Hướng dẫn WorkBuddy: Tự động hóa quy trình văn phòng với AI Agent

Lần đầu tiên bạn mở WorkBuddy, đừng hỏi nó:

"Bạn có thể làm gì cho tôi?"

Câu hỏi này quá chung chung, và câu trả lời thường chỉ là một danh sách tính năng chung chung.

Một cách hiệu quả hơn để bắt đầu là đưa trực tiếp cho nó một quy trình làm việc thực tế:

"Đọc file Excel này và giúp tôi tổ chức nó thành một báo cáo cuộc họp hàng tuần và một bài thuyết trình PPT."
"Dựa trên tài liệu sản phẩm, tạo nội dung cho landing page, một FAQ và một trang web có thể xem trước."
"Sắp xếp ghi chú cuộc họp tuần này, trích xuất người phụ trách công việc và thời hạn, đồng thời tạo danh sách việc cần làm cho dự án."
"Tôi đang ra ngoài; hãy giúp tôi tìm file dự án trên máy tính, sắp xếp chúng và gửi kết quả lại qua WeChat."

Những tác vụ này có một điểm chung:

Chúng không chỉ cần một AI để trả lời câu hỏi; chúng cần nó đọc tài liệu, gọi công cụ, xử lý file, tạo kết quả và đôi khi gửi những kết quả đó trở lại phần mềm văn phòng.

Đây là giá trị cốt lõi của WorkBuddy.

Được định nghĩa chính thức là một trạm làm việc AI theo kịch bản, nó đặt các mô hình, chuyên gia, nhóm chuyên gia, kỹ năng, bộ kết nối, file cục bộ, khung vẽ thiết kế, trợ lý từ xa và các tác vụ tự động trong cùng một giao diện. Điều này cho phép người dùng hoàn thành toàn bộ quy trình từ phân tích đến bàn giao xoay quanh một tác vụ duy nhất.

text

1Tác vụ thực tế
2   ↓
3Hỏi / Lên kế hoạch / Chế tác
4   ↓
5Chọn Mô hình
6   ↓
7Chuyên gia hoặc Nhóm chuyên gia xử lý phân tích và ra quyết định
8   ↓
9Kỹ năng xử lý các hành động cụ thể
10   ↓
11Bộ kết nối đọc hoặc vận hành các dịch vụ bên ngoài
12   ↓
13File cục bộ / Tencent Docs / Email / Khung vẽ thiết kế / Dịch vụ đám mây
14   ↓
15Tạo tài liệu, bảng tính, PPT, trang web, bản nháp thiết kế hoặc kết quả tác vụ

Hãy cùng đi sâu vào những phần quan trọng nhất của WorkBuddy: nó là gì, các mô-đun bên trong của nó hợp tác với nhau như thế nào và một người bình thường có thể chạy quy trình Agent thực sự hữu ích đầu tiên của họ như thế nào.

I. Sự khác biệt giữa WorkBuddy và Chat AI tiêu chuẩn, Claude Code hay Codex là gì?

Bạn có thể hỏi, Claude Code và Codex cũng có thể đọc file máy tính, sửa đổi mã, chạy lệnh, sắp xếp dữ liệu và tạo tài liệu. Tại sao lại chọn WorkBuddy? Sau khi trải nghiệm sâu, tôi thấy sự khác biệt nằm ở điểm vào, trọng tâm và môi trường sử dụng.

Nói một cách đơn giản, WorkBuddy phù hợp hơn với người dùng văn phòng phổ thông tại Trung Quốc.

Người dùng không cần hiểu về terminal, biến môi trường hay cấu hình dự án. Họ có thể chọn thư mục làm việc, mô hình, chuyên gia và kỹ năng từ giao diện tiếng Trung, sau đó gửi tác vụ qua WeChat, WeCom, QQ, Feishu hoặc DingTalk.

Lợi thế cốt lõi của WorkBuddy có thể tóm gọn trong tám chữ:

Dẫn dắt bởi kịch bản, cộng hưởng hệ sinh thái.

Trọng tâm của nó không phải là một mô hình đơn lẻ mạnh mẽ đến đâu, mà là liệu AI có thể được đặt vào một quy trình làm việc thực tế hay không.

II. Hiểu Kiến trúc Tổng thể của WorkBuddy

WorkBuddy có vẻ có nhiều tính năng, nhưng nó có thể được chia thành năm lớp.

Lớp 1: Đầu vào Tác vụ

Bạn bắt đầu bằng cách đề xuất một tác vụ thực tế, chẳng hạn như:

Sắp xếp một loạt file;
Phân tích một bảng tính;
Tạo một PPT;
Tạo một trang web;
Kiểm tra email;
Sắp xếp nội dung cuộc họp;
Định kỳ tạo báo cáo hàng ngày;
Điều khiển từ xa máy tính để thực thi tác vụ.

Mỗi cuộc trò chuyện trong WorkBuddy tương ứng với một tác vụ độc lập với không gian làm việc và ngữ cảnh riêng. Các tác vụ khác nhau có thể chạy song song hoặc tiếp tục sau khi hoàn thành, thất bại hoặc bị gián đoạn.

Lớp 2: Chế độ Thực thi

WorkBuddy cung cấp ba chế độ làm việc, bạn có thể coi chúng như mức độ ủy quyền được cấp cho Agent để điều khiển máy tính.

Khuyến nghị chính thức là bắt đầu với Hỏi, sử dụng Lên kế hoạch cho các tác vụ phức tạp và chuyển sang Chế tác khi phạm vi đã được xác nhận.

Hãy nghĩ về các chế độ này như:

Hỏi là khảo sát công trường.

Lên kế hoạch là xem xét bản thiết kế.

Chế tác là bắt đầu xây dựng.

Lớp 3: Khả năng Suy nghĩ và Thực thi

Lớp này bao gồm bốn thành phần cốt lõi:

Mô hình;
Chuyên gia;
Nhóm chuyên gia;
Kỹ năng.

Mô hình xử lý việc hiểu và tạo sinh. Chuyên gia cung cấp các khuôn khổ phán đoán cho các lĩnh vực cụ thể. Nhóm chuyên gia phân chia các tác vụ phức tạp cho nhiều vai trò. Kỹ năng thực thi các hành động cụ thể.

Lớp 4: Dữ liệu và Dịch vụ Bên ngoài

Lớp này bao gồm:

Thư mục làm việc cục bộ;
File đã tải lên;
Tencent Docs;
QQ Mail;
Tencent Meeting;
Tencent Lexiang;
Tencent Drive;
TAPD;
Bộ kết nối tùy chỉnh.

Bộ kết nối đưa dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài vào tác vụ và có thể thực hiện các hành động như gửi email hoặc tạo tài liệu trong phạm vi được ủy quyền.

Lớp 5: Bàn giao và Mở rộng

Kết quả cuối cùng có thể là một tài liệu Word, một bảng tính, một PPT, một trang web, một poster, một bản nháp thiết kế hoặc một thao tác được hoàn thành trong một hệ thống bên ngoài.

Để mở rộng hơn nữa, bạn có thể kết nối với:

Khung vẽ thiết kế Ardot;
Trợ lý từ xa di động;
Tác vụ tự động;
Dự án nhóm;
Tencent Cloud TokenHub;
COS Object Storage;
Máy chủ nhẹ Lighthouse.

III. Bốn Khái niệm Người mới bắt đầu Thường Nhầm lẫn

1. Mô hình: Bộ não Cơ bản của Tác vụ

Bản thân WorkBuddy không phải là một mô hình lớn độc lập. Nó cung cấp nhiều mô hình tích hợp sẵn và hỗ trợ thêm các mô hình tùy chỉnh. Hiện tại, nó bao gồm Hunyuan, GLM, Kimi, DeepSeek, MiniMax, v.v. và cung cấp chế độ "Tự động".

Người mới bắt đầu không cần nghiên cứu bảng xếp hạng mô hình. Hãy bắt đầu với Tự động. Nếu tác vụ chạy không tốt, sau đó hãy chuyển đổi mô hình dựa trên vấn đề (ví dụ: chuyển sang mô hình giỏi tiếng Trung hơn hoặc hiểu hình ảnh hơn).

2. Chuyên gia: Thêm Vai trò và Phương pháp Chuyên nghiệp

Chuyên gia là sự kết hợp của "cá tính, phương pháp luận và chuỗi công cụ." Ví dụ, với cùng một dữ liệu sản phẩm, Chuyên gia Nghiên cứu Thị trường sẽ phân tích cạnh tranh, trong khi Chuyên gia Nội dung sẽ thiết kế chủ đề.

3. Nhóm chuyên gia: Vai trò Cộng tác cho Các Tác vụ Phức tạp

Nhóm chuyên gia xử lý các tác vụ yêu cầu nhiều vai trò, như một dự án landing page liên quan đến quản lý sản phẩm, người viết nội dung và nhà thiết kế. Một vai trò "Lãnh đạo" phân chia tác vụ và tích hợp kết quả bàn giao cuối cùng.

4. Kỹ năng: Khả năng Công cụ Cụ thể

Chuyên gia "biết", trong khi Kỹ năng "làm". Kỹ năng đóng gói các tập lệnh và quy trình làm việc để thực hiện các hành động như đọc/ghi file, tạo PPT hoặc tìm kiếm trên web.

IV. Bộ kết nối: Chìa khóa cho Môi trường Làm việc Thực tế

Bộ kết nối cho phép WorkBuddy đọc và vận hành các dịch vụ bên ngoài như QQ Mail hoặc Tencent Docs. Ví dụ: với QQ Mail được kết nối, nó có thể tóm tắt các chuỗi email hoặc soạn thảo thư trả lời.

V. Không gian làm việc Xác định Ranh giới Tác vụ

Không gian làm việc giống như một thư mục dự án. Nó xác định nơi WorkBuddy đọc file từ đâu và lưu kết quả vào đâu. Đây là ranh giới an toàn cơ bản nhất.

VI. Trình tự Chính xác cho Người mới bắt đầu Sử dụng WorkBuddy

Đừng chỉ nói "xử lý tất cả những thứ này." Hãy làm theo năm bước sau:

Sử dụng Hỏi để khảo sát hiện trường: Yêu cầu nó liệt kê các file nó nhìn thấy.
Sử dụng Lên kế hoạch để xem xét kế hoạch thực thi: Hỏi nó định làm gì trước khi nó làm.
Sử dụng Chế tác để thực thi: Tiến hành với kế hoạch đã được xác nhận.
Chấp nhận kết quả: Kiểm tra các file thực tế, không chỉ hộp thoại chat.
Thực hiện sửa đổi cục bộ: Đừng làm lại toàn bộ; hãy chỉ rõ những gì cần thay đổi.

VII. Trường hợp Thực tế 1: Biến Excel thành Báo cáo Tuần và PPT

Sử dụng Lên kế hoạch để kiểm tra các trường và xác định cấu trúc báo cáo, sau đó sử dụng Chế tác để tạo PPT và báo cáo cuối cùng dựa trên dữ liệu.

VIII. Trường hợp Thực tế 2: Từ Thông tin Sản phẩm đến Landing Page

Gọi Chuyên gia Tiếp thị để sắp xếp logic trang, sau đó sử dụng Kỹ năng Frontend để tạo một trang HTML có thể xem trước.

IX. Sáng tạo Thiết kế: Từ Hội thoại đến Khung vẽ Có thể Chỉnh sửa

WorkBuddy tích hợp với Tencent Ardot. Không giống như các trình tạo hình ảnh AI tiêu chuẩn cung cấp cho bạn một hình ảnh phẳng, Ardot cung cấp các bản nháp thiết kế có thể chỉnh sửa cho UI, PPT và poster.

X. Trợ lý Từ xa: Biến Phần mềm thành Điểm vào Di động

Bạn có thể kết nối WorkBuddy với WeChat hoặc Feishu. Gửi tin nhắn từ điện thoại của bạn và máy tính ở nhà/văn phòng của bạn sẽ thực thi tác vụ và gửi kết quả trở lại.

XI. Tự động hóa: Đặt Các Quy trình Làm việc Đã được Kiểm chứng vào Lịch trình

Khi một quy trình làm việc thủ công đã ổn định, bạn có thể đặt nó chạy tự động, chẳng hạn như tạo báo cáo hàng tuần lúc 4 giờ chiều thứ Sáu hàng tuần.

XII. Dự án: Lớp Cộng tác Nhóm

Dự án cho phép có thành viên nhóm, kanban và thư viện tài sản dùng chung. Hãy bắt đầu với các tác vụ cá nhân trước khi chuyển sang lớp dự án.

XIII. Khả năng Tencent Cloud: Chạy và Triển khai Dài hạn

Đối với người dùng nâng cao, TokenHub quản lý chi phí mô hình, COS xử lý lưu trữ đám mây và Lighthouse triển khai các trang web đã tạo.

XIV. Sáu Ranh giới Bạn Phải Duy trì

Một tác vụ, một không gian làm việc.
Lên kế hoạch trước các tác vụ quan trọng.
Sử dụng quyền mặc định trước.
Kiểm tra nguồn gốc của các kỹ năng bên thứ ba.
Xác nhận lại các thao tác ghi bên ngoài (email, xóa).
Sự chấp thuận của con người là cuối cùng.

XV. WorkBuddy dành cho ai?

Những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ.
Trưởng nhóm quy mô vừa và nhỏ.
Chuyên gia Nội dung, Thương mại điện tử và Vận hành.
Người dùng thích GUI hơn các công cụ dòng lệnh như Claude Code.

Kết luận

WorkBuddy là một trạm làm việc nơi các mô hình hiểu, chuyên gia phán đoán và kỹ năng thực thi. Giá trị của nó nằm ở việc đưa các thành phần này vào một môi trường văn phòng quen thuộc đối với người dùng trong nước. Hãy bắt đầu với một vòng lặp nhỏ: Hỏi, Lên kế hoạch, Chế tác và Chấp nhận.

AI Agent đột phá năm 2024: Hướng dẫn toàn diện từ A đến Z về WorkBuddy

I. Sự khác biệt giữa WorkBuddy và Chat AI tiêu chuẩn, Claude Code hay Codex là gì?