Trong mọi công ty, đều có những người giữ cho tổ chức vận hành trơn tru ở hậu trường.
Họ là những người ngay lập tức nói "Bạn có thể đang để mic tắt tiếng đấy" trong một cuộc họp trực tuyến khi mic của ai đó không hoạt động. Họ là những người lên tiếng vào cuối cuộc họp khi không ai khác dám làm vậy và hỏi "Vậy, khi nào chúng ta làm việc này tiếp theo đây?" Và họ là những người thêm một stamp (phản ứng bằng emoji) vào mọi bài đăng trên kênh chat nội bộ.
Hôm nay, tôi muốn nói về loại người thứ ba. Đó là về Slack stamps—một chủ đề nhỏ đến nỗi chưa ai từng thảo luận nghiêm túc về nó. Tôi quyết định gọi đây là "Nghiên cứu về Slack Stamp".
Bạn có thể nghĩ tôi đang phóng đại, nhưng cách sử dụng stamp phản ánh mọi thứ từ cấu trúc quyền lực của tổ chức đến sự an toàn tâm lý của nó. Dưới đây, tôi sẽ thảo luận về Nghiên cứu Stamp trên bốn lĩnh vực: Lý thuyết Chức năng, Lý thuyết Phát triển Tổ chức, Khoa học Chính trị và Lý thuyết Hiểu lầm. Vì tôi gọi nó là một "nghiên cứu", tôi sẽ tiến hành trong khi trích dẫn các nghiên cứu trước đây (dưới dạng blog của nhiều công ty khác nhau và các bài đăng trên X).
Lý thuyết Chức năng: Tại sao stamp lại được sử dụng?
Đầu tiên, kiến thức cơ bản. Slack stamps (tên chính xác là phản ứng emoji, hay "reacjis" theo cách gọi của Slack) có bốn chức năng chính.
Chức năng ①: Thay thế cho biên nhận "Đã đọc"
Slack không có dấu "đã đọc" như LINE. Đây có thể được xem như một triết lý thiết kế nhằm tránh áp lực "Tôi phải trả lời ngay vì đã đọc nó", nhưng hiệu ứng phụ là nó đẩy chúng ta vào một ngục tù ba lựa chọn: "Đã đọc? Đã đọc nhưng bị lờ đi? Hay chưa ai thấy nó cả?" Stamp lấp đầy khoảng trống này.
Chức năng ②: Giảm tiếng ồn
Theo blog của Slack, trước khi chức năng phản ứng tồn tại, một bài đăng duy nhất sẽ bị lộn xộn bởi các bình luận như "Đã hiểu", "Tôi sẽ kiểm tra" và "Cảm ơn". Thật đầy chất thơ khi nghĩ rằng công ty đã tạo ra stamp vì họ không thể chịu nổi sự ồn ào của chính công cụ của mình.
Vì việc gõ "Đã hiểu" mỗi lần là một sự lãng phí thời gian, nên có thể hoàn thành việc đó chỉ với một stamp là cực kỳ tiện lợi.
Chức năng ③: Đảm bảo băng thông cảm xúc
Đây là chủ đề chính của bài viết này. Với công việc từ xa, chúng ta đã mất đi những cái gật đầu, những tiếng ồn ào phụ họa, và cả những tiếng "hmm" thờ ơ. Thông tin phi ngôn ngữ từng lấp đầy các phòng họp đã bị xóa sổ, và những người sống sót duy nhất là các emoji ở góc màn hình. Nói cách khác, stamp là những người sống sót cuối cùng của ngôn ngữ cơ thể con người đã mất. Điều đó nghe có vẻ phóng đại? Hãy tự đánh giá sau khi đọc phần tiếp theo.
Lý thuyết Phát triển Tổ chức: "Ông chú Stamp" là một Chuyên gia Phát triển Tổ chức không lương
Trong các kênh chat nội bộ, có những người đặt stamp trên mọi bài đăng của mọi người. Trên báo cáo hàng ngày đầu tiên của một nhân viên mới, trên một thông báo khô khan từ bộ phận hành chính, và ngay cả trên những "bài đăng có vẻ không ai đọc" vào lúc 5 giờ chiều thứ Sáu.
Những người này không chỉ đơn thuần là phản ứng. Họ đang gửi một tín hiệu: "Tôi thấy bạn" và "Bạn không cô đơn". Chỉ với một stamp, họ làm giảm sự cô đơn của người gửi, hạ thấp rào cản để lên tiếng, và làm ấm bầu không khí của tổ chức thêm một phần nhỏ. Tôi gọi đây là "Phát triển Tổ chức Vi mô". Bạn không cần cải cách hệ thống nhân sự hay khảo sát mức độ gắn kết. Chỉ cần nhấn một stamp. Đó là một thông điệp gửi đến bạn từ một đầu ngón tay.
Đối với những ai nghĩ đây chỉ là "chủ nghĩa tâm linh", tôi đã mang đến dữ liệu.
Một nghiên cứu được trình bày bởi Ferguson và cộng sự tại CHI 2024 có tiêu đề "No Risk, No Reward: Towards An Automated Measure of Psychological Safety from Online Communication" đã phân tích khoảng 13.000 tin nhắn Slack từ các nhóm có mức độ an toàn tâm lý cao và thấp. Họ tìm kiếm nơi cảm giác an toàn đó xuất hiện trong các nhật ký.
Kết quả khá gợi ý:
- Các nhóm có mức độ an toàn tâm lý cao có tỷ lệ phản hồi các bài đăng cao hơn (18% so với 12%), phản ứng emoji dồi dào, nhiều emoji tùy chỉnh vui nhộn (như khuôn mặt của các thành viên), và sự tham gia không thiên vị một người cụ thể nào.
- Trong khi đó, không có sự khác biệt đáng kể trong các từ khóa được sử dụng trong chính các tin nhắn.
- Tóm lại, sức khỏe của nhóm được thể hiện không phải bởi nội dung được nói ra, mà bởi cách mọi người phản ứng với nhau.
Phát hiện yêu thích cá nhân của tôi là các nhóm có mức độ an toàn tâm lý thấp cũng sử dụng emoji thường xuyên, nhưng việc sử dụng của họ là cho các cảnh báo như "⚠️". Vấn đề không chỉ là sử dụng emoji; mà là emoji nào đang bay xung quanh. Kênh của bạn có nhiều "🎉" hay "⚠️" hơn?
Lưu ý rằng nghiên cứu này chỉ mang tính khám phá và dựa trên hai nhóm, vì vậy chúng ta nên thận trọng khi khái quát hóa. Nghiên cứu về Stamp là một lĩnh vực độc lập, nhưng là loại độc lập trung thực báo cáo những hạn chế của các nguồn của nó.
Có những người thực hành sự hiểu biết này mà không cần ai yêu cầu. Bài viết này rất thú vị:
Khuyến nghị về các phản ứng cải thiện bầu không khí nhóm
Theo bài viết này, các nhân viên cải thiện bầu không khí nhóm:
- Liên tục gắn các phản ứng tích cực.
- Gắn chúng nhanh nhất có thể.
- Gắn chúng ngay cả khi bài đăng không nhắm đến họ.
Thật tỉ mỉ đến nỗi bạn nghĩ nó nằm trong mô tả công việc của họ. Một điểm sắc bén trong bài viết là việc liên tục phản ứng tích cực trong một không gian mở hình thành một chuẩn mực nói với mọi người rằng "đây là loại hành vi được khen ngợi trong nhóm này." Bạn có thể chế nhạo gọi họ là "Ông chú Stamp", nhưng họ đang làm công việc mà một chuyên gia phát triển tổ chức bán với giá hàng chục nghìn yên một giờ.
Và đây là định lý quan trọng nhất của Lý thuyết Phát triển Tổ chức: Văn hóa stamp chỉ phát triển từ trên xuống dưới.
Những stamp thông thường đòi hỏi sự can đảm đối với nhân viên cấp thấp. Liệu một nhân viên mới có thể đặt một stamp "Đã hiểu" thông thường lên bài đăng của một giám đốc không? Không. Đó là lý do tại sao những người ở vị trí cao nên chủ động sử dụng các stamp thông thường. Khi sếp sử dụng chúng, nhân viên trẻ hơn dần dần cảm thấy thoải mái khi sử dụng chúng.
Ngược lại, trong một tổ chức mà giám đốc chỉ sử dụng "👍", các thành viên sẽ không bao giờ mở rộng ra ngoài. Khoảnh khắc một lãnh đạo cấp cao sử dụng một stamp tùy chỉnh ngớ ngẩn, stamp đó trở nên "an toàn để sử dụng" trên toàn công ty. Phẩm giá giảm đi 1 milimet, và các báo cáo tăng lên 10. Đó là một lợi nhuận rõ ràng.
Khoa học Chính trị: Bạn đang stamp "Ai đã nói", không phải "Điều gì đã được nói"
Từ đây, Nghiên cứu Stamp bước vào bóng tối.
Trong một thời gian dài, tôi nghĩ rằng stamp được gắn vào "nội dung" của một bài đăng—như một dấu hiệu của việc đã đọc hoặc đồng ý. Nói cách khác, tôi nghĩ stamp được trao dựa trên những gì được viết.
Tôi đã sai. Có rất nhiều người trao stamp dựa trên ai đã viết nó.
Ví dụ, trong một kênh tôi quan sát, một nhân viên mới vào ngày thứ ba đã đăng một bản ghi nhớ nghiên cứu chất lượng cực cao. Tuy nhiên, chỉ có một vài stamp được gắn vào. Ba mươi phút sau, một lãnh đạo cấp cao đăng một đoạn "thơ" này:
Tôi vừa nghĩ ra điều này, nhưng công việc thực sự là về "các mối quan hệ con người", phải không? Hãy coi trọng góc nhìn của khách hàng hơn. Góc nhìn khách hàng, góc nhìn khách hàng.
Một số lượng lớn stamp như 🙏👏✨💯S đã xuất hiện. Nhìn kỹ vào những người đang stamp, họ đều là những người đã xu nịnh lãnh đạo cấp cao đó từ lâu.
Về mặt Nghiên cứu Stamp, đây là một hiện tượng nơi cấu trúc quyền lực của tổ chức rò rỉ vào phần stamp. Sự phân bố của stamp tàn nhẫn và chính xác hiển thị sự tính toán vô thức của mọi người về "bài đăng của ai có lợi để phản ứng." Và họ thậm chí không nhận thức được điều đó. Những người đã stamp vào bài thơ của lãnh đạo cấp cao không nghĩ rằng họ đang nịnh hót; họ nghĩ, "Tôi chỉ cảm thấy nó hay thôi." Đối với họ, Slack chỉ là một mạng xã hội khác như Facebook hay Instagram. Phần stamp là nơi sự nịnh nọt trong tổ chức kết tinh.
Mặt khác, hãy nhìn từ góc nhìn của nhân viên mới, người đã đăng một bài đăng hữu ích nhưng không nhận được phản ứng nào. Thấy công sức của họ bị phớt lờ trong khi bài thơ của lãnh đạo cấp cao được ca ngợi, họ có thể sẽ nghĩ, "Thật ngu ngốc, tôi sẽ không chia sẻ gì nữa." Tổ chức mất đi một nguồn đầu vào chất lượng cao, và sự mất mát đó không hiển thị trên bất kỳ KPI nào. Thật lãng phí.
Lý thuyết Hiểu lầm: Stamp gây ra tai nạn mặc dù có ý tốt
Chỉ stamp thôi là chưa đủ. Nghiên cứu Stamp có một lĩnh vực phụ quan trọng gọi là "Lý thuyết Hiểu lầm", nơi các tai nạn xảy ra hàng ngày. Hãy xem xét hai trường hợp tai nạn tiêu biểu.
Tôi đã viết phần còn lại trên Note, vì vậy hãy xem qua nếu bạn muốn.
