Các email hướng dẫn về Copilot của công ty thường chỉ đề cập đến ba điều này: "Bạn có thể đặt câu hỏi trong chat," "Bạn có thể tóm tắt cuộc họp," và "Bạn có thể tạo văn bản."
Nhưng những gì nó thực sự có thể làm còn vượt xa hơn thế. Trong bài viết này, tôi sẽ công bố một danh mục gồm 10 cách sử dụng nó mà hiếm khi xuất hiện trong hướng dẫn nội bộ, cùng với các prompt mẫu.
Trước hết, vì danh tiếng của bộ phận IT: họ không giấu giếm điều này vì ác ý. Công việc của họ là "phân phối nó một cách an toàn," chứ không phải "nắm vững mọi chức năng và phân phối các mẹo kinh doanh."
Tôi đã thấy mô hình này nhiều lần trong tư vấn. Hướng dẫn triển khai thì hoàn hảo, nhưng thông tin đến được với người dùng đầu cuối chỉ là ba dòng của mẫu số chung thấp nhất. Kết quả là, nhân viên dừng lại ở mức sử dụng cơ bản.
Nó giống như cuốn sách hướng dẫn bạn nhận được khi mua một chiếc điện thoại thông minh. Nó cho bạn biết cách gọi điện, nhưng không cho bạn biết cách sử dụng các ứng dụng có thể thay đổi cuộc sống của bạn. Cuốn sách hướng dẫn không có lỗi; đó chỉ không phải là vai trò của nó.
Do đó, bạn phải tự mình đi tìm những gì nằm ngoài hướng dẫn. Bài viết này chính là "trang không có trong sách hướng dẫn."
Tất cả các phương pháp này chỉ đơn giản là hỏi Copilot bằng tiếng Nhật trên màn hình thông thường của bạn. Không cần lập trình. Bạn không cần phải ghi nhớ tất cả 10 cái. Hãy bắt đầu với cái giúp ích cho công việc mà bạn đang gặp khó khăn nhất ngay bây giờ. Bắt đầu thôi.
Chương 1: Tại Sao Chúng Ta Dừng Lại Ở "3 Dòng Hướng Dẫn"
Trước danh mục, hãy xem xét cấu trúc trong một phút.
Hướng dẫn IT nội bộ ưu tiên tiếp cận tất cả nhân viên một cách an toàn. Do đó, nội dung bị giới hạn ở các chức năng cấp nhập môn áp dụng cho mọi người. Nếu họ bắt đầu viết các mẹo kinh doanh cho từng bộ phận, hướng dẫn sẽ trở thành một cuốn từ điển thay vì một cuốn sách hướng dẫn.
Mặt khác, các tính năng của Copilot đang tăng lên gần như hàng tháng. Điều này có nghĩa là khoảng cách giữa "hướng dẫn tại thời điểm giới thiệu" và "những gì nó có thể làm bây giờ" ngày càng rộng theo thời gian.
Không có ai để lấp đầy khoảng trống này. Đó là lý do thực sự khiến Copilot dừng lại ở cấp nhập môn ở nhiều công ty. Ngược lại, những người tự lấp đầy khoảng trống có thể khai thác một khía cạnh tiết kiệm thời gian khác từ cùng một giấy phép.
Tôi đã dành 10 năm làm giám đốc điều hành tại một công ty khởi nghiệp bên cạnh chuyên phân phối hệ thống nội bộ. Vì vậy tôi có thể nói chắc chắn: các nhà phân phối đã quá bận rộn chỉ để đảm bảo mọi người có thể sử dụng mức tối thiểu. Lĩnh vực "làm chủ" được để lại cho các nhân viên tuyến đầu ngay từ đầu. Sẽ không ai đến dạy bạn nếu bạn chỉ chờ đợi.
Chương 2: 10 Điều Bạn Thực Sự Có Thể Làm
Đây là danh mục. Mỗi mục được thống nhất với một bộ ba: "Bạn có thể làm gì," "Prompt mẫu," và "Khi nào nó hiệu quả."
Bạn có thể sử dụng các prompt mẫu nguyên văn hoặc điều chỉnh theo cách nói của riêng bạn. Điều quan trọng không phải là cách diễn đạt lịch sự, mà là truyền đạt "cái gì, cho ai, và ở định dạng nào." Hãy hỏi nó theo cùng cách bạn hỏi một đồng nghiệp.
① Chỉ trích xuất "Bối cảnh và Bài tập về nhà" từ các chuỗi email dài
Bạn có thể làm gì: Tóm tắt toàn bộ chuỗi và sắp xếp ai đang yêu cầu điều gì.
Prompt mẫu: "Hãy cho tôi biết bối cảnh của chuỗi email này và bất kỳ yêu cầu nào tôi chưa trả lời."
Khi nào nó hiệu quả: Hộp thư đến của bạn sau một chuyến công tác. Bạn có thể bắt kịp một chuỗi 20 lượt trong 1 phút.
② Soạn thảo trả lời với các yêu cầu về giọng điệu
Bạn có thể làm gì: Tạo bản nháp trả lời dựa trên ngữ cảnh của chuỗi, chỉ định các giọng điệu như lịch sự hoặc ngắn gọn.
Prompt mẫu: "Soạn một email trả lời lịch sự chấp nhận lịch trình nhưng giữ lại mức giá để xem xét nội bộ."
Khi nào nó hiệu quả: Nó đặc biệt hiệu quả cho những câu trả lời khó nói. 15 phút đau đầu vì từ ngữ biến mất.
③ "Tham dự" một cuộc họp bạn đã bỏ lỡ sau đó
Bạn có thể làm gì: Sắp xếp các quyết định, bài tập về nhà và các mục còn tồn đọng từ một cuộc họp có bật tính năng ghi âm.
Prompt mẫu: "Hãy cho tôi biết các quyết định từ cuộc họp thường kỳ hôm qua và bất kỳ nhiệm vụ nào cho tôi kèm thời hạn."
Khi nào nó hiệu quả: Những ngày có lịch họp chồng chéo. Một giờ xem lại bản ghi ở tốc độ bình thường trở thành 3 phút.
④ Chỉ nghe "những phần liên quan đến bạn" trong một cuộc họp
Bạn có thể làm gì: Chỉ trích xuất các chủ đề cụ thể hoặc các phần mà tên bạn được nhắc đến, thay vì toàn bộ cuộc họp.
Prompt mẫu: "Hãy cho tôi biết chỉ những phần của cuộc họp này đề cập đến ngân sách cho XX và kết luận."
Khi nào nó hiệu quả: Các cuộc họp toàn thể dài. Bạn có thể tránh mất 60 phút cho 5 phút liên quan đến bạn.
⑤ Đánh giá nội dung "trước khi đọc" một tài liệu
Bạn có thể làm gì: Nhận được các điểm chính của một tài liệu dài và các phần bạn nên đọc trước.
Prompt mẫu: "Hãy cho tôi biết 3 điểm chính của tài liệu này và những chương mà một đại diện bán hàng nên đọc kỹ."
Khi nào nó hiệu quả: Một tệp PDF 50 trang đột nhiên được chia sẻ với bạn. Bạn có thể quyết định đọc hay không trong vài chục giây.
⑥ Tạo bản nháp tài liệu dựa trên các tệp hiện có
Bạn có thể làm gì: Trong Word, yêu cầu nó tham khảo các tài liệu quá khứ để tạo bản nháp cho một tài liệu mới.
Prompt mẫu: "Dựa trên đề xuất này, hãy soạn một thông báo cho khách hàng."
Khi nào nó hiệu quả: 30 phút bắt đầu từ con số 0 biến thành 10 phút chỉ để chỉnh sửa.
⑦ Tạo bản nháp bài thuyết trình từ các tài liệu hiện có
Bạn có thể làm gì: Trong PowerPoint, tạo bản nháp slide bằng cách tham khảo một tệp có sẵn.
Prompt mẫu: "Dựa trên báo cáo này, hãy tạo bản nháp cho các slide thuyết trình."
Khi nào nó hiệu quả: Bước đầu tiên cho "Hãy biến cái này thành bài thuyết trình trước tuần sau."
⑧ Phân tích bảng Excel bằng tiếng Anh đơn giản
Bạn có thể làm gì: Yêu cầu phân tích xu hướng hoặc tổng hợp một bảng bằng tiếng Anh đơn giản mà không cần viết công thức.
Prompt mẫu: "Từ bảng này, hãy cho tôi biết các mục đã giảm so với tháng trước, theo thứ tự giảm dần."
Khi nào nó hiệu quả: Nó hiệu quả hơn cho những người không tự tin với công thức. Thời gian chờ đợi chuyên gia Excel biến mất.
⑨ Kiểm tra các quy tắc nội bộ "có bằng chứng"
Bạn có thể làm gì: Yêu cầu nó trả lời dựa trên các quy định trong thư mục chia sẻ, bao gồm cả nguồn.
Prompt mẫu: "Quy tắc về thời hạn hoàn trả chi phí là gì? Bao gồm tên tệp nguồn."
Khi nào nó hiệu quả: Các kiểm tra nhỏ không đáng để hỏi bộ phận Hành chính. Nó giúp cả người hỏi và người được hỏi dễ dàng hơn.
⑩ Giải quyết "Tôi nên hỏi ai về điều đó?"
Bạn có thể làm gì: Theo dõi các bên liên quan của dự án và lịch sử từ các email, cuộc họp và tệp tin trong quá khứ.
Prompt mẫu: "Hãy cho tôi biết các tài liệu thể hiện lịch sử của Dự án XX và ai là người am hiểu về nó."
Khi nào nó hiệu quả: Ngay sau khi chuyển giao hoặc bàn giao công việc. Nó trở thành một phao cứu sinh khi bạn không có bản đồ về các mối quan hệ con người.
Điểm chung của cả 10 điều là không có điều nào trong số chúng là "công việc mới." Chỉ có cách bạn thực hiện công việc bạn đã làm hàng ngày thay đổi. Do đó, chi phí học tập gần như bằng không, và chỉ còn lại hiệu quả.
Chương 3: Thu Hẹp 10 Điều Thành "Top 3 Của Bạn"
Nếu bạn chỉ nhìn vào danh mục, bạn sẽ quên nó vào ngày mai. Để kết thúc, hãy thu hẹp nó thành top 3 của riêng bạn.
Phương pháp rất đơn giản. Hãy nhớ lại công việc hôm nay của bạn và liệt kê "Top 3 nhiệm vụ đã ngốn thời gian của bạn." Áp dụng xem điều nào trong 10 điều hiệu quả cho từng nhiệm vụ. Vậy thôi.
Việc thu hẹp này có thể được giao cho Copilot. Đây là prompt để copy-paste:
Công việc của tôi là (ví dụ: Hành chính Bán hàng). Tuần này, các nhiệm vụ tôi dành nhiều thời gian là (ví dụ: ① Trả lời email ② Biên bản cuộc họp ③ Tạo báo cáo hàng tháng).
Đối với mỗi nhiệm vụ trong ba nhiệm vụ này, hãy cho tôi biết tôi có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian với Copilot và Microsoft 365, cùng với một prompt mẫu tôi nên thử trước tiên.
Chỉ cần điền vào ( ) và dán nó, bạn sẽ nhận được "3 điều đầu tiên" của riêng mình. Cách nhanh nhất là để AI làm công việc chuyển đổi danh mục thành công việc của riêng bạn.
Nếu đó là một ngày tràn ngập email, hãy dùng ①②. Nếu đầy các cuộc họp, hãy dùng ③④. Nếu là công việc tài liệu, hãy dùng ⑤⑥⑦. Nếu bạn sử dụng ba điều này một cách có ý thức chỉ trong một tuần, cách đặt câu hỏi sẽ trở thành bản năng thứ hai.
Một danh mục công cụ không phải để sử dụng mọi thứ. Nó là để tìm ra một vài trang phù hợp với công việc của bạn.
Và một khi 3 điều đó trở thành bản năng thứ hai, hãy quay lại bài viết này và thêm điều tiếp theo. Một danh mục không phải là thứ để tiêu thụ cùng một lúc; nó là thứ để để trên kệ và quay lại nhiều lần. Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn đánh dấu nó.
Tóm tắt: Một tính năng chưa được giới thiệu cũng giống như một tính năng không tồn tại. Vì vậy—
Cuối cùng, một lần nữa cốt lõi của bài viết này.
Sức mạnh thực sự của Copilot trong công ty bạn không thể đo lường bằng ba dòng trong email hướng dẫn. Hướng dẫn cho bạn biết "lối vào an toàn," và "cách sử dụng thay đổi công việc của bạn" là thứ bạn tự mình đi tìm. Chỉ những người tự đi tìm nó mới làm việc theo một cách khác với cùng một giấy phép.
Nhìn lại, tôi hiếm khi thấy ai ở bất kỳ nơi làm việc nào đọc kỹ hướng dẫn công cụ nội bộ. Đó là lý do tại sao sự khác biệt luôn được tạo ra bên ngoài hướng dẫn. Dù bạn có biết hay không. Sự khác biệt đơn giản đó tích lũy thành sự khác biệt hàng chục phút mỗi ngày.
Tuy nhiên, bạn không cần phải thử 10 điều cùng một lúc. Chỉ có một điều cần làm.
Chọn một điều từ 10 điều này phù hợp với nhiệm vụ đã ngốn nhiều thời gian nhất của bạn hôm nay, và thử nó vào ngày mai.
Nếu nó hiệu quả một lần, bạn sẽ tự nhiên muốn thử điều thứ hai. Một khi bạn đã nhìn thấy khung cảnh bên ngoài hướng dẫn, không thể quay lại. Và sáu tháng nữa, người được những người xung quanh gọi là "chuyên gia Copilot" chính là người đã thử một điều mà không cần đợi email hướng dẫn.
Copilot và các AI khác đang phát triển rất nhanh. Học từ một người đang thực hành nó nhanh hơn nhiều so với việc tự mình chạy theo những thông tin mới nhất.
Cảm ơn bạn đã theo dõi đến cuối.
[📣 Thông Báo 📣]
🎁 Quà Tặng Thưởng Miễn Phí Từ OpenChat 🎁
① Cài đặt ẩn của Claude
② Prompt phân tích chuyên sâu Grok
③ 100 Prompt hữu ích
④ 20 Tuyển chọn đá quý
⑤ Công cụ tăng cường sức mạnh chiến đấu trong kinh doanh
📣 Nội dung được chia sẻ trong OpenChat 📣
① Thông tin AI hữu ích mới nhất
② Thông tin X hữu ích mới nhất
Người mới bắt đầu với AI và những người chỉ muốn xem cũng được chào đón ✨
Hãy thoải mái ghé xem trước nhé ✨
↓ Tham gia tại đây.
https://line.me/ti/g2/SJA3NgMm_77N0KJs5BUrok_JkX8WK1pocRsS7g
