Thành thật mà nói, tôi đã hoàn toàn vô dụng cho đến khi gia nhập một công ty tư vấn.
Kể cả khi được giao một chủ đề nằm ngoài chuyên môn, tôi cũng không biết cách nghiên cứu hay bắt đầu từ đâu. Tôi đã nghĩ đó là điều bình thường. Vì vậy, tôi đã sốc khi thấy mọi người khác xử lý nó một cách bình tĩnh. "Tôi không thể làm gì vì nó nằm ngoài chuyên môn của tôi" (gần như) không bao giờ xảy ra.
Ví dụ, những chủ đề như thế này rất phổ biến:
- Trong "vấn đề năm 2024" của ngành logistics, chúng ta nên phá vỡ cấu trúc nơi gánh nặng tập trung vào tầng có ít đàm phán nhất trong số các chủ hàng, nhà thầu chính và nhà thầu phụ ở đâu?
- Khi điện gió ngoài khơi chuyển từ trình diễn nổi sang thương mại hóa, chúng ta nên giải quyết thế bế tắc ba bên giữa chủ thể quyền đánh bắt cá, chính quyền địa phương và năng lực kết nối lưới điện theo thứ tự nào?
- Trong khi đổi mới hệ thống cốt lõi của các ngân hàng khu vực, làm thế nào để chúng ta phân bổ lại mạng lưới chi nhánh và nhân sự sau sáp nhập khi chức năng ngân hàng chính bị rỗng do sự thay đổi thế hệ của người gửi tiền?
- Trong việc giảm thất thoát thực phẩm cho các nhà sản xuất thực phẩm, làm thế nào để giải quyết vấn đề phối hợp nơi "quy tắc một phần ba" giữa sản xuất, bán buôn và bán lẻ làm sai lệch dự báo cung cầu, và hành động đơn lẻ chỉ dẫn đến rủi ro tồn kho?
Những điều này hoàn toàn không liên quan đến chuyên môn của tôi. Tuy nhiên, một khi một người được phân công, họ đã tiến triển vào tuần sau. Lúc đầu, tôi tự hỏi làm thế nào họ có thể thực hiện được kỳ tích như vậy.
Một khi bạn đã quen, đó là một kỹ năng cực kỳ hữu ích. Bạn có thể tiến triển mọi việc ngay cả khi bạn không phải chuyên gia. Bạn trông giống như một người có thể làm bất cứ điều gì (mặc dù thực tế, có nhiều thứ chúng ta không thể làm).
Bí quyết chỉ là 4 bước này. Chúng hiển nhiên đến mức bạn sẽ nghĩ "Mình biết điều đó rồi." Vấn đề thực sự là thực tế rằng hầu hết mọi người dừng lại ngay cả khi họ biết chúng.
Cách tiến hành khi bạn không biết phải làm thế nào
BƯỚC 1 | Diễn đạt thành lời "Điều Chưa Biết"
Nói "Tôi không hiểu gì cả" là dấu hiệu của sự tê liệt tinh thần.
Trong thực tế, hiếm khi bạn không hiểu gì cả. Mục tiêu có rõ ràng không? Phạm vi? Quy trình? Nội dung của điều chưa biết luôn có thể được phân tích.
Đầu tiên, hãy trích xuất "điều gì chưa biết" thành các mục. Sự lo lắng mơ hồ vẫn còn lớn chừng nào bạn còn giữ nó. Khoảnh khắc bạn diễn đạt nó thành các mục, sự lo lắng biến thành một "nhiệm vụ cần được lấp đầy."
BƯỚC 2 | Đưa ra giả thuyết trong phạm vi đã biết
Đừng chờ đợi tất cả thông tin được thu thập.
Hãy đặt một câu trả lời tạm thời như "Có lẽ là thế này" chỉ bằng cách sử dụng các tài liệu có sẵn. Vẽ một bức tranh về trạng thái hiện tại và mục tiêu. Nếu bạn chờ đợi các tiền đề hoàn hảo, bạn sẽ không bao giờ bắt đầu.
Tuy nhiên, tay bạn sẽ dừng lại nếu nó chỉ ở trong đầu. Có quá nhiều điều chưa biết để hình thành một giả thuyết. Hãy ra ngoài và kiểm tra mọi thứ. Như được minh họa trong hình dưới đây, nếu bạn tăng vốn từ vựng về cách nghiên cứu và hỏi, bạn sẽ không bị kẹt ở đây.
Phương pháp nghiên cứu và hỏi được chia thành 4 hướng. Bí quyết là kết hợp chúng, không chỉ dựa vào một hướng duy nhất.
❶ Mượn người và kiến thức
- Hỏi các chuyên gia nội bộ hoặc những người am hiểu (đi với một giả thuyết)
- Trao đổi ý tưởng với sếp của bạn
- Xác nhận trực tiếp với khách hàng
- Tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc cố vấn bên ngoài
- Tìm kiếm kiến thức nội bộ hoặc tài liệu quá khứ
(Lưu ý cho ❶: Bạn là người dẫn dắt. "Đổ việc cho người khác và chờ hướng dẫn" là hoàn toàn khác.)
❷ Khai thác các nguồn thông tin
- Sử dụng các công cụ AI (Claude, ChatGPT, Gemini, v.v.)
- Đọc các báo cáo ngành
- Kiểm tra dữ liệu chính phủ và thống kê
- Tìm các bài viết của người thực hành trên các phương tiện truyền thông chuyên ngành hoặc SNS
- Tham khảo sách chuyên môn, bài báo hoặc tuyển tập
❸ Thu thập thông tin sơ cấp
- Ghé thăm trang web của khách hàng và quan sát
- Thiết lập các cuộc phỏng vấn với người dùng hoặc nhân viên
- Thực sự thử các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh
- Tham dự các sự kiện và triển lãm trong ngành
❹ Suy nghĩ có cấu trúc
- Áp dụng vào các khuôn khổ
- Phân tích các điểm bằng cây logic
- So sánh tương tự bằng cách đối chiếu với các trường hợp tương tự hoặc trước đây
Sử dụng AI, nói chuyện với sếp của bạn, hoặc ghé thăm trang web đều là những "hành động để lấp đầy giả thuyết" như nhau.
BƯỚC 3 | Di chuyển bản thân bắt đầu từ giả thuyết
Chìa khóa không phải là có được câu trả lời, mà là đi xác minh giả thuyết.
Thay vì "Tôi nên di chuyển thế nào?", hãy đổi nó thành "Có lẽ là như thế này, vì vậy tôi sẽ di chuyển như thế này. Xin hãy xác nhận phần này thôi." Cái trước là chờ đợi mệnh lệnh; cái sau là xác minh. Sự tiếp nhận hoàn toàn khác nhau.
Bạn không cần phải tự mình gánh vác mọi thứ. Sử dụng AI, nghiên cứu bàn giấy, hoặc theo dõi các đầu mối đến các chuyên gia thông qua sếp của bạn. Hành động "đi lấy" thông tin là bước này.
BƯỚC 4 | Cải thiện độ chính xác trong khi di chuyển
Đừng chờ đợi sự hoàn hảo; hãy di chuyển từng chút và sửa chữa. Hành động mang lại mảnh thông tin tiếp theo.
Một bản thảo là đủ lúc đầu. Nếu bạn đưa nó ra, bên kia sẽ nói "Cái này sai" hoặc "Cái này đúng." Nếu bạn lấp đầy khoảng trống đó, độ chính xác sẽ tự cải thiện.
Khi bạn tiến hành, một số thông tin sẽ không thể có được. Trong trường hợp đó, hãy quyết định cách tiến hành mà không có nó và điều chỉnh hướng đi. Ví dụ, "Vì không có dữ liệu cho cùng quy mô trong sản xuất, chúng tôi sẽ thay thế bằng cách tăng cường dữ liệu ngành ngân hàng với một cấu trúc tương tự." Thay vì dừng lại, hãy chuyển sang một tuyến đường khác.
Áp dụng vào các tình huống cụ thể
Vì lý thuyết trừu tượng khó nắm bắt, hãy sử dụng một tình huống phổ biến.
"Vào cuối cuộc họp, bạn được yêu cầu tra cứu các trường hợp của công ty khác trước tuần sau."
Ví dụ tốt / Ví dụ xấu
Ví dụ xấu: Dừng lại vì không biết phải làm gì. Bắt đầu nghiên cứu một cách mù quáng. Bị lạc. Tiếp tục dừng và cuối cùng bị mắng.
Ví dụ tốt: Bắt đầu bằng cách viết ra "điều gì chưa biết." Mục đích? Phạm vi? Quy trình? Cấu trúc? Sau đó đưa ra giả thuyết. "Nếu mục tiêu là giảm chi phí, có lẽ họ muốn biết các biện pháp, không chỉ các trường hợp." "Họ có thể quan tâm đến các ngành khác, không chỉ cùng một ngành."
Sau đó tự mình đi lấy nó, và điều chỉnh hướng đi nếu thông tin không có sẵn. Sự khác biệt về việc bạn có thể tiến hành với cùng một yêu cầu không phải là khả năng, mà là liệu bạn có tuân theo thứ tự này hay không.
Khó khăn không phải là kiến thức, mà là hành động ban đầu
Bạn có thể đã nghĩ "Điều đó hiển nhiên mà." Chính xác. Không có gì mới trong 4 bước. Tuy nhiên, nhiều người dừng lại vì rào cản không nằm ở lớp kiến thức.
Có khoảng 3 lý do.
Thứ nhất: "Điều chưa biết" ban đầu đến như một khối lớn duy nhất. Các nhiệm vụ sau khi phân tích thì nhỏ, nhưng khối trước khi chia trông rất lớn. Hầu hết mọi người dừng lại trước khi BƯỚC 1. Họ không phải là thiếu hiểu biết; họ bị đánh bại bởi trọng lượng của khối trước khi chia nó.
Thứ hai: Niềm tin rằng "sẽ đúng đắn nếu di chuyển sau khi hiểu." Thu thập thông tin trước khi quyết định trông giống như một thái độ chân thành, thận trọng. Vì vậy, "chờ đợi" được biện minh. 4 bước đảo ngược thứ tự này. Di chuyển, sau đó hiểu. Vì điều này liên quan đến việc ghi đè lên cài đặt mặc định mà bạn tin là đúng, nên khó bắt đầu ngay cả khi bạn biết nó.
Thứ ba: Có những cái bẫy "biết nhưng không làm" trong mỗi bước. Giả thuyết thật đáng sợ khi nói ra vì bạn có thể sai. Câu hỏi thật khó hỏi vì bạn sợ bộc lộ sự thiếu hiểu biết nếu không có giả thuyết. Bản thảo bị giữ lại cho đến khi hoàn hảo vì bạn không muốn cho thấy sự không hoàn hảo. Không điều nào trong số này là về khả năng; chúng là về nỗi sợ hãi.
Ngược lại, bạn không cần tài năng để vượt qua điều này. Chia khối, đặt nó xuống mà không chờ đợi, đưa nó ra dù chưa hoàn hảo. Chỉ cần quen với ba điều này, thời gian bạn dành cho việc dừng lại sẽ gần như biến mất.
Bạn không dừng lại ở các chủ đề chưa biết vì bạn "không biết." Đó là vì bạn chưa chia được điều chưa biết. Chuyên môn đến sau đó trong khi chạy 4 bước. Đây là "cách bước vào điều chưa biết" hoạt động ngay cả khi ngành thay đổi.
Lần tới khi tay bạn dừng lại, chỉ cần nhớ thứ tự này.
- Diễn đạt thành lời điều chưa biết (chia điều gì chưa biết thành các mục)
- Đưa ra giả thuyết trong phạm vi đã biết (đặt "Có lẽ là thế này")
- Di chuyển bản thân bắt đầu từ giả thuyết (đừng nhận câu trả lời, hãy đi xác minh)
- Cải thiện độ chính xác trong khi di chuyển (đưa ra bản thảo và lấp đầy khoảng trống)
Bây giờ, hãy nghĩ về một dự án bạn hiện đang bị mắc kẹt. Đối với dự án đó, hãy viết ra chỉ 3 điều cho BƯỚC 1: "Điều gì là chưa biết." Đó là bước đầu tiên nhỏ nhất và chắc chắn nhất.
Nếu bạn không thể viết tốt 3 điều, đó là dấu hiệu cho thấy khối vẫn còn quá lớn. Trong trường hợp đó, hãy mở lại bài viết này.
Tôi đã bắt đầu chia sẻ những loại mẹo kinh doanh này, vì vậy hãy theo dõi tôi nhé!
Hãy xem các cuốn sách của tôi:
https://x.com/kojiteshigawara/status/2017828436061061229
https://x.com/kojiteshigawara/status/2028226475288330360
