"Sự ngu xuẩn" tồn tại ở khắp mọi nơi trong các tổ chức.
Tôi đặc biệt nhớ đến những "người nói dối bị lộ tẩy ngay lập tức." Bạn thậm chí có thể gọi đó là "thói quen nói dối bệnh lý."
Ví dụ, nó diễn ra như thế này:
・"Báo cáo số lượng khách hàng đến thăm." → "Tôi đã đạt chỉ tiêu." (Kiểm tra chéo cho thấy đó là số liệu giả)
・"Cậu giành được hợp đồng chưa?" → "Tôi đã nhận được đơn đặt hàng!" (Đó là hàng giả)
・"Kết quả khảo sát thế nào?" → "90% hài lòng!" (Thực tế, họ đang giấu những cuộc khảo sát tệ)
Đây là những điều tôi đã thực sự chứng kiến, nhưng có không ít người trong các tổ chức sẵn sàng nói dối tạm thời để tự bảo vệ mình.
Tuy nhiên, lời nói dối nhanh chóng bị lộ tẩy.
Nếu hiệu suất kém rõ rệt, khiếu nại của khách hàng ập đến, hoặc bạn đi cùng họ trong một chuyến thăm, thì ngay lập tức mọi chuyện trở thành câu chuyện "Đây không phải điều anh đã nói."
Kết Quả Của Việc Tạo Ra Các Quy Tắc Và Hệ Thống Để Phù Hợp Với "Những Kẻ Gây Rối"
Nhưng những sự cố này không chỉ là vấn đề của cá nhân. "Trách nhiệm của phía quản lý" cũng bị đặt câu hỏi.
Và những "người có lương tâm" nói rằng:
"Hệ thống khuyến khích gian lận và báo cáo sai sự thật là tồi tệ," hoặc
"Con người ai cũng mắc sai lầm, vì vậy hãy thiết kế hoạt động kinh doanh dựa trên tiền đề đó."
Tất nhiên, đây là những quan điểm hợp lý.
Do đó, các quy tắc và hệ thống được tạo ra để phù hợp với "những kẻ gây rối."
Những thứ như "hệ thống hóa."
"Báo cáo triệt để."
"Kiểm tra kép."
"Đối chiếu chéo."
"Quy trình phê duyệt."
Bằng cách này, "quy tắc" và "ràng buộc" nhân lên.
Mặc dù chúng chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ, nhưng vì các quy tắc và hệ thống được tạo ra để phù hợp với "những kẻ gây rối," các quy tắc ngày càng lan rộng.
Do đó, "chi phí vận hành tổ chức" tăng vọt khi tổ chức ngày càng lớn hơn, và cuối cùng, một "tổ chức cứng nhắc, thiếu linh hoạt" được tạo ra.
Đây là sự ra đời của "căn bệnh công ty lớn."
Tất nhiên, "quy tắc" không hề xấu.
Trong các tổ chức mà sai lệch có thể liên quan đến sinh mạng con người và "an toàn là trên hết, không được phép sai sót" là ưu tiên hàng đầu, các quy tắc phải nghiêm ngặt.
Tuy nhiên, trong các tổ chức mà sự đổi mới là quan trọng, sự gia tăng các quy tắc chẳng khác gì một xiềng xích.
Liệu có thể ngăn chặn "sự ngu xuẩn" trong khi vẫn giữ các quy tắc ở mức tối thiểu?
Netflix: "Tổ Chức Không Quy Tắc"
Một câu trả lời có thể được tìm thấy trong cuốn sách "No Rules: Netflix and the Culture of Reinvention," do người sáng lập Reed Hastings viết, mô tả chi tiết hoạt động nội bộ của Netflix.
NO RULES: Netflix và Văn Hóa Tái Phát Minh (Nhà xuất bản Nikkei)
Theo đó, Netflix đã xóa bỏ "các quy tắc trói buộc nhân viên" đến mức tối đa.
Không có chính sách nghỉ phép, và không có quy trình phê duyệt cho chi phí đi lại hoặc hoàn ứng.
Thông tin, bao gồm dữ liệu nhân sự, luôn được chia sẻ công khai, và không có quy trình phê duyệt cho việc ra quyết định.
Khi một nhân viên bắt đầu một sáng kiến mới, miễn là họ báo cáo lại, họ hoàn toàn không cần sự cho phép của sếp. (Nói cách khác, "hãy tự do làm đi.")
Nó thực sự là "Không Quy Tắc."
Đặc biệt là về chia sẻ thông tin, họ rất triệt để trong việc chia sẻ tất cả những điều sau:
・Thông tin về hiệu suất và tài chính
・Thông tin về tái cấu trúc tổ chức
・Sa thải nhân viên
・Những thất bại trong các thử thách của mọi người
Netflix đòi hỏi công việc tốt nhất từ nhân viên của mình hơn bất cứ điều gì khác và cung cấp "sự tự do tối đa."
"Cái Giá Của Sự Tự Do" Mà Netflix Đòi Hỏi Ở Nhân Viên
Nhưng có một cái giá phải trả cho "Không Quy Tắc."
Đó là "sự chu đáo" và "trách nhiệm với kết quả."
Netflix dựa trên tiền đề rằng nhân viên sở hữu khả năng phán đoán xuất sắc. (...) Và họ tin rằng khả năng phán đoán, chứ không phải quy trình, là chìa khóa để giải quyết các vấn đề không có câu trả lời rõ ràng. Nhưng mặt khác, (...) nhân viên được kỳ vọng phải tạo ra kết quả ở mức cực kỳ cao. Nếu không thể, họ nhanh chóng bị yêu cầu ra đi (kèm theo một gói trợ cấp thôi việc hào phóng).
Vì vậy, Netflix không có "quy tắc," mà thay vào đó là "khẩu hiệu" và "chuẩn mực" đóng vai trò là tiêu chí cho sự phán đoán.
Ví dụ, về giao tiếp:
Nhân viên Netflix được yêu cầu:
"Thẳng thắn lên tiếng với những ý kiến bất đồng"
"Chỉ ra hiệu suất kém"
Nhưng điều đó không có nghĩa là thô lỗ.
Bằng chứng là, Netflix có khẩu hiệu: "Chỉ nói về ai đó những điều mà bạn sẽ nói trước mặt họ."
Điều này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp ở cấp độ cao. Thật căng thẳng cho bất kỳ ai khi bị chỉ ra khuyết điểm. Nhưng việc chỉ ra phải được thực hiện. Vì vậy, nhân viên được bảo hãy "làm điều đó một cách khéo léo."
Hoặc về "chi phí":
Netflix có chuẩn mực sau cho chi phí:
"Hành động vì lợi ích tốt nhất của Netflix."
Vậy, thế nào là hành động vì lợi ích tốt nhất của "Netflix"? Không có quy tắc rõ ràng nào.
Họ được bảo, "Bạn hãy phán đoán một cách có trách nhiệm," như sau:
Trước khi bạn mua một thứ gì đó, hãy tưởng tượng bạn đang giải thích cho tôi hoặc cấp trên trực tiếp của bạn tại sao bạn quyết định mua vé máy bay, khách sạn hoặc điện thoại thông minh đó. Nếu bạn cảm thấy có thể tự hào giải thích rằng khoản chi đó là lựa chọn tốt nhất cho công ty, bạn không cần hỏi sếp. Cứ việc mua nó. Nhưng nếu bạn cảm thấy khó giải thích cho lựa chọn của mình, hãy dừng việc mua hàng lại và tham khảo ý kiến sếp, hoặc mua một thứ rẻ hơn. (Nguồn: NO RULES: Netflix và Văn Hóa Tái Phát Minh)
Tất nhiên, ngay cả với các chuẩn mực, vẫn có những người lạm dụng sự tự do tại Netflix.
Trên thực tế, vào năm 2014, một giám đốc mua nội dung được cho là đã tải xuống một lượng lớn dữ liệu bảo mật và mang đến một công ty đối thủ mà họ sắp chuyển đến. Netflix đã phải đầu tư nguồn lực đáng kể vào việc kiện tụng.
Nhưng họ nói rằng họ sẽ không phản ứng thái quá và tăng thêm các quy tắc vì điều đó.
Điều Kiện Để Tin Tưởng Vào "Khả Năng Phán Đoán" Của Nhân Viên
Nói cách khác, khi bạn có thể đủ tin tưởng vào khả năng phán đoán của nhân viên, thì có thể vận hành một tổ chức mà không cần "trói buộc họ bằng các quy tắc."
Điều đó có nghĩa là, điều đó là không thể trừ khi ba điều kiện sau được đáp ứng, nơi "trách nhiệm phán đoán" có thể được đặt lên các thành viên của tổ chức:
・Năng lực của các thành viên đủ cao
・Họ được đền bù xứng đáng
・Các chuẩn mực được thấm nhuần đầy đủ
Đây là kết luận của Netflix.
Tuy nhiên, tôi có một quan điểm hơi khác.
Đó là 30 năm trước, nhưng trường trung học cơ sở và trung học phổ thông tôi theo học hoàn toàn không có "nội quy trường học."
Thực sự là Không Quy Tắc. Điều gì xảy ra khi bạn trao cho trẻ em "sự tự do" như vậy?
Tất nhiên, có những học sinh lạm dụng nó và đi chệch hướng.
Những đứa con trai hút thuốc trên sân thượng, những đứa con trai ăn trưa trong giờ học, những đứa con trai chơi mạt chược trong lớp, những đứa con trai nhặt tủ lạnh từ bãi rác và mang vào lớp học để sử dụng, và một số thậm chí còn gặp rắc rối với cảnh sát.
Ngay từ đầu, việc tham dự lớp học hay trốn học là hoàn toàn tự do.
Bởi vì điều đó, có những đứa con trai không học hành gì cả và điểm số tụt xuống đáy. (Tôi xấu hổ khi nói rằng tôi là một trong số đó.)
Nhưng hầu hết chúng đều trở thành những người trưởng thành tử tế.
Có lẽ các giáo viên đã theo dõi chúng tôi mà chúng tôi không biết, để chúng tôi không "thực sự đi chệch hướng."
Và trên hết, tôi nghĩ các giáo viên đã "tin tưởng" chúng tôi, ngay cả sau khi chúng tôi đã gây ra đủ thứ rắc rối.
Nhà tâm lý học xã hội Toshio Yamagishi, trong cuốn sách "Từ một Xã hội An toàn đến một Xã hội Tin cậy," định nghĩa như sau:
・Những gì bạn có được bằng cách ràng buộc bên kia bằng các quy tắc hoặc khả năng trả đũa là "sự an toàn." ・"Tin cậy" là chấp nhận bên kia trong bối cảnh không chắc chắn, đặt trọng tâm vào nhân tính của họ.
Ông cũng báo cáo kết quả nghiên cứu rằng "một người càng tin tưởng người khác mạnh mẽ, thì họ càng theo dõi họ một cách cẩn thận."
Từ một Xã hội An toàn đến một Xã hội Tin cậy: Tương lai của Hệ thống Nhật Bản (Chuko Shinsho)
Nói cách khác, sự tin tưởng được sinh ra từ "sự quan tâm và chú ý đến bên kia," chứ không phải từ các quy tắc.
Chắc chắn, "Không Quy Tắc" hoạt động tại Netflix và tại ngôi trường tôi từng theo học bởi vì nó đòi hỏi rất nhiều nỗ lực, nhưng sự quan tâm và chú ý mạnh mẽ được dành cho các thành viên.
Vì vậy, chẳng phải vấn đề cơ bản với "những kẻ gây rối" là không ai thực sự để ý đến chúng sao?
Thật tự nhiên khi những người cảm thấy bị phớt lờ sẽ hành động mà không quan tâm đến lợi ích của tổ chức hoặc sự phiền toái cho những người xung quanh.
Do đó,
Thay vì cố gắng ngăn chặn "sự ngu xuẩn" chỉ thông qua các biện pháp kiểm soát như:
"Tăng cường các quy tắc"
"Áp dụng các hệ thống"
Việc xây dựng một mối quan hệ tin cậy lẫn nhau với họ bằng cách tăng cường sự quan tâm và chú ý đến họ.
Tôi nghĩ đó là bản chất của việc "giảm bớt các quy tắc."
Nếu bài viết này gây ấn tượng với bạn, hãy nhấp vào đây để đến Books&Apps, một kênh truyền thông do Yuya Adachi điều hành → Books&Apps
Phương tiện truyền thông trực tuyến khuyến khích những người làm kinh doanh
