Tôi đã loại bỏ 100 giờ làm thêm mỗi tháng nhờ NotebookLM.
Bài viết này là một danh mục toàn diện gồm 42 kỹ thuật tiết kiệm thời gian trong công việc mà tôi đã kiểm chứng, kèm theo các prompt sẵn sàng copy-paste.
Hãy để tôi thành thật về cách đọc bài viết này: Tôi đã thêm "ước tính thời gian tiết kiệm được" cho từng mục trong số 42 mục. Tổng cộng đơn giản là 200 giờ mỗi tháng.
Tất nhiên, không ai làm tất cả các mục này. Đây là một thực đơn dạng buffet. Chỉ cần chọn một vài mục phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của bạn, bạn có thể thực tế giảm khối lượng công việc từ 10 đến 30 giờ mỗi tháng. Những ước tính này dựa trên kinh nghiệm của bản thân tôi và phép tính "số phút mỗi tác vụ × tần suất mỗi tháng."
Tôi sẽ không chỉ giới thiệu các tính năng. Tôi sẽ giải thích "nhiệm vụ nào, trong tình huống nào, và tại sao nó biến mất" cho tất cả 42 mục. Mỗi mục đều tuân theo cùng một định dạng: Tình huống vấn đề → Phương pháp → Prompt → Mẹo vận hành và Lý do. Bạn không cần đọc từ đầu; chỉ cần nhảy đến chương giải quyết nguyên nhân lớn nhất khiến bạn phải làm thêm giờ.
Một điều kiện tiên quyết khi sử dụng cho mục đích công việc: Khi đưa tài liệu công ty vào các công cụ AI, hãy luôn kiểm tra nội quy nội bộ và ẩn danh hóa thông tin bí mật hoặc thông tin cá nhân. Sự tiện lợi và bảo mật phải đi đôi với nhau.
Chương 1: Cuộc họp & Biên bản — Loại bỏ công việc sau cuộc họp (Tổng: 24 giờ/tháng)
① Tạo biên bản tự động (10 giờ/tháng)
Thay vì dành một giờ để ghi chép lại bản ghi âm, hãy tải tệp âm thanh (MP3, WAV, v.v.) lên NotebookLM và sử dụng prompt này:
Tạo biên bản dựa trên bản ghi âm này: 1. Tên cuộc họp/Ngày/Người tham dự 2. Mục đích 3. Các điểm thảo luận chính (kèm ai đã nói gì) 4. Các quyết định (kèm người phụ trách/thời hạn) 5. Các mục còn tồn đọng 6. Danh sách việc cần làm (người phụ trách/thời hạn/ưu tiên) Tóm tắt để có thể hiểu trong 5 phút.
② Tóm tắt tức thì "Đã Quyết Định Gì?" (4 giờ/tháng)
Sử dụng prompt này để làm rõ sự mơ hồ ngay sau một cuộc họp dài:
Sắp xếp nội dung thành: 1. Kết luận (3 dòng) 2. Các quyết định (Ai/Cái gì/Khi nào) 3. Các mục tồn đọng (Lý do/Các bước tiếp theo) 4. Các điểm chính theo từng người tham gia.
③ Trích xuất tác vụ tự động (3 giờ/tháng)
Trích xuất tất cả các tác vụ từ tài liệu này: - Nội dung tác vụ (cụ thể) - Người phụ trách - Thời hạn - Ưu tiên (Cao/Trung/Thấp)
④ "Chuẩn bị" cuộc họp trong vài giây (3 giờ/tháng)
Dựa trên các biên bản trước đây, hãy tóm tắt lịch sử và các quyết định trước đó liên quan đến chương trình nghị sự của ngày mai như một tài liệu chuẩn bị.
⑤ Tự động cập nhật cho người vắng mặt (2 giờ/tháng)
Tôi đã bỏ lỡ cuộc họp này. Hãy sắp xếp các quyết định, lịch sử tôi cần biết và các tác vụ liên quan đến tôi cho người vắng mặt.
⑥ Phát hiện các vấn đề bị đình trệ (2 giờ/tháng)
Xác định các vấn đề chưa được giải quyết từ các biên bản trước đây và tạo chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.
Chương 2: Tài liệu & Báo cáo — Từ "Viết" sang "Xem xét" (Tổng: 33 giờ/tháng)
⑦ Bản nháp báo cáo một cú nhấp chuột (6 giờ/tháng)
Phân tích các tài liệu đã tải lên và tạo bản nháp báo cáo với: 1. Tóm tắt (3 dòng) 2. Bối cảnh 3. Các phát hiện (kèm dữ liệu) 4. Vấn đề/Nguyên nhân 5. Các việc cần làm 6. Triển vọng. Cho biết mỗi điểm đến từ nguồn nào.
⑧ Tạo báo cáo hàng tuần/hàng tháng (4 giờ/tháng)
Dựa trên nhật ký hoạt động và dữ liệu, hãy tạo báo cáo hàng tháng bao gồm: 1. Tóm tắt kết quả 2. Tình trạng KPI 3. Các hoạt động chính 4. Vấn đề/Biện pháp 5. Kế hoạch tháng tới.
⑨ Tạo bản nháp đơn xin nội bộ nhanh (3 giờ/tháng)
Dựa theo phong cách của các đơn xin đã được phê duyệt trong quá khứ từ nguồn, hãy tạo bản nháp cho [Loại đơn xin] dựa trên các chi tiết sau: [Chi tiết].
⑩ Áp dụng các định dạng nội bộ (3 giờ/tháng)
Tuân thủ nghiêm ngặt cấu trúc và giọng điệu của nguồn "[Tên Mẫu]" cho đầu ra.
⑪ Bản nháp trả lời email (15 giờ/tháng)
Tạo một thư trả lời cho email này. Các điểm cần truyền đạt là: [Điểm]. Sử dụng giọng điệu kinh doanh lịch sự.
⑫ Tóm tắt tài liệu dài để phổ biến (2 giờ/tháng)
Tóm tắt nội dung này cho những người bận rộn: 1. Tóm tắt 3 dòng 2. 3 điểm chính (kèm số trang) 3. Các hành động bắt buộc.
Chương 3: Thuyết trình & Slide — Chấm dứt cuộc chiến Powerpoint (Tổng: 27 giờ/tháng)
⑬ Từ dàn ý slide đến tạo slide (8 giờ/tháng)
Sử dụng NotebookLM để tạo dàn ý markdown, sau đó sử dụng tính năng "Tạo Slide" trong Studio để tự động hóa thiết kế.
⑭ Nền tảng đề xuất tức thì (5 giờ/tháng)
Tạo bản nháp đề xuất bao gồm: 1. Sự cần thiết 2. Ý tưởng 3. Mục tiêu 4. Hành động 5. Hiệu quả 6. Nguồn lực 7. Tiến độ 8. Rủi ro.
⑮ Đề xuất phù hợp cho khách hàng (5 giờ/tháng)
Tạo một đề xuất cho khách hàng cụ thể này dựa trên các biên bản cuộc họp trước đây và thông tin công ty của họ.
⑯ Tự động tạo tài liệu đào tạo (4 giờ/tháng)
Tạo dàn ý đào tạo cho nhân viên mới dựa trên sổ tay hướng dẫn này, bao gồm các thuật ngữ chính và một bài kiểm tra 5 câu hỏi.
⑰ Cấu trúc thông tin cho sơ đồ (3 giờ/tháng)
Cấu trúc nội dung này cho một sơ đồ: 1. Tiêu đề 2. Các yếu tố (3-7) 3. Mối quan hệ (Tương phản/Luồng/Phân cấp) 4. Mô tả.
⑱ Động não Sơ đồ tư duy (2 giờ/tháng)
Sử dụng tính năng sơ đồ tư duy một cú nhấp chuột để hình dung cấu trúc tổng thể của một dự án trước khi viết.
Chương 4: Nghiên cứu & Phân tích — Không còn cả ngày tìm kiếm (Tổng: 29 giờ/tháng)
⑲ Nghiên cứu nhanh để thu thập hàng loạt (10 giờ/tháng)
Sử dụng tính năng "Tìm kiếm nguồn" để thu thập 10-20 bài báo hoặc video có liên quan trong vài giây.
⑳ So sánh đối thủ cạnh tranh (6 giờ/tháng)
Phân tích thông tin đối thủ cạnh tranh trong các nguồn và tóm tắt: 1. Tính năng dịch vụ 2. Mục tiêu 3. Giá cả 4. Điểm mạnh/Điểm yếu 5. Điểm khác biệt của chúng ta.
㉑ Phân tích báo cáo thị trường (4 giờ/tháng)
Trích xuất quy mô thị trường, xu hướng và 3 tác động đến doanh nghiệp của chúng ta từ tệp PDF 100 trang này.
㉒ Nghiên cứu sách (4 giờ/tháng)
Nghiên cứu các bản tóm tắt, đánh giá và ý kiến phê bình của cuốn sách [Tiêu đề] để xem có đáng mua không.
㉓ Phân tích các bài viết SEO hàng đầu (3 giờ/tháng)
Phân tích 10 kết quả tìm kiếm hàng đầu cho [Từ khóa] để tìm điểm chung và khoảng trống nội dung.
㉔ Thu thập bằng chứng & dữ liệu (2 giờ/tháng)
Tìm dữ liệu thống kê và báo cáo khảo sát để làm bằng chứng cho [Chủ đề].
Chương 5: Kiến thức nội bộ — Loại bỏ việc "Hỏi" và "Tìm kiếm" (Tổng: 32 giờ/tháng)
㉕ Chatbot Hỏi đáp nội bộ (10 giờ/tháng)
Tạo một notebook về các quy tắc công ty và đặt một hướng dẫn tùy chỉnh để hoạt động như một trợ lý nội bộ.
㉖ Hội nhập nhân viên mới (6 giờ/tháng)
Cung cấp cho nhân viên mới một "Notebook Phòng ban" chứa các biên bản và sổ tay hướng dẫn trước đây để họ có thể đặt câu hỏi 24/7.
㉗ Notebook bàn giao (5 giờ/tháng)
Dựa trên tài liệu của người tiền nhiệm, hãy sắp xếp: 1. Quy trình làm việc 2. Mẹo về các bên liên quan 3. Các rắc rối trong quá khứ 4. Các mẹo vặt không rõ ràng.
㉘ Biến sổ tay hướng dẫn thành cửa sổ hỏi đáp (4 giờ/tháng)
Thay vì tìm kiếm trong một cuốn sổ tay 100 trang, người dùng chỉ cần hỏi notebook để biết các bước cụ thể.
㉙ Tìm kiếm bộ nhớ "Chuyện đó đã xảy ra như thế nào?" (4 giờ/tháng)
Sắp xếp lịch sử của [Dự án] theo thứ tự thời gian, bao gồm lý do cho các quyết định quan trọng.
㉚ Biến tài liệu ngủ yên thành kiến thức (3 giờ/tháng)
Trích xuất các mô hình thành công và bài học kinh nghiệm từ các kho lưu trữ dự án trong quá khứ từ nguồn.
Chương 6: Bán hàng & Hỗ trợ khách hàng — Giảm chuẩn bị và chỉnh sửa (Tổng: 24 giờ/tháng)
㉛ Chuẩn bị bán hàng: Notebook khách hàng (5 giờ/tháng)
Giữ một notebook cho mỗi khách hàng. Trước cuộc họp, hãy yêu cầu tóm tắt lịch sử, mối quan tâm và kế hoạch đề xuất.
㉜ Cài đặt tiêu chí sếp/phê duyệt (6 giờ/tháng)
Phân tích các đề xuất đã được phê duyệt/từ chối trong quá khứ để hiểu sở thích cụ thể của người ra quyết định.
㉝ Phân tích Tiếng nói Khách hàng (VOC) (4 giờ/tháng)
Phân tích dữ liệu khảo sát để tìm 5 khiếu nại hàng đầu, 5 lời khen hàng đầu và những hiểu biết ẩn.
㉞ Nội dung bán hàng dựa trên thành công (4 giờ/tháng)
Tạo một email sản phẩm mới dựa trên cấu trúc của các thư bán hàng hiệu quả nhất trong quá khứ của chúng tôi.
㉟ Đóng vai bán hàng (3 giờ/tháng)
Đóng vai một khách hàng hoài nghi đang xem xét sản phẩm này. Đặt những câu hỏi hóc búa về giá cả và đối thủ cạnh tranh.
㊱ Hướng dẫn trả lời khiếu nại (2 giờ/tháng)
Dựa trên hồ sơ trước đây, hãy cho tôi biết các bước đầu tiên và những điều KHÔNG NÊN làm đối với khiếu nại cụ thể này.
Chương 7: Tự động hóa & Tăng trưởng — Biến tiết kiệm thời gian thành Hệ thống (Tổng: 31 giờ/tháng)
㊲ Tự động hóa bảng tính với GAS (10 giờ/tháng)
Yêu cầu notebook viết mã Google Apps Script để tự động hóa các tác vụ bảng tính lặp đi lặp lại.
㊳ Tổng quan âm thanh cho "Học thụ động" (5 giờ/tháng)
Sử dụng tính năng Tổng quan Âm thanh để biến báo cáo hoặc nghiên cứu thành một đoạn hội thoại dạng podcast để nghe khi đi làm.
㊴ Video giải thích để hiểu (4 giờ/tháng)
Chuyển đổi các tài liệu phức tạp thành video giải thích dạng slide bằng tính năng Studio.
㊵ Bài kiểm tra sau đào tạo (4 giờ/tháng)
Tạo một bài kiểm tra trắc nghiệm 10 câu hỏi dựa trên tài liệu đào tạo này để đảm bảo ghi nhớ.
㊶ Vòng lặp phân tích báo cáo hàng ngày (4 giờ/tháng)
Phân tích các báo cáo hàng ngày trong một tháng để xác định nhiệm vụ nào thực sự tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
㊷ Lập kế hoạch hàng tuần với "Notebook Cá nhân" (4 giờ/tháng)
Sử dụng một notebook chứa các mục tiêu và suy ngẫm hàng tuần của bạn để tạo ra một kế hoạch hành động tập trung cho tuần tới.
Tổng kết: Chọn Món Đầu Tiên Của Bạn từ Thực đơn 200 Giờ
NotebookLM không phải là phép màu; nó là ứng dụng của "Tích lũy và Ủy thác." Bạn càng tích lũy nhiều, bạn càng có nhiều thời gian. Đừng lấp đầy thời gian tiết kiệm được bằng nhiều công việc hơn—hãy dùng nó cho những điều quan trọng.
Theo dõi tôi trên X để biết các mẹo hàng ngày: @ai_jitan
Tham gia Open Chat miễn phí của tôi để nhận bộ sưu tập 600 prompt: NotebookLM Mastery
Cuốn sách của tôi "Bách khoa toàn thư về Tốc độ làm việc AI: Kỹ năng sẵn sàng sử dụng NotebookLM" sẽ ra mắt vào ngày 16 tháng 7!
Đặt trước tại đây: https://x.com/ai_jitan/status/2060255422666465649
