Trước tiên, một điều quan trọng nhất.
"Bận rộn" và "đạt được kết quả" là hai việc hoàn toàn khác nhau.
Trả lời email, phản hồi Slack, tiến triển một chút trên tài liệu... di chuyển liên tục khiến bạn có cảm giác "Hôm nay mình đã làm được nhiều việc." Nhưng cảm giác đó và lượng tiến triển thực tế không hề tương xứng.
Thực tế, bạn càng di chuyển nhiều, kết quả của bạn càng có thể giảm đi. Hôm nay, tôi sẽ giải thích lý do bằng các phép so sánh.
Và cuối cùng, tôi sẽ trả lời rõ ràng cho phản biện mà nhiều người có: "Nhưng những người thành công lại thành công nhờ đa nhiệm, đúng không?"
- Đèn sân khấu của não bộ chỉ có thể chiếu sáng một thứ.
Đầu tiên, hãy nói về tiền đề. Hãy tưởng tượng sự tập trung của con người như một ngọn đèn sân khấu duy nhất trên một sân khấu tối.
Bạn chỉ có thể chiếu sáng một điểm tại một thời điểm. Khi bạn cảm thấy mình đang "làm hai việc cùng lúc," điều thực sự xảy ra là ngọn đèn đang di chuyển qua lại giữa hai điểm với tốc độ cao. Nó không phải là đồng thời; đó là chuyển đổi siêu nhanh. Đây là điểm khởi đầu.
Và việc "qua lại" này đi kèm với một khoản phí vô hình.
- "Khoản phí vô hình" phải trả mỗi khi bạn chuyển đổi.
Hãy tưởng tượng bạn đang tạo một tài liệu. Một email đến, và bạn trả lời nhanh. Sau đó bạn quay lại tài liệu.
Tại thời điểm này, hai hoạt động đang diễn ra trong não bạn:
① Công việc tìm kiếm "Khoan, mình đang làm tới đâu rồi?"
② Công việc chuyển chế độ não từ "não email" sang "não tài liệu."
Não dùng để viết email và não dùng để suy nghĩ về tài liệu sử dụng các chế độ khác nhau. Mỗi lần chuyển đổi, bạn phải gói gọn chế độ trước đó và khởi động lại chế độ tiếp theo. Việc "nạp và dỡ" này tốn một khoảng thời gian rất nhỏ.
Để so sánh, nó giống như đun nước tắm. Sự tập trung lạnh ngắt khi bạn bắt đầu, và cuối cùng cũng ấm lên sau khoảng 15 phút. Tuy nhiên, mỗi khi có thông báo đến, nước lại nguội đi, và bạn phải đun lại. Dành cả ngày để "đun lại" và kết thúc với nước âm ấm—đây chính là bản chất thực sự của đa nhiệm.
Các con số nghiên cứu chứng minh chính xác bạn mất bao nhiêu:
- Theo một khảo sát của Giáo sư Gloria Mark tại UC Irvine, một khi bị gián đoạn, trung bình mất 23 phút 15 giây để hoàn toàn quay lại nhiệm vụ ban đầu.
- Một nghiên cứu từ Đại học Michigan cho thấy sự tích tụ của việc chuyển đổi này có thể dẫn đến mất tới 40% thời gian làm việc hiệu quả trong một ngày.
Nói cách khác, ngay cả khi bạn nghĩ mình đã làm việc 8 tiếng, chỉ có 4,8 tiếng công việc thực sự tiến triển. 3,2 tiếng còn lại đã biến mất vào việc "đun lại."
- "Tôi giỏi đa nhiệm" là tư duy nguy hiểm nhất.
Đây là một câu chuyện hơi đáng sợ.
Những người luôn xem email và SNS cùng lúc sẽ huấn luyện não bộ của họ "luôn tìm kiếm thứ mới mẻ tiếp theo." Kết quả là, sức mạnh tập trung vào một việc trước mắt (sức mạnh bỏ qua thông tin không cần thiết) bị suy yếu.
Nó giống như lớn lên trong một căn phòng luôn bật TV; bạn sẽ trở nên khó chịu ở những nơi yên tĩnh. Một bộ não đã quen với kích thích sẽ trở thành một cơ địa không thể tập trung nếu không có kích thích.
Một nghiên cứu năm 2009 của Đại học Stanford đã chứng minh điều này. Những người thường xuyên đa nhiệm đạt điểm thấp hơn ở cả ba lĩnh vực: "sức mạnh bỏ qua thông tin," "sức mạnh duy trì trí nhớ," và "tốc độ chuyển đổi."
Và đây là câu nói đau đớn nhất:
"Những người nghĩ rằng họ giỏi đa nhiệm thực ra lại là những người tệ nhất" (Giáo sư Nass).
Bởi vì họ nghĩ mình giỏi, nên họ không cố gắng sửa chữa. Vì vậy, khoảng cách ngày càng lớn. Đây là phần rắc rối nhất của vấn đề này.
- Tại sao chúng ta không thể dừng lại? (Thông báo = Gacha)
"Tôi hiểu trong đầu. Nhưng cuối cùng tôi vẫn xem thông báo." Đương nhiên. Không phải vì ý chí của bạn yếu.
Thông báo được xây dựng với cùng cơ chế như Gacha (máy đánh bạc).
Bạn không biết đó là "thắng" (like, tin nhắn vui) hay "thua" cho đến khi bạn mở nó. "Có thể là thắng" này là hình thức gây nghiện nhất đối với não bộ. Mỗi khi bạn thắng, não giải phóng một phần thưởng nhỏ (dopamine), tạo ra trạng thái "mong chờ thông báo tiếp theo."
Nhà thần kinh học Daniel Levitin giải thích điều này là "đa nhiệm tạo ra một vòng lặp dopamine." Nói cách khác, bạn chỉ đang bị điện thoại thông minh "bắt quay Gacha." Nếu bạn biết cơ chế, bạn có thể đối phó với nó.
- "Ngoại lệ" của Nozomi Tsuji (mẹ 4 con) và Elon Musk—hai người thành công đối lập.
Bây giờ, hãy trả lời phản biện đầu tiên. Đây là phần thú vị nhất của bài viết này.
Elon Musk có vẻ như là "người đa nhiệm tối thượng," điều hành đồng thời nhiều công ty như Tesla, SpaceX và X.
Tuy nhiên, Isaacson, người viết tiểu sử của ông, đã đạt đến kết luận hoàn toàn ngược lại. Bản chất thực sự của Musk không phải là đa nhiệm, mà là một "người hoàn thành mọi việc lần lượt từng cái một (serial tasker)."
Ông chia ngày của mình thành các khoảng thời gian 5 phút và tập trung vào một công ty mỗi ngày, như "Hôm nay là ngày của SpaceX, ngày mai là ngày của Tesla." Trong khi tập trung vào một công ty, ông tạm thời đặt các công ty khác vào những "hộp" khác nhau trong đầu. Có vẻ như ông đang làm chúng đồng thời, nhưng thực tế, ông chỉ đang "mở từng hộp một." Điều này hoàn toàn trái ngược với đa nhiệm.
Còn Nozomi Tsuji thì sao? Từ vẻ ngoài của cô khi vừa làm việc vừa nuôi bốn đứa con, cô được gọi là "bậc thầy đa nhiệm," và bản thân cô cũng nói về "làm việc trong khi làm những việc khác."
Tuy nhiên, những mẹo tiết kiệm thời gian mà cô thực sự liệt kê lại là "những công cụ giúp giảm bớt công việc." Dụng cụ nấu ăn có thể thái nháy mắt, máy sấy giúp không cần phải phơi đồ. Nói cách khác, cô ấy không làm chúng đồng thời; cô ấy để máy móc loại bỏ các công việc. Và "làm trong khi" chỉ khả thi khi một bên là "công việc không cần suy nghĩ" (gấp đồ, mang vác).
Hơn nữa, có một yếu tố quyết định. Một nghiên cứu của Đại học Utah cho thấy những bộ não đặc biệt có thể thực sự xử lý đa nhiệm (supertaskers) chỉ chiếm khoảng 2,5% dân số. Đối với 97,5% còn lại, kết quả chắc chắn sẽ giảm nếu họ cố gắng. Và như đã đề cập trước đó, những người càng nghĩ "mình giỏi việc này" thì họ càng tệ.
Do đó, điều nguy hiểm nhất là nghĩ rằng, "Mình có thể là một trong 2,5% ngoại lệ đó."
Tóm lại—người càng phi thường, họ càng ít đa nhiệm. Họ tập trung vào một việc (Musk) và giảm bớt những gì họ làm (Tsuji). Hai "ngoại lệ" này hoàn toàn ủng hộ luận điểm của bài viết này thay vì bác bỏ nó.
- Năm phương pháp bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.
Việc cần làm rất đơn giản. Chỉ là "giữ cho ngọn đèn sân khấu chiếu vào một điểm."
① Mỗi ngày một lần, tắt tất cả thông báo chỉ trong 90 phút
Tạo thời gian để đun nước tắm thật kỹ một lần. Đặt điện thoại ở chế độ máy bay và đóng email và Slack. Nếu khó, 45 phút cũng được. Viết "Thời gian tập trung" vào lịch của bạn và không đặt cuộc họp vào đó. Chỉ điều này thôi sẽ thay đổi sự nhẹ nhõm trong đầu bạn vào buổi chiều.
② Chỉ kiểm tra email 3 lần một ngày
Cố định ba lần: sáng, đầu giờ chiều, và trước khi tan làm. Lý do là để giảm việc chuyển đổi sang "não email" từ 50 lần một ngày xuống còn 3 lần. "Nếu có việc khẩn cấp thì sao?"—Những việc thực sự khẩn cấp sẽ dẫn đến một cuộc gọi điện thoại.
③ Nếu mất 2 phút, hãy hoàn thành ngay tại chỗ
Những công việc nhỏ chưa hoàn thành cứ kéo góc đầu bạn và nói "Nó chưa xong đâu" (điều này cũng làm hao mòn sự tập trung). Nếu mất 2 phút, hãy làm ngay. Chi phí để đưa nó vào "danh sách việc cần làm sau" và nhớ về nó còn cao hơn. Tuy nhiên, nếu quá 2 phút, hãy gộp nó vào thời gian tập trung.
④ Cùng làm những công việc cùng loại với nhau
Đây chính xác là phương pháp của Musk. Chi phí chuyển đổi chế độ não là cao nhất khi bạn qua lại giữa các công việc "khác loại." Do đó, hãy cố định "tạo tài liệu," "email," và "cuộc họp" theo loại, và đừng xen kẽ chúng. Mỗi lần bạn qua lại giữa email và công việc tập trung, 23 phút đó sẽ biến mất.
⑤ Nhận ra, "Ồ, mình đang đa nhiệm."
Biện pháp cơ bản nhất. Bạn sẽ không nhận ra mình đang đa nhiệm nếu bạn tin rằng mình "giỏi việc đó." Vào cuối ngày, chỉ dành 5 phút để suy ngẫm: "Hôm nay mình đã làm hai việc cùng lúc vào những lúc nào?" Bạn có xem email trong cuộc họp không? Khoảnh khắc bạn nhận ra, hãy quay lại một việc. Sự lặp lại này sẽ thay đổi thói quen.
Tóm tắt
Bài nói chuyện hôm nay có thể tóm gọn trong ba điểm này:
- Sự tập trung là một ngọn đèn sân khấu. "Đồng thời" thực ra là chuyển đổi tốc độ cao, và mỗi lần như vậy, một khoản phí "đun lại" bị tính (lên tới 40% biến mất)
- "Những người nghĩ rằng họ giỏi việc đó" thì lại càng tệ. Đó là lý do tại sao họ không thể sửa chữa
- Những người thành công (Musk, Tsuji) ít đa nhiệm hơn. Họ tập trung vào một việc và giảm bớt những gì họ làm
Nếu bạn cảm thấy "mình bận rộn nhưng không đạt được kết quả," đó không phải là vấn đề về khả năng. Ngọn đèn sân khấu của bạn chỉ đang bị phân tán.
Trước tiên, hãy thử tắt thông báo chỉ trong 90 phút hôm nay. Đó là bước đầu tiên dễ dàng và hiệu quả nhất.
Cuối cùng
Về các phương pháp kinh doanh cụ thể và thông tin hữu ích, tôi sẽ giới thiệu chúng trong tương lai chỉ cho những ai đăng ký từ liên kết trong hồ sơ. Bạn sẽ không thể nhận được chúng nếu chưa đăng ký tại thời điểm đó, vì vậy hãy đăng ký trước khi bạn quên.
