc. Có một điểm mà tác tử tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.
Trong phần này, chúng ta sẽ đề cập đến cách tạo ra giá trị từ quá trình chuyển đổi AI và cách không làm gián đoạn doanh nghiệp trong khi thực hiện điều đó.
Cách tạo ra giá trị
Một quá trình chuyển đổi là về việc thiết kế lại từng quy trình làm việc sao cho công việc mang tính quyết định được tự động hóa, công việc đòi hỏi phán đoán được xử lý bởi AI khi phù hợp, và các quyết định có rủi ro cao, đòi hỏi phán đoán cao vẫn được giữ lại cho con người.
Được thực hiện đúng cách, điều này làm nhiều hơn là cắt giảm chi phí. Các tác tử nên hoạt động để cung cấp cho mọi người bối cảnh tốt hơn, và bối cảnh tốt hơn giúp mọi người đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn. Các quyết định nhất quán tốt hơn sẽ mở khóa tăng trưởng doanh thu. Điều này có nghĩa là một quá trình chuyển đổi đúng đắn sẽ mang lại cả tăng trưởng doanh thu và cải thiện hiệu quả.
Chúng tôi đã thấy rõ điều này trong một quá trình chuyển đổi bán hàng cho một công ty phần mềm doanh nghiệp có doanh thu hàng tỷ đô la. Quá nhiều quy trình bán hàng bị mắc kẹt trong công việc hành chính, và các giao dịch lớn chạm đến sáu nhóm tại mười một điểm bàn giao. Vì vậy, chúng tôi đã chạy qua toàn bộ quy trình được nêu trong bài viết này, tìm ra các quy trình làm việc phù hợp để tự động hóa (bằng tác tử hoặc script), và mang lại 25 triệu đô la giá trị trong năm đầu tiên thông qua mở rộng biên lợi nhuận (tăng trưởng doanh thu + tiết kiệm). Một quá trình chuyển đổi thực sự không chỉ là một sáng kiến cắt giảm chi phí.
Cách chọn đúng quy trình làm việc
Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình chuyển đổi AI là chọn đúng quy trình làm việc để thiết kế lại trước tiên. Không phải mọi quy trình đều đáng để tự động hóa, và không phải mọi quy trình đều phù hợp với tác tử.
Các quy trình làm việc tốt nhất thường có một vài điểm chung: khối lượng lớn, nhiều nỗ lực thủ công, hệ thống phân mảnh, nhiều lần bàn giao, kiến thức nội bộ và tác động tài chính rõ ràng.
Bạn đang tìm kiếm những nơi công việc đã và đang diễn ra lặp đi lặp lại, nhưng quy trình đủ lộn xộn đến mức tự động hóa truyền thống chưa giải quyết được nó. Hãy nghĩ đến dữ liệu di chuyển qua email, Slack, bảng tính, cổng thông tin và hệ thống ERP.
Một quy trình làm việc tốt để thiết kế lại thường có bốn đặc điểm:
- Nó diễn ra đủ thường xuyên để tạo ra sự khác biệt. Quy trình nên chạy hàng trăm hoặc hàng nghìn lần một tháng, hoặc chạm đến đủ doanh thu hoặc chi phí đến mức việc cải thiện nó tạo ra giá trị thực.
- Nó có các quyết định có thể lặp lại. Công việc không cần phải giống hệt nhau mỗi lần, nhưng nó nên tuân theo các mẫu hình. Các tác tử hữu ích nhất khi chúng có thể học hỏi từ các quyết định trong quá khứ, áp dụng các quy tắc kinh doanh và xử lý các ngoại lệ.
- Nó phụ thuộc vào bối cảnh rải rác trên nhiều hệ thống. Con người càng phải tìm kiếm giữa các công cụ để thu thập thông tin, thì một tác tử càng có thể trở nên có giá trị. AI đặc biệt hữu ích khi công việc yêu cầu kéo bối cảnh từ hợp đồng, email, hồ sơ CRM, ERP, tài liệu và các quy tắc nội bộ.
- Nó có mức độ khó khăn có thể đo lường được. Bạn nên có thể đo lường chi phí hiện tại của quy trình làm việc (thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi, giờ thủ công, doanh thu bị chậm trễ, thanh toán trùng lặp, chậm trễ phê duyệt, v.v.) trước và sau khi triển khai.
Mục tiêu là phân chia công việc thành ba nhóm: những gì có thể được xử lý bằng tự động hóa mang tính quyết định, những gì nên được xử lý bởi các tác tử, và những gì phải ở lại với con người.
Tác tử cần phải tự cải thiện
Hãy đảm bảo xây dựng phản hồi có sự tham gia của con người vào hệ thống ngay từ đầu. Trong quá trình đào tạo và chế độ giám sát, con người có thể chấp thuận, từ chối hoặc sửa chữa các hành động của tác tử. Luôn ghi lại đầu ra của tác tử, phản hồi của con người và bối cảnh xung quanh để hệ thống có thể cải thiện theo thời gian.
Điều này làm cho các tác tử trở nên chính xác hơn đáng kể sau khi triển khai. Trong cùng một trường hợp bán hàng, độ chính xác đã tăng 10% trong vòng vài tuần, và kết quả là sự gia tăng khối lượng công việc mà các tác tử có thể xử lý một cách tự động, dẫn đến giá trị ròng bằng đô la được tạo ra cao hơn.
Cách không làm gián đoạn doanh nghiệp khi chuyển đổi
Bạn cần đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi không tạo ra các biến chứng và hiệu quả về mặt chi phí nhất có thể. Một vài bước chúng tôi tuân thủ:
Đừng ép buộc các cuộc di dời lớn. Hầu hết các công ty đã dành nhiều năm để chuyển sang các hệ thống như Salesforce và NetSuite. Việc ép buộc các công ty phá bỏ và thay thế phần mềm của họ chỉ để áp dụng AI sẽ làm chậm quá trình chuyển đổi và buộc các nhóm phải học lại phần mềm họ phụ thuộc vào. Tại Varick, chúng tôi đặc biệt khuyến khích xây dựng trên các hệ thống đã có sẵn, dù là thông qua API hoặc tác tử sử dụng máy tính. Điều này tránh được các cuộc di dời dữ liệu tốn kém, giữ nguyên các quy trình làm việc mà doanh nghiệp đã vận hành, và cho phép quá trình tái thiết kế hoạt động tồn tại ngay cả khi phần mềm cơ bản thay đổi sau này.
Hiểu rõ dữ liệu và giữ nó được phân đoạn. Trong hầu hết các quy trình làm việc, dữ liệu cung cấp năng lượng cho quá trình chuyển đổi thuộc bốn loại: hệ thống ghi chép, quy tắc kinh doanh, dữ liệu đầu vào thô, và phản hồi hoặc bộ nhớ mà tác tử tích lũy theo thời gian. Việc giữ các lớp này riêng biệt là rất quan trọng. Nó có nghĩa là một nhân viên vận hành có thể cập nhật một quy tắc mà không cần gọi kỹ sư, và nó làm cho hệ thống dễ bảo trì và mở rộng quy mô hơn sau khi triển khai. Mục tiêu của bạn là thiết kế một quá trình chuyển đổi sao cho nó có thể tiếp tục hoạt động trơn tru với sự can thiệp tối thiểu sau khi triển khai.
Theo Thời Gian, Tổ Chức Bắt Đầu Định Hình Lại Xoay Quanh AI
Trong những tuần đầu tiên sau khi triển khai, các tác tử chạy trong môi trường sandbox, sau đó ở chế độ giám sát song song với con người, và chỉ sau đó mới ở các trường hợp sử dụng sản xuất có giám sát. Khi sự tự tin tăng lên, các quy trình làm việc không chỉ được tự động hóa mà thường được thiết kế lại và cải thiện.
Mục tiêu là thiết kế lại các hoạt động ở nơi nó giúp doanh nghiệp di chuyển nhanh hơn và tạo ra nhiều giá trị hơn.
Khi chúng tôi bắt đầu với một công ty mới, các quy trình làm việc đầu tiên chúng tôi xác định phạm vi thường là:
- Phải trả - Tự động hóa hóa đơn, mã hóa GL, đối chiếu đơn đặt hàng, v.v.
- Mua sắm - Tuyển dụng nhà cung cấp, thẻ điểm nhà cung cấp, tuân thủ hợp đồng, v.v.
- Bán hàng - Định tuyến bàn giao dịch, làm giàu CRM, thông tin dự báo, tính toán hoa hồng, v.v.
- Vận hành - Phát hiện và định tuyến ngoại lệ, tối ưu hóa phân bổ, xử lý hàng trả lại, v.v.
Công ty dần quen với việc giao phó công việc hành chính cho AI và sở hữu công việc thực sự, và các cải thiện về hiệu quả bắt đầu xuất hiện trên báo cáo lãi lỗ trong vòng vài tuần.
Đây là kết quả quá trình chuyển đổi của bạn sẽ trông như thế nào nếu được thực hiện đúng cách. Quá trình này mất thời gian vì nó là nền tảng để trở thành một công ty bản địa AI, nhưng khi điều đó xảy ra, sự cải thiện tài chính sẽ xuất hiện khá nhanh chóng. Hãy đảm bảo bạn đang xây dựng con đường của mình đến đó từng quy trình làm việc, từng chức năng. Nó sẽ mất thời gian, nhưng các quá trình chuyển đổi tốt rất đáng giá với khoản đầu tư.
Mọi bài học trong hướng dẫn này đã được rút ra từ hàng chục quá trình chuyển đổi quy mô lớn mà chúng tôi đã thực hiện cho khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có doanh thu hơn một tỷ đô la và muốn thấy kết quả mà khách hàng của chúng tôi đang thấy, chúng tôi hiện đang nhận hợp đồng cho tháng Bảy. Hãy tìm chúng tôi tại varickagents.com
