Đính kèm một tài liệu và chỉ yêu cầu "Vui lòng kiểm tra cái này" là một hành động dồn hết gánh nặng lên người khác, và tôi thực sự tin tận đáy lòng rằng bạn nên dừng việc đó lại.
"Kiểm tra" thực sự có nghĩa là gì trong "Vui lòng kiểm tra cái này"?
- Bạn đang muốn kiểm tra lỗi chính tả và từng chữ một?
- Bạn đang kiểm tra xem cấu trúc logic có ổn không?
- Bạn đang xem xét từ góc độ tuân thủ để tránh rủi ro pháp lý?
- Bạn đang kiểm tra xem màu sắc thiết kế có đúng theo hướng dẫn không?
- Bạn chỉ đơn giản là kiểm tra xem file có mở được không?
- Tôi có nên kiểm tra xem trưởng phòng có đồng ý đẩy Kế hoạch A lên thay vì Kế hoạch B và C không?
Từ vô số khả năng đó, người được yêu cầu phải tự định nghĩa "kiểm tra" cho mình trong khi phỏng đoán:
"Vẫn còn thời gian trước deadline, vậy tôi chỉ nên kiểm tra luồng logic tổng thể thôi nhỉ?"
"Chất lượng kém quá, nhưng deadline là ngày mai, vậy họ có muốn tôi làm lại mọi thứ không?"
...và cứ thế.
Tôi nghĩ tốt nhất nên xem đây là hành động ném một khối lượng nhận thức khổng lồ vào người khác.
Trong đầu tôi, tôi gọi những người cẩu thả chỉ viết "Vui lòng kiểm tra cái này" là "Throwing Monkeys."
Đừng dùng "Vui lòng kiểm tra cái này" để đổ trách nhiệm
Điều tệ hơn nữa là tâm lý "né tránh trách nhiệm" có thể thấy qua những lời nói này.
Bạn biết chất lượng công việc thấp.
Nhưng nghĩ thêm về nó thật phiền phức.
Hoặc bạn thiếu tự tin.
Vì vậy, tạm thời bạn chỉ nói "Vui lòng kiểm tra cái này" và ném nó cho sếp hoặc người trên.
Vậy chuyện gì xảy ra?
Nếu sau này phát hiện ra lỗi, bạn có lý do: "Ồ, lúc đó tôi đã gửi kèm 'Vui lòng kiểm tra cái này', và không ai nói gì, nên tôi nghĩ là ổn."
Bạn ném một sản phẩm chưa hoàn thiện cho người khác để chuyển trọng tâm của mọi thảm họa tiềm tàng ra khỏi bản thân. Bản năng sinh tồn cơ bản đó được cô đọng trong cụm từ "Vui lòng kiểm tra cái này" này.
Nó thậm chí còn thiếu tôn trọng đối với cả "Throwing Monkeys"; bạn nên xin lỗi họ.
Vậy, bạn nên truyền đạt "Vui lòng kiểm tra cái này" như thế nào?
- Tài liệu này dùng để làm gì
- Trạng thái hiện tại là gì
- Bạn muốn họ xem ở chỗ nào (+ chỗ nào không cần xem)
Tôi nghĩ tốt là nên bao gồm ba điều này.
1. Tài liệu này dùng để làm gì
Đầu tiên, tài liệu này để làm gì?
- Để cân nhắc nội bộ?
- Để giải trình với sếp?
- Là thứ sẽ được gửi ra ngoài công ty?
Nếu bạn chỉ ra điều này, người nhận sẽ biết nên ưu tiên tài liệu như thế nào và xem từ góc độ nào (quan điểm của khách hàng, quan điểm của sếp, v.v.) để kiểm tra.
2. Trạng thái hiện tại là gì
Tiếp theo, hãy truyền đạt công việc đang ở giai đoạn nào.
- Chỉ là bản ghi chú sơ sài tôi viết vội.
- Là bản nháp khoảng 70% hoàn chỉnh.
- Là phiên bản cuối cùng ngay trước khi nộp.
Chỉ cần có điều này là người nhận có thể điều chỉnh "mức độ nghiêm túc" khi đọc.
3. Bạn muốn họ xem ở chỗ nào (+ chỗ nào không cần xem)
Đây là phần quan trọng nhất.
Thu hẹp các điểm cần kiểm tra.
- Chỉ cần tìm lỗi chính tả.
- Hãy cho tôi ý kiến về tính khả thi của lịch trình.
- Hãy kiểm tra xem những phần đã được chỉ ra lần trước đã sửa chưa.
- Ngược lại, chỗ này bạn không cần xem.
Việc chỉ ra "chỗ nào không cần xem" đặc biệt quan trọng.
Suy nghĩ về điều này buộc bạn phải diễn đạt thành lời "cần xác nhận điều gì và trong trạng thái nào."
Kết hợp ba điều này, tôi nghĩ cụm từ làm tắc nghẽn suy nghĩ "Vui lòng kiểm tra cái này" có thể tái sinh thành một yêu cầu đúng đắn, tử tế.
