今天的 Copilot 已經不只是單純用來產生文字的 AI 了。
它能搜尋公司內部資訊、使用你指定的特定文件、協助處理 Excel 和 PowerPoint 的工作、整理會議內容、製作郵件草稿。此外，還能一次處理多項任務的功能也已經出現。
在這篇文章中，我將按照「能做什麼 → 在哪裡用 → 要注意什麼」的順序，介紹上班族應該知道的 30 種用法。
不過，即使是同一個 Copilot，可用的功能也會因合約、管理員設定、裝置和更新狀態而異。首先，請確認你名字下方顯示的合約。
C：Copilot Chat（基本版）
B：M365 Copilot（基本版）
P：M365 Copilot（進階版）
對於 C，Copilot Chat 主要專注於網路搜尋和使用你自己指定的檔案。不過，在 Outlook 中，如果你有目標的 Microsoft 365 合約，即使沒有額外的 Copilot 授權，也可能可以使用部分收件匣和行事曆的查詢與操作。
對於 B，你可以在 Word、Excel 和 PowerPoint 等目標應用程式中使用 Copilot。
對於 P，你可以使用 Work IQ 來搜尋郵件、會議、聊天、檔案等。你還可以使用 Researcher 和 Analyst 等功能進行詳細的研究與分析。
○：可用
△：僅限條件性或部分功能
×：不可用
如何確認你的合約名稱：
如果找不到某項功能，請檢查的不只是合約，還有管理員設定、Microsoft 365 Apps 的更新狀態，以及你是否符合逐步推出的資格。
進入正題前，先來個小公告。
光是知道如何使用 ChatGPT、Claude 和 Copilot，就能大幅改變你的工作速度。
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首先該學的 Copilot 基本功能
1. 使用「/」直接指定資料
對象：C△ / B△ / P○
*C 和 B 僅限檔案。P 還可以指定人員、郵件和會議。
能做什麼：你可以在提示中指定要用於回答的資料。當你想只使用同一個專案的資料來進行摘要時，這會很方便。
使用方法：在 C 和 B 中，於 Copilot Chat 的輸入欄位輸入「/」，然後選擇你想使用的檔案。在 P 中，如果開啟 Work IQ，則不僅可以指定檔案，還可以指定人員、會議和郵件。
注意事項：如果有多個同名檔案，請檢查儲存位置和更新日期。
C/B 適用的提示：
▼ 從這裡複製
僅根據 /[文件名稱] 整理出決定事項、待辦事項、負責人和截止日期。請勿補充文件中未記載的內容，若無記載則顯示「未提及」。
▲ 到這裡為止
官方資訊：
2. 使用 Work IQ 搜尋內部資訊
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以搜尋你有權限存取的郵件、會議、聊天、檔案等。
使用方法：在提問前，先於 Copilot Chat 中開啟 Work IQ。當你主要想搜尋網路時，請將其關閉。
注意事項：Copilot 不會獲得新的檢視權限。不過，由於在公司內過度分享的檔案會變得更容易被找到，因此也請一併檢查原始的存取權限。
3. 選擇用於回答的資料
對象：C△ / B△ / P○
能做什麼：你可以選擇 Copilot 在建立回答時要使用的資料。當你想避免混入不相關的資料或網路資訊時，這會很有用。
使用方法：從「新增和管理來源」開啟「變更資料來源」，然後選擇要使用的資訊來源。
注意事項：C 和 B 主要專注於網路和你自己新增的檔案。若要選擇郵件、會議和聊天等內部資訊，則需要 P。
4. 將 Copilot 的回答新增或編輯成頁面
對象：C○ / B○ / P○
能做什麼：使用 Copilot Pages，你可以將回答轉換成可以新增或編輯的頁面，而不僅僅是一次性的回應。
使用方法：在回答下方選擇「在 Pages 中編輯」。新增背景、決定事項、待辦事項、後續行動等。
注意事項：在分享之前，請檢查原始文件的檢視權限以及頁面的分享範圍。
5. 使用 Notebooks 作為專屬的專案諮詢空間
對象：C△ / B△ / P○
能做什麼：你可以將與專案相關的檔案、頁面、網站等分組，並讓 Copilot 以這些資料為中心來回答問題。
在 C 和 B 中，最多可以新增 50 個資料。在 P 中，可以新增超過 300 個，但只有前 300 個會作為回答的基礎。
在 P 中，你還可以新增來自 Teams 會議、SharePoint 和 OneDrive 的內部資訊。可用的資料類型取決於合約和可用性。
使用方法：在 Microsoft 365 Copilot Notebooks 中建立新的 Notebook，然後新增專案所需的資料。
注意事項：將資料新增到共用的 Notebook 時，可能需要對方擁有這些資料的存取權限。在分享前請檢查權限。
官方資訊：
6. 定期執行常用請求
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以定期在固定的日期和時間重複相同的問題，例如用於週報或專案檢查。
使用方法：執行一次提示，然後從選單中選擇「排程此提示」。設定頻率、日期時間和通知方式。
注意事項：請指定目標期間和專案名稱，以免每次都一直摘要舊資訊。根據管理員設定或可用性，可能不會顯示。
P 適用的提示：
▼ 從這裡複製
每週一上午 8:30，檢查上週與 [專案名稱] 相關的人員、會議、郵件和檔案，並整理出本週的決定事項、變更事項和截止日期。
▲ 到這裡為止
每天都能用的 Outlook 技巧
7. 用日常用語操作 Outlook
對象：C○ / B○ / P○
能做什麼：你可以用對話形式要求搜尋/摘要郵件、起草郵件、標記未讀郵件以及檢查行程。
使用方法：在 Outlook 中開啟 Copilot Chat，然後輸入類似「摘要上週來自 A 公司的郵件」的內容。
注意事項：C 和 B 在 Outlook 中僅限於對收件匣和行事曆進行部分查詢和操作。P 還可以交叉參考查詢和檔案。在發送或確認行程前，請檢查內容。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/outlook/copilot-outlook/chat-with-copilot-in-outlook
8. 一起摘要共用/委派信箱
對象：C○ / B○ / P○
能做什麼：你可以摘要你有權限存取的共用或委派信箱的內容，例如業務或諮詢窗口。
使用方法：開啟目標信箱，指定你想知道的期間、寄件者和內容。
注意事項：使用時需要目標信箱的權限。Copilot 不會新增權限。
9. 將一系列郵件往來轉換成會議邀請
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以從一系列郵件往來中，建立一個包含參與者、主旨和議程的會議邀請。
使用方法：從目標郵件中選擇「使用 Copilot 排程」，然後檢查候選項目。
注意事項：在最終確定行程前，請確認參與者、日期時間、時區和議程。
10. 用文字註冊會議邀請處理規則
對象：C× / B× / P○
能做什麼：使用 Calendar Instructions，你可以註冊針對符合特定條件的會議邀請的回應規則。
使用方法：在新的 Outlook 或網頁版 Outlook 中開啟 Calendar Instructions，然後指定類似「如果行程有空，就接受老闆的邀請」的內容。
注意事項：請先檢查前幾次自動處理的結果。請加入條件，避免自動確認重要會議或時間衝突的會議。
11. 在會議前收集相關郵件和資料
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以摘要與行程相關的郵件、資料和過去的會議內容，減少會議前的準備時間。
使用方法：在 Outlook 中開啟一個行程，然後選擇「準備此會議」。
注意事項：請檢查儲存位置和日期，以免混入同名專案或舊資料。
12. 在發送前讓郵件更容易閱讀
對象：C△ / B○ / P○
*根據目標合約或可用性，可能不會顯示。
能做什麼：你可以檢查郵件的措辭、清晰度以及收件人會得到的印象。
使用方法：在 Outlook 中撰寫郵件，然後開啟「Copilot 的指導」。檢查建議，並僅反映必要的部分。
注意事項：請檢查事實和數字是否因 Copilot 的建議而改變，並在發送前確認收件人。
減少會議遺漏的 Teams 技巧
13. 趕上你遲到加入的會議進度
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以快速檢查你加入前討論了什麼、做出了哪些決定，以及與你有關的任務或截止日期。
使用方法：在 Teams 會議中開啟 Copilot，然後問：「告訴我我加入前決定了什麼。」
注意事項：可用性和儲存範圍會根據會議記錄設定和會議政策而改變。重要事項請以原始發言為準。
14. 將 Teams 的回答發送到 Word 或 Excel
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以將會議內容的長篇摘要發送到 Word，並將負責人和截止日期的清單發送到 Excel。
使用方法：在 Teams 中使用 Copilot 建立回答，然後針對文字選擇「在 Word 中開啟」，針對表格選擇「在 Excel 中開啟」。
注意事項：根據敏感度標籤或會議複製/輸出設定，可能無法使用。
15. 用語音收聽最多 8 個會議的摘要
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以選擇最多 8 個有會議記錄的會議，並建立一個可以在移動中收聽的音訊摘要。
使用方法：從 Meeting Recaps 或 Teams 中的 Meet 開啟 Audio recaps，然後選擇期間、會議、風格和語言。
注意事項：僅適用於有會議記錄的會議。請檢查是否混淆了多個會議的主題。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/teams/copilot/listen-to-audio-recaps-of-your-meetings
16. 讓 Facilitator 協助處理會議記錄和進度
對象：C× / B× / P○
能做什麼：Facilitator 會在會議期間留下由 AI 建立的會議記錄，並整理決定事項、未解決的問題、議程、時間和任務。
使用方法：從 Teams 會議邀請或會議期間的選單中開啟 Facilitator。
注意事項：部分功能在正式發布前為試用版。與會者應在會議後檢查由 AI 建立的會議記錄和任務。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-US/teams/copilot/facilitator-in-microsoft-teams-meetings
讓 Excel 直接幫你的技巧
17. 適當使用 Edit、Plan 和 Chat
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：使用三種模式：Edit（直接變更工作表）、Plan（僅建立工作步驟）、Chat（回答問題而不變更工作表）。
使用方法：在 Excel 中開啟 Copilot，然後根據請求選擇模式。當你不想讓它突然變更時，請從 Plan 或 Chat 開始。
注意事項：使用 Edit 後，請檢查已變更的儲存格、公式和圖表範圍。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/get-started-with-copilot-in-excel
18. 從另一個 Excel 檔案匯入資料
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以找到另一個 Excel 檔案，並直接將所需的資料匯入到目前的檔案中。
使用方法：向 Copilot 說明所需的資料，從候選項目中選擇要匯入的檔案和範圍，然後執行「匯入到新工作表」。
注意事項：如果顯示多個候選項目，請檢查的不只是檔案名稱，還有儲存位置和資料內容。目前的官方指南適用於 Windows 和 Mac。
官方資訊：
19. 從 Copilot 執行 Python 分析
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以使用 Python 分析趨勢、異常值、成長率、圖表等，而無需編寫專門的程式碼。
使用方法：在 Excel 中向 Copilot 具體說明目標欄位和你想知道的內容。必要時選擇進階分析模式。
注意事項：需要目標 Microsoft 365 合約、相容裝置和網路連線。會產生額外費用的 Python 功能僅限於使用高效能運算環境等情況。也請使用原始資料或一般公式檢查分析結果。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/python/introduction-to-python-in-excel
20. 詢問誰更改了什麼
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以透過人員、期間和儲存格等條件進行篩選，來檢查 Excel 檔案中的變更。
使用方法：問：「整理昨天下午 3 點後被更改的重要儲存格，按更改者、內容和時間列出。」
注意事項：這不能取代稽核記錄。也請在版本歷史記錄或原始資料中檢查重要變更。
21. 為每個 Excel 檔案註冊規則
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以將在該 Excel 檔案中應遵循的規則（例如格式、計算方法和欄位處理）儲存在 .Rules 工作表中。
使用方法：從 Copilot 的「新增工作內容」中選擇「建立活頁簿規則」，然後在每個儲存格中寫入一條規則。
注意事項：活頁簿規則目前在使用英文時最穩定。使用其他語言時，指示可能無法正確反映。此外，如果你隱藏 .Rules 工作表，Copilot 將不會使用這些規則。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/excel/copilot/copilot-in-excel-rules
22. 將重複的 Excel 任務儲存為程序
對象：C× / B○ / P○
需要英文顯示
能做什麼：你可以將重複的工作程序儲存為自訂技能，並隨時呼叫使用。
使用方法：從 Copilot 設定中開啟「管理技能」→「自訂技能」，然後將程序新增到位於 OneDrive 的專用資料夾中。
注意事項：Excel 自訂技能目前僅在 Office 顯示語言設定為英文時可用。無法在顯示語言為其他語言的 Excel 中使用。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/copilot/copilot-in-excel-skills
將 Word 和 PowerPoint 推進到完成品的技巧
23. 在 Word 中參考多個資料建立草稿
對象：C× / B△ / P○
*B 以檔案為中心。P 還可以參考郵件和會議。
能做什麼：你可以一次使用多個資料來建立核准文件、提案、報告等的草稿。
使用方法：在 Word 的 Copilot 中開始新草稿，然後指定你想要參考的資料。
注意事項：B 主要可以參考檔案。除了檔案之外，P 還可以指定郵件和會議。請檢查是否混入了舊版本的資料。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/word/copilot/draft-and-add-content-with-copilot-in-word
24. 將 Word 文字轉換成表格
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以將文字中列出的要點或負責人轉換成易於比較的表格。
使用方法：選取目標文字，然後從 Copilot 中選擇「視覺化為表格」。
注意事項：請檢查每個儲存格，確保它沒有補充原始文字中沒有的資訊。
25. 在 Word 朗讀期間用語音提問
對象：C× / B× / P○
能做什麼：在聆聽長文件時，你可以在感興趣的地方用語音向 Copilot 提問。
使用方法：在 Word 中開啟「校閱 → 朗讀」，然後在你想要提問的地方開啟麥克風。問題結束後，可以繼續朗讀。
注意事項：需要 P。由於語音辨識可能不準確，也請在文字中檢查數字和專有名詞。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/word/listen-to-your-word-documents
26. 一次為所有投影片建立備忘稿
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以一次為 PowerPoint 中的所有投影片新增簡報時要講述的內容。
使用方法：從「檢視 → 備忘稿」中選擇「為所有投影片產生備忘稿」，然後檢查產生結果。
注意事項：請根據每張投影片的內容驗證數字、來源和專有名詞。人類也需要調整每張投影片的時間。
官方資訊：
27. 將重複的 PowerPoint 任務儲存為程序
對象：C× / B○ / P○
能做什麼：你可以將重複的工作程序儲存為自訂技能，例如高層的檢查項目、統一的標記方式、建立摘要投影片等。
使用方法：在 PowerPoint 的 Copilot 中開啟技能，然後新增自訂技能。需要時透過指定名稱來呼叫它。
注意事項：在組織內分享需要管理員設定。請根據原始資料和內部規則檢查執行結果。
官方資訊：
https://support.microsoft.com/en-us/powerpoint/copilot/copilot-in-powerpoint-skills
委託詳細研究和多項任務的技巧
28. 適當使用 Researcher 和 Analyst
對象：C× / B× / P○
Researcher 是一項搜尋內部資訊和網路以建立附有來源報告的功能。
Analyst 是一項摘要 Excel 和 CSV 等資料，並分析趨勢、異常值、圖表等的功能。
使用方法：從 Microsoft Copilot 的「Agents（專用 AI）」中開啟兩者。需要 P 和管理員權限。
注意事項：務必開啟 Researcher 的來源進行驗證，並使用原始資料驗證 Analyst 的計算結果。
官方資訊：
29. 將多項任務委託給 Cowork 一起處理
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以一次處理一系列任務，從搜尋郵件和會議、建立資料、尋找行程候選項目，到準備發送的草稿。
使用方法：在 Microsoft Copilot 中開啟 Cowork，告訴它最終結果和可以使用的資訊。在執行前，請在確認畫面上檢查計畫。
注意事項：除了 P 之外，使用時需要公司管理員根據使用情況啟用付款，並將目標使用者註冊為 Cowork 使用者。即使你有 P，如果沒有公司端的設定也無法使用。
難以復原的操作（例如發送、刪除和最終確定行程）必須由人在執行前進行檢查。
官方資訊：
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/cowork-admin-governance
30. 使用 Cowork 建立收件匣整理計畫
對象：C× / B× / P○
能做什麼：你可以根據條件（例如電子報、內部通知、需要採取行動、重要客戶）對大量郵件進行分類，並建立整理計畫。
使用方法：指定目標期間和分類條件，首先只讓它輸出清單。
注意事項：除了 P 之外，使用時需要公司管理員根據使用情況啟用付款，並將目標使用者註冊為 Cowork 使用者。即使你有 P，如果沒有公司端的設定也無法使用。
難以復原的操作（例如發送、刪除和最終確定行程）必須由人在執行前進行檢查。
P 適用的提示：
▼ 從這裡複製
首先，以清單顯示你計畫整理哪些郵件以及如何整理。在收到我的確認之前，請勿執行刪除、移動、回覆或發送。
▲ 到這裡為止
如果你今天開始使用，這是建議的順序
首先，用第 7 點的 Outlook 摘要郵件，並用第 1 點的「/」指定要使用的檔案。如果你可以使用 B，則擴展到第 17 點的 Excel；如果你可以使用 P，則擴展到第 2 點的 Work IQ，這樣 Copilot 就會成為你的工作工具，而不僅僅是問問題的對象。
而對於任何功能，最終確認都是由人來完成。特別是收件人、數字、負責人、截止日期、發送、刪除和行程確認，請不要將其設為自動處理。
感謝你閱讀到這裡。
我正在免費的公開聊天室中分享使用 ChatGPT、Claude 和 Copilot 減少工作時間和 AI 副業的具體範例。
如果你想成為「能夠使用 AI 的一方」，請立即加入這裡。
