Bạn làm việc bận rộn mỗi ngày.
Bạn trả lời email từ sáng, tạo tài liệu và tham dự các cuộc họp. Chẳng mấy chốc, một ngày đã kết thúc.
Thế nhưng, bạn không thấy được nhiều tiến bộ như mong đợi.
Mặt khác, có những người đạt được kết quả vượt trội dù có cùng một khoảng thời gian.
Phải chăng sự khác biệt này chỉ đến từ tốc độ làm việc hay lượng nỗ lực?
Có lẽ điều quan trọng không phải là bạn làm việc bao nhiêu, mà là "bạn sử dụng" thời gian và sự chú ý có hạn của mình vào đâu.
Những người đạt thành tích cao không gia tăng thời gian của họ.
Họ đang phân bổ thời gian của mình vào những nơi dẫn đến kết quả.
Dựa trên nghiên cứu về "Kỹ năng Phân bổ" (Allocative Skill), vốn được báo cáo là có tương quan với thu nhập, tôi sẽ giới thiệu năm câu hỏi để nâng cao kết quả của bạn.
"Kỹ năng Phân bổ" Liên quan đến Thu nhập là gì?
Trong một bài nghiên cứu được công bố dưới dạng tài liệu làm việc của Trường Chính sách Công Harvard Kennedy, có một khái niệm gọi là "Allocative Skill."
Trong tiếng Việt, điều này có thể được hiểu gần nhất là "khả năng phân bổ."
Kỹ năng phân bổ là khả năng phân phối thời gian, sự chú ý và nguồn nhân lực có hạn vào những lĩnh vực mang lại kết quả lớn hơn.
Ví dụ, nó bao gồm các phán đoán như:
- Nên ưu tiên nhiệm vụ nào
- Nên trì hoãn việc gì
- Giao nhiệm vụ nào cho ai
- Nên chú ý đến thông tin nào
- Quyết định KHÔNG làm gì
Điều này hơi khác so với khả năng thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Nếu khả năng thực hiện nhiệm vụ là "bạn có thể làm tốt một công việc được giao tốt đến đâu," thì kỹ năng phân bổ là "sức mạnh để quyết định công việc nào nên được thực hiện ngay từ đầu."
Các nhà nghiên cứu định nghĩa kỹ năng phân bổ là "năng suất biên của sự chú ý."
Nghe có vẻ hơi phức tạp, nhưng nói một cách đơn giản:
Bạn có thể tạo ra bao nhiêu phán đoán tốt và kết quả bằng cách sử dụng sự chú ý có hạn của mình?
Nghiên cứu đã khảo sát điều gì?
Nghiên cứu bao gồm hơn 1.000 nhân viên toàn thời gian tại Hoa Kỳ, trong độ tuổi từ 25 đến 55.
Những người tham gia đã thực hiện một nhiệm vụ gọi là "Trò chơi Phân công" (Assignment Game).
Trong nhiệm vụ này, những người tham gia đóng vai trò là người quản lý và phân công những nhân viên giả định có mức năng suất khác nhau vào các công việc khác nhau.
Một người có thể giỏi Nhiệm vụ A nhưng lại làm kém ở Nhiệm vụ B. Một người khác có thể ngược lại.
Những người tham gia phải phán đoán nên đặt ai vào công việc nào để tối đa hóa kết quả tổng thể trong khi xem xét thông tin có hạn.
Điều được đo lường ở đây không phải là tốc độ thực hiện nhiệm vụ của chính người tham gia.
Đó là khả năng phán đoán nên đặt ai ở đâu để đạt được kết quả lớn nhất trong thời gian và thông tin có hạn.
Nghiên cứu đã so sánh kỹ năng phân bổ này với thu nhập, nghề nghiệp và các dữ liệu khác của người tham gia.
Những Người Có Kỹ năng Phân bổ Cao Hơn Có Xu hướng Có Thu nhập Cao Hơn
Kết quả cho thấy kỹ năng phân bổ có liên quan chặt chẽ đến thu nhập của nhân viên toàn thời gian.
Mối quan hệ này vẫn tồn tại ngay cả sau khi tính đến sự khác biệt về trí thông minh, khả năng tính toán, trình độ học vấn và nghề nghiệp.
Nghiên cứu báo cáo rằng những cá nhân có kỹ năng phân bổ cao hơn một độ lệch chuẩn có thu nhập cao hơn khoảng 7%, ngay cả sau khi điều chỉnh các điều kiện khác nhau.
Hơn nữa, mối tương quan thậm chí còn lớn hơn ở những công việc có nhiều cơ hội ra quyết định, chẳng hạn như vai trò quản lý và chuyên môn.
Nói cách khác, công việc có thể được đánh giá không chỉ bởi "bạn có thể xử lý được bao nhiêu," mà còn bởi "liệu bạn có thể phán đoán chính xác điều gì nên làm hay không."
Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng.
Nghiên cứu này không chứng minh rằng:
Việc tăng kỹ năng phân bổ chắc chắn sẽ làm tăng thu nhập của bạn.
Đây là một nghiên cứu xác nhận mối tương quan giữa kỹ năng phân bổ và thu nhập, chứ không phải là nghiên cứu trực tiếp chứng minh mối quan hệ nhân quả. Ngoài ra, ở giai đoạn này, nó là một tài liệu làm việc được công bố để thu hút thảo luận và ý kiến, chứ không phải là một bài báo đã được bình duyệt và phê duyệt chính thức.
Tuy nhiên, việc tập trung vào khả năng "sử dụng sự chú ý của bạn vào việc gì" mang lại một gợi ý tuyệt vời để xem xét lại công việc hàng ngày.
3 Cạm bẫy cho Những Người Bận rộn Nhưng Không Có Kết quả
Nhìn qua lăng kính của kỹ năng phân bổ cho thấy lý do tại sao bận rộn không phải lúc nào cũng dẫn đến kết quả.
1. Đối xử với tất cả các nhiệm vụ với tầm quan trọng như nhau
Giải quyết các nhiệm vụ theo thứ tự chúng xuất hiện trước mặt bạn.
Thoạt nhìn, đây có vẻ là một cách làm việc siêng năng, nhưng các nhiệm vụ có tác động khác nhau đến kết quả.
Nếu bạn đối xử với mọi thứ với cùng một tầm quan trọng, bạn không thể dành đủ thời gian cho những nhiệm vụ thực sự quan trọng.
2. Tự mình làm mọi thứ mà bạn có khả năng làm
Tự làm vì bạn có thể.
Tuy nhiên, "nhiệm vụ bạn có thể làm" và "nhiệm vụ bạn nên làm" không giống nhau.
Nếu bạn giữ lại những nhiệm vụ có thể giao cho người khác, AI hoặc hệ thống, bạn sẽ mất thời gian cần thiết cho những phán đoán mà chỉ bạn mới có thể thực hiện.
3. Biến "hoàn thành công việc" thành mục tiêu
Tôi đã tạo tài liệu. Tôi đã trả lời email. Tôi đã kết thúc cuộc họp.
Có một cảm giác hoàn thành khi công việc kết thúc.
Tuy nhiên, điều quan trọng không phải là "bạn đã hoàn thành cái gì," mà là "cái gì đã được tạo ra từ công việc đó."
Khối lượng công việc và kết quả không nhất thiết phải giống nhau.
Vì vậy, trước khi bắt đầu công việc, hãy tự hỏi mình năm câu hỏi này.
Câu hỏi 1 | Nhiệm vụ này có thực sự cần thiết không?
Trước khi tối ưu hóa một nhiệm vụ, hãy xem xét liệu bản thân nhiệm vụ đó có cần thiết hay không.
Hoàn thành một nhiệm vụ không cần thiết một cách nhanh chóng không dẫn đến kết quả lớn.
Ví dụ, có những nhiệm vụ như thế này không?
- Các báo cáo không ai đọc
- Các tài liệu không được sử dụng
- Các cuộc họp với mục đích mơ hồ
- Các nhiệm vụ mà bạn phải nhập cùng một nội dung nhiều lần
- Đăng nội dung tiếp diễn mà không có bất kỳ phản hồi nào
Bạn làm một công việc càng lâu, nó càng trở nên "hiển nhiên."
Trong những trường hợp đó, hãy hỏi điều này:
Nếu tôi dừng nhiệm vụ này trong một tháng, ai sẽ gặp rắc rối và như thế nào?
Nếu không có câu trả lời rõ ràng, nhiệm vụ đó là một ứng cử viên để dừng lại, giảm bớt hoặc giảm tần suất.
Thay vì bắt đầu một nhiệm vụ mới, đôi khi việc dừng một nhiệm vụ không dẫn đến kết quả có thể tạo ra nhiều thời gian hơn.
Câu hỏi 2 | Nhiệm vụ này có nên được thực hiện ngay bây giờ không?
Ngay cả khi một nhiệm vụ là cần thiết, điều đó không có nghĩa là nó phải được thực hiện ngay lúc này.
Chúng ta có xu hướng chọn những nhiệm vụ dễ hoàn thành hơn là những nhiệm vụ quan trọng.
Trả lời email, chỉnh sửa nhỏ, kiểm tra thông báo. Bởi vì chúng được giải quyết nhanh chóng, bạn cảm thấy như mình đã làm việc.
Mặt khác, những nhiệm vụ như nghĩ về một dự án mới, phân tích phản hồi của khách hàng hoặc quyết định hướng đi trong tương lai không kết thúc nhanh chóng.
Do đó, chúng dễ dàng bị trì hoãn.
Khi nghi ngờ, hãy nghĩ như thế này:
Nếu tôi không làm nhiệm vụ này hôm nay, nó sẽ có tác động gì đến kết quả sau một tuần nữa?
Hãy chọn "những nhiệm vụ có tác động lớn đến kết quả" hơn là "những nhiệm vụ kết thúc nhanh chóng."
Cần phải quyết định thứ tự dựa trên tầm quan trọng, không chỉ dựa trên mức độ khẩn cấp.
Câu hỏi 3 | Có nên là tôi làm việc này không?
Bạn không được tích trữ tất cả các nhiệm vụ mà bạn có khả năng làm.
Có một giới hạn về thời gian và sự chú ý mà một con người có thể sử dụng.
Cụ thể, các nhiệm vụ bạn nên xử lý là:
- Quyết định mục đích
- Lựa chọn chính sách
- Hiểu cảm xúc của người khác
- Đưa ra phán đoán cuối cùng
- Chịu trách nhiệm về kết quả
- Mặt khác, các nhiệm vụ như tổ chức thông tin, nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản và thống nhất định dạng có thể được giao cho người khác, AI hoặc hệ thống.
Khi phán đoán, hãy hỏi điều này:
Liệu kết quả có thực sự tốt hơn vì tôi là người làm nó không?
Nếu kết quả không thay đổi dù bạn làm hay người khác/hệ thống làm, bạn có thể không cần sử dụng thời gian của mình cho việc đó.
"Tôi có thể làm được" không phải là lý do để tích trữ nó.
Câu hỏi 4 | Tôi có thể giao nó cho người, AI hoặc hệ thống không?
Ngay cả khi khó ủy thác toàn bộ một nhiệm vụ, bạn có thể ủy thác các phần của nó.
Ví dụ, nếu bạn nghĩ về một nhiệm vụ như một đơn vị duy nhất từ thu thập thông tin đến phán đoán cuối cùng, bạn có cảm giác như phải tự mình làm tất cả.
Tuy nhiên, nếu bạn chia nhỏ nó ra, bạn có thể chia sẻ các vai trò.
- Để AI thu thập thông tin ban đầu
- Yêu cầu AI tổ chức thông tin đã thu thập
- Để AI tạo bản nháp của văn bản
- Tự động hóa các tác vụ thường xuyên
- Yêu cầu công việc chuyên môn từ những người giỏi việc đó
- Tự mình thực hiện kiểm tra và phán đoán cuối cùng
Điều quan trọng ở đây là không nhầm lẫn giữa ủy thác với vứt bỏ trách nhiệm.
Con người là người truyền đạt mục đích, xác minh kết quả và chịu trách nhiệm cuối cùng.
Khi đối mặt với một nhiệm vụ, hãy nghĩ như sau:
Phần nào của nhiệm vụ này không yêu cầu phán đoán?
Nếu bạn tách công việc ra khỏi phán đoán, bạn sẽ tìm thấy những phần có thể được ủy thác.
Nó không chỉ là bảo vệ thời gian của chính bạn. Đôi khi, việc giao nó cho một người hoặc hệ thống giỏi việc đó sẽ làm tăng kết quả tổng thể.
Câu hỏi 5 | Tôi muốn tạo ra điều gì với thời gian này?
Ngay cả khi bạn giảm bớt công việc và ủy thác cho người khác để có thêm thời gian, nếu bạn lấp đầy thời gian đó bằng những nhiệm vụ đơn giản khác, kết quả sẽ không thay đổi.
Giá trị thực sự của việc tiết kiệm thời gian nằm ở nơi bạn sử dụng thời gian rảnh rỗi đó.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng thời gian cho những việc như:
- Nghĩ về các dự án mới
- Phân tích phản ứng của khách hàng hoặc độc giả
- Cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ
- Học kiến thức cần thiết
- Xây dựng mối quan hệ với những người quan trọng
- Nghỉ ngơi đầy đủ để phục hồi khả năng phán đoán
Nghỉ ngơi cũng không phải là lãng phí thời gian.
Điều này là do trong trạng thái mệt mỏi, bạn chỉ có thể xử lý các nhiệm vụ trước mắt, khiến cho việc phán đoán dài hạn trở nên khó khăn.
Khi nghĩ về cách sử dụng thời gian rảnh rỗi, hãy hỏi điều này:
Sau khi sử dụng giờ này, tôi muốn để lại điều gì?
Hãy nghĩ về những gì còn lại sau khoảng thời gian đó—không phải thực tế là bạn đã trả lời 10 email, mà là một dự án mới, một sản phẩm được cải tiến, kiến thức được đào sâu hoặc sức khỏe thể chất được phục hồi.
Có thời gian rảnh rỗi không phải là mục tiêu.
Mục tiêu là phân bổ lại thời gian mới được tạo ra cho một việc gì đó có giá trị hơn.
Về khoảng thời gian rảnh rỗi mới được tạo ra này, tôi cũng đã viết về nó trong bài viết này, vì vậy tôi hy vọng bạn có thể tham khảo thêm.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Sử dụng 5 Câu hỏi trong 3 Phút Mỗi Sáng
Tôi đã tổ chức năm câu hỏi này thành một danh sách kiểm tra. Tôi hy vọng bạn thấy nó hữu ích.
Kỹ năng phân bổ nghe có vẻ như một tài năng đặc biệt.
Tuy nhiên, bạn có thể bắt đầu bằng cách đơn giản chia công việc hàng ngày của mình thành ba loại.
- Công việc tôi suy nghĩ
Các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, chẳng hạn như mục đích, lập kế hoạch, chính sách, xác minh và phán đoán cuối cùng.
- Công việc để giao cho người, AI hoặc hệ thống
Thu thập thông tin, tổ chức, soạn thảo, nhập liệu, các tác vụ lặp đi lặp lại, v.v.
- Công việc không làm
Các nhiệm vụ có tác động nhỏ đến kết quả, các nhiệm vụ có mục đích mơ hồ hoặc các nhiệm vụ chỉ được tiếp tục theo thói quen.
Sau đó, hãy chọn một nhiệm vụ sẽ mang lại nhiều kết quả nhất cho ngày hôm nay.
Và sử dụng thời gian của bạn cho nhiệm vụ đó trước khi mở email hoặc thông báo.
Bạn không cần phải tăng những gì bạn làm.
Bạn chỉ cần quyết định tập trung sự chú ý của mình vào điều gì trước tiên.
Trong Kỷ nguyên AI, "Kỹ năng Phân bổ" Trở nên Quan trọng Hơn "Khả năng Thực hiện Nhiệm vụ"
Với AI, bạn có thể tạo văn bản, hình ảnh, kế hoạch dự án và bản nháp tài liệu trong một thời gian ngắn.
Giờ đây chúng ta có thể tạo ra nhiều thứ hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, khi lượng chúng ta có thể tạo ra tăng lên, một vấn đề khác lại nảy sinh.
- Tạo ra cái gì
- Tạo ra nó cho ai
- Chọn kế hoạch nào
- Giao bao nhiêu cho AI
- Không nên xuất bản cái gì
Những phán đoán này trở nên quan trọng hơn trước.
Bản thân việc sử dụng AI không phải là kết quả.
Kết quả chỉ đạt được khi AI được sử dụng cho công việc có giá trị và sự chú ý của con người được phân bổ cho những phán đoán quan trọng.
Trong kỷ nguyên AI, người có giá trị không phải là người có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ nhất.
Đó là người có thể sử dụng sự chú ý có hạn của mình cho công việc có giá trị nhất.
Tóm tắt | Điều Thay đổi Kết quả là Cách Sử dụng Thời gian, Không phải Độ dài
Để tóm tắt lại năm câu hỏi nhằm nâng cao kết quả:
- Nhiệm vụ này có thực sự cần thiết không?
- Nhiệm vụ này có nên được thực hiện ngay bây giờ không?
- Có nên là tôi làm việc này không?
- Tôi có thể giao nó cho người, AI hoặc hệ thống không?
- Tôi muốn tạo ra điều gì với thời gian này?
Thu nhập và kết quả không chỉ được quyết định bởi lượng nỗ lực.
Có nhiều yếu tố khác nhau như khả năng, kinh nghiệm, môi trường và cơ hội.
Đó là lý do tại sao chúng ta không nên đơn giản nghĩ rằng "thay đổi cách sử dụng thời gian chắc chắn sẽ làm tăng thu nhập của bạn."
Tuy nhiên, bạn có thể xem xét lại nơi bạn sử dụng thời gian và sự chú ý của mình.
Sự bận rộn không phải là bằng chứng của kết quả.
Điều quan trọng là bạn đã sử dụng thời gian có hạn của mình vào việc gì và bạn đã tạo ra điều gì từ khoảng thời gian đó.
Trước khi tăng những gì bạn làm, xin hãy thử thay đổi sự phân bổ thời gian của bạn trước.
Về Việc Viết Bài Viết Này
Bài viết này đề cập đến tài liệu làm việc của Trường Chính sách Công Harvard Kennedy "Allocative Skill."
Nghiên cứu điều tra mối quan hệ giữa khả năng phân bổ hợp lý các nguồn lực như nhân lực bằng cách sử dụng sự chú ý có hạn và thu nhập của nhân viên toàn thời gian.
Tuy nhiên, nó không phải là một nghiên cứu trực tiếp xác minh cách sử dụng AI hoặc các kỹ thuật quản lý thời gian. Năm câu hỏi được giới thiệu trong bài viết này được tổ chức độc lập để khái niệm "kỹ năng phân bổ" do nghiên cứu đưa ra có thể được áp dụng vào công việc hàng ngày.
Hơn nữa, bài báo này là một tài liệu làm việc nhằm thu thập ý kiến và thảo luận và không đại diện cho quan điểm chính thức của Đại học Harvard hoặc Trường Chính sách Công Harvard Kennedy.
Tài liệu tham khảo
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
