Có một kiểu người mà thỉnh thoảng bạn vẫn gặp ở nơi làm việc. Họ có mặt trong cuộc họp định kỳ của Dự án A, buổi khởi động Dự án B, và tiểu ban Dự án C. Lịch của họ kín mít các cuộc họp, nên họ có lẽ cảm thấy mình đang "làm việc." Tuy nhiên, khi nhìn vào kết quả, đầu ra của mọi dự án đều hoàn thành với một mức độ tầm thường như nhau.
Vì làm vội vàng cho xong, nên tất nhiên cần phải sửa chữa, và người khác buộc phải sửa những lỗi đó khắp nơi. Bạn đã từng thấy những người cứ để lại mớ bừa bộn khắp nơi như vậy chưa?
Mỗi lần thấy những người như vậy, tôi lại nghĩ: trước khi hời hợt làm nhiều thứ khác nhau, chẳng phải việc cố gắng làm thật nghiêm túc một việc duy nhất—dù là việc nhỏ—mới là điều quan trọng hơn sao?
50% + 50% Không Bằng 100%
Xử lý nhiều dự án cùng lúc là một kỳ tích chỉ những người rất tài giỏi mới làm được. Bởi vì con người vốn dĩ không giỏi làm nhiều việc cùng lúc (multitasking).
Có một khái niệm gọi là "Attention Residue" (tàn dư sự chú ý). Được đề xuất bởi Sophie Leroy thuộc Đại học Minnesota vào năm 2009, khái niệm này chỉ ra rằng ngay cả khi bạn chuyển từ Công việc A sang Công việc B, một phần sự chú ý của bạn vẫn bị kẹt lại ở A ("Ồ, việc đó vẫn chưa xong mà"). Thí nghiệm của Leroy cho thấy tàn dư này càng lớn thì hiệu suất ở công việc tiếp theo càng kém.
Kể cả khi bạn tham gia hai dự án với mỗi bên 50% năng lực, bạn vẫn mất khoảng 10% trí lực để lo lắng về B trong khi đang làm A. Bạn nghĩ mình đang "cống hiến 50% cho A", nhưng thực tế bạn chỉ đang dành khoảng 40% mà thôi. Điều tương tự cũng xảy ra khi làm B, nên B cũng chỉ đạt 40%. Tổng cộng là 80%, nghĩa là 20% năng lực của bạn đã biến mất ở đâu đó.
Cảm nhận thực nghiệm rằng "khoảng 20% năng lực tan biến khi làm nhiều việc cùng lúc" khớp gần như chính xác với ước tính của Gerald Weinberg, một huyền thoại trong ngành kỹ thuật phần mềm. Ông ước tính rằng việc xoay xở hai dự án cùng lúc tạo ra chi phí chuyển đổi tác vụ (task-switching cost) là 20%, chỉ còn lại 40% thời gian cho mỗi dự án.
Lưu ý rằng có những báo cáo cho thấy chỉ khoảng 2,5% người tham gia thí nghiệm có thể thực hiện hai tác vụ nhận thức cùng lúc mà hiệu suất không suy giảm. Những người xuất chúng như vậy thực sự tồn tại.
Đó là lý do vì sao ngay cả trong các công ty tư vấn, việc được giao hai dự án với mỗi bên 50% thời gian là một đặc ân dành riêng cho những người xuất sắc đã chứng minh được hiệu suất cao. Tốt hơn hết là nên coi đa nhiệm như một đặc ân dành cho số ít người có đủ khả năng.
Vì Sao Người Ta Lại Muốn Làm Nhiều Việc Cùng Lúc?
Vì con người sinh ra không phải để có thể làm được nhiều việc như vậy, tại sao họ lại muốn làm nhiều dự án cùng lúc một cách hời hợt? Tôi nghĩ đó là vì khi dồn hết tâm sức vào một việc, bạn sẽ không còn chỗ nào để trốn. Bạn không thể dùng cái cớ "Tôi đang bận với những việc khác" được nữa.
Nó có cùng cấu trúc với câu nói "Tôi chỉ là chưa thực sự nghiêm túc thôi." Bằng cách giả vờ làm một chút ở dự án này, một chút ở dự án kia, bạn có thể tránh được việc thua cuộc trong một cuộc đối đầu nghiêm túc duy nhất.
Để phòng ngừa rủi ro, người ta rải những công việc làm vội của mình ra khắp nơi. Họ đang rắc sự thiếu tự tin của mình ra khắp nơi.
Việc Làm Ẩu Đều Bị Mọi Người Để Ý
Đây là một lời tuyên bố tàn nhẫn, nhưng mọi người xung quanh bạn đều biết bạn đang làm việc một cách vội vàng. Kể cả khi họ có vẻ như không nhìn, thực ra họ vẫn thấy. Họ chỉ không nói gì và âm thầm sửa giúp bạn, nghĩ rằng "À, lại thêm một thứ nữa mình phải sửa đây."
Phản hồi là một hành động tiêu tốn rất nhiều năng lượng của người đưa ra. Vì vậy, nếu ai đó cất công nói với bạn "Tôi muốn bạn làm việc này theo hướng như thế này hơn một chút", thì có lẽ họ đã nghĩ điều tương tự khoảng 20 lần trong đầu rồi.
Nếu có 5 người và mỗi người đã nghĩ "làm ẩu thật" 20 lần, thì tổng cộng là 100 lần. Phản hồi mà bạn nhận được trực tiếp chỉ là phần nổi của tảng băng chìm mà thôi.
Trước Hết, Hãy Cống Hiến 100% Cho Một Công Việc Cốt Lõi
Kể cả đó là việc nhỏ, hãy thử tập trung vào một công việc cốt lõi trong phòng ban của mình mà không bỏ chạy. Nếu bạn lặp đi lặp lại cùng một việc, dần dần bạn sẽ quen, và điều mà ban đầu bạn không thể làm nếu không có nỗ lực có ý thức sẽ trở thành điều bạn có thể làm một cách vô thức.
Nó giống như cú đánh golf. Ban đầu, bạn phải ý thức về mọi thứ: vị trí đầu, góc nghiêng người về phía trước, cách cầm gậy, vị trí đặt bóng, khoảng cách giữa hai chân, góc vung gậy lên... Nhưng khi bạn tiếp tục luyện tập, cơ thể bạn bắt đầu tự động chuyển động mà không cần suy nghĩ nhiều.
Công việc cũng hoàn toàn giống như vậy. Nếu bạn tập trung vào một việc và tiếp tục tạo ra kết quả, bạn sẽ có thể cho ra hiệu suất ổn định ở mức độ tri thức ngầm (implicit knowledge). Chỉ khi đó bạn mới có thể bắt đầu xử lý đa nhiệm hoặc nhiều dự án cùng lúc.
Lý do rất đơn giản: nếu đó là công việc bạn đã quen, bạn có thể làm tốt mà gần như không tốn chút tài nguyên não bộ nào. Tàn dư sự chú ý đơn giản là không còn xảy ra nữa.
Mặc dù hiện tại tôi làm việc theo cách vừa điều hành công ty riêng, vừa làm nhân viên, vừa xoay xở nhiều dự án khác nhau, nhưng tôi đã dồn hết tâm sức vào một việc trong một thời gian dài cho đến khi đạt đến điểm này. Nói gọn lại, trong 6-7 năm đầu tiên của sự nghiệp, tôi chỉ làm những dự án triển khai hệ thống và cải tiến quy trình vận hành. Thành thật mà nói là vậy.
Tôi muốn nói một cách ngầu rằng "Tôi đã chọn một việc này", nhưng thực ra nó chỉ tình cờ là nhiệm vụ được giao cho tôi. Tuy nhiên, tôi cảm thấy việc dồn tâm sức vào một lĩnh vực đó trong thời gian ấy khá hữu ích cho những điều về sau.
Điều tôi có được từ công việc nâng cao hiệu quả vận hành dựa trên hệ thống đó là khả năng "ngôn ngữ hóa tri thức ngầm" (verbalize implicit knowledge). Để chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình vận hành bằng hệ thống, bạn phải diễn đạt thành lời và cấu trúc hóa những công việc mà những người ở hiện trường đang làm dựa trên tri thức ngầm. Nếu không được diễn đạt thành lời, nó sẽ không chạy được trong hệ thống.
Sau 6-7 năm làm điều này, tôi đã có thể làm nó ở mức độ vô thức. Kỹ năng này giờ đây đang hiện diện ở những nơi không ngờ tới, chẳng hạn như diễn đạt thành lời logic để vận hành AI, hay dạy tư duy logic bằng cách ngôn ngữ hóa "những gì đang diễn ra trong đầu khi suy nghĩ."
Vì vậy, bạn không cần phải làm mọi thứ phức tạp lên bằng cách lao vào công việc phụ ngay lập tức. Trước hết, hãy tập trung 100%, thậm chí 120%, vào một dự án đang ở trước mặt bạn. Mọi người xung quanh chắc chắn đang dõi theo điều đó.
Mọi người muốn tìm đến những người đã dồn hết tâm huyết vào một việc, dù chỉ là việc nhỏ, để nói rằng "Tôi muốn nhờ bạn làm việc này tiếp theo" hoặc "Hãy cùng làm dự án này với tôi nhé."
Gần đây tôi cảm thấy mình đã làm quá nhiều việc một cách hời hợt, nên bài viết này là một lời nhắc nhở bản thân.
Tôi điều hành một membership nơi bạn có thể đọc hơn 270 bài viết như thế này, tổng hợp kiến thức thực tế, với giá 500 yên mỗi tháng. Chỉ với giá một đồng xu, tôi viết một cách hết sức cẩn thận để bạn có thể "tự do lựa chọn sự nghiệp của mình, dù là đổi việc, bắt đầu công việc phụ, hay khởi nghiệp", "hiểu cách sử dụng AI tạo sinh (generative AI) đúng đắn trong thực tế", và "dần dần rèn luyện các kỹ năng tư duy như tư duy cấu trúc và sức bền tinh thần." Nếu bạn thích, hãy ghé xem thử nhé.
