Sáu tháng trước, bạn có thể đã yêu cầu Copilot trong Excel thực hiện một phép tính và nghĩ rằng, "Ồ, chắc chỉ có thế thôi." Bạn có giữ ấn tượng đó cho đến hôm nay không?
Hãy để tôi đưa ra kết luận trước: Copilot trong Excel ngày hôm nay là một công cụ hoàn toàn khác so với sáu tháng trước. Giờ đây, nó có một nơi để ghi nhớ các tùy chỉnh của bạn. Nó có một nơi để viết các quy tắc cho các tệp cụ thể. Bạn có thể chọn bộ não AI chạy bên trong nó. Và chỉ với một yêu cầu đơn giản, mơ hồ như "Phân tích toàn bộ dữ liệu," nó có thể xây dựng mọi thứ từ tổng hợp đến biểu đồ.
Là một người có nhiệm vụ quảng bá Copilot trong công ty, những lời nói của những người đến xin lời khuyên từ tôi đã thay đổi trong sáu tháng qua. Trước đây, họ hỏi "Nó có thể làm gì?" Bây giờ, họ nói "Có quá nhiều tính năng, tôi không biết bắt đầu từ đâu." Sự thay đổi diễn ra nhanh đến nỗi đối với những ai đã tạm rời xa một thời gian, bức tranh tổng thể không còn rõ ràng nữa. Đó là lý do tại sao bài viết này tổng hợp tất cả những gì Copilot trong Excel có thể làm tính đến tháng 9 năm 2026 tại một nơi. Nó bao gồm các đoạn văn bản nhắc nhở (prompt) có thể sao chép cho mọi thứ. Bạn không cần phải đọc hết ngay bây giờ. Hãy lưu lại và chỉ mở những phần bạn cần khi cần. Đó là cách tôi đã viết nó.
Tôi cũng hứa hẹn những thay đổi sau khi bạn đọc xong:
- Bạn sẽ có thể xử lý dữ liệu được giao ngay lập tức chỉ với một câu "Phân tích cái này."
- Thời gian dành để chỉnh sửa thủ công hình thức của bảng và biểu đồ sẽ biến mất.
- Bạn sẽ có thể tự vạch ra ranh giới cho việc nên để Copilot làm đến đâu và chỗ nào cần tự mình kiểm tra lại.
Một số tính năng được liệt kê ở đây đã được công bố trong các bài viết riêng lẻ trước đây. Bài viết này sắp xếp lại chúng thành một bức tranh hoàn chỉnh để bạn có thể thấy ngay những gì có thể làm được bây giờ. Các tính năng sẽ tiếp tục tăng lên, vì vậy tôi đã bao gồm ngày tháng trong tiêu đề. Vào thời điểm bạn đang đọc bài này, có thể đã có nhiều thứ hơn chưa được viết ở đây.
Đối tượng mục tiêu là những người đang sử dụng giấy phép Microsoft 365 Copilot trả phí tại nơi làm việc. Tôi là một quản lý quảng bá AI tại một công ty lớn của Nhật Bản. Mọi thứ được viết ở đây đã được xác nhận hoạt động trên máy thực tế của tôi. Ngược lại, ngay cả khi một tính năng đã được công bố, nếu nó chưa hoạt động trong môi trường của tôi, tôi đã không đưa nó vào.
Không yêu cầu lập trình gì cả. Mọi thứ chỉ là hỏi bằng tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh) đơn giản.
Trước khi vào nội dung chính, một bước kiểm tra 30 giây. Mở cửa sổ Copilot trong Excel và xem có từ "Auto" (Tự động) ở phía trên cùng không. Nếu có, bạn có thể sử dụng mọi thứ cho đến Phần 3 (Chọn bộ não AI). Nếu bạn không thấy nó, Phần 1, 2 và 4 vẫn sẽ hoạt động. Nếu bản thân nút Copilot không có trên ribbon, rất có thể giấy phép chưa được cấp, vì vậy hãy kiểm tra với bộ phận CNTT của công ty bạn.
Phần 1: 5 Điều Bạn Có Thể Nhấn Ngay Hôm Nay (Không Cần Thiết Lập)
Đầu tiên, những thứ bạn có thể sử dụng ngay hôm nay mà không cần chuẩn bị trước. Tôi nghĩ quan niệm sai lầm lớn nhất về Copilot trong Excel là "nó sẽ không hoạt động trừ khi bạn đưa ra hướng dẫn hoàn hảo." Trên thực tế, điều ngược lại mới đúng; thậm chí có những tình huống Copilot hoạt động tốt hơn khi bạn hỏi một cách mơ hồ. Năm điều sau đây là đại diện cho điều đó.
Logic rất đơn giản, giống như một bệnh viện. Bệnh nhân không cần giải thích các triệu chứng bằng thuật ngữ y tế. Họ nói "Tôi cảm thấy không khỏe," và bác sĩ sẽ thu hẹp phạm vi thông qua việc đặt câu hỏi. Phân tích dữ liệu và giải mã công thức cũng vậy; bạn chỉ cần mang vấn đề đến. Việc sắp xếp chúng là công việc của họ.
Trước tiên, chỉ cần nhớ một vị trí: nút chuyển đổi "Cho phép chỉnh sửa" ở đầu cửa sổ Copilot. Đây là công tắc để quyết định có cho phép Copilot hành động hay không. Nếu ở chế độ "Chỉ trò chuyện," nó là một chuyên gia tư vấn; nếu ở chế độ "Cho phép chỉnh sửa," nó trở thành một người lao động có thể thêm trang tính và xây dựng bảng biểu. Tất cả Phần 1 trong bài viết này đều được sử dụng ở trạng thái "Cho phép chỉnh sửa."
1-1. Giao Phó Việc Phân Tích Dữ Liệu
Bạn đã bao giờ đứng hình trước dữ liệu được giao với câu nói "Phân tích cái này," mà không biết bắt đầu từ đâu chưa? Câu trả lời là: bạn chỉ cần ném nó đi trong khi vẫn đang đứng hình.
Dữ liệu khảo sát thô
1Hãy phân tích toàn bộ dữ liệu trong trang tính này. Cho tôi biết những gì bạn nhận thấy.
Chỉ với một câu nói này, một bảng tổng hợp và biểu đồ sẽ được xây dựng trên một trang tính mới, và phần trò chuyện sẽ trả về những thông tin chi tiết như "Mặc dù mục này được đánh giá cao, nhưng có một số điểm được ghi nhận ở đây." Khảo sát, danh sách bán hàng, điểm danh, lịch sử yêu cầu hỗ trợ — bất cứ thứ gì có hàng và cột đều hoạt động. Điều kiện tiên quyết là workbook được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint và hàng đầu tiên là tiêu đề.
Khi tôi thử nghiệm với một cuộc khảo sát đào tạo (50 người trả lời, 8 mục đánh giá, văn bản tự do ở cuối), một trang tính có tên "Phân tích khảo sát đào tạo" đã được thêm vào trong vài phút, được sắp xếp như sau: Đầu tiên, 4 dòng kết luận/điểm chính. "Tài liệu, giảng viên và tính hữu dụng thực tế được đánh giá cao, với tất cả các điểm đánh giá từ 4 trở lên. Điểm cần cải thiện lớn nhất là thời gian thực hành." Tiếp theo, các KPI chính (Sự hài lòng chung 4.38, Mức độ đủ của thời gian thực hành 2.94), điểm trung bình và phân bố từ 5 đến 1 cho mỗi mục, và bảng so sánh theo phòng ban và kinh nghiệm. Sau đó là phân loại văn bản tự do — ví dụ: "Thiếu thời gian thực hành/thao tác: 23 trường hợp, 46%, yêu cầu cải thiện ưu tiên hàng đầu," trong bốn cột: chủ đề, số lượng, tỷ lệ thành phần và diễn giải. Cuối cùng, một biểu đồ điểm trung bình theo mục. Tiêu đề trang tính thậm chí còn bao gồm một ghi chú mà nó tự thêm vào: "Dữ liệu gốc chưa được thay đổi."
Kết quả phân tích
Tất cả những gì tôi làm là gửi một câu. Nếu tôi bắt đầu bằng cách tự thiết kế các bảng tổng hợp (pivot), có lẽ tôi vẫn đang loay hoay với các góc nhìn tại thời điểm đó. Nếu môi trường của bạn không xuất ra phân loại văn bản tự do, chỉ cần yêu cầu thêm "Tóm tắt các ý kiến phổ biến từ cột văn bản tự do thành ba điểm và cho tôi biết có bao nhiêu trường hợp cho mỗi điểm."
Bí quyết là thứ tự. Phân tích có hai bước: "khám phá" và "hoàn thiện." Trong giai đoạn khám phá ban đầu, tốt hơn là không nên thu hẹp thứ tự để các góc nhìn mà bạn không nghĩ tới có thể lẫn vào. Hãy xem những gì xuất hiện, và nếu bạn muốn xem thêm điều gì đó, chỉ sau đó mới yêu cầu "tổng hợp lại để sự khác biệt giữa các phòng ban trở nên rõ ràng." Ném trước, thu hẹp sau. Chỉ cần nhớ thứ tự này. Nếu bạn không chắc chắn về cách hiển thị biểu đồ, hãy yêu cầu "Làm một biểu đồ phù hợp cho báo cáo gửi cấp trên," và Copilot thậm chí sẽ xử lý việc lựa chọn cách trình bày. Nó cũng giống như việc ủy quyền cho một cấp dưới có năng lực; thay vì trói buộc họ ngay từ đầu, tốt hơn là để họ làm việc tự do một lần và sau đó điều chỉnh hướng đi.
Thành thật mà nói, không phải tất cả các góc nhìn đưa ra đều đúng. Việc đánh giá liệu có ổn không khi nói về điểm trung bình của một phòng ban chỉ có 3 người trả lời vẫn là công việc của bạn. Tuy nhiên, khoảng cách đến một báo cáo là không thể so sánh được giữa việc có một bản nháp trước mặt và có một trang giấy trắng.
1-2. Giải Mã Các Công Thức Bí Ẩn
Một công thức dài với các hàm IF lồng nhau ba cấp và VLOOKUP do người tiền nhiệm để lại. Không ai dám động vào vì sợ làm hỏng. Bạn có thể biến nó thành ngôn ngữ đơn giản.
1Hãy giải thích từng bước công thức trong (địa chỉ ô) đang làm gì. Vui lòng bao gồm cả vai trò của từng hàm được sử dụng.
Phản hồi là một lời giải thích từng bước: "Đầu tiên, nó tìm đơn giá tương ứng từ một trang tính khác; nếu không tìm thấy, nó hiển thị số không; nếu tìm thấy, nó nhân nó với số lượng." Bản thân công thức không thay đổi. Điều thay đổi là nó đi từ một "câu thần chú không thể động vào" thành một "phép tính có thể đọc được." Nếu bạn có thể đọc nó, bạn có thể sửa nó. Nếu bạn có thể sửa nó, bạn có thể bàn giao nó. Cuối cùng bạn có thể làm việc trên các workbook đã bị đóng băng do sự chuyển công tác của người tiền nhiệm.
Cũng có một cách sử dụng ngược lại. Hãy yêu cầu nó giải thích một công thức bạn đã tạo và để lại lời giải thích đó như một ghi chú cho người kế nhiệm của bạn. Một tài liệu bàn giao được thêm vào mà bạn không cần viết. Ngoài ra, nếu bạn hỏi "Bạn có thể làm cho công thức này đơn giản hơn không?", nó thậm chí sẽ đề xuất một giải pháp thay thế ngắn hơn bằng cách sử dụng các hàm mới.
1-3. Làm Sạch Dữ Liệu Bẩn
Hầu hết các nguyên nhân gây ra lỗi tổng hợp là dữ liệu bẩn. Các hàng trùng lặp, khoảng trắng thừa, sự pha trộn giữa "Công ty TNHH" và "Công ty Cổ phần". Bạn cũng có thể yêu cầu việc dọn dẹp này.
1Hãy làm sạch dữ liệu trong trang tính này. Tìm các bản sao, khoảng trắng thừa và sự không nhất quán về ký hiệu, và cho tôi xem danh sách các vấn đề được tìm thấy trước khi sửa chúng.
Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi tháng cho việc này với danh sách tên hoặc dữ liệu bán hàng đến từ các phòng ban khác? Nếu bạn có 10 phút chuẩn bị 4 lần một tháng, đó là 40 phút. Chỉ bằng cách loại bỏ việc dọn dẹp này, Phần 1 đã tự trả giá.
Phần quan trọng là cụm từ "trước khi sửa chúng, cho tôi xem danh sách." Chỉ để nó sửa chữa sau khi bạn đã tận mắt thấy những gì sẽ thay đổi và thay đổi như thế nào. Bởi vì việc làm sạch rất mạnh mẽ, nếu bạn để mọi thứ cho AI, nó có thể thống nhất các ký hiệu mà bạn không muốn thay đổi, vì vậy hãy làm việc sau khi đã sao chép một bản sao của tệp gốc.
1-4. Hỏi Về Tình Trạng Hiện Tại Của Một Bảng Quản Lý Đã Lâu Không Mở
Mở một bảng theo dõi công việc trong thư mục dùng chung sau hai tuần. Hơn 100 hàng, văn bản màu đỏ được thêm vào khắp nơi. Chuyện gì đang xảy ra vậy? Thay vì dùng mắt để dò tìm, hãy hỏi điều này:
1Tóm tắt những thay đổi gần đây trong workbook này.
Trên máy của tôi, theo sau ngày cập nhật cuối cùng và một số đếm như "Thay đổi gần đây: 8 lần thêm văn bản màu đỏ, 4 mục mới," các thay đổi chính được liệt kê dưới dạng gạch đầu dòng ở cấp độ nội dung dự án, mỗi thay đổi đều kèm theo địa chỉ ô nguồn. Bạn chỉ cần nhảy đến địa chỉ của các mục bạn quan tâm để kiểm tra văn bản gốc. Việc chuẩn bị 10 phút trước một cuộc họp chuyển từ một nhiệm vụ đọc thành một nhiệm vụ suy nghĩ.
Nói một cách chính xác, Copilot đang đọc nội dung của bảng, không phải lịch sử chỉnh sửa được Excel ghi lại. Nó biết người tạo và người lưu cuối cùng, nhưng không biết ai đã viết ô nào. Hãy nhớ rằng nó là một công cụ để biết "điều gì đã xảy ra," không phải để truy tìm "ai đã làm."
1-5. Yêu Cầu Phân Tích Nâng Cao Mà Không Cần Biết Python
Phát hiện bất thường, phân tích xu hướng thống kê, mô phỏng. Cho đến nay, đây là những "công việc dành cho những người có thể viết Python." Copilot trong Excel ngày nay tự viết và thực thi mã Python cần thiết cho phân tích được yêu cầu và chỉ trả lại kết quả cho bạn. Nó đã hoạt động trong môi trường của tôi với kiến thức Python bằng không.
1Sử dụng Python để tìm các điểm bất thường trong dữ liệu này. Vui lòng bao gồm cả lý do tại sao bạn đánh giá nó là bất thường.
Khi tôi thử nghiệm với cuộc khảo sát trước đó, một trang tính có tên "Phân tích bất thường bằng Python" đã được thêm vào. Nội dung có ba phần. Đầu tiên, số lượng trường hợp theo từng phương pháp đánh giá: 0 trường hợp theo IQR, 0 trường hợp theo Z-score, 1 phản hồi có cùng điểm số cho tất cả các mục, 18 phản hồi có chênh lệch cao/thấp cực đoan, 12 phản hồi lệch khỏi xu hướng chung và 21 ứng viên cần xác nhận sau khi loại bỏ trùng lặp. Tiếp theo, giá trị trung bình, độ lệch chuẩn và các tứ phân vị cho mỗi mục. Và một danh sách 21 ứng viên cần xác nhận với một cột "Lý do đánh giá" cho mỗi ứng viên — ví dụ: "Tất cả 7 mục đều 4 điểm" hoặc "Tiện ích và sự hài lòng cao nhưng thời gian thực hành và hiểu biết về thao tác thấp." Cuối cùng, thậm chí còn có một "Lưu ý về Diễn giải."
Kết quả tìm kiếm bất thường với Python
Điều tôi thích là khi các giá trị ngoại lệ thống kê bằng không, nó không kết thúc với "không có bất thường" mà đề xuất các ứng viên cần xác nhận từ các góc nhìn khác. Nó không vội vàng kết luận mà trình bày tài liệu để con người đưa ra quyết định cuối cùng. Với thiết kế này, tôi có thể yên tâm giao phó nó cho AI.
Chỉ bằng cách thêm "Sử dụng Python" ở đầu, Copilot chuyển đổi phương pháp phân tích của nó. "Phân tích thống kê xu hướng bán hàng," "Mô phỏng số liệu quý tiếp theo trong ba kịch bản," "Kiểm tra xem có mối tương quan giữa hai mục này không." Phân tích mà trước đây phải mất nhiều ngày chờ đợi bộ phận chuyên môn giờ đây chỉ mất vài phút tại bàn làm việc của bạn. Kết quả trả về dưới dạng bảng Excel, vì vậy bạn không cần đọc mã Python. Tuy nhiên, trước khi sử dụng các con số trong báo cáo, hãy kiểm tra số lượng hàng dữ liệu gốc và một giá trị bằng mắt của bạn. Phân tích càng nâng cao, giá trị của thói quen này càng cao.
Phần 2: Làm Cho Nó Nhớ Các Tùy Chỉnh Của Bạn (5 Phút)
Sau khi thử Phần 1, sự thất vọng tiếp theo nảy sinh: "Nội dung thì đúng, nhưng tôi phải sửa hình thức mỗi lần." Màu sắc biểu đồ, vị trí tổng số, hợp nhất ô. Việc "chạm ngõ cuối cùng" này mất khoảng 2 phút, nhưng nếu nó xảy ra 5 lần một tuần, đó là 40 phút một tháng, 8 giờ một năm. Quyết định "tự sửa thì nhanh hơn" là đúng cho một lần, nhưng đó là quyết định đắt giá nhất nếu làm mỗi lần.
Công việc thủ công đó biến mất nếu bạn dạy các tùy chỉnh của mình cho nó một lần. Một thao tác mà bạn phải nêu rõ từng yêu cầu mỗi lần hỏi giống như nói với gia đình bạn "nêm nếm nhạt, ít cơm" mỗi lần; nó sẽ không kéo dài. Cách đúng đắn là để nó ghi nhớ, giống như "món như thường lệ" tại nhà hàng yêu thích của bạn.
Vị trí đó là "Tùy chỉnh Copilot" (hoặc "Cá nhân hóa" trong một số môi trường) từ ba dấu chấm (...) ở góc trên bên phải của cửa sổ Copilot. Nếu bạn viết các tùy chỉnh của mình vào trường nhập liệu và lưu chúng, kể từ đó, bất kể bạn mở workbook nào, kết quả sẽ được trả về theo các tùy chỉnh đó. Bắt đầu bằng cách dán bộ này và viết lại theo phong cách của riêng bạn.
1Sử dụng tông màu xanh lam cho biểu đồ và giới hạn màu sắc ở ba màu.2Không hợp nhất các ô.3Thêm tiêu đề in đậm cho bảng.4Đặt hàng tổng số ở đầu bảng, không phải cuối bảng.5Giữ các bình luận giải thích ngắn gọn và chỉ về những gì đã được thay đổi.
Sự thay đổi sau khi dạy nó là tinh tế nhưng chắc chắn. Ngay cả với cùng một yêu cầu "Tổng hợp theo địa điểm và tạo biểu đồ," trước khi dạy, nó có thể là một biểu đồ 5 màu với tổng số ở cuối; sau khi dạy, nó là một biểu đồ 3 màu xanh lam với tổng số ở đầu và tiêu đề in đậm. Mà không cần nói gì, một bảng trông giống như bạn đã tự hoàn thiện nó ngay từ đầu. Không chỉ việc sửa chữa 2 phút biến mất, mà quan trọng hơn, bạn có thể "hiển thị đầu ra của Copilot cho người khác mà không cần chỉnh sửa." Liệu bạn có thể nghĩ "Tôi có thể chiếu bảng này lên màn hình ngay khi đang họp" hay không — 5 phút đó tạo nên sự khác biệt.
Bí quyết để viết là một vài dòng ngắn, rõ ràng. Các gạch đầu dòng của các dòng ngắn hoạt động đáng tin cậy hơn các đoạn văn dài. Nếu bạn không thể nghĩ ra điều gì để viết, hãy nhớ lại lần cuối cùng bạn sửa đầu ra của Copilot. Nội dung của lần sửa đó trở thành một dòng trong tùy chỉnh của bạn.
Một điều tôi muốn bạn biết như một đặc điểm kỹ thuật: Cài đặt này được liên kết với tài khoản của bạn, không được lưu trong tệp và không được chia sẻ với người khác. Đây là một thiết kế, không phải một lỗi. Tùy chỉnh bảng khác nhau ở mỗi người, và việc "tổng số ở đầu" của bạn không nên áp đặt lên tất cả mọi người. Vì vậy, tùy chỉnh cá nhân đi vào tài khoản cá nhân (không được chia sẻ), và quy tắc nhóm đi vào tệp (tôi sẽ viết về điều này trong Phần 4). Sự phân biệt này sẽ có hiệu quả sau này.
Phần 3: Chọn Bộ Não AI
Từ đây, phần này dành cho những ai đã thấy "Auto" trong bước kiểm tra 30 giây ở đầu bài. Bản chất của "Auto" đó là menu chọn mô hình. Bạn có thể chọn chính mô hình AI chạy bên trong Copilot.
Khi bạn mở nó ra, các lựa chọn không chỉ đến từ một công ty. Trên màn hình của tôi, bốn mô hình mới nhất từ hai phe, dựa trên GPT và dựa trên Claude, được xếp hàng. Điều này có nghĩa là bạn có thể hoán đổi bộ não AI bên trong Excel. Một tình huống mà các bộ não từ nhiều công ty cùng tồn tại trong một công cụ là điều không thể tưởng tượng được một năm trước. Danh sách sẽ thay đổi theo các bản cập nhật, vì vậy bạn không cần nhớ tên. Chỉ cần nhớ cơ chế.
Tôi đã nhận được những phản ứng như "Bạn thực sự có thể chọn AI bên trong Excel?" nhiều lần trong công ty. Bạn có thể. Và bản thân sự thật này hầu như không được biết đến ngay cả với những người sử dụng Copilot hàng ngày.
Thông thường, bạn có thể để nó ở chế độ "Auto," đây là cài đặt "để Copilot tự quyết định." Nếu bạn chọn một tên mô hình từ menu, nó sẽ được cố định cho phiên làm việc đó và trở về tiêu chuẩn khi bạn đóng Excel. Bạn không phải lo lắng về việc quên chuyển lại.
Về mặt cảm nhận thực tế, hiệu quả dễ thấy nhất khi tham vấn về "thiết kế" của một bảng tổng hợp. Ngay cả với cùng một câu hỏi tham vấn như "Góc nhìn nào tốt để hiển thị dữ liệu ngân sách so với thực tế này?", độ sâu của đề xuất khác nhau rõ rệt tùy thuộc vào mô hình. Nếu bạn cảm thấy câu trả lời còn hời hợt, hãy thử thay đổi bộ não trước khi tinh chỉnh câu hỏi. Điều đó thường giải quyết được vấn đề.
Hướng dẫn sử dụng rất đơn giản. Để các công việc nhẹ nhàng ở chế độ Auto. Chuyển sang mô hình hiệu suất cao chỉ cho các phân tích hàng tháng nặng, thiết kế tổng hợp phức tạp hoặc xử lý dữ liệu xen lẫn văn bản dài. Và hãy nhớ, khi bạn cảm thấy "câu trả lời của Copilot còn hời hợt," bạn có tùy chọn thay đổi mô hình trước khi thay đổi cách bạn hỏi.
Phần 4: Làm Cho Tệp Nhớ Các Quy Tắc Với ".Rules" (10 Phút)
Những gì bạn dạy trong Phần 2 là "tùy chỉnh của bạn." Những gì bạn dạy ở đây là "các quy tắc của tệp đó." Số tiền bằng yên, số âm màu đỏ, không xóa cột nếu không được phép. Bạn có thể viết "lẽ thường tình" của phòng ban bạn vào chính tệp tin.
Những người đưa ra mệnh lệnh định dạng bằng lời nói mỗi lần sẽ nhận được một bảng với những con số trần trụi không có ký hiệu yên vào tháng họ quên mất mệnh lệnh. Nếu có một nơi để ghi nhớ các quy tắc ở phía tệp tin, tai nạn này về mặt cấu trúc sẽ không xảy ra.
Phương pháp là tạo một trang tính có tên ".Rules" trong workbook và viết một quy tắc trên mỗi dòng trong cột A. Bắt đầu với bộ này.
1Hiển thị số tiền với ký hiệu yên và dấu phân cách 3 chữ số.2Thống nhất tỷ lệ phần trăm đến một chữ số thập phân.3Hiển thị số âm bằng màu đỏ trong ngoặc đơn.4Không xóa hoặc sắp xếp lại các hàng hoặc cột hiện có trừ khi được hướng dẫn.
Đầu tháng sau khi thiết lập này trông như thế này: Cập nhật số liệu và nói "Thực thi .Rules." Ký hiệu yên, số âm màu đỏ và chữ số phần trăm đều được trả về đã được sắp xếp theo các quy tắc. Các mệnh lệnh định dạng bạn đã nói bằng lời hàng tháng giờ đây đã tồn tại vĩnh viễn trong tệp.
Thực thi chỉ là một câu: "Thực thi .Rules." Nếu bạn ẩn trang tính, nó sẽ không được đọc, vì vậy hãy để nguyên. Việc các quy tắc ở một nơi có thể nhìn thấy được tự nó trở thành tài liệu bàn giao cho nhóm.
Và giá trị lớn nhất của .Rules là nó được chia sẻ với tệp tin. Các quy tắc bạn đặt sẽ có hiệu lực đối với Copilot của tất cả những người mở workbook đó. Nói cách khác, để tóm tắt: Sở thích cá nhân của bạn đi vào cài đặt cá nhân (không được chia sẻ). Các quy tắc mọi người đều tuân theo đi vào .Rules (được phân phối cùng với tệp). Nếu bạn không chắc nên viết vào đâu, chỉ cần tự hỏi bản thân một lần, "Cái này dành cho ai?" Câu trả lời sẽ đến trong 3 giây.
Khả năng "phân phối" này có hiệu quả ngay khi chất lượng bảng của nhóm được thống nhất. Nếu bạn phân phối một workbook với một bộ quy tắc bạn đã dành 30 phút để tinh chỉnh như một mẫu, nó sẽ được trả về ở cùng một định dạng bất kể ai làm việc đó. Nó không kết thúc với việc tiết kiệm thời gian cá nhân; nó trở thành một tiêu chuẩn của phòng ban.
Nếu bạn không chắc nên viết quy tắc gì, cách nhanh nhất là chỉ cần ghi lại từng dòng một các mệnh lệnh bạn đưa ra bằng lời mỗi khi bạn sửa bảng của cấp dưới hoặc đồng nghiệp mới. Bạn càng nói một mệnh lệnh bằng lời nhiều lần, quy tắc đó càng tốt. Bắt đầu với 4 dòng và thêm một dòng mỗi khi có một lần sửa thủ công là đủ.
Phần 5: Các Thiết Bị An Toàn Trước Khi Ủy Quyền
Đến bây giờ, Excel đã trở thành một đối tác mà bạn có thể ủy thác rất nhiều công việc. Cuối cùng, đây là các thiết bị để ngăn ngừa tai nạn khi ủy quyền. Có hai điều.
5-1. Yêu Cầu Nó Hiển Thị Kế Hoạch Làm Việc Trước Khi Thực Thi
Khi để nó động đến một workbook quan trọng, nỗi sợ lớn nhất là "có thứ gì đó bị hỏng mà không được phép." Sau đó, hãy yêu cầu nó đưa ra các bước trước khi nó hành động.
1Trước khi thực thi, vui lòng cho tôi xem kế hoạch các bước, bạn sẽ làm gì với những ô nào. Chỉ tiến hành công việc sau khi tôi chấp thuận.
Khi được sử dụng trong thực tế, một kế hoạch như "Tôi sẽ thay đổi định dạng của cột B và C, thêm cột so sánh tháng trước vào cột D, và cuối cùng cập nhật biểu đồ" sẽ được trả về trước, và các thao tác chỉ được thực hiện sau khi bạn nói đồng ý. Khi nỗi sợ nó tự động tiến hành biến mất, phạm vi công việc bạn có thể ủy thác sẽ mở rộng thêm một cấp độ. Nó cũng giống như "chia sẻ các bước trước khi bắt đầu" khi ủy thác công việc cho cấp dưới; những điều cơ bản của việc ủy thác không thay đổi ngay cả khi đối tác là AI. Một chế độ chuyên dụng để hiển thị kế hoạch trước đang được triển khai tuần tự, nhưng ngay cả trong các môi trường chưa được triển khai, bạn vẫn có thể đạt được hiệu quả tương tự chỉ với cách hỏi này.
5-2. Một Câu Để Bảo Vệ Dữ Liệu Gốc Và Kiểm Tra Kép 60 Giây
Khi yêu cầu phân tích hoặc làm sạch, hãy thêm câu này.
1Không thay đổi trang tính gốc; xuất kết quả ra một trang tính mới.
Một thiết bị an toàn đáng tin cậy khác là chuyển nút gạt đã đề cập trong Phần 1 trở lại "Chỉ trò chuyện." Ở trạng thái này, Copilot sẽ không động đến trang tính nào, bất kể nó được yêu cầu gì. Hãy tạo thói quen nhìn vào đây trước tiên khi bạn chỉ muốn tham vấn hoặc khi bạn đang mở workbook của người khác.
Và trước khi sử dụng các con số được đưa ra, hãy thực hiện kiểm tra kép 60 giây. Tự tính điểm trung bình hoặc tổng của một câu hỏi và xem nó có khớp không. Xem số lượng hàng trong dữ liệu gốc có khớp với tổng thể của bảng tổng hợp không. Chỉ với hai điểm này, độ tin cậy của báo cáo sẽ ở một cấp độ khác.
Bạn có thể cảm thấy việc kiểm tra kép là một rắc rối, nhưng thực tế ngược lại. Khi một con số bị chỉ trích trong cuộc họp, việc bạn có thể nói "Nó đã được kiểm tra kép" liên quan trực tiếp đến uy tín của báo cáo của bạn. Chỉ cần tránh tình huống bạn chỉ có thể trả lời "AI đã tạo ra nó" khi được hỏi về phương pháp tổng hợp.
Bạn không cần phải nghi ngờ mọi thứ. Hãy ủy thác công việc, nhưng đừng ủy thác trách nhiệm. Đây là quy tắc ứng xử duy nhất chung cho tất cả các tính năng được giới thiệu trong bài viết này.
Phần 6: 3 Vấp Ngã Thường Gặp
Cuối cùng, tôi sẽ để lại ba câu hỏi luôn được hỏi trong công ty.
Q1. Các tính năng trong bài viết không xuất hiện trên màn hình của tôi.
Đó không phải là lỗi thao tác của bạn. Không phải ai cũng đang nhìn thấy cùng một Copilot. Các tính năng mới được phân phối đến từng môi trường theo thứ tự, và ngay cả trong cùng một công ty, màn hình có thể khác với người ngồi cạnh. Một số tính năng đã đến môi trường của tôi trước, và có những tính năng đã được công bố nhưng chưa đến với tôi. Tôi chỉ đưa vào bài viết này những gì đã hoạt động trên máy thực tế của tôi, nhưng ngay cả như vậy, vẫn có khả năng nó chậm hơn vài tuần so với môi trường của bạn. Đối với các tính năng không xuất hiện, hãy kiểm tra lại menu vào tháng sau. Các tính năng sẽ chờ bạn.
Q2. Có ổn không khi để AI đọc dữ liệu công ty?
Copilot mà công ty bạn đã đăng ký được cung cấp trên cơ sở nội dung đầu vào sẽ không được sử dụng cho việc học tập bên ngoài và nó chỉ hoạt động trong phạm vi quyền truy cập của bạn. Theo nghĩa đó, nó là một hành động hoàn toàn khác với việc dán tài liệu nội bộ vào một dịch vụ AI miễn phí được sử dụng cho mục đích cá nhân. Tuy nhiên, việc liệu đó có phải là thông tin mà bản thân bạn được phép xử lý hay không lại là một câu chuyện khác. Đối với các tài liệu có nhãn nhạy cảm hoặc thông tin nhân sự, việc có thể xem chúng khác với việc được phép xử lý và chia sẻ chúng. Nếu nghi ngờ, hãy nghĩ xem liệu bạn có thể để tài liệu đó in ra trên bàn làm việc của mình không.
Q3. Nó có hoạt động ngay cả khi dữ liệu bẩn không?
Nó hoạt động. Ngay cả khi định dạng lộn xộn hoặc tiêu đề cột thay đổi giữa chừng, bạn vẫn có thể ném dữ liệu vào trước. Nếu bạn lo lắng, chỉ cần chạy bước làm sạch từ Phần 1 một lần. Mô hình lãng phí nhất là bắt đầu chuẩn bị bằng cách nghĩ "Mình sẽ dọn dẹp nó trước khi đưa cho AI" và rồi kiệt sức trước khi bàn giao. Hãy ném nó vào khi còn bẩn, và dọn dẹp sau khi nó đã xử lý. Thứ tự đó là ổn.
Tóm tắt: Quay lại Câu hỏi Đầu tiên
Excel Copilot có thể làm được gì? Đây là câu trả lời tính đến tháng 9 năm 2026, từng dòng một.
Chỉ với một câu mơ hồ, nó có thể thực hiện phân tích, giải mã công thức, làm sạch dữ liệu, cập nhật trạng thái và thậm chí cả phân tích nâng cao bằng Python (Phần 1). Nó ghi nhớ sở thích của bạn (Phần 2). Bạn có thể chọn bộ não (Phần 3). Tệp ghi nhớ các quy tắc (Phần 4). Và bạn có thể khiến nó hành động sau khi xem kế hoạch (Phần 5).
Bản chất của câu hỏi "chỉ có vậy thôi sao?" từ sáu tháng trước không phải là hiệu suất, mà là thiếu một nơi để khiến nó ghi nhớ. Bây giờ đã có một nơi như vậy. Nói cách khác, Excel đã thay đổi từ một công cụ bạn ra lệnh mỗi lần thành một cấp dưới làm việc bằng cách ghi nhớ những gì bạn đã dạy.
Tôi cũng sẽ để lại thời gian cần thiết cho việc thiết lập. Phần 1 mất 0 phút (chỉ cần hỏi). Cài đặt cá nhân ở Phần 2 mất 5 phút. Các quy tắc ở Phần 4 mất 10 phút. Phần 3 và 5 chỉ là những thứ cần nhớ khi sử dụng. Với tổng cộng 15 phút thiết lập, mọi thứ trong bài viết này sẽ bắt đầu hoạt động.
Dù vậy, bạn không cần phải thiết lập mọi thứ ngay hôm nay. Chỉ có một việc duy nhất cần làm.
Hãy mở bất kỳ một phần dữ liệu nào bạn có trong tay ngay bây giờ và ném vào câu lệnh ở Phần 1: "Hãy phân tích toàn bộ dữ liệu trong trang tính này." Với 0 phút thiết lập, bạn sẽ thấy được khả năng của nó ngày hôm nay. Những ai từng nghĩ "chỉ có vậy thôi sao?" sáu tháng trước sẽ ngạc nhiên trước sự khác biệt. Nếu bạn cảm thấy có phản hồi tích cực, hãy lưu bài viết này và thiết lập theo thứ tự bắt đầu từ Phần 2.
Một khi bạn đã làm việc với một Excel ghi nhớ những gì bạn đã dạy, bạn sẽ không thể quay lại cách lặp đi lặp lại cùng một lời giải thích mỗi lần.
Tôi chưa bao gồm các tính năng đã được công bố nhưng chưa hoạt động trong môi trường của tôi. Đây là tất cả những gì tính đến tháng 9 năm 2026, được xây dựng chỉ từ những thứ đã hoạt động. Trong thời gian tới, bạn có thể chiến đấu đủ tốt với năm phần được viết ở đây.
Copilot phát triển thực sự nhanh. Việc học từ một người đang thực hành nhanh hơn rất nhiều so với việc tự mình chạy theo những thông tin mới nhất.
Cảm ơn bạn đã theo dõi đến cuối.
Tôi đăng thông tin hữu ích về Copilot mỗi ngày.
Nếu bạn muốn biết các kỹ thuật có thể sử dụng ngay từ hôm nay, hãy theo dõi tôi nhé.
[Đã Mở Phòng Chat Dành Cho Người Dùng Copilot!]
🎁 Phần Thưởng Tham Gia 🎁
Bộ Công Cụ Khởi Đầu Phong Cách Làm Việc Với Copilot
- 100 Kỹ Thuật Làm Việc Với Copilot
- Danh sách những điều không nên làm khi sử dụng Copilot tại nơi làm việc
- Bảng Tra Cứu Nhanh Các Kỹ Thuật Làm Việc Với Copilot
Người mới bắt đầu với Copilot và những ai chỉ muốn xem cũng được chào đón!
Đầu tiên, hãy thoải mái ghé xem nhé!
👇 Tham gia tại đây.
Các Kỹ Thuật Làm Việc Với Copilot Bạn Có Thể Thử Ngay Hôm Nay
