32 tác vụ tiết kiệm thời gian với Gemini Notebook: Các tính năng xuất file Excel, Word và PDF thực sự là bước ngoặt

1Dựa trên bản ghi âm cuộc họp này, hãy tạo biên bản cuộc họp và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Cấu trúc: Tên cuộc họp, Ngày/Giờ, Người tham dự / Mục đích / Các điểm thảo luận / Quyết định (Ai, Cái gì, Khi nào) / Các mục còn tồn đọng / Danh sách TODO
5- Sử dụng tiêu đề và giữ độ dài sao cho người đọc lần đầu có thể nắm bắt trong 5 phút.
6
7【Quy tắc】
8- Không nhầm lẫn quyết định với các mục còn tồn đọng.
9- Không viết nội dung không dựa trên bản ghi âm.
10- Đánh dấu rõ các điểm chưa biết là "Cần xác nhận."

1Sắp xếp các nhiệm vụ được tạo ra trong cuộc họp này và tạo một sổ quản lý công việc dưới dạng file Excel.
2
3【Cấu trúc Sheet】
4- Sheet 1 "Danh sách Nhiệm vụ": Bảng có các cột Nội dung Nhiệm vụ / Người phụ trách / Hạn chót / Ưu tiên (Cao, Trung bình, Thấp) / Trạng thái (Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Đã hoàn thành)
5- Sheet 2 "Tóm tắt Cuộc họp": Sắp xếp các quyết định và các vấn đề được chuyển tiếp.
6
7【Quy tắc】
8- Đối với các nhiệm vụ mà người phụ trách hoặc hạn chót không được nêu, hãy viết "Chưa quyết định (Cần xác nhận)."
9- Khởi tạo tất cả các cột trạng thái là "Chưa bắt đầu."
10- Không thêm nhiệm vụ dựa trên suy đoán không được đề cập trong cuộc họp.

1Tạo một thông báo toàn công ty về các quyết định được đưa ra trong cuộc họp này và xuất ra dưới dạng file PDF.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Cấu trúc: Chủ đề / Kết luận (Điều gì thay đổi trong 3 dòng đầu) / Đối tượng và Ngày hiệu lực / Các bước cho Nhân viên (Đánh số) / Thông tin Liên hệ
5
6【Quy tắc】
7- Sử dụng giọng văn lịch sự nhưng không quá cứng nhắc, ngay cả nhân viên mới cũng có thể hiểu mà không hiểu sai.
8- Đánh dấu rõ các phần không được nêu trong cuộc họp là "Cần điền."

1Tạo tài liệu bắt kịp cho các thành viên đã vắng mặt trong cuộc họp này và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Tóm tắt 3 dòng (Cuộc họp gì, đã quyết định điều gì)
5- Các quyết định người vắng mặt cần biết
6- Các nhiệm vụ liên quan đến người vắng mặt (nếu có)
7- Những điều cần kiểm tra trước cuộc họp tiếp theo
8
9【Quy tắc】
10- Viết bằng những từ ngữ mà người không biết bối cảnh có thể hiểu được.
11- Thêm giải thích ngắn gọn cho các thuật ngữ chuyên môn hoặc biệt ngữ nội bộ.

1Dựa trên nội dung của cuộc họp này, hãy tạo một dự thảo chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Xem xét bài tập về nhà lần trước (theo người phụ trách)
5- Các điểm thảo luận được chuyển tiếp (theo thứ tự ưu tiên)
6- Các chủ đề đề xuất cần thảo luận mới
7- Thời gian dự kiến cho mỗi mục (tổng cộng 60 phút)
8
9【Quy tắc】
10- Đề xuất "chủ đề thảo luận mới" kèm bằng chứng từ tài liệu.
11- Không bao gồm các mục không có cơ sở.

1Dựa trên bản ghi âm, hãy tạo một chứng từ phê duyệt cho các mục đơn xin đã được quyết định, tuân theo chính xác định dạng của "Approval_Template" đã lưu trữ, và xuất ra dưới dạng file Excel.
2
3【Quy tắc】
4- Mô tả nội dung đơn xin, số tiền, thời hạn và bối cảnh dựa trên các phát biểu trong cuộc họp.
5- Đánh dấu các mục không được nêu là "Cần điền."
6- Giữ nguyên định dạng và công thức giống hệt template.
7- Tham khảo "Approval_Approved01" về giọng văn và phong cách viết.

1Dựa trên các ghi chú sau, hãy tạo một báo cáo công tác và xuất ra dưới dạng file Word. Tuân theo template đã lưu trữ nếu có.
2
3【Ghi chú Công tác】
4(Các gạch đầu dòng về điểm đến, mục đích, thảo luận, ấn tượng)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Cấu trúc: Tổng quan (Lịch trình, Điểm đến, Mục đích) / Các điểm chính của cuộc họp / Kết quả & Hiểu biết sâu sắc / Các bước tiếp theo (Ai, Cái gì, Khi nào)
8
9【Quy tắc】
10- Không viết nội dung không có trong ghi chú dựa trên suy đoán.
11- Đánh dấu các phần cần xác nhận như số tiền hoặc ngày tháng là "Cần xác nhận."

1Dựa trên các ghi chú/sao kê chi tiêu đã lưu trữ, hãy tạo một bảng tổng kết chi phí dưới dạng file Excel.
2
3【Cấu trúc Sheet】
4- Sheet 1 "Danh sách Chi phí": Bảng có các cột Ngày / Danh mục / Nội dung / Số tiền / Ghi chú
5- Sheet 2 "Tổng kết": Tổng theo danh mục và tổng cộng (được tính bằng công thức)
6
7【Quy tắc】
8- Tổng số phải được nhập dưới dạng công thức (để chúng tự tính toán lại nếu các mục được thêm vào).
9- Đánh dấu các mục có danh mục không chắc chắn vào một cột "Cần xác nhận."

1Dựa trên các ghi chú/báo cáo công việc nguồn, hãy tạo báo cáo tuần này theo chính xác định dạng của "Weekly_Report_Template" đã lưu trữ và xuất ra dưới dạng file Excel.
2
3【Quy tắc】
4- Định dạng, các mục và công thức phải giống hệt template.
5- Viết sao cho rõ ràng "Trạng thái -> Hành động tiếp theo" cho từng dự án.
6- Chỉ sử dụng số liệu thực tế từ ghi chú; không tạo số liệu không có trong nguồn.

1Dựa trên các biên bản nguồn, báo cáo tuần và dữ liệu hiệu suất trong tháng, hãy tạo một báo cáo tháng và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Cấu trúc: Tóm tắt Tháng (3 dòng) / Hiệu suất so với Mục tiêu / Các Chủ đề Chính & Thành tựu / Vấn đề & Biện pháp Đối phó / Các Mục Chính cho Tháng Sau
5
6【Quy tắc】
7- Chỉ sử dụng các số liệu có trong nguồn.
8- Thêm nguyên nhân cho các vấn đề có thể đọc được từ tài liệu.

1Tuân theo định dạng của "Proposal_Template" và phong cách của "Proposal_Approved01," hãy tạo một bản nháp đề xuất cho khách hàng sau đây dưới dạng file Word.
2
3【Tên Khách hàng và Phác thảo Đề xuất】
4(Các gạch đầu dòng về các điểm chính)
5
6【Quy tắc】
7- Trích xuất các vấn đề của khách hàng từ ghi chú cuộc họp.
8- Khớp thông số kỹ thuật/giá sản phẩm chính xác với các tài liệu nguồn mới nhất.
9- Không viết "chúng tôi có thể làm được" cho các thông số không có trong nguồn.

1So sánh các báo giá đã lưu trữ từ mỗi công ty và tạo một bảng so sánh dưới dạng file Excel.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Các hàng cho các mục so sánh (Số tiền, Chi tiết, Giao hàng, Hỗ trợ, Điều khoản Thanh toán, v.v.), Các cột cho mỗi công ty.
5- Một hàng tổng cộng ở cuối (được tính bằng công thức).
6- Một sheet riêng cho các ghi chú về mỗi báo giá (các điểm mơ hồ, điều kiện đặc biệt).

1Tạo một kế hoạch theo dõi 30 ngày cho khách hàng sau đây dưới dạng file Excel.
2
3【Tình hình Khách hàng】
4(Các gạch đầu dòng về ngày triển khai, cách sử dụng, mối quan tâm)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Các cột: Thời điểm, Hành động, Mục đích, Dấu hiệu cần Kiểm tra
8
9【Quy tắc】
10- Ưu tiên việc khách hàng không gặp khó khăn hơn là bán hàng.

1Dựa trên thông tin khách hàng đã lưu trữ, hãy tạo một bản tóm tắt cho cuộc họp tiếp theo và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Tình trạng hiện tại và sở thích của khách hàng (kèm trích dẫn từ tài liệu)
5- Lịch sử trước đây và bài tập về nhà còn tồn đọng
6- Mục tiêu cho cuộc họp này (Đề xuất)
7- Các câu hỏi dự kiến và hướng trả lời (3 câu trở lên)
8- Các "bãi mìn" cần tránh (những điểm họ không thích trong quá khứ)

1Tập hợp ý tưởng sau đây thành một tài liệu lập kế hoạch theo "Planning_Template" và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Ý tưởng】
4(Các gạch đầu dòng)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Cấu trúc: Bối cảnh / Mục đích & Chỉ tiêu / Đối tượng mục tiêu / Các biện pháp / Lịch trình & Nguồn lực / Rủi ro & Biện pháp Đối phó
8
9【Quy tắc】
10- Các chỉ tiêu phải đo lường được.
11- Luôn bao gồm một kế hoạch để xác minh với chi phí tối thiểu.

1Dựa trên thông tin đối thủ cạnh tranh nguồn, hãy tạo một bảng so sánh đối thủ cạnh tranh dưới dạng file Excel.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Sheet 1: Kết luận (Vị thế chúng ta nên nắm giữ), Sheet 2: Danh sách so sánh (Tính năng, Giá cả, Điểm mạnh, Điểm yếu)
5
6【Quy tắc】
7- Chỉ rõ mỗi mục nhập dựa trên tài liệu nào.
8- Phân biệt rõ ràng sự thật với suy đoán.

1Dựa trên dữ liệu/hồ sơ nguồn, hãy tạo một báo cáo tháng marketing theo "Monthly_Report_Template" và xuất ra dưới dạng file Excel.
2
3【Quy tắc】
4- Định dạng và công thức phải giống hệt template.
5- Đi xa hơn việc giải thích dữ liệu để đề xuất các hành động chính cho tháng sau.

1Dựa trên các mẫu thành công của các bài đăng trước đây, hãy tạo lịch đăng bài cho tháng sau dưới dạng file Excel.
2
3【Tiền đề】
4(Chủ đề, tần suất, mục tiêu)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Các cột: Ngày, Chủ đề, Mục tiêu, Nội dung nháp
8
9【Quy tắc】
10- Thay đổi góc nhìn để các chủ đề không bị thiên lệch.
11- Viết dòng đầu tiên để truyền tải lợi ích của người đọc.

1Phân tích "(Tên Dữ liệu)" đã tải lên và tạo một workbook phân tích dưới dạng file Excel.
2
3【Cấu trúc Sheet】
4- Sheet 1 "Tiền đề": Khoảng thời gian, đơn vị, ghi chú dữ liệu
5- Sheet 2 "Tổng hợp": Bảng tổng kết theo mục/khoảng thời gian, cột tính tỷ lệ tăng trưởng
6- Sheet 3 "Biểu đồ": Biểu đồ đường cho xu hướng, biểu đồ cho cơ cấu
7- Sheet 4 "Hiểu biết sâu sắc": Chỉ ra các mục đang tăng và giảm dựa trên số liệu
8
9【Quy tắc】
10- Việc tổng hợp và tỷ lệ tăng trưởng phải là công thức.

1Phân tích các câu trả lời tự do từ kết quả khảo sát đã lưu trữ và tạo một workbook tổng hợp dưới dạng file Excel.
2
3【Cấu trúc Sheet】
4- Sheet 1 "Tổng hợp Danh mục": Phân loại câu trả lời theo chủ đề, tổng hợp số lượng và tỷ lệ (công thức)
5- Sheet 2 "Ý kiến Đại diện": Trích dẫn một vài câu trả lời cho mỗi chủ đề
6- Sheet 3 "Hiểu biết sâu sắc": Tóm tắt các ý kiến thường gặp, các ý kiến thiểu số nhưng quan trọng và đề xuất cải tiến

1So sánh các mục tiêu/KPI của dự án với tình trạng hiện tại từ các tài liệu gần đây và xuất ra một báo cáo phân tích khoảng cách dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Danh sách các mục tiêu / Tình trạng hiện tại / Khoảng cách giữa mục tiêu và thực tế
5- Các yếu tố cho khoảng cách có thể đọc được từ tài liệu
6- Các hành động đề xuất cho tuần tới (3 mục kèm cơ sở)

1Tìm kiếm trên web "(Tin tức/Từ khóa)" và đối chiếu nó với các tài liệu trong notebook này để xuất ra một báo cáo phân tích tác động dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Tóm tắt tin tức (kèm nguồn)
5- Tác động đến công ty/dự án của chúng ta (kèm trích dẫn từ tài liệu)
6- Sắp xếp theo Cơ hội và Rủi ro
7- Các đề xuất về những điều cần kiểm tra

1Tạo một phiếu đánh giá phỏng vấn cho vị trí tuyển dụng cấp trung sau đây dưới dạng file Excel.
2
3【Chân dung Lý tưởng】
4(Các gạch đầu dòng)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Các cột: Câu hỏi, Điểm cần kiểm tra, Tiêu chí đánh giá, Trường nhập liệu
8
9【Quy tắc】
10- Xác định tiêu chí bằng những từ ngữ không thay đổi theo người phỏng vấn.
11- Tổng hợp điểm số bằng công thức.

1Tạo một kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới dưới dạng file Word.
2
3【Tiền đề】
4(Đối tượng, thời gian, kỹ năng cần đạt được)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Mục đích / Dạy gì và theo thứ tự nào trong 3 tháng đầu / Tiêu chí đạt được cho từng giai đoạn / Phương pháp luận

1Tạo một tin tuyển dụng cho vị trí sau đây và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Vị trí và Chân dung Lý tưởng】
4(Nội dung công việc, yêu cầu, điều kiện ưu tiên)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Nội dung công việc (đủ cụ thể để hình dung một ngày làm việc) / Chân dung lý tưởng / Kinh nghiệm đạt được / Quy trình tuyển chọn

1Dựa trên các quy định/sổ tay nguồn, hãy tạo một bộ sưu tập FAQ của công ty và xuất ra dưới dạng file PDF để phân phát.
2
3【Cấu trúc】
4- Phân loại theo danh mục (Chấm công, Chi phí, Phúc lợi, Thủ tục, v.v.)
5- Định dạng Hỏi & Đáp cho mỗi danh mục
6- Danh sách liên hệ ở cuối

1Tạo một sổ tay hướng dẫn vận hành nội bộ cho công cụ sau đây và xuất ra dưới dạng file PDF để phân phát.
2
3【Công cụ Mục tiêu và Phạm vi】
4(Tên công cụ và các thao tác cần dạy)
5
6【Quy tắc】
7- Các quy trình nên là một hành động mỗi bước, được đánh số.
8- Thêm giải thích cho các thuật ngữ chuyên môn.

1Tạo hướng dẫn sử dụng AI nội bộ và xuất ra dưới dạng file PDF để phân phát.
2
3【Tiền đề】
4(Các công cụ sẽ được sử dụng, tình hình công ty)
5
6【Định dạng Đầu ra】
7- Mục đích / Các tình huống được phép và thông tin bị cấm / Quy trình sử dụng / Liên hệ để được trợ giúp
8
9【Quy tắc】
10- Bao gồm các cách sử dụng được khuyến nghị, không chỉ các điều cấm.

1Dựa trên các ghi chú/biên bản đã lưu trữ, hãy tạo một tài liệu bàn giao cho người kế nhiệm và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Danh sách các nhiệm vụ (theo tần suất: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, không thường xuyên)
5- Các điểm chính cho mỗi nhiệm vụ và tài liệu/hệ thống được sử dụng
6- Các bên liên quan và những gì cần hỏi họ
7- Ghi chú/Rắc rối trong quá khứ
8- Các ưu tiên cho tháng đầu tiên

1Dựa trên hồ sơ năm ngoái, hãy tạo một lịch công việc hàng năm dưới dạng file Excel.
2
3【Cấu trúc Sheet】
4- Sheet 1 "Lịch Năm": Danh sách hàng tháng các nhiệm vụ thường xuyên, sự kiện và quy trình kèm hạn chót
5- Sheet 2 "Chi tiết Hàng tháng": Thời điểm bắt đầu chuẩn bị và tài liệu tham khảo cho mỗi nhiệm vụ

1Dựa trên nội dung cuốn sách và cuộc đối thoại của chúng ta cho đến nay, hãy tạo một ghi chú đọc sách và xuất ra dưới dạng file Word.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Các điểm chính (3 dòng)
5- Các luận điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến công việc của tôi và lý do
6- Các hành động để thay đổi bắt đầu từ ngày mai (3 mục cụ thể)
7- Các câu hỏi/Phản biện đối với cuốn sách và suy nghĩ của tôi

1Dựa trên tài liệu thuyết trình và phản hồi trong quá khứ, hãy tạo một bộ sưu tập Hỏi & Đáp và xuất ra dưới dạng file PDF.
2
3【Định dạng Đầu ra】
4- Các câu hỏi dự kiến (10+ mục, theo thứ tự khó tăng dần)
5- Các điểm chính cho mỗi câu trả lời (kèm trích dẫn từ tài liệu)
6- Đánh dấu các câu hỏi tôi không tự tin là "Cần chuẩn bị" kèm gợi ý về những gì cần chuẩn bị.